呂慧萍
“人才是第一資源,是國家發(fā)展的戰(zhàn)略資源?!比绾问箓鹘y(tǒng)人事檔案資料快速地向數(shù)字化方向發(fā)展,形成及時、準確、系統(tǒng)的數(shù)字化人事檔案網(wǎng)絡,實現(xiàn)人才信息資源的有效利用和共享,加快人事檔案事業(yè)發(fā)展的腳步,是人事檔案部門需要探討的主要問題。佛山市第一人民醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)通過與院內(nèi)網(wǎng)上招聘系統(tǒng)的對接,實行人員基礎數(shù)據(jù)的整合,在近兩年不斷的應用中,根據(jù)醫(yī)院人力資源管理的發(fā)展需求不斷完善,在提供探索人才成長規(guī)律,發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才資源數(shù)據(jù)的利用上已成為必不可少的一部分。
一、人事檔案數(shù)字化的意義
1.減少查詢時間,提高工作效率
傳統(tǒng)的干部檔案查閱,基本上都是先根據(jù)姓名查看檔案號,再根據(jù)檔案號調(diào)出檔案,然后手工翻閱,如果要查詢一本比較厚的干部檔案,查閱人員需要花費很長時間。而數(shù)字化電子檔案只需要在計算機的人事系統(tǒng)上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內(nèi)容點擊查閱,只需要幾秒鐘就能調(diào)閱一本檔案。實現(xiàn)了快速查詢和檢索,使干部檔案得到了充分的開發(fā)與利用。
2.節(jié)約干部檔案的管理成本
過去,要提高檔案的利用率,通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現(xiàn),導致檔案的管理成本大幅增加。而數(shù)字化電子檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機讀檔案,不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案信息在保護或修復過程中所需的人力、設備與耗材的費用,避免了人員的浪費,也節(jié)省了庫房硬件環(huán)境所需的費用,極大地降低了檔案的管理成本。
3.有利于對檔案原件的保護
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息,既方便了利用,也減少了翻閱對紙質(zhì)檔案的傷害,保護了檔案的原件,避免紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象,使檔案能長期或永久保存,有效地保證了檔案的完整和安全,延長了檔案材料的壽命。
二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的途徑
1.通過醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng),建立完善的干部信息網(wǎng)絡基礎數(shù)據(jù)收集流程管理。
一是統(tǒng)一字段的設置。求職者在填報求職信息的過程中,通過系統(tǒng)設置的列表框、復選框等方式,對字符類較統(tǒng)一的項目作屬性限制,避免錄入過程中出現(xiàn)差錯,如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等,同時也通過眾多的數(shù)據(jù)驗證程序,驗證輸入數(shù)據(jù)的合法性,數(shù)據(jù)庫表字段的設置也會設置一些限制,如果誤差太大,也一樣會在提交過程中提示無法執(zhí)行,從而促使求職者檢驗并更正數(shù)據(jù)。提高數(shù)據(jù)精確度。
二是細化個人信息模塊。在個人信息模塊設置上,根據(jù)干部檔案的十大類的分類要求進行設置,求職者在錄入信息時,特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學術(shù)論文、在校學生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進行細化填寫,以便于入職后的人事檔案系統(tǒng)的豐富與建立。
三是多媒體技術(shù)的運用。計算機的多媒體技術(shù)為招聘工作提供了豐富多彩,效用優(yōu)良的媒質(zhì),以多媒體記錄招聘人員信息,以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優(yōu)點,成為我院招聘工作中一大亮點,為醫(yī)院選拔人才提供了可視、可讀的信息,擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質(zhì)文字記載,利用多媒體信息技術(shù)生動全面記錄各專業(yè)考生網(wǎng)上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息,面試官評語及評分,臨床科室考核情況、心理測試分析、專業(yè)理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料,針對檔案實體情況,制定合適的處理方案,如紙質(zhì)、照片等材料,通過高速掃描儀進行數(shù)據(jù)的采集、壓縮、儲存等數(shù)字化處理,成為各錄用人員統(tǒng)一的數(shù)字化檔案信息,最大限度地將檔案實體上所負載的信息保留下來,準確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。
