張愛鳳

[摘要] 會(huì)計(jì)檔案隨著社會(huì)文明進(jìn)步受到人們的普遍關(guān)注，隨著對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)進(jìn)一步深化，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理必然提出更高的要求，檔案管理作為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作不可分割的部分和重要性人們已達(dá)成共識(shí)。但是，當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作還存在著需要解決的問題。要深化會(huì)計(jì)檔案管理工作必然面臨在新的條件下出現(xiàn)的新情況、也存在諸多相關(guān)聯(lián)問題亟待解決，以實(shí)現(xiàn)單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙贏。必須做到會(huì)計(jì)檔案管理制度的完善、認(rèn)識(shí)的提高、對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)，建立信息管理平臺(tái)，加強(qiáng)在崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提升會(huì)計(jì)檔案人員的綜合素質(zhì)、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作等有效對(duì)策給予解決。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)檔案；科學(xué)管理；信息化；規(guī)范化

[中圖分類號(hào)] F233 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0012- 02

0 引 言

完整的會(huì)計(jì)檔案不僅可以原原本本地還原出本單位開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史畫面。同時(shí)，也可以做到重新展示會(huì)計(jì)工作的實(shí)際操作過程，為領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行科學(xué)決策時(shí)提供歷史真實(shí)的事實(shí)依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，我國的會(huì)計(jì)檔案管理水平取得了令人矚目的成就，但是與國外發(fā)達(dá)國家相比，仍存在著諸多問題，差距明顯。具體表現(xiàn)在：會(huì)計(jì)檔案體系科學(xué)性、規(guī)范性，前瞻性仍然存在不完善的地方，會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)與會(huì)計(jì)檔案管理之間仍存在差距，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，信息化程度仍不完善等。因此，只通過不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督體系，不斷完善自身軟硬件實(shí)力，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，才能有效提升會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，為單位可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更有利的條件。

1 目前會(huì)計(jì)檔案管理工作仍存在問題

通過對(duì)當(dāng)前我國會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀的剖析，不難發(fā)現(xiàn)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案在管理過程主要存在以下一些問題。

1.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度缺失

在我國隨著大家的共同努力，在會(huì)計(jì)檔案制度建設(shè)方面取得了較大的成績，但是，不得不看到，各個(gè)單位之的發(fā)展很不平衡，有的單位做得比較完善和健全。但是，也有不少的單位在會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)上仍然存在缺失，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化造成較大的影響。比如很多單位并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問題沒有做出具體可操作性強(qiáng)的規(guī)定。當(dāng)需要查詢時(shí)，很難迅速找到，效率低下，也給后續(xù)會(huì)計(jì)檔案管理人員造成較多不便。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作重視不夠

會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)常規(guī)工作的重要組成部分。由于意識(shí)的失位，一個(gè)比較長的時(shí)間內(nèi)，單位的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)，在主觀意識(shí)上出現(xiàn)了偏差，導(dǎo)致一種較為普遍的認(rèn)識(shí)偏失，從思想的深處對(duì)會(huì)計(jì)檔案就存在模糊的認(rèn)識(shí)，那就是會(huì)計(jì)工作內(nèi)容僅局限于貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監(jiān)督等，往往遺漏會(huì)計(jì)檔案這一環(huán)節(jié)。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度不夠，必定會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。

1.3 會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度偏低

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化和網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的科技型社會(huì)，一個(gè)單位如果不能做到與時(shí)俱進(jìn)，必然會(huì)在發(fā)展的道路上被淘汰。眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費(fèi)，而且，會(huì)計(jì)檔案管理處于低水平。隨著社會(huì)信息化程度的不斷深化，對(duì)單位會(huì)計(jì)檔案管理同樣受到影響，目前，由于各種因素的影響，會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度普遍偏低。

1.4 會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)不高

一個(gè)單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲(chǔ)備問題。人才是單位事業(yè)發(fā)展的核心因素，因此，人才戰(zhàn)略是單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的核心，必須引起重視。會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化和人才的關(guān)系也是十分清楚的一件事情，尤其是在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，目前會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)不高是困擾會(huì)計(jì)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的核心因素。但是，不得不面對(duì)我國會(huì)計(jì)檔案管理從業(yè)人員普遍綜合素質(zhì)不高這一現(xiàn)實(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)偏差，專業(yè)技能的缺乏和安全管理意識(shí)淡薄，都造成了檔案信息不全，檔案信息泄露等問題的頻頻發(fā)生，也給資金安全造成很多不必要影響。

