郭亞軍

摘要：知識管理是數(shù)字檔案館的發(fā)展方向，其核心理念“知識共享”和“以人為本”構(gòu)筑了數(shù)字檔案館實施知識管理的基本內(nèi)涵。數(shù)字檔案館在實施知識管理方面滯后于數(shù)字圖書館，需要充分借鑒后者的相關(guān)經(jīng)驗。數(shù)字檔案館實施知識管理的策略：從“知識共享”和“以人為本”理念出發(fā)，重塑角色和創(chuàng)新服務(wù)方式。

關(guān)鍵字：數(shù)字檔案館知識管理知識共享以人為本

一、引言

隨著知識經(jīng)濟的到來，管理科學(xué)步入到知識管理階段。早在20世紀60年代，彼得·德魯克就指出：“我們正進入知識社會，在這個社會中最基本的經(jīng)濟資源不再是資本、自然資源和勞動力，而是且應(yīng)該是知識?！雹俅撕髧鴥?nèi)外一些組織、學(xué)者對知識管理的含義進行了深入研究，如美國生產(chǎn)力和質(zhì)量中心（APQC）認為“知識管理是以戰(zhàn)略和領(lǐng)導(dǎo)支持、文化、測量和技術(shù)為基礎(chǔ)，在這個過程中包含識別、搜集、組織、共享、應(yīng)用和創(chuàng)造等環(huán)節(jié)?！雹?；易凌峰認為“知識管理是一個動態(tài)、持續(xù)的知識獲取、儲存與創(chuàng)新過程；由知識員工不斷地把個人顯性與隱性知識轉(zhuǎn)變

成組織知識，并不斷擴大組織的智力資本以增加組織競爭力的過程。”③雖然學(xué)界對知識管理的表述不盡相同，但一般認為知識管理包括“知識共享”和“以人為本”兩個方面，本文更進一步認為這兩個方面構(gòu)成了知識管理的核心理念。

數(shù)字檔案館與知識管理的關(guān)系日益密切，“我們可以宣布自己已經(jīng)步入知識管理領(lǐng)域，知識管理也是整個檔案界未來的發(fā)展方向?！雹軘?shù)字檔案館作為一個龐大的信息集合體，信息資源是其主要的管理對象；無論從組織內(nèi)部或外部考慮，促進知識共享是其重要的管理職能；對信息采集、整理、加工、挖掘而創(chuàng)造出新的知識也是其管理目的之一。

因此本文認為以知識管理的“知識共享”和“以人為本”兩個核心理念審視、分析數(shù)字檔案館的基本內(nèi)涵，充分汲取數(shù)字圖書館的相關(guān)經(jīng)驗，研究數(shù)字檔案館實施知識管理的策略，對我們探求在知識經(jīng)濟的背景下數(shù)字檔案館如何發(fā)展具有重要意義。

二、知識管理理念下數(shù)字檔案館的基本內(nèi)涵

（一）“知識共享”

所謂“知識共享”就是要通過共享技術(shù)使知識信息化以提供利用，這涉及到技術(shù)因素。一方面，數(shù)字檔案館的管理對象主要是數(shù)字化信息，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息的載體涉及互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存貯結(jié)構(gòu)技術(shù)等計算機通訊基本技術(shù)。

另一方面，由于在知識屬性上，檔案是歷史的原始記錄，在揭示某一知識方面是較為分散的；在知識分類上，檔案傾向于使用歷史主義的方法，強調(diào)全宗的完整性。基于此，數(shù)字檔案館在實現(xiàn)“知識共享”上采用的技術(shù)標(biāo)準與數(shù)字圖書館相比有著獨特性，尤其是在元數(shù)據(jù)技術(shù)和多維分析技術(shù)方面。

（二）“以人為本”

“以人為本”就是要為用戶提供個性化服務(wù)及挖掘館員的隱性知識使其轉(zhuǎn)換為顯性知識，這涉及人的因素。對數(shù)字檔案館而言，“以人為本”主要包括用戶和館員兩個方面。

