顧濤 葉濛濛

摘要：紙質(zhì)檔案物理性質(zhì)的變化不可阻止，因此，紙質(zhì)檔案的備份是必要的。文章探討了紙質(zhì)檔案備份的原則，分析了三種常用的備份方式，進(jìn)一步提出來紙質(zhì)檔案備份策略。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案備份電子檔案縮微檔案仿真復(fù)制

隨著時間的推移，即便是在最完美的保管情況下，紙質(zhì)檔案都不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)生物理性質(zhì)的變化，不斷縮短保存年限。同時，隨著檔案在生活中的地位日益增加，人們對紙質(zhì)檔案的利用率日益提高。如何保護(hù)紙質(zhì)檔案原件又能快速方便地利用上面的記錄信息，成為檔案工作中需要完成的重要任務(wù)。

想要解決好紙質(zhì)檔案的備份問題，就要充分了解紙質(zhì)檔案的自身特點和備份方式。同時要結(jié)合實際，綜合分析多種影響因素，才能做出正確地判斷和選擇，提出科學(xué)的方案對備份工作進(jìn)行指導(dǎo)，從而有力的開展備份工作。

一、紙質(zhì)檔案備份原則

（一）利于原件載體與信息的保護(hù)

紙質(zhì)檔案的備份是為了使原件得到保護(hù)。所以在選擇備份方式時，不能對原件造成損傷。檔案信息的完整準(zhǔn)確是判斷檔案真實性的重要依據(jù)，更是決定檔案價值的重要因素之一。所以經(jīng)備份后的原件在信息上不能出現(xiàn)缺失、變化等現(xiàn)象。在備份時，必須做到對原件載體與原件上所記錄信息的雙層保護(hù)。

（二）備份方式能夠確保記錄信息真實可靠

除了在備份之初要能真實的記錄檔案信息，在利用的過程中，也需要保證記錄信息的真實、可靠。往往當(dāng)備份載體受到了影響，就會影響到記錄信息的真實性。這就要綜合考慮備份載體自身的性質(zhì)和受到外界影響的可能，選擇安全性高的備份方式。確保除了檔案在備份之初，做到備份后的信息與紙質(zhì)檔案原件完全一致外，必須能夠保證記錄信息長期真實可靠。

（三）備份載體便于利用與保護(hù)

若備份載體比較脆弱，就要進(jìn)行多次備份。重復(fù)的備份除了可能傷害檔案原件，使信息發(fā)生改變，成本也會增加，所以選擇備份載體時，其應(yīng)有較長的壽命。經(jīng)過備份后，無論是選擇何種備份方式，若只是單單能夠儲存信息，就失去了檔案自身的意義。檔案的保存，是為了利用，所以在選擇備份方式時，一定要便于今后的利用，還需選擇易于保護(hù)的備份載體。同時對于檔案的利用要便于監(jiān)管，需要使檔案信息具備較高的保密性和安全性。

（四）優(yōu)先備份重要檔案

各檔案館（室）所收集的紙質(zhì)檔案都已形成了一定的規(guī)模，不管檔案的數(shù)量多少，都要對現(xiàn)存檔案進(jìn)行統(tǒng)一篩選，在進(jìn)行安排，分階段有重點地進(jìn)行備份。在紙質(zhì)檔案原件數(shù)量龐大時，更要分清主次。應(yīng)該將歷史檔案、重要檔案、字跡不清晰的檔案和使用率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行備份。

二、紙質(zhì)檔案備份方式的分析

現(xiàn)在社會上使用的紙質(zhì)檔案備份方式主要有電子備份、縮微備份和仿真復(fù)制件三大類。這三大類備份方式除了都需要針對載體特性購買專門的裝具并注意日常保護(hù)外，都具有自己的特點。

（一）電子備份方式

電子備份就是將紙質(zhì)檔案按照規(guī)定的要求掃描形成電子檔案，是目前比較流行的備份方式。電子備份一般選擇光盤或者磁盤作為載體。從成本層面分析，電子備份購買設(shè)備和載體的一次性成本投入比較便宜，但載體的實際壽命往往遠(yuǎn)低于理論上的壽命，后期的維護(hù)、遷移費用較高；從利用層面分析，電子備份的儲存量大，保存、利用非常方便。電子備份致命的問題是目前電子檔案不具有法律效力，不能作為法律憑證使用。

（二）縮微備份方式

縮微備份是利用縮微技術(shù)將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)移到縮微膠片上?？s微技術(shù)已經(jīng)歷了百余年的歷史，其記錄媒體和設(shè)備已完全成熟穩(wěn)定，如果保存得當(dāng)，可以達(dá)到500年以上的保存期限。從成本層面看，縮微品拍攝、讀取，檢索需要機(jī)器的輔助，且專業(yè)性較高，每臺價格在十幾萬到幾十萬元不等，因此目前縮微品在國內(nèi)的利用率并不高；從利用層面看，縮微品能夠保證紙質(zhì)檔案原件的原貌，真實地反映其內(nèi)容、特點，并且能確保具有憑證作用，具有法律效力。

