蔡曉鵬 鹿麓

隨著科學(xué)技術(shù)的進一步發(fā)展，自動化信息化的管理開始逐步替代傳統(tǒng)的手工管理，檔案管理的自動化也就成為了現(xiàn)代化管理的一項重要內(nèi)容。因此，如何加快檔案信息資源的信息化進程，使檔案工作更有效的服務(wù)于物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)也就具有了重要的意義。本文就如何提高檔案信息化建設(shè)、促進檔案管理現(xiàn)代化做一些闡述：

一、信息化檔案管理的特點

1.管理一體化

傳統(tǒng)的檔案管理都是相應(yīng)部門對檔案資料進行整理，分類，歸檔，其他的部門也要對日常工作中產(chǎn)生的專業(yè)性的檔案資料進行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個自動化的系統(tǒng)，可以將單位的各個部門的基本文檔等有機的結(jié)合在一起，做到歸檔和管理同步進行，將各個部門形成的不同形式，不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入檔案數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)文件，檔案管理的一體化。

應(yīng)用檔案管理自動化系統(tǒng)，不僅避免了大量重復(fù)勞動，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進行復(fù)雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來，有更多的時間和精力進行檔案管理信息資源的開發(fā)。另外，檔案管理部門也可以通過自動化系統(tǒng)隨時掌握管理動態(tài)，及時的進行必要的指導(dǎo)，實現(xiàn)檔案的預(yù)見性管理。

2.全文存貯與檢索

應(yīng)用檔案管理自動化系統(tǒng)，單位的各個部門隨時可以將形成的有查考利用價值的文件存儲到服務(wù)器上，檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲存到服務(wù)器上。當用戶通過身份確定，就可以在單位的局域網(wǎng)上檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.檔案業(yè)務(wù)管理自動化

檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計，鑒定，銷毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進行檔案基本情況的統(tǒng)計，同時還要對歸檔的技術(shù)文件進行分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

應(yīng)用信息化的檔案管理，可以隨時隨地的進行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，打印各種報表，進行借閱登記，催還提醒，檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等，通過管理員的授權(quán)，從而使每個人都可以通過電腦在辦公室獲得屬于自己權(quán)限范圍內(nèi)所需要的資料和數(shù)據(jù)，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來。

二信息化給單位檔案管理帶來的影響

1.封閉守舊的管理思想與信息化的開放創(chuàng)新思想的矛盾。

信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復(fù)雜的管理通過利用計算機變得容易簡單。傳統(tǒng)檔案管理的因循守舊的思想是不適應(yīng)信息化的管理的。檔案管理的信息化，把管理創(chuàng)新擺到了空前重要的位置，在創(chuàng)新中優(yōu)化檔案管理模式，在創(chuàng)新中提高檔案管理的水平。由此可見，管理思想的創(chuàng)新成為了信息技術(shù)能否在檔案管理中成功應(yīng)用的至關(guān)重要的因素。

2.舊的管理流程與信息化所帶來的高效便利的管理流程相沖突。

以傳統(tǒng)的檔案管理理論為指導(dǎo)建立起來的傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，嚴格遵循收集、整理、保管、檢索、編研、提供利用和鑒定、統(tǒng)計等模塊和環(huán)節(jié)進行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過程非常細致，有時為了一份檔案的分類而大費周折。不可否認，這種模式在傳統(tǒng)的手工管理時期的確發(fā)揮了重要作用，但在傳統(tǒng)的手工管理已逐漸被現(xiàn)代化的技術(shù)所替代的情況下，還這樣就有點過時了。

在信息化的條件下，檔案管理的歸檔整理檢索統(tǒng)計等工作，都可以利用信息技術(shù)的自動化來高效運行，大大減少了時間的損失和人力的浪費，盡大可能的發(fā)揮出信息技術(shù)的效益潛能。

三幾點思考及建議

以上我們分析了信息技術(shù)的應(yīng)用與傳統(tǒng)管理之間的矛盾，不難發(fā)現(xiàn)，要實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須在一定的范圍內(nèi)優(yōu)化配置資源，進行改革和教育。

1.健全檔案管理制度。

單位要明確各部門的職責，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，也是提供更高級別服務(wù)的先決條件。因此，要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動化管理制度，用完善的制度來規(guī)范檔案自動化的管理工作。

2.加強文件、檔案的全程監(jiān)管。

在單位內(nèi)部建立起局域網(wǎng)絡(luò)，要規(guī)劃實施檔案一級管理，全面加強從文件形成到歸檔的全過程，重點是從文件形成的源頭抓起，確保文件的整個生命周期受到嚴格監(jiān)控，做到規(guī)范化、標準化，并努力貫徹執(zhí)行。

3.理順管理工作的程序。

檔案管理自動化是按單位管理工作流程設(shè)計的，因此要先理順檔案部門與其它部門之間的工作程序。只有這樣才能避免在實施過程中走彎路，以最少的投入滿足單位對檔案信息資源的需求。理順管理工作程序，一方面要做好收集和數(shù)據(jù)庫的日常維護工作，另一方面，要充分利用計算機管理的優(yōu)勢，按照單位發(fā)展的需要，及時編寫檔案文件匯編，主動提供決策所需檔案信息。

4.檔案工作人員參與自動化軟件的功能開發(fā)。

檔案人員要積極的參加到檔案管理軟件的功能開發(fā)中，了解本單位檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全內(nèi)容，及時征求各部門意見，調(diào)查研究各部門的基礎(chǔ)工作與歸檔工作之間的聯(lián)系，為軟件設(shè)計人員提供信息，選擇最合理的設(shè)計方案，設(shè)計出滿足單位管理實際需要的自動化軟件，真正實現(xiàn)管理自動化和信息化。

信息時代的到來，給檔案管理部門帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。面對新形勢，要敢于放下傳統(tǒng)的管理包袱，積極接受新鮮知識，應(yīng)用先進的信息技術(shù)和管理理論改造原有的檔案管理模式，抓住機遇，創(chuàng)造機遇，全面實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、自動化和信息化，充分的發(fā)揮檔案管理部門的作用，最大限度的獲得投入產(chǎn)出收益。

（作者單位：石家莊市食品藥品檢驗所 秦皇島文化藝術(shù)中心）