方燕

摘要：做好高校學(xué)籍檔案管理工作，對(duì)于提高高校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。目前，高校在學(xué)籍檔案管理方面還存在著很多問(wèn)題，對(duì)高校的教學(xué)、管理以及學(xué)生就業(yè)等方面造成了不利影響，在社會(huì)化服務(wù)方面也不完善。本文分析了高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策及建議。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)籍檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

學(xué)籍檔案的建立是一個(gè)時(shí)間跨度比較長(zhǎng)也比較復(fù)雜的過(guò)程。它真實(shí)的反應(yīng)了學(xué)生在校期間的情況，也是學(xué)生及學(xué)校發(fā)展的見(jiàn)證。學(xué)籍檔案是一種很有價(jià)值的信息資源，它具有數(shù)量多、利用率高、涉及專業(yè)廣的優(yōu)勢(shì)，對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用有利于提高學(xué)校的教學(xué)管理水平，在畢業(yè)分配、就業(yè)服務(wù)等方面也發(fā)揮著重要作用。

一、高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）在學(xué)籍檔案管理上意識(shí)淡薄

由于學(xué)籍檔案在畢業(yè)分配時(shí)起著業(yè)務(wù)檔案的作用，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視利用學(xué)籍檔案來(lái)?yè)駜?yōu)錄取人才。但是，很多高校的學(xué)籍檔案材料太單薄，用人單位不能了解到學(xué)生的實(shí)際情況，或者了解到的情況不是用人單位所關(guān)注的。這樣一來(lái)就出現(xiàn)了“供需矛盾”，學(xué)籍檔案不能滿足用人單位的需求，這就會(huì)直接影響到學(xué)生的就業(yè)。

（二）管理體制及方式上存在問(wèn)題

在管理體制方面，主要的表現(xiàn)是管理權(quán)屬不清。沒(méi)有明確相應(yīng)的管理職責(zé)，在管理上比較隨意，有時(shí)候會(huì)造成管理脫節(jié)的情況，在檔案內(nèi)容及相關(guān)材料的歸檔方面存在著比較嚴(yán)重的問(wèn)題。在管理方式上，很多高校并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校各部門在管理學(xué)籍檔案方面都只采用自己最為習(xí)慣或最適合本部門的管理方式，這樣一來(lái)在最后歸檔時(shí)就會(huì)比較混亂，容易造成檔案資料的不完整或達(dá)不到要求的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

部分學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，不具備從事檔案管理工作的能力及素養(yǎng)，同時(shí)檔案管理人員也不固定。由于業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)偏低，對(duì)學(xué)籍檔案的作用、特點(diǎn)及價(jià)值認(rèn)識(shí)不清，在工作中也缺乏創(chuàng)新意識(shí)，主動(dòng)性不強(qiáng)，工作效率也較低。這樣一來(lái)，就發(fā)揮不了學(xué)籍檔案在教學(xué)研究、學(xué)生管理方面的作用，對(duì)學(xué)校的發(fā)展也產(chǎn)生了一些不利的影響。

（四）學(xué)籍檔案存在“失真”現(xiàn)象

受社會(huì)不正之風(fēng)的影響，或者出于現(xiàn)實(shí)的需要，抑或是管理上的疏漏，高校學(xué)籍檔案出現(xiàn)了很多虛假情況。最為明顯的表現(xiàn)就是在就業(yè)招聘中，有時(shí)候同一個(gè)班級(jí)會(huì)出現(xiàn)多個(gè)班長(zhǎng)或?qū)W生會(huì)主席，在學(xué)生檔案中學(xué)生干部泛濫成災(zāi)，隨意編造各種榮譽(yù)和獲獎(jiǎng)經(jīng)歷。這樣就大大降低了學(xué)籍檔案的使用價(jià)值和誠(chéng)信度，其后果是十分嚴(yán)重的。

（五）學(xué)籍檔案的信息收集不及時(shí)

高校學(xué)籍檔案在產(chǎn)生和形成過(guò)程中具有明顯的分散性，要做好檔案管理工作，收集和整理是基礎(chǔ)，也是關(guān)鍵。在現(xiàn)階段不及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集的現(xiàn)象比較普遍。

