亚洲免费av电影一区二区三区,日韩爱爱视频,51精品视频一区二区三区,91视频爱爱,日韩欧美在线播放视频,中文字幕少妇AV,亚洲电影中文字幕,久久久久亚洲av成人网址,久久综合视频网站,国产在线不卡免费播放

        ?

        高職院校檔案電子文件登記備份工作的思考
        ——以湖州職業(yè)技術學院檔案室為例*

        2013-04-12 08:22:40
        湖州職業(yè)技術學院學報 2013年4期
        關鍵詞:檔案室備份浙江省

        閆 冬 俠

        (湖州職業(yè)技術學院 檔案室, 浙江 湖州 313000)

        數(shù)字化檔案是指各單位的傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后形成的數(shù)據(jù)成果,包括全文和機讀目錄等。[1]而檔案的電子文件登記備份工作,則是指縣級以上人民政府檔案行政管理部門對本行政區(qū)域內(nèi)的機關、團體、企事業(yè)單位和其它組織形成的、對國家和社會具有保存價值的檔案與電子文件的形成情況、安全狀況等予以記載和安全評價,做出備份處置決定的活動。[2]登記備份工作是以數(shù)字檔案和電子文件作為備份內(nèi)容的一種創(chuàng)新檔案工作方式。根據(jù)《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》第二章第七條規(guī)定,對于承擔行政監(jiān)管、公共服務、社會管理、文化事業(yè)等職能,涉及公共安全、公共利益以及個人權益的單位,都應向當?shù)貦n案行政管理部門登記備份本單位的電子文件檔案。因此,高職院校也是電子文件登記備份單位。

        一、高職院校檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作的背景

        (一)浙江省檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作的發(fā)展情況

        2009年,浙江省檔案局提出了檔案登記備份制度。同年,浙江省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)了《關于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》,2010年又提出了“積極實施檔案登記備份,推動全省檔案事業(yè)跨越式發(fā)展”的重大戰(zhàn)略。2012年浙江省檔案局課題組完成的《檔案與電子文件登記備份研究》課題,榮獲國家檔案局優(yōu)秀科技成果一等獎,登記備份工作作為全國檔案工作的重大創(chuàng)新成果得到總結和推廣。同年,浙江省檔案局制定了《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》。2013年,浙江省檔案局檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃“十二五”評估組赴金華、溫州、臺州、等市、縣開展“十二五”規(guī)劃中期執(zhí)行評估調(diào)研工作,詳細了解了規(guī)劃所確定的檔案登記備份、檔案文化等八個方面工作的推進情況,并進行了評估。這次評估工作將檔案的登記備份工作作為評估的第一項必要工作。這就是說,登記備份工作應該是“十二五”期間浙江省檔案工作的中心工作。

        (二)高職院校數(shù)字檔案與電子文件登記備份工作的發(fā)展情況

        隨著數(shù)字化技術的不斷推廣和應用,特別是2008年8月教育部、國家檔案局共同頒布的第27號令(《高等學校檔案管理辦法》)發(fā)布以后,高校檔案工作進入了一個新的發(fā)展時期。

        2008年以前,高職院校檔案工作大多處于封閉狀態(tài)。教育部第27號令頒布以后,浙江省高校檔案協(xié)會將高職院校中的一部分學校吸收到檔案協(xié)會的協(xié)作小組。此后,在本科院校的帶領下,通過業(yè)務交流與學習,高職院校的檔案管理水平逐步得以提升。

        目前,數(shù)字化校園平臺已在高?;酒占?。教學檔案是高校檔案的重要組成部分。大量的教學檔案由教務管理系統(tǒng)產(chǎn)生,并以數(shù)字化的形式存在。數(shù)字化檔案室的建立有助于檔案管理系統(tǒng)與教務管理系統(tǒng)的相互貫通。浙江省高校范圍內(nèi)的數(shù)字檔案室建設與電子文件登記工作主要以試點方式進行部署。浙江省高校檔案協(xié)會根據(jù)省檔案局的布置,每年都會在各協(xié)作小組內(nèi)選擇試點學校,進行電子文件登記備份的推廣工作。第一批試點的主要是本科院校,分地區(qū)進行,在浙江省高校檔案協(xié)會召開檔案年會時,其他各高校前往考察、學習。目前,電子文件的登記備份工作正在浙江省高校范圍內(nèi)有序進行。全省高校(包括高職高專)有近百所,但開展檔案數(shù)字化及登記備份工作的高校只有十余家。大多數(shù)高職院校檔案室還處于數(shù)字化檔案建設的初期階段,登記備份工作進展不明顯,只限于內(nèi)部發(fā)文等電子文件。

