王曉東 王世吉

當(dāng)前，面對(duì)人事檔案利用率不斷降低的現(xiàn)狀，人們對(duì)人事檔案保存的必要性提出較大質(zhì)疑，本文正視人事檔案利用現(xiàn)狀，客觀剖析了利用較少的原因，闡述了人事檔案保存的重大意義，形成了人事檔案保存與管理新理念。

一、人事檔案的利用現(xiàn)狀

人事檔案是以個(gè)人為單位，通過(guò)收集、鑒別、整理、立卷、保存起來(lái)的記述和反映個(gè)人在社會(huì)生活中歷史經(jīng)歷、思想品德、知識(shí)才能、領(lǐng)導(dǎo)水平、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、工作等情況的文件材料的總和。個(gè)人的轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、各種保險(xiǎn)的辦理以及出國(guó)、考研等有關(guān)證明的開(kāi)具都會(huì)用到人事檔案。另外，人事檔案也是單位評(píng)聘、選拔、任命干部時(shí)的重要參考依據(jù)，利用范圍比較廣泛。

同時(shí)，人事檔案一直被認(rèn)為是一種重要的信息載體，隨著各項(xiàng)檔案法規(guī)、方針、政策的宣傳、貫徹和執(zhí)行，特別是將檔案管理水平納入對(duì)單位工作的重要考核內(nèi)容之一以后，上至各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，下到單位個(gè)人對(duì)檔案更加重視。人事檔案由專(zhuān)職人員管理，其待遇和社會(huì)地位均有所改善。按常理說(shuō)，諸多因素的改善，理應(yīng)大幅提升人事檔案的利用率，然而，實(shí)際的情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在單位選人、用人中的參考作用不是日益加強(qiáng)反而逐漸被弱化；保存和管理人事檔案的人力、物力投入不斷提高，而利用人事檔案的人次和卷次仍然很低。

二、人事檔案的利用主要受其自身特點(diǎn)影響

1.機(jī)密性

人事檔案是一個(gè)人的履歷、身份及各種關(guān)系的真實(shí)記載，其中的很多內(nèi)容涉及個(gè)人隱私甚至國(guó)家機(jī)密?！陡刹繖n案工作條例》規(guī)定任何人不得泄露人事檔案內(nèi)容，個(gè)人不得私自保管檔案材料。人事檔案的利用有嚴(yán)格的審批、借閱手續(xù)。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，不允許本人及親屬查閱本人檔案，即使是人事檔案管理人員也不能擅自查閱自己的檔案材料。如確有需要應(yīng)向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)借閱審批單，經(jīng)審批同意后，由人事檔案管理人員提供所需內(nèi)容，并按規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，加蓋檔案材料證明章。

因此人事檔案的機(jī)密性導(dǎo)致人事檔案的利用率降低。當(dāng)事人出于“怕麻煩”等因素的考慮，一般不到萬(wàn)不得已是不會(huì)查閱人事檔案的?！爸挥性趪?guó)家，社會(huì)組織和個(gè)人的權(quán)益受到影響、侵害、損失，或發(fā)生權(quán)益糾紛時(shí)，有關(guān)社會(huì)組織或個(gè)人才會(huì)對(duì)它們產(chǎn)生利用的需求?！?/p>

從這一層面講，人事檔案利用的少是正?，F(xiàn)象。因?yàn)闊o(wú)論是國(guó)家、集體還是個(gè)人，誰(shuí)也不希望權(quán)益受損的事情頻繁發(fā)生。人事檔案利用得少正是政通人和，社會(huì)安定、和諧的體現(xiàn)。

2.一次性

當(dāng)事人在利用人事檔案解決問(wèn)題之后，一般情況下不會(huì)再次利用相同的檔案材料。例如當(dāng)事人通過(guò)查閱“報(bào)到證”時(shí)間來(lái)確認(rèn)工齡的起算年限。類(lèi)似問(wèn)題一旦經(jīng)過(guò)查閱人事檔案得以確認(rèn)解決后，不會(huì)再次發(fā)生，所以同份檔案材料就沒(méi)有再次被利用的可能和必要。人事檔案的這一特性限制了人事檔案的利用次數(shù)。

3.專(zhuān)一性

由于人事檔案是以個(gè)人為單位來(lái)組織材料，其證明和參考作用一般情況下只與其所記錄的當(dāng)事人發(fā)生利用與被利用的關(guān)系。因此只有與人事檔案材料內(nèi)容相關(guān)的當(dāng)事人或組織才會(huì)去利用，與其無(wú)關(guān)的個(gè)人或組織是不會(huì)利用的。這就限制了人事檔案的利用范圍。

