張曉平

【摘 要】干部人事檔案承載的是為企業(yè)的發(fā)展壯大選拔、任用優(yōu)秀人才提供研究的第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，合理規(guī)劃人力資源發(fā)展方向的基石。干部人事檔案在人力資源管理工作中的作用是兼容政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，因?yàn)槠渌哂械恼鎸?shí)性、多元性和潛在的創(chuàng)造性，同時(shí)也是記錄干部在企業(yè)的業(yè)績與水平的信息載體。及時(shí)研究解決干部人事檔案管理工作中遇到的問題，使這項(xiàng)工作更加完善，在人力資源管理規(guī)劃中發(fā)揮他至關(guān)重要的作用。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；人力資源；管理

通過對干部人事檔案管理工作的了解，充分認(rèn)識到干部人事檔案管理工作做好了，有助于緩解和改善在歷史發(fā)展中的矛盾，能夠解決遺留的突出問題、疑難問題和扯皮問題，甚至是上訪事件。在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好干部人事檔案管理工作，不斷更新管理觀念，勇于探索和嘗試新的管理手段，全面、真實(shí)、客觀的反應(yīng)人力資源管理在企業(yè)發(fā)展的整體面貌。隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，企業(yè)對干部人事檔案管理的要求也越來越嚴(yán)格，因?yàn)樵S多遺留問題和人事糾紛需要處理，這些都涉及查詢歷史翻閱干部人事檔案，所以干部人事檔案管理的重要性也日益顯現(xiàn)出來，隨之而產(chǎn)生了對干部人事檔案管理的剛性需求。因此干部人事檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展中有著承上啟下的作用，做好干部人事檔案管理工作對于促進(jìn)人力資源管理的全面發(fā)展，提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有十分重要的意義。

1.干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（1）筆者經(jīng)過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)對干部人事檔案的重視程度不夠，沒有認(rèn)識到干部人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益，記錄企業(yè)文化和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。長期以來，企業(yè)干部人事檔案管理工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃，對干部人事檔案在企業(yè)中的重要作用認(rèn)識不足，認(rèn)為干部人事檔案工作就是一般的事務(wù)性工作，不能和生產(chǎn)任務(wù)放在一個起跑線上，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

（2）干部人事檔案室建立不完善，個別單位沒有專用干部人事檔案室，干部人事檔案資料的存放往往是在柜子里面存起來就行了，硬件環(huán)境和設(shè)施嚴(yán)重不足。所謂的干部人事檔案室或許也是狹窄、潮濕，極易引起干部人事檔案材料霉變、蟲蛀，影響干部人事檔案的美觀整潔及完整性。干部人事檔案室實(shí)際上成了廢紙倉庫，造成干部人事檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

（3）管理理念薄弱，造成管理水平落后。從核心的精神層次分析，許多企業(yè)缺乏對干部人事檔案管理認(rèn)同的價(jià)值觀，削弱了干部人事檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)。總體上看，目前有些企業(yè)在狹隘的以經(jīng)濟(jì)效益為重點(diǎn)的觀念支配和引導(dǎo)下，管理者和廣大員工的精神、思想和作風(fēng)都以追求利潤和財(cái)富為根本目標(biāo)，處處以眼前的得失為重，這種功利色彩濃厚的價(jià)值觀念危害嚴(yán)重，左右了人力資源管理的思維方式和決策方向，因此，很多企業(yè)都缺乏干部人事檔案管理意識，概而言之，企業(yè)干部人事檔案管理工作先天基礎(chǔ)薄弱，缺乏原動力和主體積極性，極大地制約和束縛了干部人事檔案管理工作的順利發(fā)展。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高干部人事檔案管理人員素質(zhì)

（1）企業(yè)在歷史發(fā)展過程中，由于工作需要，企業(yè)內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)調(diào)整，導(dǎo)致企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)缺乏穩(wěn)定性和規(guī)范化。干部人事檔案管理工作由于它的投入與產(chǎn)出傾向于一種隱性和長時(shí)段的狀態(tài)，效益的產(chǎn)生又具有潛在性，難以具體量化，容易被忽視，本能地被剔除于企業(yè)的管理框架之外。