        (三)高職院校進行檔案數(shù)字化有利于檔案服務和利用工作

        高校檔案室的館藏目的是為師生提供檔案服務。數(shù)字化檔案使檔案資源的利用變得更加快捷、便利。例如,要查詢一位畢業(yè)學生的學籍,只要在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中輸入該學生的班級與姓名,就能查到該學生的全部信息。不但能查到學籍成績,也能查到獎懲等許多其他在校時的信息。再如,職稱評審的教師,只要錄入姓名,與這位教師有關的檔案便能全部顯示出來。學校舉行重大活動時(如校慶、教學評估、文明單位創(chuàng)建等),數(shù)字化檔案的作用就更加明顯。檔案數(shù)字化不但能提高檔案的利用率,也能為檔案室的編研工作帶來極大的便利。檔案數(shù)字化可以有效整合學校各部門分散的檔案資源,實現(xiàn)檔案信息的再利用,發(fā)揮檔案的利用價值。

        二、高職院校數(shù)字化檔案與電子文件登記備份工作的現(xiàn)狀

        (一)高職院校的檔案工作起點較低

        湖州職業(yè)技術學院(以下簡稱湖職院)最早(1999年12月)由湖州貿(mào)易經(jīng)濟學校和湖州中專聯(lián)合籌建成立, 2000年8月湖州職業(yè)技術學院(籌)與湖州廣播電視大學合署共建, 2001年7月浙江食品工貿(mào)學校整體并入, 2002年1月正式建立湖州職業(yè)技術學院。由此,2002年以前的學校檔案主要由湖州貿(mào)易經(jīng)濟學校(中專)、浙江食品工貿(mào)學校(中專)、湖州廣播電視大學三個全宗構成。2002年以后的檔案,只有湖州職業(yè)技術學院一個全宗,其中湖州廣播電視大學作為學校的二級學院遠程學院,不單列全宗。1979年至2002年的湖職院檔案,主要是中專學校的檔案。這個時期的檔案人員以兼職為主,業(yè)務素質(zhì)普遍不高,各部門兼職檔案員的檔案意識也不強,因此檔案的收集、整理不及時,卷宗很不完整。這個時期的檔案,由于機構合并和調(diào)整、人員變更、辦公地點搬遷等歷史原因,未整理檔案大量積壓,部分檔案污損,部分檔案遺失。這些歷史問題給目前檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作帶來了一定的難度。

        (二)分管領導與兼職檔案員的檔案意識有待提高

        在部分領導的傳統(tǒng)思想中,檔案是保密性資料,不能交與外單位保存。大多數(shù)領導不愿將核心數(shù)據(jù)備份到備份中心,擔心機密數(shù)據(jù)外泄。他們主張有選擇的數(shù)據(jù)備份,致使備份中心的數(shù)據(jù)不完整。有的領導還懷疑檔案部門的備份能力和設備的安全性,擔心發(fā)生設備事故時數(shù)據(jù)的有效恢復,于是建議自己學校進行數(shù)據(jù)備份。

        同樣,高職院校的兼職檔案工作人員對檔案的登記備份工作,其認識也有待提高。像教學等部門,紙質(zhì)檔案材料偏多,這些部門的檔案兼職人員就認為,學籍檔案中的學生成績單數(shù)量龐大,既然檔案部門已經(jīng)收集了紙質(zhì)檔案,其電子文件就不需重復收集。況且,電子文件時時更新,電子文件與檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能相互轉(zhuǎn)換,即使上交檔案部門也不能發(fā)揮作用。

        (三)人員配備有待加強

        根據(jù)教育部的27號令,高校檔案館設館長一名,根據(jù)需要可以設副館長一至二名;綜合檔案室設主任一名,根據(jù)需要可以設副主任一至二名。因此,高校綜合檔案室的人員配備至少是二人以上。但目前很多高職院校都難以保證,兼職的情況居多。這樣的現(xiàn)狀,非常不利于高職院校檔案數(shù)字化工作的推進。數(shù)字化工作不但需要專業(yè)檔案員,還需要專業(yè)計算機人員進行電腦和網(wǎng)絡等數(shù)字化方面的工作?,F(xiàn)階段的專業(yè)技能人員配備不足,使檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作進程舉步維艱。

