朱曉華

摘 要：本文就當(dāng)前《改正通告》編輯資料匯交過程中存在的問題及相應(yīng)的對策與建議進行了初步探討?！陡恼ǜ妗穼Ρ３盅睾８劭诤降缊D的現(xiàn)勢性、保障船舶航行安全發(fā)揮著重要作用，其質(zhì)量直接影響著港口航道圖的使用價值。盡管改正通告的編輯和管理工作日益規(guī)范，服務(wù)水平不斷提高，但在通告編輯成果資料匯交過程當(dāng)中，仍存在諸如資料匯交不及時、匯交資料內(nèi)容及格式不符合要求、匯交資料質(zhì)量有缺陷、溝通協(xié)調(diào)不暢等問題，必須通過建立資料匯交制度，完善管理體制；嚴把資料匯交質(zhì)量關(guān)，確保匯交資料的完整準確；加強對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)等辦法，才能對現(xiàn)存問題作出有效改善。

關(guān)鍵詞：改正通告 資料匯交 問題 對策

引 言

通告編輯成果資料是指天津、廣東海測大隊及上海航海圖書印制中心，根據(jù)改正通告編寫規(guī)范等要求，經(jīng)資料收集、分類整理、編輯、檢查、審核后用于出版最終版《改正通告》的數(shù)據(jù)資料。目前，上述三家單位分別負責(zé)各自海區(qū)通告內(nèi)容的編輯工作，并將成果資料統(tǒng)一匯交至上海航海圖書印制中心，由上海航海圖書印制中心負責(zé)資料的匯總編輯、排版及《改正通告》成果的印刷出版發(fā)行工作。

《改正通告》對保持沿海港口航道圖的現(xiàn)勢性、保障船舶航行安全發(fā)揮著重要作用，其質(zhì)量直接影響著港口航道圖的使用價值。編輯成果資料的按時保質(zhì)匯交是改正通告編輯工作順利開展的基礎(chǔ)。近年來，改正通告的編輯和管理工作日益規(guī)范，服務(wù)水平不斷提高，改正通告在內(nèi)容編排、格式和產(chǎn)品種類上都有了較大改進和提高，在各方人員的共同努力下，通告編輯成果資料匯交的質(zhì)量在逐步提高，但仍存在不少問題。針對各匯交單位在過去資料匯交中容易出現(xiàn)的問題，筆者結(jié)合自己的工作實踐和經(jīng)驗，進行了歸納和總結(jié)，并嘗試探討一些解決方法和對策，希望在通告編輯方面引起各方重視。

1 通告編輯成果資料匯交中存在的問題

1.1資料匯交不及時

目前《改正通告》按周出版，編輯、排版、印刷每道工序均有嚴格的時間節(jié)點。如各單位不能按匯交期限及時匯交成果資料，將不可避免地影響整期通告的編輯出版。工作中時有匯交日期需要變更的情況，應(yīng)及時與資料接收單位協(xié)商解決。

1.2匯交資料內(nèi)容及格式不符合要求

由于通告編輯工作涉及多個單位及部門，所采用的編輯作業(yè)方式也不盡相同，所以在成果資料匯交中對資料內(nèi)容及格式的統(tǒng)一性與規(guī)范性都提出了要求。目前匯交的成果資料主要包含紙質(zhì)和電子兩種介質(zhì)的文檔。紙質(zhì)文檔通過傳真接收，電子文檔通過專用電子郵箱接收。

常見的問題主要有：

（1）資料齊全、完整性欠缺。近年來，各通告編輯單位人員更迭頻繁，新員工對匯交業(yè)務(wù)不熟練，有的甚至完全不清楚需匯交哪些資料，如何匯交，從而導(dǎo)致匯交資料不完整。如有的只匯交了紙質(zhì)文檔，漏發(fā)了電子文稿；匯交的資料缺少相關(guān)的質(zhì)量檢查記錄表、內(nèi)容索引和匯交資料清單；匯交資料單位印章缺失的現(xiàn)象比較嚴重。

