張金紅

【摘 要】根據(jù)辦公用品管理流程和特殊要求，結(jié)合微軟Excel軟件的優(yōu)點、網(wǎng)頁安全性，評價了利用微軟Excel軟件數(shù)字化管理辦公用品的可行性及便利性，同時給出了具體的實現(xiàn)方案。

【關(guān)鍵詞】微軟Excel；辦公用品；多表管理；在線服務(wù)

計算機及其技術(shù)的應(yīng)用、普及，使得人們在生產(chǎn)生活中的勞動強度顯著降低，而處理數(shù)據(jù)的效率大幅提高。微軟Office辦公軟件中的Excel操作簡單快捷，其最主要的作用是制作表格和數(shù)據(jù)計算，即：處理報表，利用Excel內(nèi)置或用戶定義的函數(shù)實現(xiàn)復(fù)雜運算。一些通用軟件做賬目比較繁瑣，而采用Excel則有諸多優(yōu)點，并可實現(xiàn)多個賬目副本同時制作，彼此之間可對比和實時更新，從而節(jié)省人工對賬時間。針對繁復(fù)和瑣碎的辦公用品管理，本文論述了采用微軟Excel進(jìn)行辦公用品數(shù)字化管理的可行性，并給出了具體的實現(xiàn)方案。

1.辦公用品數(shù)字化管理的總體設(shè)計

1.1應(yīng)用需求分析

大至企業(yè)，小到具體的辦公室都有一些必備辦公用品（包括耗材和一些貴重物品）需要管理，并涉及計劃、采購、庫存、借領(lǐng)（包括歸還某些循環(huán)使用物品）等方面工作，人工管理非常繁瑣，為規(guī)范操作，確保所需，避免浪費、減少人為失誤，可考慮通過軟件進(jìn)行自動化管理。在這方面Excel有著諸多優(yōu)勢：

（1）一個工作簿可包含多個工作表，可用來組織相關(guān)信息。同時可對多張工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總計算。

（2）從安全角度考慮，管理員本機可實現(xiàn)安全操作，實時備份。

（3）所生成的每個表單可進(jìn)行排序、自動篩選（按選定內(nèi)容篩選）、高級篩選（適用于復(fù)雜條件）。篩選區(qū)域僅顯示滿足條件的行（即“記錄”），該條件由針對某列（即“字段”）指定。篩選只是暫時隱藏不必要顯示的行。

（4）可利用公式（函數(shù)、引用、常量、運算符）聯(lián)動若干個單元格顯示。

（5）支持VBscript語言，通過自定義函數(shù)，編輯代碼，運行宏命令實現(xiàn)數(shù)據(jù)計算與方案分析等一系列功能。

基于以上優(yōu)點，可將傳統(tǒng)的人工管理手段和辦公用品管理制度交由Excel來實現(xiàn)，幫助管理員分析信息，協(xié)調(diào)收支，實現(xiàn)賬目基本功能，降低成本，同時方便用戶及時了解領(lǐng)用信息、庫存情況。

1.2辦公用品數(shù)字化管理的總體框架

圖1 采用Excel實現(xiàn)辦公用品管理的基本思路和構(gòu)架

1.2.1設(shè)計思路

采用Excel實現(xiàn)辦公用品管理的基本思路和構(gòu)架如圖1所述，管理軟件的具體構(gòu)架如下：

（1）建立五個數(shù)據(jù)庫（即在工作簿A上建立的五個表單）：庫存表、入庫表（采購記錄）、出庫表（領(lǐng)用/借用記錄）、庫存限制（最大存貨量，可變更）、領(lǐng)用限制。

（2）建立三個數(shù)據(jù)報表（在工作簿B上建立的幾個表單，）：下月采購單、個人領(lǐng)取記錄、本月出庫記錄。

（3）設(shè)置四項操作：本月入庫錄入、本月領(lǐng)用申請、查詢（庫存狀況、入庫狀況、出庫狀況）、報表生成及打印。

具體過程中，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗法則設(shè)定領(lǐng)取基準(zhǔn)，對于高檔/耐用辦公用品，盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不重復(fù)購置，以上等細(xì)節(jié)規(guī)定將體現(xiàn)在Excel函數(shù)之中。

