馮麗 周震

摘 要：隨著計算機及網絡技術的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應用在全球范圍內日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質量、高效率的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強了競爭力。本文以采用一種結合C/S和Web的方式開發(fā)的中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)為例討論辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現。

關鍵詞：C/S；Web；信息化

1 需求分析

中小企業(yè)需要規(guī)模相對較小，但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實現諸如請假申請、物品申領審批過程；員工管理個人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務方面的業(yè)務管理功能。即完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使企業(yè)內部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協(xié)同工作。

在開發(fā)方式上對系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經濟實力有限，應著重考慮投入/產出比問題。一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎語言開始開發(fā)成本高、周期長，更不現實；因此利用現有軟件進行改進，即二次開發(fā)，通過對幾個商業(yè)化軟件功能進行修改、增刪和開發(fā)來實現中小企業(yè)建立具有自身個性的辦公自動化系統(tǒng)。即通過系統(tǒng)集成的方法來將各個功能集成為一個整體發(fā)揮作用。即通過兩次開發(fā)的方式來實現降低成本、節(jié)約開支、提高效率。

2 系統(tǒng)結構系統(tǒng)設計

在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中，基于Web技術的開發(fā)方式正以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數據量的傳輸的缺點。而這正是基于C/S結構的開發(fā)方式的優(yōu)點所在。

本實例以某一地產策劃公司自動化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個方面的內容：一是日常事務管理；二是業(yè)務事務管理，針對公司核心業(yè)務是地產策劃，以項目為單位進行運作。而在業(yè)務事務中要涉及大量圖形數據（如地形圖和規(guī)劃圖等）。因此本系統(tǒng)開發(fā)采用一種結合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通訊的業(yè)務，而C/S結構可以在局域網內實現特別功能和大的業(yè)務數據（如圖形數據）傳輸。

服務器以Windows NT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQL Server 或MS Access為數據庫，Exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實現Web發(fā)布。

客戶端以Windows98/95為平臺，用Outlook進行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進行網頁瀏覽，MS Project進行項目規(guī)劃，Word進行文檔編輯，Auto CAD進行地圖編輯瀏覽。

首先，確定以Exchange為基礎建立C/S結構網絡，并輔以IIS?？蛻魴C上采用Outlook為基礎平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網頁瀏覽窗口實現了二者的無縫聯接。然后在Outlook基礎上對其它程序進行控制，并構造各程序數據的流通橋梁；最后各部分數據盡量存儲在數據庫中，用數據庫對各種類型數據實現進一步集成。

①通過VBA6利用OLE、API等技術對客戶端多個應用程序進行集成形成自己的系統(tǒng)；②Outlook通過瀏覽窗口訪問Web Server并通過它訪問數據庫；③Outlook通過Exchange Server進行郵件發(fā)送和接收；④Word訪問數據庫中的文檔；⑤MS Project通過數據庫實現資源數據共享；⑥Auto CAD訪問共享圖形數據。

3 系統(tǒng)功能設計

在充分進行用戶需求分析的基礎上把系統(tǒng)劃分為八個子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業(yè)務事務則為項目管理，另外還包括系統(tǒng)維護。

①行政管理功能，公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復印管理，用車管理等。②人事管理功能，公司人事方面的各種功能，包括員工調動管理、晉升管理、培訓管理，客戶信息管理等。③文檔管理功能，包括各種檔案管理、各種業(yè)務信息管理和圖書管理等。④工作管理功能，包括員工個人日志、個人工作報表和員工考核等。⑤電子郵箱功能，包括收發(fā)企業(yè)內部電子郵件等。⑥公告板功能，企業(yè)內部的論壇和通知等。⑦項目管理功能，與公司業(yè)務相關的功能。包括項目小組成員選擇，項目情況查詢和項目成果監(jiān)控等。⑧系統(tǒng)維護功能，包括用戶基本信息維護、權限管理和重要數據的安全性的維護。

由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結合方式開發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經理；客戶信息管理功能則只提供給人事經理和總經理；而項目管理功能則提供給經常參與項目運作的項目小組成員，而行政經理和人事經理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權操作。正好適應了中小企業(yè)員工流動性大、員工的職位變化快的特點。

結語：這種開發(fā)方式更加貼近中小企業(yè)的實際需求，也符合中小企業(yè)的實際情況。既滿足中小企業(yè)對日常辦公的需要，又滿足其對業(yè)務辦公的部分需求。另外，采用這種開發(fā)方式充分考慮了投入/產出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開發(fā)方式開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)具有良好的擴充升級功能，能夠適應企業(yè)未來發(fā)展的需要。