沈銀嬌

隨著數(shù)字化信息時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)涉及到經(jīng)濟(jì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，特別是我國(guó)檔案管理的運(yùn)用更直接地推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，而以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息為出發(fā)點(diǎn)，在全國(guó)范圍內(nèi)的檔案管理基本上都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。通過(guò)數(shù)字化管理和運(yùn)用，有利于促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化，有利于促進(jìn)檔案管理效率的提高，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。而當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我國(guó)檔案數(shù)字化管理存在很多新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，如何加強(qiáng)管理和運(yùn)用，引起人們關(guān)注與思考。

一、當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

1.電子檔案失真現(xiàn)象嚴(yán)重

電子檔案數(shù)字化主要是將文件由紙質(zhì)文字形式轉(zhuǎn)化為電子文字的形式。眾所周知，電子文件的一個(gè)較大的特點(diǎn)就是其可分離性和易變性，這在檔案數(shù)字化的過(guò)程中是一個(gè)相對(duì)劣勢(shì)的影響因素。因?yàn)樵谖臋n的輸入、儲(chǔ)存過(guò)程中容易發(fā)生信息干擾、病毒侵?jǐn)_和人為破壞等行為，這些情況必然會(huì)導(dǎo)致檔案失真，檔案本身也就失去了數(shù)字化的真實(shí)意義。

2.作者權(quán)益往往受到侵犯

檔案數(shù)字化主要是通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)和聲像等文件轉(zhuǎn)換為電子檔案，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，從而達(dá)到檔案信息資源共享。檔案數(shù)字化本身應(yīng)該獲得作者的同意，這樣才能保障作者的著作權(quán)不被侵犯。而在這一過(guò)程中作者本身的權(quán)益往往容易被忽視。

3.個(gè)人信息保密程度較低

網(wǎng)上侵權(quán)問(wèn)題的主要原因是網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)字化信息分享的自由度越來(lái)越高，最基本的就是通過(guò)復(fù)制、上傳和下載等方式進(jìn)行信息共享。然而，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案數(shù)字化信息的保護(hù)更加困難。隨著檔案數(shù)字化信息在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的透明化和個(gè)人的數(shù)字化資料的公開(kāi)化愈加增強(qiáng)，個(gè)人檔案數(shù)字化信息的保密性則隨之減弱。

4.信息技術(shù)保障程度較低

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)尚處于不斷發(fā)展和完善的過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)尚未成熟，加之網(wǎng)絡(luò)軟件本身就存在漏洞，這些漏洞極為容易被黑客攻擊，從而非法侵入網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不法行為。同時(shí)，由于數(shù)字化信息資源的共享性，使得很多信息沒(méi)受到應(yīng)有的保護(hù)，被隨意盜用和篡改。

5.篡改數(shù)據(jù)行為時(shí)有發(fā)生

導(dǎo)致檔案信息失真的途徑主要是信息被增刪或者更改。而造成檔案數(shù)字化信息失真的人為因素主要有蓄意破壞和個(gè)人疏忽這兩個(gè)方面。蓄意破壞主要是人為地抱有某種目的進(jìn)行修改檔案數(shù)字化信息，導(dǎo)致信息失真。由于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)病毒的種類(lèi)繁多、潛在性和破壞性非常強(qiáng)大。所以，很多檔案數(shù)字化建設(shè)的工作環(huán)節(jié)或?qū)哟紊隙伎赡軙?huì)被人為攻擊。

二、提高檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

1.制定檔案法律保障體系

針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的管理風(fēng)險(xiǎn)以及法律風(fēng)險(xiǎn)，制定相關(guān)的法律法規(guī)，以強(qiáng)制性手段來(lái)保障用戶(hù)的權(quán)益，是最直接的解決辦法，這樣才能確保檔案數(shù)字化建設(shè)的法律效率，做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，既要考慮檔案的所有權(quán)，還要認(rèn)清檔案的著作權(quán)。所有權(quán)與著作權(quán)是兩個(gè)容易被混淆的的概念，其實(shí)，擁有著作權(quán)的個(gè)人不一定具有所有權(quán)，所以說(shuō)，檔案數(shù)字化建設(shè)還需要做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。另外，檔案所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓也可以通過(guò)捐贈(zèng)、寄存的形式來(lái)把所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給檔案館，否則，也造成侵權(quán)行為。

2.提供科學(xué)技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測(cè)技術(shù)和長(zhǎng)期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進(jìn)步與不斷更新才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

3.實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題，要保障電子檔案的真實(shí)性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對(duì)管理體系的加強(qiáng)、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來(lái)完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強(qiáng)文檔管理，健全系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，必須依據(jù)國(guó)家確定的國(guó)家信息化相關(guān)規(guī)定來(lái)制定，同時(shí)還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個(gè)數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門(mén)之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個(gè)城市、國(guó)家和國(guó)際之間的互通互聯(lián)。

4.完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

隨著社會(huì)的進(jìn)步，大部分檔案館也逐步展開(kāi)檔案數(shù)字化建設(shè)。由于之前的檔案館存儲(chǔ)的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對(duì)提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過(guò)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

5.加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)已成為信息資源開(kāi)發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿(mǎn)足檔案資料從輸入、存儲(chǔ)、管理到利用的數(shù)字化管理全過(guò)程的需要，努力實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動(dòng)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)融合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的組織與加工。同時(shí)，還要配置先進(jìn)、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高了開(kāi)發(fā)效率。

6.建立檔案安全保障體系

隨著科技的發(fā)展，社會(huì)上網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段也愈加高端，如今網(wǎng)絡(luò)違法犯罪等問(wèn)題日漸突出，譬如，計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊密和虛假有害信息等問(wèn)題層出不窮。要利用殺毒工具、訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護(hù)技術(shù)等全面堵截，防止網(wǎng)絡(luò)文件被非法破壞。在加強(qiáng)軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的同時(shí)，也不能忽略自然因素對(duì)管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預(yù)防應(yīng)對(duì)地震、火災(zāi)、冰雪和洪澇等突發(fā)自然災(zāi)害對(duì)重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數(shù)字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會(huì)大大降低損失率。數(shù)字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點(diǎn)時(shí)要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)降到最低，確保數(shù)字檔案的安全管理。

（作者單位：廣東省中山市國(guó)土房管檔案館）