1.5 會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范

由于歷史的原因，會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)偏差，根本就沒有檔案工作的基本常識(shí)，加上文化水平的局限，和外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)的缺失，在這種情況下的會(huì)計(jì)檔案工作只能是材料的無序堆積。會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)所限，會(huì)計(jì)檔案基本業(yè)務(wù)能力先天不足。在立卷方面，會(huì)計(jì)檔案封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，部分分類、排列不規(guī)范，存在目錄不細(xì)甚至無目錄等現(xiàn)象極為平常。會(huì)計(jì)檔案的保管方面，沒有成立綜合檔案室，而是由出納人員兼管，這就違背了行業(yè)法規(guī)。會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范，容易造成單位檔案管理上混亂。

2 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理必須采取有效措施

會(huì)計(jì)檔案和其他門類的檔案一樣，必須按照規(guī)范化要求進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)檔案工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，采取科學(xué)的、合理的手段，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度的完善

首先必須建章立制，會(huì)計(jì)檔案管理工作必須依據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)執(zhí)行，特別要注意學(xué)習(xí)并貫徹落實(shí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，一切都要以《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為樣板，層層落實(shí)，對(duì)照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的條款自檢、自查，逐一落實(shí)。做到科學(xué)、合理、合法。同時(shí)，具體會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)自身的特點(diǎn)和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，必須制訂一套具有本單位特色的、行之有效的會(huì)計(jì)檔案管理體系，在日常的工作實(shí)踐中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題。通過不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理體系。

2.2 統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

從現(xiàn)在做起，領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案方面的法規(guī)性文件的學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，必須統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)計(jì)檔案工作不僅不會(huì)影響單位會(huì)計(jì)工作，而且是會(huì)計(jì)工作的繼續(xù)，也是會(huì)計(jì)工作中不可分離的重要部分，和貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監(jiān)督等是一個(gè)和諧的統(tǒng)一體。

管理層必須摒棄傳統(tǒng)思想的束縛，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，充分意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，盡快把檔案管理納入到會(huì)計(jì)的日常工作事務(wù)中來。統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大對(duì)檔案管理的資金投入，使會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠得到快速發(fā)展。

2.3 要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化必須建立信息管理平臺(tái)

當(dāng)今，社會(huì)已經(jīng)發(fā)展成信息化和網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)達(dá)的科技型社會(huì)，人們都感受到一種無形的壓力，已經(jīng)感到了緊迫感和危機(jī)感。因此，都必須與時(shí)俱進(jìn)，才能有效地避免在發(fā)展的道路上被淘汰。各單位必須創(chuàng)造條件建立一個(gè)信息化的會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)來加強(qiáng)各部門之間以及與外界之間良好的溝通渠道。通過科技化手段，來實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的高效管理。

會(huì)計(jì)檔案信息化的基礎(chǔ)根植于會(huì)計(jì)檔案工作的現(xiàn)代化。

（1）事實(shí)上從會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算技術(shù)，會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化才有基礎(chǔ)，如果沒有會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的電算化技術(shù)，就沒有辦法讓整個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作形成數(shù)字化材料，會(huì)計(jì)檔案信息化就沒有物質(zhì)基礎(chǔ)，那么實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化只能是一句空話。

（2）網(wǎng)絡(luò)的普及為會(huì)計(jì)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)提供了傳輸工具，否則，會(huì)計(jì)檔案信息化也是一個(gè)美好的想法，不能付諸實(shí)現(xiàn)。

（3）檔案機(jī)構(gòu)的軟、硬件環(huán)境的改善，網(wǎng)絡(luò)軟件的普遍使用，檔案數(shù)字化設(shè)備的完善，為會(huì)計(jì)檔案最終實(shí)現(xiàn)信息化提供了技術(shù)上的保證。

（4）逐步建立檔案管理網(wǎng)站，科學(xué)地設(shè)計(jì)與會(huì)計(jì)檔案工作相關(guān)的網(wǎng)頁，既要做到作為單位宣傳黨和國家關(guān)于會(huì)計(jì)工作的法律法規(guī)政策，也可以作為宣傳單位會(huì)計(jì)檔案工作動(dòng)態(tài)的陣地，又可作為宣傳會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的窗口，也為今后會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用提供良好的工作平臺(tái)。