一方面，為了給用戶提供個性化服務(wù)，需要開展諸如知識分類定制、知識推送服務(wù)、知識智能代理服務(wù)等工作，這在客觀上就要求數(shù)字檔案館必須從信息資源保存機構(gòu)向開放型用戶服務(wù)平臺轉(zhuǎn)變。然而由于數(shù)字檔案館服務(wù)對象、開放程度和技術(shù)依賴性等方面的要求，數(shù)字檔案館提供個性化服務(wù)時，應(yīng)滿足用戶需求的目的性，協(xié)調(diào)維護檔案知識的原始性和相關(guān)加工編纂的關(guān)系；充分考慮到檔案知識的保密性和時效性；技術(shù)上關(guān)鍵要有一個總控模塊對個性化用戶接口、用戶需求分析、用戶信息庫等進行控制。

另一方面，在館員知識挖掘和綜合素質(zhì)提高上，檔案館員必須是集計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、知識管理技能等眾多學(xué)科為一體的復(fù)合式人才，能夠使自身隱性知識顯性化，顯性知識社會化。⑤然而由于檔案館員在數(shù)字環(huán)境下職業(yè)技能、職業(yè)道德等因素的影響，使得挖掘館員知識，引導(dǎo)知識創(chuàng)新的方法、機制具有獨特性；同時由于職業(yè)定位的緣故，要求檔案館員在提供知識時應(yīng)有側(cè)重，表現(xiàn)在：更好地維護檔案知識的憑證性；需要注意知識的保密性，明確用戶的使用權(quán)限，并在此基礎(chǔ)上再對檔案進行加工處理、傳播共享。

三、數(shù)字檔案館實施知識管理的現(xiàn)狀

在國外，已經(jīng)有了一些數(shù)字檔案館建設(shè)項目。其中較為典型的有Illions Digital Archives項目，美國的Northwest Digital Archives以及國家檔案與文件署NARA的ERA（Electronic Records Archives）等。

國內(nèi)實踐領(lǐng)域較有影響的有深圳數(shù)字檔案館工程、青島數(shù)字檔案館建設(shè)項目、杭州數(shù)字檔案館等項目，同時，北京、上海的一些區(qū)縣數(shù)字檔案館也都取得了一些階段性的成果。

具體來講，深圳市數(shù)字檔案館特色主要體現(xiàn)在兩方面：一是其整體規(guī)劃和總體架構(gòu)比較完整。由文件管理系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、目錄中心管理系統(tǒng)四個部分組成，分三階段實施。二是設(shè)有文件中心，試圖以文件中心為依托，解決電子文件的接收和管理問題。這些是基于其得天獨厚的內(nèi)外部條件，所以深圳模式是其他許多地方難以復(fù)制的。青島市數(shù)字檔案館在檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面很成功，通過與新聞行業(yè)合作來參與專題拍攝，保留更多的社會記憶。杭州市數(shù)字檔案館被稱為網(wǎng)上檔案館，正如名稱所反映的那樣，它重視檔案信息的開發(fā)與公布，致力于為市政府各機關(guān)和市民提供方便快捷的信息服務(wù)，使其足不出戶、輕點鼠標(biāo)就可以瀏覽到開放檔案信息和現(xiàn)行文件中心的信息。杭州市蕭山區(qū)數(shù)字檔案館主要面向蕭山區(qū)政府各機關(guān)單位以及下屬的三個鎮(zhèn)和若干行政村，是個典型的區(qū)域性數(shù)字檔案館。專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)是其數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的重要特色，而數(shù)字檔案資源的“共建、共享、共進”是其組織、管理模式方面的主要特色。

以上這些數(shù)字檔案館的建設(shè)各具特色，在社會上都產(chǎn)生了良好的反響，對以后的數(shù)字檔案館實踐有一定借鑒意義。然而目前數(shù)字檔案館在實施知識管理方面較之?dāng)?shù)字圖書館滯后，表現(xiàn)在：在標(biāo)準體系和技術(shù)方面，國內(nèi)外數(shù)字圖書館要優(yōu)于數(shù)字檔案館，現(xiàn)有的數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準只是零星幾個數(shù)字檔案館建設(shè)的成果，沒有像“中國數(shù)字圖書館標(biāo)準規(guī)范建設(shè)”等這樣一種集中了各種技術(shù)、業(yè)務(wù)和管理標(biāo)準的項目網(wǎng)站；⑥在“知識共享”方面，國內(nèi)外數(shù)字圖書館的相關(guān)工作起步較早；在“以人為本”方面，國內(nèi)外數(shù)字圖書館在個性化服務(wù)、特色館藏、小眾化服務(wù)及相關(guān)技術(shù)方面比數(shù)字檔案館內(nèi)容豐富、層次齊全。

