何曙霞

（河南黃河河務(wù)局，河南 鄭州 450003）

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料[1]。 黃河施工企業(yè)檔案是黃河施工企業(yè)在各項有價值的活動中形成的全部記錄的總和。 它不僅是黃河施工企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)、信息系統(tǒng)和法定證明資料的重要組成部分，而且也是國家檔案不可缺少的重要組成部分。 隨著技術(shù)市場的開放和社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)檔案的技術(shù)效用和商品化屬性更加明顯，人們在重視科學(xué)技術(shù)這個“第一生產(chǎn)力”的同時，也越來越重視作為科技儲備和潛在生產(chǎn)力的檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，黃河施工企業(yè)也不例外。 因此，為了維護施工企業(yè)檔案的完整和安全，充分發(fā)揮檔案的總體功能，必須加強對黃河施工企業(yè)檔案的管理。

1 黃河施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

1.1 思想認(rèn)識存在誤區(qū)

傳統(tǒng)的觀念和管理體制使得黃河施工企業(yè)普遍存在重經(jīng)營、輕管理的現(xiàn)象。 企業(yè)負(fù)責(zé)人往往在如何才能承攬到工程、如何搞好施工、如何才能取得經(jīng)濟效益上下工夫，而認(rèn)為檔案部門只是一種擺設(shè)，所以，檔案部門一直被擱置在企業(yè)管理的“冷板凳”上。 而多年來，有關(guān)部門也只是重視機關(guān)和事業(yè)單位的檔案管理工作，對企業(yè)單位的檔案工作則放任自流[2]。

1.2 檔案管理人員隊伍建設(shè)有待加強

目前，黃河施工企業(yè)檔案工作人員基本上是單位內(nèi)部自然調(diào)配組成的，知識和能力結(jié)構(gòu)不夠合理。而新形勢下黃河施工企業(yè)的檔案管理工作，對在崗人員提出了更高的要求。 這些要求既有職業(yè)精神、自身修養(yǎng)方面的，也有業(yè)務(wù)技能、專業(yè)知識、相關(guān)學(xué)科知識、科研方面的，還有企業(yè)文化、市場經(jīng)濟有關(guān)知識、市場信息、決策信息服務(wù)、工作主動性方面的。 而在這諸多方面，管理人員隊伍都存在著一些不適應(yīng)性，與新形勢下黃河施工企業(yè)檔案工作所面臨的任務(wù)形成很大反差。 因此，黃河施工企業(yè)檔案工作人員隊伍建設(shè)亟待加強。

1.3 管理工作相對落后，不夠規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)

目前，從整體上說，黃河施工企業(yè)的管理是比較先進的，管理機構(gòu)健全，關(guān)鍵性管理部門（如財務(wù)、資產(chǎn)、招投標(biāo)部門）管理標(biāo)準(zhǔn)、正規(guī)，人員學(xué)歷高、狀態(tài)好，且隊伍年輕化、設(shè)備先進。 而相比之下，檔案管理則相對落后，不夠嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，管理形式更是五花八門[3]。 歸納起來，存在以下幾種情況：（1）機構(gòu)不健全，領(lǐng)導(dǎo)不重視。 有些企業(yè)沒有專門的檔案管理機構(gòu)， 檔案工作經(jīng)常不能列入企業(yè)各項計劃、列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中去，企業(yè)對檔案管理幾乎失去了控制。 （2）管理形式不規(guī)范。 有些單位采取分散管理形式，即各部門產(chǎn)生的檔案各部門管，把檔案管理視為附屬，體制上無名、管理上無權(quán)，呈現(xiàn)小生產(chǎn)式、封閉式的管理狀態(tài)；有些單位采取局部集中管理形式，把有些檔案抽出來交給本部門管理，不進行歸檔（如認(rèn)為會計檔案和設(shè)備管理檔案保密性強，只有本部門保管才合乎常理），沒有實行真正意義上的集中統(tǒng)一管理；有些單位為了應(yīng)付檢查而暫時借用，不打借條，等等，給檔案管理工作埋下了安全隱患。 （3）設(shè)備、裝具落后。 有些單位雖然實行了局部集中統(tǒng)一管理，但設(shè)備陳舊，必要的設(shè)備和防護設(shè)施未能配置。 （4）有些重要檔案不能及時收集。 在有些重要活動（如產(chǎn)品定型、科研課題鑒定、工程竣工驗收等重大活動）中，由于名額限制及技術(shù)因素等原因，檔案部門經(jīng)常被拒之門外，致使相關(guān)檔案不能及時收集。

