馬蔚然

摘要：辦公區(qū)的環(huán)境、辦公室的布局以及工作場所的健康、安全、保密狀況對工作人員的身心健康都有直接影響，進而對單位的辦公效率、效益產生影響。那么，怎樣建立、維護和改進企業(yè)的辦公環(huán)境呢？做好辦公室的設計和布局，為建立、維護和改進辦公環(huán)境奠定良好的基礎；堅守十項基本要求，為建立、維護和改進辦公環(huán)境創(chuàng)建可靠保障；把好緊急情況處理關，筑起企業(yè)健康、安全、保密環(huán)境的最后一道防線。

關鍵詞：辦公環(huán)境；布局；基本要求處理

任何一個企業(yè)無不追求效率和效益，而良好的辦公環(huán)境是實現效率和效益的基本條件。所以，企業(yè)特別重視創(chuàng)建、維護和改進有效的工作環(huán)境。因為，辦公區(qū)的環(huán)境、辦公室的布局以及工作場所的健康、安全、保密狀況對工作人員的身心健康都有直接影響，進而對單位的辦公效率、效益產生影響。那么，怎樣建立、維護和改進企業(yè)的辦公環(huán)境呢？

一、做好辦公室的設計和布局，為建立、維護和改進辦公環(huán)境奠定良好的基礎

辦公室的設計和布局，本身就是創(chuàng)建良好的辦公環(huán)境的過程?？茖W、合理的辦公室布局，應該符合健康、安全、保密的企業(yè)標準和體現團隊形象。

現代企業(yè)辦公室，是一個群體空間和個體空間相結合的場所。影響現代辦公室設計和布局的因素較多，主要應該重視的是： 有利于信息交流和傳遞；有利于辦公效率的提高；有利于辦公自動化；有利于提高工作人員的集中力；辦公空間分配合理；辦公環(huán)境的布局和美化給人以心理上的滿足；入口處的布置和整體布局要保持完整、統(tǒng)一。

辦公室是產生創(chuàng)新成果的場所，一個企業(yè)能否創(chuàng)造出新產品、新技術、新方法，關鍵在于工作在辦公室中的人能否充分發(fā)揮他們的創(chuàng)造性。因此，做好辦公環(huán)境的設計和布局，借以調動和挖掘辦公室工作人員的創(chuàng)新能量，成為企業(yè)提高市場競爭力的重要手段。

辦公室也是企業(yè)形象的具體體現。一個科學、合理且美觀、自然辦公環(huán)境，能給客戶帶來親切感和提高信任度，對于改善企業(yè)的經營環(huán)境有著不可或缺的意義。

（一）辦公室的設計和布局應滿足的四個基本要素

1.秩序性。沒有一個企業(yè)不追求辦公環(huán)境的秩序性要求，一個沒有秩序的辦公室也不可能產生優(yōu)良的工作成果，因此秩序性是辦公環(huán)境設計、布局中的基本要素之一。要實現辦公室的設計和布局具有秩序性，需要考慮的因素是：辦公家具型號、尺寸和顏色；辦公區(qū)間平面尺寸、形狀和結構；間隔物的材質、尺寸與顏色；天花、地板和墻面的裝修和彩色；辦公環(huán)境中人員流動的方向。

2.明快性。企業(yè)辦公環(huán)境中，要求燈光布置要合理、光線要充足、裝修的色調要給人以明快愉悅的心情，這也是辦公環(huán)境設計布局的基本要素之一。辦公環(huán)境的潔凈明快性，會給人一種良好的視覺效果，從而創(chuàng)造一種春意。

3.現代性。企業(yè)為了提高員工之間的信息溝通，增進民主化管理的水平和有效利用辦公空間，大多采用開放式辦公室布局，這種辦公環(huán)境布局具有鮮明的現代辦公環(huán)境的概念。現代辦公室設計還注重于將自然環(huán)境引入室內，綠化室內外的環(huán)境，這也給人帶來一種現代性的感覺。

4.人機結合性?，F代辦公設備的大量使用，尤其是計算機在工作中的普及，大大地提高了辦公效率，也明顯的改變了辦公方式、方法和程序。同時也提出了辦公室的設計和布局必須滿足人機結合的要求，按著辦公設備的功能、性質和尺寸來設計和布置辦公室，成為辦公室設計的必須考慮的因素。