四是整合人員數(shù)據(jù),醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)實行無縫對接,建立入職人員電子檔案。
2.建立審查監(jiān)督機制
在干部電子檔案收集的過程中,注意把好“三關”:一是審查關,人事科和人事檔案室嚴格履行審查手續(xù),從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標準。二是程序關,人事電子檔案形成涉及多個部門和環(huán)節(jié),既有組織形成的材料,也有個人提供的材料,嚴格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則,忠于真實,杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業(yè)信用記錄,使之成為個人職業(yè)生涯的信用資本。三是處罰關,嚴肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為,對偽造檔案,篡改檔案等行為給予嚴厲的制裁。
三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的成效
1.為“知人”“善任”提供全面的材料
由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業(yè)技能、專業(yè)資格、科研成果、晉升、培訓教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄,改變了以往人事檔案內(nèi)容單一的模式,注重反映一個人的個性特征,通過對入職人員績效以及信譽做出的評估,建立員工翔實的個人職業(yè)信用檔案,為單位選拔人才提供詳盡的材料,為個人職業(yè)生涯規(guī)劃的設計、穩(wěn)定干部隊伍提供有效的數(shù)據(jù)分析。
2.個別材料向個人公開增加透明度
通過人事檔案管理信息服務平臺,輸入職工姓名及工號和密碼,實現(xiàn)人事檔案遠程化查找和利用。把人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外其他一些非保密信息向個人開放,如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格,對這些信息個人只有查閱權(quán)利而沒有修改權(quán)利。在一定范圍內(nèi)開放檔案,保證職工對檔案的知情權(quán),便于檔案的利用,促進檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放,不僅方便了職工對檔案的利用,而且增強了公眾的檔案意識,對人事檔案工作也起到了監(jiān)督的作用,使人事檔案更好地為公眾服務。
3.減少對紙質(zhì)檔案的傷害
通過掃描儀把紙質(zhì)的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C中,形成個人檔案信息基礎數(shù)據(jù),有效保護紙張載體和字跡,利用部門或上級領導可根據(jù)需要進行查閱、打印、摘錄,避免反復調(diào)用原件,更好地保護實體檔案。
4.數(shù)據(jù)共享,達到資源的有效利用
通過建立人事檔案管理信息基礎數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)多個平臺進行訪問,為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數(shù)據(jù)庫的建設,不僅可以支持人事管理部門的管理,為綜合研究分析本單位人員信息,開展高層次的檔案信息服務和人才選拔工作提供幫助,為人事部門科學的決策提供準確信息,更方便領導調(diào)閱,為領導和相關部門提供全方位的人員信息,有利于人才的挑選,通過實時服務,提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。
5.實現(xiàn)人性化管理,提高工作效率。
人事檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息化后,數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復利用,在醫(yī)院內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享,讓庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡即時檢索查詢,大大提高了管理人員的工作效率。例如:每年我院都有一百多位專業(yè)技術(shù)人員參加高級職稱評審,這就需要個人聘期內(nèi)的年度考核表及年度考核結(jié)果,以往,檔案管理員就需要查找檔案、撤出聘期內(nèi)年度考核表,逐張進行正反復印,這無形之間都造成了大量人力、物力、財力的浪費。實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)共享后,專業(yè)技術(shù)人員可以通過人事檔案管理信息服務平臺進行查閱與打印,而無需檔案管理員的服務,一定程度上降低了檔案管理員的勞動強度,提高了工作效率。檔案管理人員從繁瑣的勞動中解脫出來,節(jié)約大量的工作時間,就能第一時間及時更新檔案信息,保證人事檔案信息的準確和完整。并且有充裕的時間鉆研業(yè)務開拓創(chuàng)新,學習各種管理知識,不斷提高管理水平。同時,減少了管理人員在庫房的逗留時間,有益于管理人員的身心健康,更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。
(作者單位:佛山市第一人民醫(yī)院)