（2）有些企業(yè)雖然意識到企業(yè)干部人事檔案有一定的利用價(jià)值，依樣畫葫蘆地建立了干部人事檔案室，購置了設(shè)備，安排了相應(yīng)的工作人員，但結(jié)果卻往往走形變樣，僅僅成了企業(yè)文化建設(shè)的道具和裝飾品?？梢?，在許多企業(yè)里，上至決策層，下層普通員工，一開始就沒能深入理解干部人事檔案工作的必要性和重要性，純粹是一種功用和應(yīng)付的心態(tài)，致使企業(yè)干部人事檔案工作處于一種尷尬的位置。

（3）干部人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于干部人事檔案工作人員。作為干部人事檔案工作人員，要注意產(chǎn)生職業(yè)心理問題可稱為職業(yè)倦怠癥（職業(yè)枯竭癥），造成干部人事檔案管理工作的失誤或滯后。干部人事檔案管理工作是單位的一項(xiàng)極其重要的基礎(chǔ)工作。涉及部室多，門類廣、時(shí)間跨度大， 相比其他職業(yè)， 往往更具枯燥性、復(fù)雜性、繁瑣性。因此， 負(fù)責(zé)干部人事檔案的工作人員更易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。為了克服這種問題的發(fā)生，干部人事檔案管理人員要注重自身專業(yè)水平的提高，通過激勵他們自學(xué)、并定期組織他們參加專業(yè)培訓(xùn)，積極倡導(dǎo)他們探索新的管理模式，熟悉干部人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，使干部人事檔案工作更科學(xué)、實(shí)用，為人才的選拔和培養(yǎng)提供有效的人力資源保障。

3.做好干部人事檔案管理工作，應(yīng)從基礎(chǔ)做起

（1）要及時(shí)更新觀念，充分認(rèn)識到干部人事檔案在選拔、任用干部中的重要性，因此就要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加大培訓(xùn)力度，確保檔案工作者的素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應(yīng)。從基礎(chǔ)管理抓起，配備現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，建立獨(dú)立的檔案室，根據(jù)檔案室的面積和檔案數(shù)量定制直列式檔案密集架（要充分考慮樓層的承重性能）。安裝防盜門和防盜窗，加裝防紫外線的雙層窗簾。配備七氟丙烷氣體滅火和干粉滅火器，因?yàn)闄n案室不能使用水劑滅火器。安裝空調(diào)，增添加濕器，保持正常的空氣濕度。要使用多種防蟲藥物交替輪流使用，防止長期使用同一種藥物致害蟲產(chǎn)生抗藥性。增設(shè)專用的電腦設(shè)備，達(dá)到專業(yè)管理。還有裝訂干部人事檔案專用的辦公用品等。

（2）通過有側(cè)重地加強(qiáng)干部人事檔案管理專業(yè)人員的培訓(xùn)，使其成為既精通檔案業(yè)務(wù)，又能熟悉運(yùn)用相應(yīng)軟件的優(yōu)秀人才，徹底改變傳統(tǒng)的管理方式，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理現(xiàn)代化的信息電子化，也就是將原有的紙質(zhì)型檔案進(jìn)行電子型檔案的轉(zhuǎn)化，依托電子手段構(gòu)建個人信息體系，建立更加準(zhǔn)確和完善的干部人事信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合，不僅有利于檔案內(nèi)容增添和補(bǔ)充，還具有貯量大，減少翻閱次數(shù)延長檔案壽命、快捷、省時(shí)、工作效能提升等優(yōu)點(diǎn)。因此，運(yùn)用現(xiàn)代化手段使管理更加規(guī)范，真正使干部人事檔案的管理效能得以提升。

筆者通過本文對干部人事檔案管理在人力資源管理中所起的作用，分析、理解和認(rèn)識到干部人事檔案在人力資源管理工作中的重要性。充分激發(fā)廣大干部人事檔案管理工作人員的工作熱情，及時(shí)研究如何吸收和借鑒優(yōu)秀的干部人事檔案管理工作新成果，指導(dǎo)干部人事檔案在人力資源管理工作的進(jìn)程中，科學(xué)規(guī)范的做好干部人事檔案的管理，不斷適應(yīng)新形勢，提升人力資源管理的總體水平，不但可以實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人力資源管理做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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