近日，以可持續(xù)性經(jīng)營(yíng)著稱的香格里拉酒店集團(tuán)正式啟用“無紙化訂房系統(tǒng)”?！盁o紙化訂房系統(tǒng)”是富士施樂針對(duì)香格里拉酒店客房預(yù)訂部無紙、高效、無誤的需求量身定制的文件管理解決方案，以幫助其優(yōu)化客房預(yù)訂業(yè)務(wù)流程、提高工作效率，實(shí)現(xiàn)真正全程無紙化客房預(yù)訂。目前，無紙化訂房系統(tǒng)已在香格里拉酒店集團(tuán)中26家中國(guó)以及24家海外酒店成功應(yīng)用，并逐步在所有香格里拉酒店實(shí)施。“無紙化訂房系統(tǒng)”的實(shí)施不僅助力香格里拉集團(tuán)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展和經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)承諾，也令香格里拉集團(tuán)成為酒店朝著低碳服務(wù)方向發(fā)展的典范。

作為亞太地區(qū)最大的豪華酒店集團(tuán)，香格里拉酒店集團(tuán)是世界公認(rèn)的最佳酒店管理集團(tuán)之一。2010年，香格里拉酒店集團(tuán)設(shè)定了減少碳排放的目標(biāo)，即到2015年將集團(tuán)的能源消耗降低20%的發(fā)展目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)這一環(huán)保目標(biāo)，香格里拉的每一家酒店都采取了相應(yīng)的減排項(xiàng)目并采取一系列舉措，如室內(nèi)外照明轉(zhuǎn)換為L(zhǎng)ED 照明、采用中水回收和再利用系統(tǒng)、應(yīng)用環(huán)保產(chǎn)品等。

此次，香格里拉酒店集團(tuán)與富士施樂就客房預(yù)訂部無紙化預(yù)訂和入住系統(tǒng)進(jìn)行了深入合作。作為香格里拉酒店最核心的業(yè)務(wù)部門，訂房部集中了大量來自傳真、網(wǎng)絡(luò)、郵件不同渠道和文檔格式的客房訂單。如何實(shí)現(xiàn)這些訂單的有效處理、分類、保存和查詢，成為酒店預(yù)定工作順利開展的關(guān)鍵。富士施樂“無紙化訂房系統(tǒng)”通過一臺(tái)數(shù)碼復(fù)合機(jī)和文件管理軟件DocuWorks有效實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件和電子文件的無縫結(jié)合，使酒店的整個(gè)預(yù)訂工作流變得更加便捷、高效。采用該解決方案后，各類訂單均被統(tǒng)一電子化后轉(zhuǎn)換為Docuworks格式并存放于系統(tǒng)共享文件夾，工作人員根據(jù)各自職責(zé)將相關(guān)文件從共享文件移到各自電腦，再針對(duì)客戶具體需求如到店日期等緊急程度進(jìn)行預(yù)訂、審批、確認(rèn)等，處理完的訂單無須打印即可一鍵傳真回復(fù)給客人，客人確認(rèn)回傳的訂單將根據(jù)時(shí)間進(jìn)行電子歸檔。

據(jù)富士施樂監(jiān)測(cè)統(tǒng)計(jì)，香格里拉酒店采用該解決方案后，每個(gè)訂單處理時(shí)間由原來的36分鐘降低至5分鐘，工作效率提升了84%，而單據(jù)的錯(cuò)誤率則從10%降低至4%，丟失率更減少了97%。此外，在紙張使用方面，酒店預(yù)訂部門每年預(yù)計(jì)可節(jié)省用紙50%。

值得一提的是，通過富士施樂“無紙化訂房系統(tǒng)”，香格里拉酒店還成功實(shí)現(xiàn)了預(yù)訂部、前廳部以及財(cái)務(wù)部的業(yè)務(wù)連通，形成了一體化的電子工作平臺(tái)。3個(gè)部門均可通過該系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看預(yù)訂信息，以便其分配預(yù)訂房間、跟進(jìn)確認(rèn)付款等。

香格里拉酒店集團(tuán)始終恪守可持續(xù)性發(fā)展、持續(xù)踐行的發(fā)展理念，致力于為賓客提供舒適的入住體驗(yàn)。而富士施樂一直倡導(dǎo)低碳辦公理念，是節(jié)能環(huán)保辦公產(chǎn)品與解決方案的市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)者。此次香格里拉酒店集團(tuán)與富士施樂聯(lián)手打造酒店低碳服務(wù)，勢(shì)必會(huì)帶動(dòng)整個(gè)酒店行業(yè)的節(jié)能減排向縱深化發(fā)展。