呂 慧

（桂林理工大學(xué)人事處，廣西桂林 541004）

新時(shí)期，隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展和高校改革的深化，高校檔案管理面臨許多新情況、新問題，對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)提出了新要求。只有不斷加強(qiáng)高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，才能適應(yīng)新時(shí)期高校檔案管理新形勢(shì)，推進(jìn)高校人力資源有效的開發(fā)利用。

在新的形勢(shì)下，當(dāng)前高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)面臨著如下幾個(gè)方面的變化:

一、管理思想:由人才意識(shí)缺乏向搶占人才制高點(diǎn)轉(zhuǎn)變。一些高校的少數(shù)行政領(lǐng)導(dǎo)、管理部門的領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員人才意識(shí)不強(qiáng)，服務(wù)意識(shí)較差。如果高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒有與時(shí)俱進(jìn)的人才競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不懂得搶占人才制高點(diǎn)與檔案管理是息息相關(guān)的，不懂得人才競(jìng)爭(zhēng)與檔案管理的客觀規(guī)律，必然嚴(yán)重影響著檔案管理工作的優(yōu)化和進(jìn)展。思想是行為的先導(dǎo)，解放思想、轉(zhuǎn)變觀念是高校改革的關(guān)鍵。因此，新時(shí)期高校檔案管理必須樹立人才資源是第一資源的思想，實(shí)施思想轉(zhuǎn)變，加大高校檔案管理的觀念創(chuàng)新，加強(qiáng)高校人力資源管理教育，在認(rèn)識(shí)上突破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限。

二、服務(wù)觀念:由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源轉(zhuǎn)變。高校檔案管理重要職能之一是發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、儲(chǔ)蓄人才，因此要改變那種行政管理性的態(tài)度和意識(shí)，牢固樹立人才第一，服務(wù)至上的觀念，優(yōu)化檔案管理的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，使“管人”向“用人”的方面轉(zhuǎn)變。一方面，高校檔案管理不能僅停留在檔案材料的過去，更要關(guān)注人才的培養(yǎng)及人才的未來發(fā)展，高效負(fù)責(zé)地去充實(shí)檔案相關(guān)資料，將人才服務(wù)意識(shí)社會(huì)化。另一方面，要積極探索如何運(yùn)用高科技手段，建立和完善高校人才資源檔案信息庫，著力于人才資源開發(fā)和人力資源的合理使用。

三、管理素質(zhì):管理人員由低素質(zhì)向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。完善高校檔案管理，必須優(yōu)化管理主體，建設(shè)一支道德高尚、業(yè)務(wù)精湛、結(jié)構(gòu)合理、充滿活力的專業(yè)化和高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。當(dāng)前，高校檔案的管理人員在思想觀念、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)等方面的綜合素質(zhì)水平有待進(jìn)一步提高。具體而言，好的高校檔案管理人員首先要求有良好的思想政治素質(zhì)。不僅要以社會(huì)主義核心價(jià)值體系為指導(dǎo)，還要有較高的政策研究水平，為社會(huì)主義高等教育事業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。其次，要有高尚的職業(yè)道德。檔案管理是一項(xiàng)默默無聞、枯燥無味、無私奉獻(xiàn)的工作，需要管理人員有高度的敬業(yè)精神以及高度的事業(yè)心和責(zé)任感。第三，要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)能力。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、學(xué)術(shù)性較強(qiáng)工作，特別隨著人才發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)檔案材料的整理要求更高。如何使檔案材料內(nèi)容更充實(shí)、編排更合理，更具有實(shí)效性，充分展現(xiàn)人才的風(fēng)采，如果沒有掌握一定的專業(yè)知識(shí)和一套符合檔案管理工作規(guī)律的技術(shù)方法管理隊(duì)伍是不可能實(shí)現(xiàn)的。最后，掌握現(xiàn)代管理技術(shù)方法。高校檔案管理要提升實(shí)效性，不能停留在傳統(tǒng)的收、管模式，而是要發(fā)揮其在高校人力資源管理開發(fā)運(yùn)用的重要作用，這就要求高校檔案管理人員掌握現(xiàn)代科技和管理技術(shù)，提升專業(yè)技術(shù)水平。

四、管理模式:由封閉管理向社會(huì)化開放轉(zhuǎn)變。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，高校人力資源開發(fā)逐漸由局限于高校向服務(wù)社會(huì)轉(zhuǎn)變。高校檔案社會(huì)化開放式管理模式，突破了傳統(tǒng)檔案管理模式。在傳統(tǒng)管理模式中，檔案是由各單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)管理，比較封閉和內(nèi)向，難以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下高校的迅速發(fā)展。社會(huì)化、開放化的檔案管理模式有效地適應(yīng)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展，減弱了檔案的政治化、神秘化。特別是高?！昂喜ⅰ薄⒋髮W(xué)“升格”的新形勢(shì)下，高校人才需求量更大，如何有效合理地配置教育資源、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、促進(jìn)學(xué)科融合、加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)成為檔案管理模式轉(zhuǎn)變面臨的新課題。

