張麗

摘要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各企業(yè)之間的競爭也越來越激烈。要想在這種激烈的競爭環(huán)境中生存發(fā)展下去，企業(yè)除了要加強(qiáng)生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)管理之外，還要加強(qiáng)行政管理，提升行政管理效能。在企業(yè)行政管理體系中，行政崗位的設(shè)置對行政管理效能的提升具有十分重要的影響。本文首先分析了合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位的重要意義，然后根據(jù)相關(guān)設(shè)置的原則提出崗位設(shè)置的措施和途徑。

關(guān)鍵詞：合理設(shè)置；企業(yè)行政管理崗位；企業(yè)行政效能

企業(yè)行政效能是指在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)內(nèi)容的行政管理組織架構(gòu)、企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度及企業(yè)行政管理行為等方面的效能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政效能就是企業(yè)能夠在具體的行政工作中用最小的資源投入獲得最大的行政管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)行政資源的優(yōu)化配置。崗位的設(shè)置是行政效能提升的基本途徑，也是十分重要的環(huán)節(jié)。

一、合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位對于提升企業(yè)行政效能的重要意義

（一）有利于企業(yè)人員明確自身的職責(zé)范疇

合理的崗位設(shè)置能夠讓企業(yè)的管理者和企業(yè)職工明確的了解到自身工作崗位的工作內(nèi)容、任務(wù)以及相關(guān)的職責(zé)范圍，從而讓企業(yè)組織中的每一個(gè)人都與自身的崗位真正的對應(yīng)起來，建立相關(guān)的鏈接，保證企業(yè)組織中的每一位人員都能夠在自身的職責(zé)范圍內(nèi)最大限度的發(fā)揮自身的優(yōu)勢和能力，更好的實(shí)現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)，提升企業(yè)行政效能，更好地推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

（二）有利于企業(yè)目標(biāo)的進(jìn)一步細(xì)化

通過合理設(shè)置不同的企業(yè)行政管理崗位，能夠?qū)⑵髽I(yè)制定的行政管理部門任務(wù)目標(biāo)進(jìn)一步細(xì)化分解，將任務(wù)目標(biāo)分解為相關(guān)工作崗位的工作任務(wù)目標(biāo)，這樣不僅能夠更加明確企業(yè)制定任務(wù)的目的，而且可以全面提高企業(yè)完成任務(wù)目標(biāo)的效率，對企業(yè)行政效能的提高和企業(yè)綜合素質(zhì)的加強(qiáng)具有重要的意義。

（三）有利于增強(qiáng)企業(yè)管理效能

合理的企業(yè)行政管理崗位設(shè)置能夠讓企業(yè)員工明確自己所在崗位的崗位職責(zé)范疇，這樣企業(yè)管理者就可以根據(jù)這種明確的崗位職責(zé)范疇對企業(yè)員工進(jìn)行管理和人力資源優(yōu)化，從而大幅度的提高企業(yè)管理的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)管理效能。

二、合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位應(yīng)遵循的主要原則

（一）目標(biāo)統(tǒng)一，統(tǒng)一指揮

目標(biāo)統(tǒng)一是合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位的首要基本原則。在企業(yè)行政管理組織機(jī)構(gòu)中，在縱向要做到上下貫通交流一致，在橫向要做到左右協(xié)調(diào)互相配合，從而將企業(yè)行政管理結(jié)合成為一個(gè)科學(xué)合理的有機(jī)整體，并且在這個(gè)有機(jī)整體內(nèi)，局部目標(biāo)要絕對服從整體的目標(biāo)。并且在企業(yè)管理組織中的每一個(gè)人都由一位上級主管負(fù)責(zé)指揮，切忌多頭領(lǐng)導(dǎo)。

（二）分工合作，信息暢通

分工是實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政目標(biāo)的有效途徑，通過分工能夠充分地發(fā)揮企業(yè)行政管理組織中各個(gè)人員的最大效能，從而減少人力資源的浪費(fèi)，更好地提高行政管理工作的工作效率。因此要針對不同的工作和任務(wù)，將行政管理組織中的工作進(jìn)行科學(xué)合理的分工，明確各個(gè)分工的工作范圍和工作目標(biāo)。需要注意的是，分工不并意味著在工作中獨(dú)立操作，而是要在緊密的相互配合中進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，共同的為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而奮斗。并且要保證信息的暢通，要建立各個(gè)分工部門之間互相傳遞信息的渠道和網(wǎng)絡(luò)，更好的為協(xié)作交流提供便利。