四、數(shù)字檔案館實施知識管理的策略

（一）從“知識共享”和“以人為本”理念出發(fā)

知識管理的“知識共享”和“以人為本”并不是一種實際管理技術(shù)，而是一種指導(dǎo)性的思路。這就要求在實施知識管理時必須沿著“知識共享”和“以人為本”的思路，將這兩種理念融合在具體的管理活動中，并根據(jù)實際情況重視或增加某些管理元素，以達到知識管理的目的。數(shù)字檔案館建設(shè)都是一項長期、涉及面廣的任務(wù)，在建設(shè)初期就應(yīng)當(dāng)引入知識管理的核心理念，革新信息資源管理的一般思路，這樣才能為以后的發(fā)展留下足夠的空間，從而避免重復(fù)建設(shè)，并提升數(shù)字檔案館的層次。

（二）重塑角色

為了滿足知識管理的需求，數(shù)字檔案館的所有館員，不論是從事行政管理、館藏管理，還是從事參考咨詢或技術(shù)服務(wù)，都應(yīng)擔(dān)當(dāng)知識管理者的新角色。這種新角色體現(xiàn)在：1）知識管理開發(fā)者，包括設(shè)計、組織與維護數(shù)字資產(chǎn)；2）知識管理綜合者，能綜合信息資源與相關(guān)服務(wù)；3）知識管理教育者，教育員工和用戶如何組織、保存與共享各自的信息資源；4）知識管理研究者，應(yīng)用學(xué)科知識與相關(guān)技術(shù)進行組織、檢索與存儲研究。⑦

（三）創(chuàng)新服務(wù)方式

數(shù)字檔案館應(yīng)根據(jù)自身的特點，充分借鑒數(shù)字圖書館實施知識管理的一些方法。1）在數(shù)據(jù)庫建設(shè)上可以參考美國俄亥俄州立大學(xué)建立的知識庫，除了建設(shè)一般特征數(shù)據(jù)庫外，還建立特色檔案數(shù)據(jù)庫，以便對特色數(shù)據(jù)庫里的檔案信息進行知識挖掘，發(fā)現(xiàn)隱藏在其中的不易被發(fā)現(xiàn)的新知識。2）在提供服務(wù)時，需要注意檔案知識的重組，如提供多維度服務(wù)模式，從來源、事由和時間三維角度構(gòu)建電子文件全宗，⑧使用戶從每個角度都可以檢索。

*本文系河南省軟科學(xué)研究計劃項目“面向知識服務(wù)的科技出版數(shù)字出版模式研究”（項目編號：132400410790）的研究成果之一。

注釋：

①奉繼承.知識管理：理論、技術(shù)與運營[M].北京：中國經(jīng)濟出版社，2006.

②美國生產(chǎn)力和質(zhì)量中心[EB/OL].http：//www. apqc.org/，2013-04-10.

③易凌峰.知識管理[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社， 2008.

④姜之茂等.為了21世紀的社會記憶——中國首屆檔案學(xué)博士論壇學(xué)術(shù)觀點述要[J].北京檔案，2001（12）.

⑤蔡曙光.從信息管理走向知識管理——新時期圖書館社會職能發(fā)揮的必由之路[J].中國社會科學(xué)院研究生院學(xué)報， 2005（5）.

⑥中國數(shù)字圖書館標(biāo)準規(guī)范建[EB/OL].http：//cdls. nstl.gov.cn/2003/Whole/About.html，2009-03-10.

⑦轉(zhuǎn)引自盛小平.圖書館知識管理引論[M].北京：海洋出版社，2007.

⑧馮湘君.檔案館與圖書館知識服務(wù)的比較分析[J].圖書館工作與研究，2006（4）

作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院信息科學(xué)學(xué)院