（二）為建立、維護和改進辦公環(huán)境的設計和布局的要求

1.辦公室的設計和布局，要達到健康標準。工作時有座位和桌椅；每個工作人員占有的工作面積不應少于標準（比如普通員工不少于5.6平方米）；辦公場所的采光，應保證工作人員具有清晰的可見度和眼部健康，光線過暗應使用日光效果的燈具照明，光線過強應使用窗簾遮擋。辦公場所的窗簾，應該用非易燃材料制作，一旦發(fā)生燃燒時不能釋放有害氣體；工作場所的溫度，應保持在16-26℃。在非集中供暖時間之外或集中供暖系統(tǒng)不良，超出控制溫度時，應使用設備或自然條件進行調解；辦公場所應保持良好的空氣流通，在天氣允許的條件下，每天應開窗通風半小時。在不能使用自然通風的房間和不能正常開窗通風的條件下，應采取人為的措施保證空氣的流通。

2.辦公室的設計和布局，要達到安全和保密標準。辦公家具，包括辦公桌、椅和櫥柜，一律使用非易燃材料制作，沒有鋒利的邊緣；辦公桌的抽屜，一次只能拉開一個，防止聯(lián)動傷害使用者。至少有一個加鎖的抽屜，以供保存機密文件、個人重要物品和零錢；辦公櫥柜，所有柜門都應加鎖。使用人員離開時，必須將辦公櫥柜鎖好；辦公椅子座位上的坐墊和覆蓋物，應該用非易燃材料制作，不能釋放有害氣體；辦公椅子，應具有調節(jié)高度和靠背的功能。且基座穩(wěn)定，不易翻倒；辦公桌與辦公桌之間的距離不少于0.9米，進出人較多的主要通道兩桌之間的距離不少于1.5米。任何人員至房門的通道，都要保證通暢無阻；辦公室的房門，應具有反鎖功能，工作人員離開辦公室必須將房門反鎖。

3.辦公室的設計和布局，要體現團隊形象。按照不同的辦公需要，用不同的方法來間隔和管理辦公室的空間。在確保滿足工作需要，符合健康要求和安全標準的前提下，要裝飾和美化辦公環(huán)境。辦公室裝飾專業(yè)化及認真工作的外觀會給來訪者和客戶一個良好的印象；愉快的工作環(huán)境對員工有一定的激勵作用；特定的顏色促進平靜的工作氣氛；植物會使辦公室讓人感到受歡迎；墻上懸掛的有關團隊的鼓勵標語和成果圖片能促進員工的團隊精神等等。適時合理的調整辦公設施（如電器設備的插座、百葉窗、信息板、存儲架、郵件箱、防靜電地毯時鐘等）的擺放位置和方向，給外來人員一種新鮮感，是體現團隊創(chuàng)新形象的方法之一。

4.辦公室布局和位置的安排有利于單位工作流程、便于提高工作效率的能力。設計辦公室的布局和位置，一要有利于建立有效率的工作流程。要仔細計劃不同工作人員、不同部門之間的工作流動和工作任務，盡量減少人員、文件不得不流動的次數和距離。二要有利于分配工作?？紤]分配工作任務的多少、人員和部門之間的工作銜接和傳遞次序、方便工作人員交流等因素。三要有利于優(yōu)質、高效地完成工作?？紤]改進管理人員對工作人員執(zhí)行任務的監(jiān)督和控制、減少工作人員需要離開工作位置的次數、減少文件在企業(yè)中流動的次數和時間、改進工作人員的注意力以減少錯誤、提高工作人員的積極性等因素。

二、堅守十二項基本要求，為建立、維護和改進辦公環(huán)境創(chuàng)建可靠保障

中國政府長期重視企業(yè)員工的安全和健康，早在1956年中國政府就制定并發(fā)表了《工廠安全衛(wèi)生規(guī)程》，明確規(guī)定了“工作場所應該保持整齊清潔”、“工作場所的光線應該充足”、要有“取暖或降溫措施”、“工作場所應該備有急救箱”等。隨著辦公設備和辦公手段的進步，對辦公環(huán)境的要求也在不斷演進。根據國內外的經驗，這里總結出以下十二項基本要求：

1.建筑要堅固。

2.光線要充足。

3.溫度要適宜。

4.空間要適當。

5.噪聲要低。

6.辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

7.辦公用品和辦公設備要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

8.辦公區(qū)及辦公室要設置相應的消防設施、設備及必要的報警裝置。

9.辦公室要提供飲水并符合健康、安全要求；

10.辦公區(qū)或辦公室要設置急救藥品和設施。（上轉第239頁）

11.建立安全、健康和保密的規(guī)章制度。

12.室內有符合組織目標的裝飾、標識和適當的綠色植物。

企業(yè)堅持執(zhí)行這些基本要求，就會建立起建立、維護和改進企業(yè)辦公環(huán)境的可靠保障。為提高企業(yè)的辦公效率，樹立企業(yè)良好的社會形象，增強企業(yè)的競爭力提供有力的支撐。