（三）管理層級設(shè)置合理，精干高效

管理層級是根據(jù)行政管理部門的管理控制幅度來制定的，管理控制幅度是指一個(gè)管理人員能夠直接管理指揮的下級人數(shù)。管理層級較多會影響企業(yè)決策的效率，管理層級較少則會導(dǎo)致集權(quán)的現(xiàn)象出現(xiàn)，因此要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況控制管理幅度，合理的設(shè)置管理層級。另外企業(yè)行政管理層級在工作中要遵循精干高效的原則，在人員的配備比例上要做到科學(xué)合理，符合企業(yè)發(fā)展要求，在權(quán)利的分配上要遵循適度原則。

三、合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位的措施和途徑

（一）根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要合理配備企業(yè)行政管理人員

合理設(shè)置企業(yè)行政管理崗位的首要要素就是要對企業(yè)行政管理的人員進(jìn)行確定。

在行政人員數(shù)量方面，根據(jù)企業(yè)管理制度的一般規(guī)定，企業(yè)組織中行政人員數(shù)量一般占該企業(yè)組織總?cè)藬?shù)的10%左右，也就是說，如果企業(yè)有400個(gè)人，那么合理的企業(yè)行政人員管理組織人員應(yīng)該在40人左右。這40個(gè)行政管理人員要合理的分配到人事部、財(cái)政部、采購部、秘書處和信息檔案管理處等部門，如人事部要有2人負(fù)責(zé)，財(cái)政處要2名會計(jì)和2名出納，信息檔案管理處1人等，這樣的人員數(shù)量和分配比例能夠更好的發(fā)揮企業(yè)行政管理的效能，使企業(yè)行政管理組織更好地服務(wù)于企業(yè)其他部門的發(fā)展。

在行政人員素質(zhì)方面，首先要求行政人員在思想上要具有良好的工作精神和服務(wù)理念，這樣才能夠符合企業(yè)行政工作的高重復(fù)性和煩瑣性的要求，安心的做好本身的行政工作。其次，行政管理人員要具有較為豐富的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，尤其是人事部、財(cái)政部等部門，除了要求人員的專業(yè)知識能力以外，還要具有較為豐富的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，從而更好的開展相關(guān)工作。最后，行政管理人員還要具有較好的適應(yīng)能力和靈活的應(yīng)變能力，企業(yè)在發(fā)展過程中，部門的設(shè)定、生產(chǎn)重點(diǎn)的變化以及銷售范圍的改變等等都會對企業(yè)行政管理部門產(chǎn)生影響，相應(yīng)的行政管理工作也會發(fā)生一些突變，在這種情況下，具有良好的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力的行政而能源能夠更好的控制和完成行政管理工作。

（二）合理科學(xué)設(shè)置行政管理崗位

崗位的數(shù)量和人員的數(shù)量不是一個(gè)概念，崗位的設(shè)置之后，每個(gè)崗位的人員數(shù)量需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行確定，但是崗位的設(shè)定一定要做到全面合理，并且有利于企業(yè)資源的優(yōu)化整合。首先要明確的一點(diǎn)就是要認(rèn)識到崗位的人員飽和度，根據(jù)工作任務(wù)的飽和度對每個(gè)崗位的員工數(shù)量進(jìn)行合理的安排，讓企業(yè)行政管理中的各個(gè)崗位都達(dá)到飽和，這樣不僅能夠保證企業(yè)資源的有效配置，而且能夠杜絕人浮于事的現(xiàn)象。其次要根據(jù)工作環(huán)境的變化合理的調(diào)整設(shè)置行政管理崗位，崗位的設(shè)置不僅要受到工作量的制約，而且工作條件和環(huán)境的變化也會對其產(chǎn)生影響，如隨著計(jì)算機(jī)的廣泛使用，相關(guān)文員類的人員配備就應(yīng)當(dāng)相應(yīng)的減少。最后，每個(gè)企業(yè)行政管理職能是不同的，但是一般來說，行政管理職能大都包含制度制定、資產(chǎn)控制、后勤服務(wù)、基本建設(shè)以及文檔會議管理等方面，在對行政管理崗位進(jìn)行設(shè)置時(shí)，要了解各個(gè)崗位的行政管理智能，根據(jù)職能對崗位進(jìn)行有效設(shè)置。

四、結(jié)束語

合理的設(shè)置企業(yè)行政管理崗位對于企業(yè)行政效能的提高具有重要的意義，崗位設(shè)置不是一成不變的固定模版，而是要遵循動(dòng)態(tài)發(fā)展和靈活性的原則，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和發(fā)展過程進(jìn)行合理的設(shè)置和修正，從而保證企業(yè)行政管理組織對各種變化的高度適應(yīng)性，提升企業(yè)行政效能，為績效的提高和企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。

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（作者單位：吉林大學(xué)國際交流服務(wù)中心）