（三）仿真復(fù)制件備份方式

仿真復(fù)制，通常是指用手工描摹、制作，對原件進(jìn)行仿造。仿真復(fù)制技術(shù)可以解決珍貴歷史檔案原件的保護(hù)問題，達(dá)到延長其壽命的目的。從成本層面分析，仿真復(fù)制件則相當(dāng)耗費時間和人力，成本高、耗時長，一般僅用在珍貴檔案的備份上；從利用層面分析，通常用于展覽或極為重要、珍貴檔案的備份，掌握此項技術(shù)的人并不多見，利用的情況相對較少，通常作為檔案學(xué)方面技術(shù)交流的內(nèi)容。

三、紙質(zhì)檔案備份策略

（一）考慮檔案紙質(zhì)原件的特點

各檔案館（室）收集的檔案類別、重要程度、清晰程度、原件大小不同等因素決定了紙質(zhì)檔案備份工作必須從實際出發(fā)，靈活掌握。針對現(xiàn)有檔案的不同特點，選擇不同的備份方法，確保備份工作高效、高質(zhì)完成。

選擇備份方式要以紙質(zhì)檔案的性質(zhì)為基礎(chǔ)，內(nèi)容為依據(jù)。珍貴或需要體現(xiàn)憑證價值的檔案需用縮微膠片備份，保證其真實可靠性。珍貴的歷史檔案、重要的檔案需選用仿真復(fù)制件，使其能保持原貌，在外觀上滿足利用需求。在需要舉辦一些類似展覽的活動，因各種原因不得使用檔案原件又需要直觀的呈現(xiàn)檔案原貌的情況下，也需選擇仿真復(fù)制件備份。而電子備份是目前普遍采用的紙質(zhì)檔案備份方式，選擇電子備份的主要原因是其成本較低、操作簡單且便于利用。

（二）結(jié)合檔案館（室）自身的現(xiàn)狀

除了要了解檔案的情況，檔案館（室）還需要結(jié)合自身情況來完成備份工作。比如經(jīng)濟(jì)情況、人員配置、硬件設(shè)施等現(xiàn)狀都會影響備份方式的選擇。要分清主次，量力而行，盲目的選擇備份方式會造成不必要的浪費。所以檔案館（室）要分析自身現(xiàn)狀，分階段有重點地對保存檔案進(jìn)行備份，選擇適用的備份方式。

（三）多種備份方式結(jié)合使用

在客觀條件允許的情況下，建議逐步完成采用多種方式備份，取長補(bǔ)短，分擔(dān)風(fēng)險。但多種備份方式并存的情況，也需要分析檔案自身的特點，結(jié)合檔案館（室）未來的發(fā)展規(guī)劃，有主次的完成。對于備份的先后順序需要進(jìn)行統(tǒng)籌安排，最終實現(xiàn)傳統(tǒng)和數(shù)字化復(fù)制備份并存，也就是縮微和數(shù)字化并存，即可采用先縮微后掃描膠片；也可選擇先掃描，在將數(shù)據(jù)打在膠片上的方式。如果利用縮微和掃描同步進(jìn)行的設(shè)備，在備份過程中就減少了原件的利用率。這種方式既可以方便利用又可以使兩種備份方式互補(bǔ)其不足，體現(xiàn)出各自的優(yōu)點，成為了現(xiàn)階段理想的備份方式。

（四）確保檔案載體的安全可靠

確保檔案載體和信息的安全，是檔案備份中應(yīng)該高度重視的問題。首先，要選擇耐久性好的光盤、磁盤、縮微膠片作為備份的載體，同時在開展備份工作的過程中，保證檔案原件與備份載體的安全。注意將溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，工作現(xiàn)場要有利于檔案載體保護(hù)的專用滅火器，使用鐵門、鐵柜，注意防盜等。

（五）提升相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)

電子和縮微備份方式都需要借助機(jī)器來實現(xiàn)檢索與利用，這就要求檔案工作人員掌握備份流程和方法，而仿真復(fù)制件的制作，更需要工作人員熟練地掌握技術(shù)，并且要將此項技術(shù)傳承下去。同時，利用者也需要掌握閱讀設(shè)備的操作方法、熟悉利用流程，使其利用能夠快捷又方便。

四、結(jié)論

綜上所述只有軟、硬件都考慮齊全，才能使備份工作真正發(fā)揮其最大功能。選擇備份方式應(yīng)該結(jié)合館藏檔案的特點和數(shù)量，還應(yīng)該考慮檔案館建設(shè)的目標(biāo)、客觀條件，按計劃分階段逐步實施。備份工作應(yīng)該有計劃有組織的，應(yīng)當(dāng)在深入調(diào)研、科學(xué)論證基礎(chǔ)上，認(rèn)真搞好整體設(shè)計。在長期開展工作的同時也要著眼于不斷完善機(jī)制，有監(jiān)管，有應(yīng)急措施，從思想上意識到紙質(zhì)檔案備份的重要性，使這項工作真正實現(xiàn)規(guī)范化。

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