（六）開(kāi)發(fā)利用不夠

對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用主要存在以下問(wèn)題：第一，在開(kāi)發(fā)利用時(shí)受到條件上的限制；第二，對(duì)學(xué)籍檔案的管理過(guò)于簡(jiǎn)單，沒(méi)有從中提煉出對(duì)教學(xué)、管理、決策有用的結(jié)論性數(shù)據(jù)；第三，學(xué)籍檔案的利用范圍受到了限制。

二、提高學(xué)籍檔案管理水平的對(duì)策和建議

（一）對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提高認(rèn)識(shí)并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

由于學(xué)籍檔案涉及的人最多，涉及的面也最廣，因此，要做好高校學(xué)籍檔案管理，需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，這樣才能有效增強(qiáng)老師和學(xué)生的檔案意識(shí)。在具體管理上，要由一名校領(lǐng)導(dǎo)分管學(xué)籍檔案工作，在收集、整體檔案時(shí)要有專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行書(shū)寫和歸檔。學(xué)校各部門提供的檔案材料要保證其及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性。

（二）建立健全學(xué)籍檔案管理體制，改善管理方式和手段

在檔案管理上要做到制度化和規(guī)范化，必須做好以下兩個(gè)方面的工作：其一，建立健全學(xué)籍管理體制。要形成由校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處長(zhǎng)、學(xué)籍管理人員積極參與實(shí)施的學(xué)籍管理工作體系。其二，在學(xué)籍管理上制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，完善操作規(guī)范和制度。在歸檔范圍、卷內(nèi)目錄、表格的尺寸和形式等方面要保證科學(xué)、合理。同時(shí)在檢查校對(duì)、保管保密、去假存真和管理職責(zé)上要有相應(yīng)的操作規(guī)范和制度保障，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的制度化和規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案已逐漸實(shí)現(xiàn)了電子化管理。在進(jìn)行文件歸檔、檔案管理以及數(shù)據(jù)處理工作時(shí)需要檔案工作者具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，這樣才能符合現(xiàn)代學(xué)籍檔案管理的要求，才能實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化，服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。因此，要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、管理水平高的檔案管理工作者。

（四）對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，做好信息采集工作，維護(hù)其真實(shí)性和完整性

從學(xué)生入學(xué)開(kāi)始，就要對(duì)各種手續(xù)從嚴(yán)把關(guān)，仔細(xì)檢查和保管學(xué)籍管理驗(yàn)證材料，通過(guò)加大處罰力度等手段杜絕亂發(fā)學(xué)歷證書(shū)的現(xiàn)象。檔案管理人員要具備良好的職業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神，認(rèn)真工作，不徇私情，做好信息收集和整理工作，努力維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。

（五）加大開(kāi)發(fā)利用力度，做好社會(huì)化服務(wù)

通過(guò)統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)的優(yōu)良度和合格率、分析各專業(yè)畢業(yè)生的就業(yè)率以及分析學(xué)生的選課率等活動(dòng)為高校的教學(xué)、管理提供有價(jià)值的參考信息。在學(xué)生就業(yè)方面，要做好社會(huì)化服務(wù)，為企事業(yè)單位提供完整、詳盡、真實(shí)的學(xué)生檔案信息，為選聘人才和學(xué)生就業(yè)創(chuàng)造條件。

（六）提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理可以大大降低檔案管理者的工作強(qiáng)度，能夠有效彌補(bǔ)手工管理的不足和缺陷，使檔案管理更加方便、準(zhǔn)確和快捷。另外，新的管理手段必然會(huì)有新的工作流程和模式，檔案管理人員要努力提高自己的工作水平和能力，在對(duì)學(xué)籍檔案使用計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上通過(guò)上網(wǎng)建站等方式提高學(xué)籍檔案的社會(huì)效益。

綜上所述，高校學(xué)籍檔案是高校教學(xué)發(fā)展進(jìn)程的原始見(jiàn)證，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和實(shí)踐的真實(shí)記錄?，F(xiàn)階段高校學(xué)籍檔案管理存在著管理意識(shí)淡薄、管理體制不健全、檔案失真、檔案信息收集不及時(shí)、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)偏低等問(wèn)題，針對(duì)這些情況，高校管理者應(yīng)該采取積極有效的措施來(lái)加以解決，這樣才能提高學(xué)校的教學(xué)及管理水平，完善社會(huì)化服務(wù)職能。

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