張占武 吳月莉

檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化的必然趨勢。所謂的檔案信息化，就是在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，一個(gè)以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境正在迅速形成。在此背景下，高校普遍建立了自己的校園網(wǎng)，通過與國際互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)外信息資源共享。作為高校信息資源服務(wù)中心的檔案管理部門，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮檔案信息的效能，將是高校檔案管理者需要關(guān)注的重點(diǎn)。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要意義

美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。

1.高校檔案信息化，可提高高校檔案利用效率

只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.高校檔案信息化，可用翔實(shí)的高校檔案信息支持決策和管理

決策的及時(shí)正確、管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息化有著獨(dú)特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要的作用。

3.高校檔案信息化，可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)

檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)資源共享；可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性；可提供豐富的具有地方特色的知識(shí)，進(jìn)行愛國主義教育等。

4.高校檔案信息化，可避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

二、高校檔案信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系

高校教育信息化是一個(gè)內(nèi)涵非常豐富的概念，它包括實(shí)現(xiàn)校教育目標(biāo)體系信息化，實(shí)現(xiàn)教育決策管理信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)教育教學(xué)環(huán)境信息化，實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)資源信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)課程、教學(xué)模式信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)評價(jià)、管理信息實(shí)現(xiàn)師資培養(yǎng)、培訓(xùn)信息化，實(shí)現(xiàn)教研科研信息化。

信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系非常密切。檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識(shí)的結(jié)晶，是人類活的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線。信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會(huì)信息消費(fèi)需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會(huì)龐大的信息消費(fèi)需求以及將來信息化程度加大時(shí)的潛在信息消費(fèi)需求，者是檔案工作改革的直接動(dòng)力。信息化建設(shè)是檔案工作改革的動(dòng)力。信息社會(huì)的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。

三、高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題

高校檔案，是高校重要的原生信息和寶貴資源，是制定高校發(fā)展計(jì)劃開展教育研究總結(jié)教育規(guī)律的重要依據(jù)要搞好高校檔案的信息化建設(shè)，必須按國家關(guān)于高校檔案管理的有關(guān)規(guī)定認(rèn)真執(zhí)行。

我國高校檔案工作起步較晚，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案工作也有了較快發(fā)展。然而，目前許多高校的檔案管理仍然處于傳統(tǒng)的手工管理模式，檔案信息化服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段這種管理方式和檢索利用水平，導(dǎo)致絕大部分電子檔案無法收存和提供利用服務(wù)，不能滿足人們對檔案信息的現(xiàn)實(shí)要求。因此，在信息化時(shí)代的今天，高校檔案工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，深化改革，把檔案信息化建設(shè)與發(fā)展納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分，使高校檔案工作更好的為師生的教學(xué)科研服務(wù)。

目前，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)還有許多問題急需解決。一是檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化不夠檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化但由于歷史原因，各類檔案的著錄細(xì)則相容性差，系統(tǒng)軟件移植性不強(qiáng)，檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

二是管理軟件缺乏統(tǒng)一性檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一規(guī)格各異，開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，不能快捷的出版信息編輯成果，從而制約了檔案信息化進(jìn)程。

三是檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，全文檔案信息所占的比例很低，只能單一檢索查詢，無法滿足用戶的多種需求。

四是檔案信息人員的素質(zhì)有待提高實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先要有較高專業(yè)知識(shí)和能夠掌握先進(jìn)技術(shù)水平的管理人員從高校目前狀況看，許多檔案管理部門缺乏現(xiàn)代技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，即便引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分利用，使之發(fā)揮作用。

四、加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的對策建議

加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，是一項(xiàng)長期的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要從以下幾個(gè)方面采取積極有效的措施，從而不斷提升高校檔案管理水平。

1.加大投入，充分提供必要的保障條件

高等學(xué)校檔案管理辦法明確規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行加大檔案信息化建設(shè)的投入，是推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的基本保障。一方面，應(yīng)將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算范圍，為檔案部門購置與信息化建設(shè)相配套的檔案管理軟件計(jì)算機(jī)掃描儀光盤刻錄機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備；另一方面，應(yīng)按上級教育部門和檔案部門批準(zhǔn)的檔案人員編制，安排落實(shí)人員和崗位，以事定人，配備必要的專兼職檔案人員，雙管齊下，為高校檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

2.整合資源，有效發(fā)揮校園網(wǎng)絡(luò)的互通優(yōu)勢

在對館藏檔案資源進(jìn)行分級鑒定有序整理的基礎(chǔ)上，通過手工錄入，直接掃描，縮微膠片轉(zhuǎn)換等手段，有計(jì)劃分步驟地對原有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，轉(zhuǎn)換集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。充分利用校園網(wǎng)接收的電子文件，進(jìn)行文檔一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)文件材料網(wǎng)上傳遞存儲(chǔ)立卷歸檔查詢等功能以本校檔案網(wǎng)站為主體，借助校園網(wǎng)與其他高校檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷的檔案工作信息網(wǎng)。積極促進(jìn)高校內(nèi)部檔案信息資源共享，建立部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收管理和傳輸和檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化。

3.完善制度，切實(shí)建立規(guī)范有序的管理體系

依照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結(jié)合實(shí)際情況，逐步制定電子文件歸檔范圍，電子文件信息采集管理存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立和完善電子文件保管存儲(chǔ)及安全利用的制度。嚴(yán)格遵守檔案法和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定，制定信息安全責(zé)任制度，有效控制和消除信息安全隱患，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全建立檔案科學(xué)管理的激勵(lì)約束機(jī)制，保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實(shí)，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，著力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案信息化，依靠的是高素質(zhì)的檔案管理人才高校檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，更要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫管理網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)等專業(yè)知識(shí)。高校檔案部門可以采取座談會(huì)、沙龍、專家輔導(dǎo)講座、檔案知識(shí)競賽等多種形式，支持和鼓勵(lì)檔案人員不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)掌握新方法新技能，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。同時(shí)，要注重加強(qiáng)檔案部門人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備，積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，建立良性的吐舊納新機(jī)制，從根本上提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)）