（2）紙質(zhì)文檔和電子文檔內(nèi)容不一致。由于通告編輯中需經(jīng)多級質(zhì)量檢查及修改，以致紙質(zhì)和電子文檔存在多個不同版本，資料匯交時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)電子文件所記載的信息內(nèi)容與對應(yīng)的紙質(zhì)資料不一致，無法匹配的情況，給通告的質(zhì)量審定帶來困難。

（3）資料的安全、有效性缺陷。從郵箱接收的電子文檔時有無法下載，打不開，攜帶病毒的情況。匯交資料的安全性非常重要，攜帶病毒的電子文檔可能會對資料的保管和利用造成潛在的危險，嚴重的可能涉及數(shù)據(jù)泄密，造成不可彌補的損失。

（4）資料格式不符合規(guī)范。匯交資料單位應(yīng)確保成果資料完整、清晰、無人工修改痕跡，圖片及文字字跡清晰可辨，無偏色，無著墨不均現(xiàn)象。資料內(nèi)容按正確順序編排頁碼，使用分隔符，各通告項標題及正文采用不同格式字體以示區(qū)分。匯交資料所含附圖、附表、附件需完整，不得壓蓋文字，且需制作表頭、表名，圖像的分辨率需保證。

1.3匯交資料質(zhì)量有缺陷

匯交成果資料的質(zhì)量直接影響著《改正通告》的質(zhì)量?！陡恼ǜ妗纷鳛橐恢匾暮胶D書產(chǎn)品，是對港口航道圖的有效補充及快速更新改正工具，其質(zhì)量至關(guān)重要，直接關(guān)系著港口航道圖的使用，它的質(zhì)量缺陷所造成的危害有時甚至遠大于某幅海圖的制作過程中所發(fā)生的紕漏。

匯交資料的質(zhì)量缺陷是當(dāng)前資料匯交中最突出的問題，對匯交成果資料的質(zhì)量檢查與驗收現(xiàn)已成了通告匯總編輯階段工作的重中之重。通告的各部分內(nèi)容編排關(guān)聯(lián)性較強，如到質(zhì)檢審定過程中才發(fā)現(xiàn)匯交資料存在問題，往往牽一發(fā)而動全身，如不能及時解決將不可避免地影響整期通告的編輯和出版流程。所以匯交資料的質(zhì)量高低是關(guān)系改正通告能否按時保質(zhì)出版發(fā)行的關(guān)鍵?，F(xiàn)匯總在匯交資料中常見的質(zhì)量缺陷問題如下：

（1）作業(yè)資料遺漏，未及時選用刊發(fā)

改正通告的編輯規(guī)范明確規(guī)定了通告編輯資料的收集內(nèi)容、時效及范圍。通告編輯人員需根據(jù)通告的出版編輯周期，及時完成資料的收集、核實及刊發(fā)工作以保證現(xiàn)勢性。2012年部局統(tǒng)一規(guī)范、整合了航行通（警）告的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，省去了編輯人員四處找尋資料不得的困擾，及資料接收不及時所造成的延誤。但在資料匯交中，通過和網(wǎng)絡(luò)資料的比對，仍然發(fā)現(xiàn)一些應(yīng)發(fā)未發(fā)資料遺漏，資料選用刊發(fā)不及時的現(xiàn)象。這可能是作業(yè)員未按要求及時下載網(wǎng)絡(luò)文檔作為通告的編輯資料來源，且單位對收集資料的監(jiān)督檢查不到位所造成的，此外有的編輯人員未注意將《航海通告》中刊發(fā)的相關(guān)資料及時收錄補充進來，造成部分資料缺失。盡管印制中心通告編輯人員會定期幫助各匯交資料單位進行網(wǎng)絡(luò)資料的比對及資料收集提醒備忘，但資料選用刊發(fā)的及時性還有待進一步提高。