1.4 管理效果不夠明顯

由于上述種種問題，目前黃河施工企業(yè)的檔案管理效果不夠明顯。 “四同步”（即“企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)應(yīng)同時做好項目文件歸檔交接[4]”）執(zhí)行效果不容樂觀。 檔案工作人員游離于項目施工階段之外，不能參加項目各個階段的專題會議，對整個施工生產(chǎn)經(jīng)營情況更無從了解，致使不能主動地有針對性地指導(dǎo)各項目部負(fù)責(zé)文書處理的人員做好收集歸檔工作，做不到放眼全局、心中有數(shù)，工作陷于被動。從而導(dǎo)致項目施工各個階段的檔案的遺失或整理不規(guī)范，無法保證工程項目文件的歸檔質(zhì)量，檔案價值得不到充分的體現(xiàn)[5]。

2 做好新形勢下黃河施工企業(yè)的檔案工作的對策

2.1 轉(zhuǎn)變思想，走出認(rèn)識誤區(qū)

隨著市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展和完善，黃河施工企業(yè)檔案管理工作的作用和價值會顯得越來越重要。 為了適應(yīng)新形勢對黃河施工企業(yè)檔案工作的要求，黃河施工企業(yè)必須轉(zhuǎn)變思想，走出認(rèn)識誤區(qū)。 這里所要說的不僅僅是企業(yè)檔案管理部門本身思想的轉(zhuǎn)變，更重要的是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的上級領(lǐng)導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變。 要通過學(xué)習(xí)有關(guān)政策和文件，充分認(rèn)識到檔案工作的重要性和重要地位，努力發(fā)揮檔案工作在黃河施工企業(yè)中的潛能[1]。

2.2 努力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍

有了高素質(zhì)的企業(yè)檔案工作人員，才會有高質(zhì)量的企業(yè)檔案工作。 如今市場競爭強烈、科技發(fā)展日新月異，黃河施工企業(yè)過去一直發(fā)揚著黃河人精神，即團結(jié)、奉獻(xiàn)、求實、開拓，在承攬黃河系統(tǒng)內(nèi)部工程上得心應(yīng)手。 但是，隨著1998 年大洪水后我國的水利工程建設(shè)管理逐步從以行政手段為主的投資包干責(zé)任制轉(zhuǎn)變?yōu)閲?yán)格執(zhí)行基本建設(shè)程序，全面推行“三項制度”（即項目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制和建設(shè)監(jiān)理制）[6]改革的深入，僅靠黃河系統(tǒng)內(nèi)部工程已不能滿足黃河施工企業(yè)的生存發(fā)展需要，黃河施工企業(yè)走向社會已成必然趨勢。 因此，黃河施工企業(yè)檔案工作也一定要躋身于市場競爭這個行列之中，檔案工作人員過去那種簡單的“等、靠、要”的工作態(tài)度再也不能持續(xù)下去了。 與此相應(yīng)，黃河施工企業(yè)要在市場中求得生存和發(fā)展，開展競爭，也要求企業(yè)的檔案管理者不但要有扎實的檔案工作基礎(chǔ)，還要達(dá)到更高的要求。 這些要求包括：（1）要發(fā)揚愛崗敬業(yè)的精神，樹立集體主義觀念，干一行、愛一行，努力加強自身修養(yǎng)。 （2）要有寬廣的業(yè)務(wù)知識和嫻熟的業(yè)務(wù)技能，不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要懂得相關(guān)學(xué)科的知識，能夠服務(wù)于企業(yè)市場競爭、技術(shù)改造和科研攻關(guān)。（3）要有高度的企業(yè)認(rèn)同感。黃河施工企業(yè)的檔案工作人員要真正融入黃河施工企業(yè)這個大家庭之中，主動學(xué)習(xí)市場經(jīng)濟有關(guān)知識，牢固樹立檔案工作為施工企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)的思想，主動捕捉市場信息，真正具備為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為企業(yè)管理服務(wù)和為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供信息服務(wù)的能力，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。 這就要求各黃河施工企業(yè)應(yīng)積極改善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，選派檔案人員參加國家、省、市的檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動，培養(yǎng)一批具有高科技管理水平的檔案干部隊伍，真正有效地促進檔案業(yè)務(wù)工作的開展。