三、把好緊急情況處理關，筑起企業(yè)健康、安全、保密環(huán)境的最后一道防線

在任何一個企業(yè)中，都可能發(fā)生緊急情況，這些緊急情況往往會打破正常的工作秩序，甚至危及生命、財產安全，引起動蕩和恐慌。企業(yè)管理人員一旦遇到緊急情況，必須冷靜，不能慌亂，按著自己的職權范圍和單位的工作制度，及時采取有效措施，果斷處理。

工作現場出現的緊急情況主要包括：生病、意外事件、火災、需要疏散、泄密等五個方面。

企業(yè)中突發(fā)疾病是非常常見的一種現象。例如有人突發(fā)心腦血管病、高燒、昏厥、嘔吐等急癥。還有2003年發(fā)生的“非典”和后來多次出現的“禽流感”，都曾給企業(yè)帶來不同程度的沖擊。

意外事件，企業(yè)也可能發(fā)生不可預見的足以使工作環(huán)境遭受損失、破壞的事件。如：群體食物中毒、群毆事件。

火災，是企業(yè)中最多發(fā)的一種緊急情況。火災多由電火和明火引起，電火主要因為短路、超負荷運行、線路老化、濫用電爐子等設備引起。明火，因管治不嚴，如亂扔煙頭、床上吸煙、室外玩火等引發(fā)火災。

需要疏散，企業(yè)有時候因為遇到意外事件需要將人員疏散到安全地帶。如：炸彈威脅。

泄密，企業(yè)可能發(fā)生秘密泄露事件。企業(yè)參與市場競爭，發(fā)展戰(zhàn)略、新產品開發(fā)、人事變動等都會成為競爭對手覬覦的秘密。

對于緊急情況應堅持預防為主的方針，從明確職責、組織指揮、思想教育、技能培訓、預案制定到物資儲備等方面做好預防和準備。一旦出現緊急情況，要根據企業(yè)制度規(guī)定及時、冷靜和有效地采取措施。具體應做好以下10項工作：

1.建立預防和處理緊急情況的組織，負責預防和處理突發(fā)的緊急事件。如防火委員會、衛(wèi)生所。

2.儲備預防和處理緊急事件的物資。如急救藥箱、消防器材。

3.制定書面的火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐怖威脅等緊急情況的處理預案。

4.定期對員工進行緊急情況處理預案的培訓。

5.編制緊急情況的演練程序，并按程序組織演練。

6.工作現場要配備滿足需要的急救設備，并定期檢查和更換，保證任何時間都處于完好狀態(tài)，平素任何人不得動用，急救時由經過培訓的人員使用。

7.緊急情況的疏散線路必須明確的標示，疏散道路必須暢通?；馂氖枭ⅲ瑧M量關閉門窗，以減少火勢蔓延。工作人員應盡量留下物品以保證人員迅速脫離火災現場；炸彈疏散，應盡量打開門窗，以減少碎玻璃飛濺的危險。工作人員應盡量拿走個人物品，以便檢查余下的可疑物品。

8.顯著位置張貼緊急情況處理提醒布告。

9.加強對工作環(huán)境中隱患檢查和情勢分析，發(fā)現問題及時解決。自己職權范圍內不能解決的問題，按程序向上級匯報。對存在的問題和處理的結果做好記錄。

10.一旦發(fā)生緊急情況，及時、冷靜和有效地采取處理措施。每個員工必須堅守崗位，各負其責，積極實施自救和互救。凡是對人員生命的搶救，分秒必爭，在現場最高行政領導的指揮下，由經過急救技術培訓合格的人員實施。（作者單位：遼寧經濟職業(yè)技術學院）

參考書目：

[1]李建華、滕寶紅：企業(yè)行政管理經理實操細節(jié)廣東經濟出版社 2009.4

[2]羅建華、游金梅：企業(yè)行政管理機械工業(yè)出版社 2010.8

[3]黃安心：企業(yè)行政管理概論華中理工大學出版社2010.9

[4]劉楠：創(chuàng)建綠色辦公環(huán)境-辦公室空氣污染的危害及防治對策《生活經濟》2009年第3期