三、人事檔案的利用價(jià)值分析

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，社會(huì)變革的深入，人們價(jià)值觀念的轉(zhuǎn)變，各種快捷高效的個(gè)人評(píng)價(jià)渠道和手段的涌現(xiàn)不斷挑戰(zhàn)人事檔案的“權(quán)威”地位。而人事檔案的內(nèi)在特點(diǎn)限制了人事檔案的利用。利用率低，保存和管理代價(jià)高，造成很多人質(zhì)疑人事檔案的保存意義。表面上看，人事檔案的保管價(jià)值似乎遠(yuǎn)大于其利用價(jià)值。而一般來(lái)說(shuō)，檔案的利用價(jià)值決定了其保存價(jià)值，即利用的越多保存意義越大。人事檔案的利用情況是否意味著人事檔案沒(méi)有必要繼續(xù)保存呢？答案自然是否定的。究其原因主要有以下兩點(diǎn)：

1.人事檔案的憑證價(jià)值決定其保存意義。

實(shí)際上，很多檔案的保存不僅僅是為了利用，像人事檔案這樣的檔案，其保存和利用是同等重要的，其利用價(jià)值并不能決定其保存價(jià)值，人事檔案被保存本身，無(wú)論被利用與否都具有重要的價(jià)值。這是人事檔案不可替代的憑證價(jià)值所決定的。

人事檔案的憑證價(jià)值是人事檔案最重要的價(jià)值，也是其優(yōu)于其他個(gè)人評(píng)估手段的根本。作為我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，人事檔案雖然利用有限，但它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是個(gè)人人生軌跡的真實(shí)記載。無(wú)論在什么樣的條件下，只要有人事檔案的存在就能夠充分證明各種人事信息的真實(shí)性。人事檔案的存在對(duì)于保障個(gè)人、集體和國(guó)家的利益，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定起到了關(guān)鍵的“憑證”作用。

對(duì)于像人事檔案這樣具有憑證價(jià)值的檔案來(lái)說(shuō)，存在是其主要作用，而被利用只是次要的。雖然偶爾人事檔案的憑證價(jià)值也會(huì)發(fā)揮勘誤的作用，但這不是其主要作用。因?yàn)橐环矫妫霈F(xiàn)問(wèn)題的畢竟是極少數(shù)情況，另一方面同樣問(wèn)題也不可能發(fā)生在每個(gè)人身上。所以這種檔案的利用也只能是少數(shù)。比如，“文革”后，利用人事檔案的憑證價(jià)值撥亂反正，平反了大批冤假錯(cuò)案。這充分證明了人事檔案的保存意義。同時(shí)從側(cè)面說(shuō)明對(duì)人事檔案的憑證價(jià)值利用的少才是正常現(xiàn)象，利用的多反而是不正常的，必定有礙社會(huì)的和諧發(fā)展。

2.人事檔案在現(xiàn)代社會(huì)中仍然發(fā)揮著重要的參考價(jià)值。

直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。首先，從個(gè)人角度來(lái)說(shuō)，在求職、就業(yè)、升學(xué)、晉升、計(jì)算工齡、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工作調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)定、調(diào)整工資、享受各種福利待遇、出國(guó)等各種社會(huì)活動(dòng)中，人事檔案都發(fā)揮著重要的參考作用。人事檔案是伴隨個(gè)人一生的，是個(gè)人履歷和誠(chéng)信的證明?，F(xiàn)實(shí)生活中不乏因?yàn)槿耸聶n案材料不完整而造成無(wú)法就業(yè)、升學(xué)、出國(guó)、轉(zhuǎn)正、享受各種福利等等的事例。其次，從人力資源管理角度來(lái)說(shuō)，人事檔案是組織人事部門(mén)按照干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，是組織考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。由此可見(jiàn)，人事檔案不是可有可無(wú)的，其參考價(jià)值在社會(huì)活動(dòng)中經(jīng)常發(fā)揮著不可替代的作用。

四、轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念，充實(shí)人事檔案內(nèi)容，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。

綜上所述，人事檔案的內(nèi)在特點(diǎn)限制了它的利用率，然而人事檔案的保存價(jià)值并不與其利用成正比。如上文分析人事檔案利用率低反而印證了社會(huì)的穩(wěn)定、和諧，是正?，F(xiàn)象。同時(shí)，作為我國(guó)人力資源管理的重要手段之一，人事檔案在社會(huì)生活中無(wú)論對(duì)個(gè)人還是對(duì)集體、國(guó)家都發(fā)揮著不可替代的作用。這就是人事檔案的保存意義所在。因此，作為人事檔案管理人員，要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的自身特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變以利用價(jià)值論保存價(jià)值的觀念，借助當(dāng)下檔案管理發(fā)展的有利條件，掌握現(xiàn)代管理手段，提高工作效率，認(rèn)真做好人事材料的收集、整理，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、完善，改變?nèi)耸聶n案內(nèi)容千篇一律，缺乏個(gè)體差異的現(xiàn)狀，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容，使人事檔案不僅能真實(shí)記錄一個(gè)人的成長(zhǎng)歷程，也能夠全面地反映一個(gè)人當(dāng)前的業(yè)務(wù)水平，工作狀況，業(yè)績(jī)創(chuàng)新能力。在人事檔案內(nèi)容更新手段和動(dòng)態(tài)管理上尋找人事檔案管理的突破口，以便最大限度地發(fā)揮人事檔案的保存價(jià)值。

（作者單位：河北省地質(zhì)調(diào)查院 保定市第一中心醫(yī)院）