米平

摘 要 當(dāng)前，我國國有企業(yè)的檔案事業(yè)要想健康快速的發(fā)展，需要將其與國家的政策措施、思想觀念和工作方法相適應(yīng)，并在這一過程中不斷的發(fā)展和創(chuàng)新。因此，對于國有企業(yè)的檔案管理而言，需要在記錄國有企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)、管理活動全過程的同時(shí)，完成其社會化的過程。本文以此為視角，首先分析了現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理工作的重要性和社會化問題，然后以此為基礎(chǔ)，討論了企業(yè)檔案管理社會化的可行性，最后從多個(gè)角度考查了國有企業(yè)檔案社會化管理實(shí)踐。

關(guān)鍵詞 國有企業(yè) 檔案管理 社會化

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

國有企業(yè)的檔案管理工作需要充分的利用社會資源。在傳統(tǒng)的模式下，企業(yè)的檔案管理模式已經(jīng)不適合當(dāng)前強(qiáng)調(diào)效率的管理模式 ，并且更為實(shí)際的是，處于競爭的需要，越來越多的企業(yè)已經(jīng)沒有能力與精力去管理企業(yè)的檔案問題，可是這些檔案是企業(yè)的資源所在，需要通過社會化的途徑，將企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)外包出去。在當(dāng)前時(shí)期，我國國有企業(yè)的檔案事業(yè)要想獲得健康快速的發(fā)展，需要將其與國家的政策措施、思想觀念和工作方法相適應(yīng)，并在這一過程中不斷的發(fā)展和創(chuàng)新。因此，對于國有企業(yè)的檔案管理而言，需要在記錄國有企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)、管理活動全過程的同時(shí)，完成其社會化的過程。

一、現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理工作的重要性和社會化解析

（一）現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理工作的重要性。

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的誕生，現(xiàn)代國有企業(yè)尤其是國有大中型企業(yè)需要不斷進(jìn)行企業(yè)改革，加快轉(zhuǎn)換經(jīng)濟(jì)體制，不斷建立獨(dú)立經(jīng)營、自負(fù)營虧、自我發(fā)展以及自我約束的獨(dú)立法人實(shí)體，國有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與技術(shù)發(fā)展等各個(gè)環(huán)節(jié)正在接受市場經(jīng)濟(jì)的沖擊與考驗(yàn)。然而相對開放的市場經(jīng)濟(jì)體系的逐步確立，我國多種經(jīng)濟(jì)成份的不斷發(fā)展，加快形成了企業(yè)間市場競爭的新局面。而國有企業(yè)不斷要和同行競爭，和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)與集體企業(yè)以及中外合資企業(yè)競爭，而且還要加入到國際競爭。這些競爭的成功與否不但取決于企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，而且還取決于誰取得了領(lǐng)先優(yōu)勢。以上均要求國有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動保持“高效率、高效益、高得益”的發(fā)展?fàn)顟B(tài) 。所以，作為國有企業(yè)內(nèi)部的檔案部門組織，以前那種看門守?cái)偱c四平八穩(wěn)的工作精神面貌明顯與之不相適應(yīng)的。這對國有企業(yè)檔案部門在客觀上提出了要求，國有企業(yè)檔案部門必須通過高效率與快節(jié)奏的工作方式為國有企業(yè)方針目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)作出努力，要付出全力地創(chuàng)造高質(zhì)量與深層次的政策、市場以及技術(shù)等方面的相關(guān)檔案信息。作為國有企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)層面的工作的檔案工作能不能為國有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與技術(shù)進(jìn)步發(fā)揮更大的作用與功效，是當(dāng)前檔案工作的核心問題，因此，對于國有企業(yè)對檔案工作就提出了有更高的目標(biāo)和要求。

（二）現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理社會化解析。

現(xiàn)代企業(yè)在激烈優(yōu)勝劣汰的競爭中，能不能取得生存與發(fā)展乃至興旺發(fā)達(dá)，通常取決于該企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營情況。國有企業(yè)檔案中通常擁有企業(yè)自下而上發(fā)展的重要機(jī)密，國有企業(yè)檔案高效率而且有序地服務(wù)體現(xiàn)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的整個(gè)過程，尤其是大部分重復(fù)使用的科技圖紙與技術(shù)文件是國有企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)當(dāng)中必不可少的方式。而國有企業(yè)一旦丟失全部檔案，不要說是提高生產(chǎn)力，就是能否恢復(fù)生產(chǎn)也非常困難。就國有企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作的而言，我們能夠從以下三個(gè)層面進(jìn)行解釋：其一是國有企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作一定要有企業(yè)檔案管理服務(wù)的“委托方”與“代理方”，所謂 “委托方”指的是有豐富檔案管理服務(wù)經(jīng)驗(yàn)與外包需求的企業(yè)，所謂“代理方”是指負(fù)擔(dān)企業(yè)檔案管理作用的檔案中介性組織；其二是企業(yè)在社會化協(xié)作當(dāng)中中，相關(guān)“代理方”按照“委托方”的自身需求提供高效地檔案信息的有償服務(wù)，它的服務(wù)費(fèi)用由檔案管理實(shí)際任務(wù)情況決定 ；其三是國有企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作的實(shí)現(xiàn)能夠減少國有企業(yè)檔案管理的相關(guān)成本，提升國有企業(yè)的經(jīng)營管理效益，在如今不失為國有企業(yè)檔案管理的一個(gè)非常高效的補(bǔ)充手段。