（2）資料類別劃分不準確

各單位接收的資料在登記記錄后需首先按通告類型、內(nèi)容和作用時效等進行類別劃分，確定其歸屬，需要對關(guān)系圖幅進行改正的刊發(fā)改正類信息；航行要素的臨時性設(shè)置、撤銷、變更和海上施工作業(yè)發(fā)臨時類信息，重要的有關(guān)通航安全的通告類信息發(fā)航行公告。但在具體操作中可能會有一份文件涉及多種通告類型的情況，就需要對各項內(nèi)容拆分分別進行編輯。各類型的通告信息發(fā)布形式與表述方法也各不相同，如改正類的需用海圖符號及語言，公告類的只需文字表述，資料類別劃分不準確就會造成海圖漏改，重要航行信息未被注意等情況，影響用戶使用。在匯交資料中發(fā)現(xiàn)了多處類別劃分錯誤的情況，在后期匯總編排中已進行了調(diào)整修正，希望各單位注意查看最終的成果文件，杜絕此類錯誤的產(chǎn)生。

（3）選用資料作用時效已過期

接收的各種編輯資料中，需根據(jù)作用時效判斷資料是否應(yīng)選用。作用時間較短，如一些海上的臨時施工信息，可能會面臨通告尚未到達用戶手中就已失效過期的情況，這樣的資料一般在通告編輯中無需選用。還有因資料收集不及時造成的可能在選發(fā)時即已過期，這樣的資料也無需刊發(fā)。此外還有些臨時信息，可能尚未進行資料匯交就已失效過期或者發(fā)生變更，要注意及時跟蹤、更新。如臨時設(shè)置一沉船虛擬航標，本期資料尚未匯交，已有新的通告告知沉船已撈除，這樣這條臨時通告信息就無需刊發(fā)了，需及時在匯交資料中撤除該項內(nèi)容并標明因果。

（4）涉及關(guān)系圖幅錯漏

由于港口航道圖圖幅目錄多次進行了調(diào)整，當(dāng)前在用海圖及海圖版次信息較為零亂，給各作業(yè)單位及部門工作造成了一定影響。各作業(yè)部門需及時跟蹤、記錄海圖圖幅的動態(tài)變更情況并定期進行圖幅清理，確保通告作業(yè)基礎(chǔ)的準確性。在通告成果匯交資料中經(jīng)常出現(xiàn)已作廢海圖圖號仍然在列，已有新圖替代的圖幅仍然使用老圖號，甚至還有的圖號是規(guī)劃目錄中但現(xiàn)在尚未出版的圖號。有關(guān)圖號錯誤的種類繁多，嚴重影響了通告的編輯質(zhì)量及實用性，給用戶使用造成較多困擾，對改正通告的聲譽及影響力也帶來了一定負面影響。各單位及通告編輯人員要加強對基礎(chǔ)文件的更新檢查力度，及時對比海圖目錄，確認圖幅范圍，以避免此類錯誤再次產(chǎn)生。

（5）未進行制圖綜合

通告編寫規(guī)范規(guī)定改正類的通告在編輯時應(yīng)充分考慮改圖的可操作性，需先進行海圖制圖綜合后再行刊發(fā)，刊發(fā)時需分別注明在不同比例尺海圖上的綜合取舍結(jié)果及不同表現(xiàn)形式。在通告成果匯交的資料中，許多需改正的通告項卻未進行制圖綜合，只是照本宣科，原文拷貝，既沒考慮其在各層級不同比例尺海圖上的關(guān)系，也不進行綜合取舍，造成很多海圖患了改正密集恐懼癥，嚴重影響用戶使用。

為了避免此類錯誤，印制中心不得不在接收到其他海區(qū)資料后再逐一上圖重新進行制圖綜合，工作量基本等同重新進行一遍通告編輯。花費了大量的人財物不說，最重要的是從匯交資料接收到正式通告印制出版只有短短的3天時間，匯總編輯人員不但要緊鑼密鼓地完成排項號、作索引、排版等一系列匯總工作，還得檢查匯交成果資料的質(zhì)量，幫助進行制圖綜合。這樣一來，通告編輯固有的流程就被打亂，各步驟時間節(jié)點也難以得到保障，大大影響了通告的編輯效率和質(zhì)量。