在設(shè)計管理軟件時將Excel與網(wǎng)頁相結(jié)合。對于非保密數(shù)據(jù)，可對其所在表單設(shè)置保護(hù)權(quán)限，通過“我的電腦”/“控制面板”上建立DSN與相關(guān)EXCEL連接，制作網(wǎng)頁（包含用VBscript編寫的程序），使領(lǐng)用人通過局域網(wǎng)查閱相關(guān)信息（“只讀”屬性，不能更改），而管理員則擁有“更改”權(quán)限。

1.2.2 數(shù)據(jù)關(guān)系

管理員每月先執(zhí)行“本月入庫錄入”（上月要求采購的條目），從而更新了庫存表、入庫表（購買記錄）；而領(lǐng)用人可執(zhí)行“本月領(lǐng)用申請”（不能超過庫存表中存量限制，不能跨越領(lǐng)用人級別要求），從而更新出庫表、庫存表；根據(jù)庫存表、庫存表中存量限制和領(lǐng)用失敗狀況生成下月采購單。

2.辦公用品數(shù)字化管理的細(xì)節(jié)設(shè)計

由于辦公用品管理的繁復(fù)和瑣碎性，在具體實施時，以下問題應(yīng)給予考慮或需要特別注意：

⑴管理員使用的文件在一個文件夾A，每次更新后，使庫存表、領(lǐng)用記錄等以獨立EXCEL表形式備份到文件夾B中，對文件夾B內(nèi)文件設(shè)安全級別，建立數(shù)據(jù)鏈接，以 HTML 格式動態(tài)地呈現(xiàn)電子表格，因此其它用戶可以使用 Web 瀏覽器訪問信息，進(jìn)行瀏覽、排序、篩選，通過“本月領(lǐng)用申請”格式輸入借領(lǐng)要求并申報給管理員。

⑵用品每次采購價格可能有出入，每月采購記錄輸入，填寫采購日期，而生成的庫存表中同一用品可能有幾條記錄（領(lǐng)用限制中有金額要求，在領(lǐng)用表中可追溯每條記錄來源，保證貴重不合格品的及時退還）。

⑶考慮用品自身特點和庫房要求，應(yīng)及時改動“庫存限制”；考慮到使用狀況，應(yīng)及時改動“領(lǐng)用限制”，以免不必要的儲存或過量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、減小損失。

⑷辦公用品分耗材和循環(huán)用品（耐用、價高）兩種，前者可連續(xù)領(lǐng)取，后者是借用，應(yīng)設(shè)有歸還期限報警、循環(huán)使用期限（報廢處理），并在庫存表、出庫表中顯示標(biāo)記。

⑸在EXCEL表單中設(shè)計固定的報表格式，通過定義函數(shù)，運行宏更改、給相應(yīng)單元格賦值。

⑹對EXCEL表單菜單欄“工具”-“宏”-“Visual basic編輯器”-“工程屬性”內(nèi)設(shè)密碼，避免誤改動。

⑺如有質(zhì)量不合格用品，需要退還供貨商的，仍執(zhí)行常規(guī)入庫錄入，對應(yīng)數(shù)量寫為負(fù)值，在備注列寫原因，退還日期。領(lǐng)用人寫退還申請（與領(lǐng)用申請一樣，對應(yīng)數(shù)量為負(fù)值，填好備注項，歸還循環(huán)用品時與此步同）。

此外，在滿足領(lǐng)用人瀏覽信息方面，可基于Macromedia Dreamweaver MX2004，運用腳本語言編制，由MacromediaFireworks MX2004、UleadGIFAnimator結(jié)合產(chǎn)生圖片、動畫，構(gòu)成一組網(wǎng)頁，兼顧美觀和安全。

3.結(jié)語

以上分析了利用微軟Excel軟件實現(xiàn)辦公用品數(shù)字化管理的可行性及便利性，希望根據(jù)以上構(gòu)思能夠完善辦公用品管理的基本功能，從而增加數(shù)據(jù)透明度，輔助紙面管理，使用戶及時了解庫存狀況，合理控制用品種類、數(shù)量，保證質(zhì)量；同時減輕管理員負(fù)擔(dān)，方便借用人及時了解相關(guān)信息，提高工作效率。