二、企業(yè)檔案管理的社會化的可行性分析

（一）企業(yè)檔案管理的社會化的實(shí)現(xiàn)手段是業(yè)務(wù)的外包。

目前，隨著我國國有企業(yè)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，國有企業(yè)需求的不斷增加，使得企業(yè)的工作量與業(yè)務(wù)運(yùn)行也不斷增多，導(dǎo)致國有企業(yè)的人力與物力等各方面資源很難滿足企業(yè)自身的發(fā)展，尤其是國有企業(yè)檔案管理工作的復(fù)雜與繁重更加需要很多的人力與物力不斷投入，怎樣處理這一難題，在資源有限的情況下實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)檔案的高效管理，降低國有企業(yè)的負(fù)擔(dān)，這成是如今亟待解決的問題 。目前的檔案管理機(jī)構(gòu)的大量涌現(xiàn)，為國有企業(yè)的檔案管理帶來了便利，加快了國有企業(yè)檔案管理的社會化發(fā)展進(jìn)程。

（二）科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案社會化管理提供了一定的條件。

當(dāng)前，我們處于是信息化時(shí)代，先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)入到世界的各個(gè)角落。在國有企業(yè)的檔案管理當(dāng)中，也全面反映出了信息技術(shù)的作用。國有企業(yè)將檔案主要交付給社會機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，國有企業(yè)和社會機(jī)構(gòu)之間的溝通與交流完全借助信息的傳播，信息技術(shù)的發(fā)展為二者的高效交流帶來了技術(shù)保證 。國有企業(yè)內(nèi)部人員熟悉的技術(shù)知識與技能根本無法適應(yīng)國有企業(yè)檔案管理的發(fā)展，通過企業(yè)外部界的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，他們往往會利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，會應(yīng)用先進(jìn)地信息化管理技術(shù)，為國有企業(yè)檔案管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、國有企業(yè)檔案社會化管理實(shí)踐

（一）滿足國有企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包需求。

我國大型國有企業(yè)檔案工作通常直接受所屬地檔案行政部門直接管理，在原則上要根據(jù)《檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》等一些國家檔案法規(guī)進(jìn)行管理國有企業(yè)檔案。通常在系統(tǒng)內(nèi)會有一些子公司或者投資的規(guī)模小的公司，主要從事檔案管理方面的業(yè)務(wù)。在這一系統(tǒng)通常都采用統(tǒng)一管理與分級執(zhí)行的檔案管理體制，一般由母公司制定檔案管理制度與提供企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，各個(gè)子公司根據(jù)檔案管理制度進(jìn)行管理其檔案 。我國國有大型企業(yè)通常非常重視檔案管理工作，在企業(yè)中會設(shè)立了專門的檔案管理部門，部分國有企業(yè)還專門設(shè)立了檔案館，在當(dāng)中會設(shè)立專門崗位，引進(jìn)高水平的檔案專業(yè)人才來進(jìn)行檔案管理。

（二）加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

國有企業(yè)檔案管理工作涉及到諸多方面，工作難度非常大，如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不重視就很難完成預(yù)期目標(biāo)。而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作要反映在實(shí)處，企業(yè)要有專門從事檔案管理工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，將企業(yè)檔案工作納入主要議事日程，能夠高效處理企業(yè)檔案工作中出現(xiàn)的各種難題，能夠明確企業(yè)員工檔案工作的職責(zé)范圍，確立企業(yè)檔案工作計(jì)劃與規(guī)章制度，讓國有企業(yè)檔案工作的開展更加有條理與計(jì)劃。

（三）深化開發(fā)利用。

隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展與進(jìn)步，眾多形態(tài)的信息以指數(shù)方式增長并很快積累起來。國有企業(yè)通過對相關(guān)利用數(shù)據(jù)的分析和研究，能夠通過以下三項(xiàng)措施，以檔案利用為目標(biāo)來推進(jìn)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。首先是對以往年度的檔案利用數(shù)據(jù)展開分析，通過分析，能夠掌握檔案的自身價(jià)值與潛在的使用價(jià)值，這有助于不斷拓寬檔案利用工作的相關(guān)渠道，能夠最大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值與功能。其次是國有企業(yè)要開展檔案利用跟蹤服務(wù)。企業(yè)要積極進(jìn)行送檔上門等主動服務(wù)，并按照國有企業(yè)檔案利用的新動態(tài)與新動向，高效的進(jìn)行跟蹤服務(wù)。最后是通過相關(guān)數(shù)據(jù)比對分析，牢牢抓住檔案利用的熱點(diǎn)與中心工作，不斷開展國有企業(yè)檔案史料的編撰工作。

四、結(jié)束語

當(dāng)前，社會化這個(gè)概念越來越多被人熟知，企業(yè)要提供社會化分工與社會化服務(wù)，因此，社會化儼然已成為現(xiàn)代社會的一個(gè)重要標(biāo)志。在檔案界，也提出了社會化這一觀念。較為常見的是人事檔案的社會化、檔案館服務(wù)的社會化等方面，一般都是圍繞檔案服務(wù)的社會化而展開的。我國國有企業(yè)在不斷的發(fā)展過程當(dāng)中積累了許多檔案，這些檔案是國家檔案的重要組成部分，是我國國有企業(yè)最為寶貴的無形資產(chǎn)，在推進(jìn)國有企業(yè)不斷發(fā)展、增進(jìn)國有經(jīng)濟(jì)活性與保證國有資產(chǎn)安全等方面尤其重要。因此，國有企業(yè)檔案管理必須要不斷適應(yīng)全新的環(huán)境，要不斷進(jìn)行社會化檔案管理，不斷提升相關(guān)檔案管理部門的工作效率。□

（作者單位：南陽市林業(yè)調(diào)查規(guī)劃管理站）

注釋：

席新平. 國有企業(yè)檔案管理之我見[J]. 黑龍江檔案，2012（4）：139.

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