（6）前次改正項號跟蹤有誤

在改正類信息刊發(fā)中，關(guān)系圖號后會提示用戶此幅海圖的前次改正項號，方便其比對查漏，因此在通告編輯中要建立各圖幅的改正項號動態(tài)索引，每期進行維護更新。從匯交成果資料來看，有關(guān)單位在此方面可能重視不夠，并未建立動態(tài)索引或者索引表未進行維護，前次改正項號漏跟、錯跟現(xiàn)象嚴重。改正項號動態(tài)索引表是通告編輯中的重要作業(yè)依據(jù)，也是每年底制作匯總海圖改正索引的日常積累與最終成果。此部分內(nèi)容有誤將導(dǎo)致用戶的海圖改正項追蹤中斷，連續(xù)性受阻，無法追溯，嚴重影響用戶使用?，F(xiàn)在每年年末均會整理出版一本最新版中國沿海港口航道圖截至本年12月31日為止的所有有效《改正通告改正項號索引》并印刷出版成冊，對外發(fā)行，受到了用戶的一致好評。

（7）資料重復(fù)刊登

部分資料由于發(fā)布時間或者單位不同，如某個航標變更的動態(tài)可能會在地方的航行通告與航標處發(fā)布的航標動態(tài)等多個文件中出現(xiàn)，但兩者發(fā)布的時間不盡相同；或者通過網(wǎng)絡(luò)已下載了某電子版資料，過后又接收到了紙質(zhì)郵寄文件，由于通告資料的流轉(zhuǎn)歸檔有一定的周期，從而可能會造成同一內(nèi)容資料被重復(fù)刊登。這需要各通告編輯單位建立完備的資料登記記錄以避免此類缺陷的產(chǎn)生。

（8）海區(qū)、港區(qū)錯

此類型缺陷在匯交成果資料中出現(xiàn)的頻率也較高，經(jīng)常有“渤?！薄包S海”寫錯，通告項標題地名提示與內(nèi)容不符等張冠李戴的現(xiàn)象，需各有關(guān)單位加強通告編輯的圖上作業(yè)與質(zhì)量檢查控制。

（9）未標明需刪除的對應(yīng)臨時通告項號

在通告編輯過程此步工作常常容易被忽視，但其對有效臨時通告索引的編制關(guān)系重大。如某個沉船被撈除了，卻忽視了同時撤除表示其位置的沉船示位標和虛擬標，他們就會一直出現(xiàn)在有效臨時通告索引中，給用戶造成假象和迷惑；還有如冬春季換標，如不標明其和原來設(shè)置時臨時通告項號的對應(yīng)關(guān)系，極易漏刪，這樣就會造成很多實際早已失效的通告項仍然在有效臨時通告索引中在列，不但影響其質(zhì)量而且會給后期清理造成諸多困難，望注意。

1.4溝通協(xié)調(diào)不暢

目前，《改正通告》作為一項常規(guī)任務(wù)，不再單獨由編繪管理部門下達任務(wù)書，接收匯交資料后再轉(zhuǎn)交通告編輯部門制作，而是由各匯交單位通告編輯的基層部門與人員直接溝通聯(lián)系，此舉減少了資料的流轉(zhuǎn)時間及環(huán)節(jié)，對于保證通告的及時出版確有一定的作用。但遇到匯交資料的質(zhì)量有問題或者意見有分歧時，因為部門職責(zé)權(quán)限及各單位人員責(zé)任劃分很難界定，也沒有仲裁機構(gòu)，這時在對外的溝通協(xié)調(diào)上就有了較多困難，如質(zhì)量審定部門說匯交資料質(zhì)量不符合要求，要求退回，但基層編輯部門缺乏相應(yīng)的權(quán)限，只能通過編繪管理部門聯(lián)系對方單位相應(yīng)的部門進行溝通，再輾轉(zhuǎn)反饋到編輯作業(yè)人員。各單位的通告流轉(zhuǎn)均需三級質(zhì)量審查確認，往往發(fā)生編輯人員修改完但質(zhì)檢人員無法及時確認，造成時間延誤。如遇各級質(zhì)檢意見不統(tǒng)一，問題更是難以解決。不完善的溝通協(xié)調(diào)機制勢必影響通告的正常出版，也是當(dāng)前困擾各單位通告編輯出版工作的難點。