2.3 將黃河施工企業(yè)檔案管理納入現(xiàn)代化管理體系之中

現(xiàn)代企業(yè)的建立，要求企業(yè)的檔案管理要跟上時代的步伐，真正融入到現(xiàn)代化管理體系之中。 黃河施工企業(yè)也要積極應(yīng)對，做好自身的工作，主動融入到企業(yè)現(xiàn)代化管理體系之中。

（1）用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)設(shè)備來裝備檔案部門。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和黃河系統(tǒng)“三項制度”的實施，對檔案歸檔的要求越來越高，檔案的種類和數(shù)量也日益增加。 因為面對紛繁復(fù)雜的檔案材料，沒有現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化的檔案檢索方法，要迅速從中查到針對性強、有參考價值的急需的檔案材料，就如同大海撈針。 如今在黃河施工企業(yè)中，計算機已經(jīng)基本普及，用計算機操作逐漸代替手工操作已勢在必行。而只有實現(xiàn)真正意義上的自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計，檔案庫房自動管理、檔案借閱自動管理，才能提高施工企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，才能滿足有關(guān)單位、部門和個人要求快捷地獲取檔案信息服務(wù)的需要，才能解決科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展導(dǎo)致檔案大量增長所帶來的問題。

（2）采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段管理檔案。 隨著時代的發(fā)展，檔案對物質(zhì)條件和科學(xué)技術(shù)手段的依賴性越來越明顯。 在檔案的保管方面，要想最大限度地延長傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的壽命，就必須采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。 如采用現(xiàn)代物理學(xué)、化學(xué)、生物學(xué)的技術(shù)方法來防蟲、防潮、防霉、防光、防變質(zhì)等，以達(dá)到保護檔案實體的目的；或者采用縮微、照相、靜電復(fù)制等技術(shù)手段，制作檔案復(fù)制件供利用，以達(dá)到保護原件的目的，等等。 對于音像檔案及機讀檔案等，也必須采用與之相適應(yīng)的現(xiàn)代科技手段才能進行安全保管。 因此，黃河施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的實際情況選擇適合自己的檔案實體管理模式，制定企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，早日實現(xiàn)施工企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案工作的效率和質(zhì)量，從而提高企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力。

3 結(jié)語

在新的形勢下，黃河施工企業(yè)檔案工作任重而道遠(yuǎn)。 要真正做好黃河施工企業(yè)的檔案管理工作，并非一件容易之事，必須提高認(rèn)識、轉(zhuǎn)變觀念、加強領(lǐng)導(dǎo)、完善制度，切實加強檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度，加大投入力度，充實配備高素質(zhì)的檔案管理人員，從而使黃河施工企業(yè)的檔案管理工作能夠在企業(yè)“抓管理，上等級，全面提高素質(zhì)”的新形勢下，真正發(fā)揮重要作用。

[1] 百度百科： 企業(yè)檔案[DE/OL].[2013-02-28]. http://baike.baidu.com/view/1318673.htm.

[2] 夏亦鳴.淺析黃河系統(tǒng)施工企業(yè)的經(jīng)營管理[J].黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2000(4)：55-56.

[3] 何曙霞.走出施工企業(yè)檔案管理誤區(qū)[J].檔案管理， 2002(1):34-34.

[4] 國家檔案局. 企業(yè)檔案工作規(guī)范[DE/OL].[2013-02-28].http://baike.baidu.com/view/7195036. htm.

[5] 周秀閣.淺談境外建筑施工企業(yè)工程項目檔案收集歸檔的難點與對策[J].機電兵船檔案,2007(1) :21-22.

[6] 中華人民共和國水利部.水利工程項目管理暫行規(guī)定[DE/OL].[2013-02-28]. http://wenku.baidu.com/view/14a71d2de 2bd960590c6774e.html.