五、管理制度:檔案管理制度由不健全向制度優(yōu)化轉(zhuǎn)變。高校檔案管理制度包括查借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、保密、整理、使用、開發(fā)等多方面制度。檔案管理制度的健全與否與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視、管理部門負(fù)責(zé)、管理人員執(zhí)行等密切相關(guān)。當(dāng)前一些高校管理制度存在的問題主要有:檔案管理的某些環(huán)節(jié)存在制度缺位，沒有因校制宜制定檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、利用與轉(zhuǎn)遞等相應(yīng)制度;有些已有的管理制度“年久失修”，不能適應(yīng)當(dāng)前高校日新月異的改革發(fā)展，不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)高校人才需求的新形勢(shì);有些高校的檔案管理制度名存實(shí)亡，執(zhí)行不嚴(yán)。要健全優(yōu)化高校檔案管理制度首先要做到有章可循，要想將高校檔案管理納入工作制度體系中去，就要有制度可循。高校檔案管理要按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制定統(tǒng)一的保密措施和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度、工作細(xì)則和崗位職責(zé)。其次要做到按章辦事。高校檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度、按規(guī)章制度辦事。檔案管理工作是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的工作，不能因人辦事，不講原則。最后是違章必究。對(duì)高校檔案管理中的違反制度行為一定要堅(jiān)決懲處，涉及到違反紀(jì)律或觸犯保密法的行為一定不能姑息。制度不能流于形式，它是檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員共同的責(zé)任，也是實(shí)現(xiàn)高校人才發(fā)展戰(zhàn)略的必然要求。

六、管理內(nèi)容:檔案管理由簡單刻板向全面細(xì)化轉(zhuǎn)變。目前高校檔案的內(nèi)容陳舊，提供的檔案信息往往膚淺、空泛，不能為高校管理提供真正的價(jià)值。高校檔案情況是不斷發(fā)展變化、不斷完善和成熟的，但是由于一些更有價(jià)值的材料更新不到位，高校檔案管理難以達(dá)到科學(xué)合理利用。新時(shí)期，高校檔案管理必須適應(yīng)高校制度改革的需要，按照分類細(xì)化、內(nèi)容全面的要求進(jìn)行。

七、管理技術(shù)手段:檔案管理由傳統(tǒng)“整理”模式向信息化管理建設(shè)轉(zhuǎn)變。信息化建設(shè)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)優(yōu)化。當(dāng)前，一些高校檔案管理仍停留在“收、管、查、用”等一般性的日常工作中，效率低下，信息服務(wù)功能不足，檔案管理變成了檔案整理，不能形成綜合性的資源信息，不能為發(fā)現(xiàn)人才、使用人才以及為高校發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)。利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，可以改變傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)材料為主，保管不易、檢索困難、效率低下和勞動(dòng)強(qiáng)度大等現(xiàn)狀。信息化技術(shù)的運(yùn)用，改進(jìn)了統(tǒng)計(jì)手段和信息保存方式，構(gòu)建了信息收集、統(tǒng)計(jì)、編研、共享的新平臺(tái)，不僅拓寬了檔案信息服務(wù)范圍、擴(kuò)展了檔案信息利用空間、推動(dòng)高校人力資源共享和交流，而且實(shí)現(xiàn)了檔案管理和檔案信息存儲(chǔ)的同步完成，節(jié)約大量的人力和物力。

八、管理監(jiān)督:建立和完善檔案管理監(jiān)督制度的轉(zhuǎn)變。完善高校檔案管理監(jiān)督，一是要建立健全監(jiān)督機(jī)制，二是要使監(jiān)督貫穿與檔案管理實(shí)踐中。首先是嚴(yán)格進(jìn)檔環(huán)節(jié)。檔案管理人員要嚴(yán)格履行審查手續(xù)，確保檔案材料的真實(shí)性、合法性。其次是嚴(yán)格管理程序。各種檔案管理材料的補(bǔ)充更新要做到真實(shí)有效;查閱、轉(zhuǎn)遞材料時(shí)要遵守檔案紀(jì)律，加強(qiáng)監(jiān)督。三是嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度。嚴(yán)肅處理檔案管理中弄虛作假現(xiàn)象，嚴(yán)厲制裁偽造檔案、篡改檔案、泄密檔案等行為。

九、管理功能:由單一向多元轉(zhuǎn)變。新時(shí)期，檔案管理的功能應(yīng)該實(shí)現(xiàn)多樣化:可為高校教學(xué)、科研、改革、建設(shè)、干部考評(píng)等提供重要依據(jù);也可為高校人力資源開發(fā)利用、人才預(yù)測(cè)提供信息支撐;同時(shí)還可以總結(jié)高校人才培養(yǎng)和成長規(guī)律，為高校人才資源戰(zhàn)略實(shí)施和制定人才發(fā)展規(guī)劃提供借鑒;又可以提高高校資源的社會(huì)使用效益。檔案管理部門通過制作檔案信息網(wǎng)頁，介紹本校資源，不僅僅提高了學(xué)校的影響力，同時(shí)也為學(xué)校發(fā)揮資源的社會(huì)優(yōu)勢(shì)提供了一個(gè)展示窗口，增強(qiáng)了高校與社會(huì)合作的互利雙贏發(fā)展。

在新時(shí)期，高校要提高檔案管理隊(duì)伍思想道德素質(zhì)，改變檔案管理過去那種靜態(tài)、凝固的方式，對(duì)高校資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，為促進(jìn)高校整體發(fā)展和學(xué)校檔案資源優(yōu)化配置做出貢獻(xiàn)。