2 對策與建議

2.1建立資料匯交制度，完善管理體制

首先，各資料匯交單位和部門應(yīng)強化思想意識，統(tǒng)一匯交通告編輯成果資料是所有從事海事測繪、海圖生產(chǎn)單位應(yīng)履行的法定義務(wù)與應(yīng)盡責(zé)任。對于這一神圣職責(zé)，我們責(zé)無旁貸，大家從思想上要高度重視。目前由于還沒有建立起系統(tǒng)的、規(guī)范的針對通告成果資料的匯交管理辦法和制度，以致各單位對于匯交資料的內(nèi)容與程序還不甚明晰，給匯交工作帶來了較多問題。當(dāng)務(wù)之急，我們應(yīng)首先制定和修訂通告成果資料匯交的管理辦法和匯交資料技術(shù)標準文件，才能讓我們的匯交工作有法依據(jù)，有章可據(jù)。此外，還要加強資料匯交的監(jiān)督管理力度，提出并完善匯交考核制度。

2.2嚴把資料匯交質(zhì)量關(guān)，確保匯交資料的完整準確

各單位要切實做好匯交資料的質(zhì)量審查工作，嚴格規(guī)范編輯、質(zhì)檢、審定人員的作業(yè)流程，有條件的單位應(yīng)做好對各自通告編輯成果的質(zhì)量考核及評分工作，力爭將問題消滅在編輯工作最前端，不將問題資料匯交至最終匯總編輯階段。要設(shè)專人對匯交的成果資料進行全程監(jiān)控，切實把好通告編輯成果的質(zhì)量關(guān)，抽出專人負責(zé)資料匯交工作的督促和監(jiān)督，并從匯交起到通告印制成品接收實施全程的質(zhì)量跟蹤。對匯交內(nèi)容、匯交及返工時間、驗收意見及存在問題進行詳細記錄。成果資料的接收單位也應(yīng)派專人做好匯交資料的檢查，驗收工作，確保匯交工作程序合法、內(nèi)容完整、格式正確、質(zhì)量可靠。

2.3加強對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)

各單位應(yīng)合理安排和設(shè)置通告編輯及質(zhì)量檢驗人員的崗位職責(zé)及要求，尤其是對人員的專業(yè)技術(shù)能力及適任資格應(yīng)提出明確要求，合理做好任務(wù)分配及人員配置。通告編輯人員加強對規(guī)范和技術(shù)規(guī)定的學(xué)習(xí)及解讀，努力提高業(yè)務(wù)技能，增強專業(yè)素養(yǎng)。針對匯交中存在的質(zhì)量問題制定好培訓(xùn)計劃，做好崗位培訓(xùn)，將匯交資料質(zhì)量納入員工工作考核。資料匯交人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)管理辦法，熟練掌握資料匯交的內(nèi)容、時間、數(shù)量、程序、質(zhì)量要求等。有合適的機會應(yīng)安排資料接收單位對所有資料匯交單位的相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行集中培訓(xùn)和交流。

以上是我根據(jù)實際工作經(jīng)驗，對通告編輯成果資料匯交中常見問題的所做的一個歸納和匯總，在分析問題成因的基礎(chǔ)上也嘗試性地提出了一些解決方法和對策，在此與兄弟單位各位同行進一步交流和探討，拋磚引玉，希望通過我們的共同努力，使通告成果資料匯交工作更加規(guī)范，更加完善，使改正通告的編輯質(zhì)量進一步提高，更好地為社會服務(wù)。

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