2.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升會(huì)計(jì)檔案人員的綜合素質(zhì)

一個(gè)單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲(chǔ)備問題。人才是單位事業(yè)發(fā)展的核心因素，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作人員也例外，要將會(huì)計(jì)檔案人員在職、在崗不斷地接受新的知識(shí)，強(qiáng)化在職繼續(xù)教育培訓(xùn)。使在職在崗職業(yè)培訓(xùn)經(jīng)?；?、常規(guī)化、制度化。需要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過專家授課、專業(yè)技能培訓(xùn)、學(xué)習(xí)觀摩等學(xué)習(xí)型活動(dòng)來提升在職會(huì)計(jì)檔案人員的職業(yè)技能和安全意識(shí)。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員的工作檢查與監(jiān)督，通過制定規(guī)章制度，來有效地規(guī)范會(huì)計(jì)檔案工作人員的行為。

2.5 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作

會(huì)計(jì)檔案是否能夠按照規(guī)范要求進(jìn)行有效管理，主要取決于會(huì)計(jì)檔案工作人員的基本素質(zhì)、工作任務(wù)完成所需要的錄入等設(shè)備、會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化實(shí)現(xiàn)各種耗材等。在各個(gè)條件得到解決后，會(huì)計(jì)檔案規(guī)范的實(shí)現(xiàn)要從以下幾個(gè)方面抓好落實(shí)。

（1）向檔案規(guī)范管理達(dá)標(biāo)單位學(xué)習(xí)觀摩，借鑒兄弟單位成功的模式指導(dǎo)本單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理實(shí)施。

（2）認(rèn)真學(xué)習(xí)國家及各省檔案業(yè)務(wù)主管部門制定的會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理有關(guān)具體標(biāo)準(zhǔn)，一一對(duì)照排查，找出問題，提出統(tǒng)籌解決的方式和方法，并通過具體實(shí)踐進(jìn)行改進(jìn)。

（3）在會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理過程中，要請業(yè)務(wù)部門的專家前來實(shí)地指導(dǎo)，檢查會(huì)計(jì)檔案工作中可能存在的問題和指出進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范水平的意見和建議。會(huì)計(jì)檔案管理人員必須根據(jù)專家提出的不足和缺陷認(rèn)真進(jìn)行修正和完善。

只有領(lǐng)導(dǎo)支持和重視會(huì)計(jì)檔案工作，會(huì)計(jì)檔案作為本單位服務(wù)窗口之一同樣會(huì)受重視，檔案管理人員素質(zhì)大專以上，經(jīng)常培訓(xùn)二級(jí)單位專職檔案員及各處室的兼職檔案人員的檔案管理知識(shí)。調(diào)卷都是檔案管理系統(tǒng)電腦檢索，速度快。庫房有密集架、除濕機(jī)等。專門有中控室對(duì)所有庫房監(jiān)控，有防盜系統(tǒng)報(bào)警器、除濕加濕顯示屏、防火警報(bào)器。會(huì)計(jì)檔案保管和歸檔的要求非常規(guī)范，很大程度上提高了檔案管理工作效率，完善了檔案管理體系。

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理，是一件綜合性的工作，每一步都需要腳踏實(shí)地、一絲不茍地抓好落實(shí)，單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范工作才能取得成功。

3 結(jié) 語

會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理是大勢所趨，越來越多的單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)了力量，加大了經(jīng)費(fèi)的投入，同時(shí)加大了檢查監(jiān)督的力度，已經(jīng)為會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理創(chuàng)造了內(nèi)外部條件。很多單位都在努力盡快配齊會(huì)計(jì)檔案管理需要的相關(guān)的軟、硬件設(shè)施，在經(jīng)費(fèi)上也給予了充分的保證，配備專職人員或通過在職進(jìn)修形式來保證綜合素質(zhì)強(qiáng)，能夠勝任會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理要求的各項(xiàng)工作的專（兼）職會(huì)計(jì)檔案管理人員，會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理所必須的各項(xiàng)條件都在不斷完備，采取有效管理措施也已經(jīng)到位，在為實(shí)現(xiàn)本單位會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理的道路上前進(jìn)。

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