        (四)檔案人員的數(shù)字化業(yè)務水平有待提高

        目前,高職院校檔案室的專業(yè)人員普遍不足,電腦與網(wǎng)絡技術人員的缺口就更大了。大多數(shù)只有一名技術人員,有的甚至未配備技術人員。因此,檔案室在與各歸檔部門溝通協(xié)調(diào)時,說不清技術要求,不能很好地按規(guī)定程序指導數(shù)字檔案室的建設。

        學校綜合檔案室的工作人員長期以來只專注于紙質(zhì)檔案的整理,對于信息化、數(shù)字化的了解和掌握程度不高。對哪些檔案與電子文件需要進行登記備份不是很清楚。這就勢必造成登記不到位,備份數(shù)據(jù)不完整。有些檔案員也認為,紙質(zhì)檔案已經(jīng)夠多,況且檔案數(shù)字化工作程序復雜,工作難度大,難以按要求完成。這樣,檔案室數(shù)字和登記備份工作的展開就更加困難了。像學??萍疾块T的材料,以教師的科研成果為主,教師的紙質(zhì)課題材料收集難度不大,在課題申報立項、結題時是必須上交的,而電子文件的上交就不夠及時,有時甚至出現(xiàn)不交的情況。

        (五)檔案的軟、硬件配置需加大投入

        檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作對軟、硬件配置的要求很高。目前,高職院校的檔案基礎設施相對落后,很多硬件設施,如配備海量數(shù)據(jù)存儲設備、數(shù)據(jù)管理服務器和安全設備等還沒能配備到位。在軟件平臺建設方面,由于各高校采購的軟件類型各不相同,這給相互交流帶來了難度。因此,軟件系統(tǒng)的技術要求和技術標準需要由專業(yè)部門來確定。

        (六)高職院校檔案的利用價值需加大宣傳

        高校檔案的利用者除學校的教學和行政部門外,主要是在校教師和畢業(yè)學生。在校教師主要在職稱晉升時需要利用檔案,畢業(yè)學生則主要在留學深造、學歷證明或工作就業(yè)時需要相關檔案材料。湖職院每年晉升高級職稱的教師大約在十人左右,這些人能切身體會到檔案的重要性。而畢業(yè)生也在留學、求職時知道了檔案的價值。但是,由于利用者的分散性,學校檔案與其它檔案館的服務效果有很大的不同。

        三、做好高職院校檔案數(shù)字化與登記備份工作的方法建議

        (一)提高檔案意識,了解檔案發(fā)展的必然趨勢

        檔案的數(shù)字化建設必須以數(shù)字校園建設為背景。檔案的數(shù)字化建設對于其它資源是一個匯總和提煉的過程,登記備份工作是保證檔案數(shù)據(jù)安全的必要手段。學校領導應該充分認識到檔案工作的重要性,認識到登記備份能防止數(shù)據(jù)丟失,在本校數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)事故時能重新恢復數(shù)據(jù),在發(fā)生糾紛時能化解矛盾;也應該重視檔案室的軟硬件配置和人員配備,適時增加專業(yè)人員,加大經(jīng)費投入。

        高職院校的檔案工作起點低,檔案管理人員要從歷史的角度認識到整理和保護檔案的重要性。對于年代久遠的檔案要進行認真保護,而把年代久遠的檔案進行數(shù)字化,就是一種很好的保護辦法。由于條件的限制,部分歷史檔案可能已經(jīng)出現(xiàn)字跡模糊、紙張變脆、板結等情況,數(shù)字化過程恰好可以對檔案進行鑒定,并加以保護。數(shù)字化檔案的實施可以使即將損壞的檔案煥發(fā)出新的活力,對有些缺少的材料進行整理和鑒定,列出清單之后,還可以到相關部門進行咨詢、查找。這樣,檔案的數(shù)字化過程就可以成為充實學校檔案室藏的一個大好契機。

        (二)建立健全檔案管理機制,整合校內(nèi)業(yè)務數(shù)據(jù)等信息資源

        數(shù)字化檔案室的建設包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息網(wǎng)絡的建設、檔案信息化人才隊伍的建設等許多方面,這是一項長期的任務。高職院校應制定相關標準,切實做好數(shù)字化檔案工作。[3](1)建立數(shù)字化檔案室和電子文件登記備份工作領導小組,明確分管領導;(2)建立電子文件歸檔制度,紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范、電子文件安全保密制度、登記備份制度等相關制度。同時,必須明確,只有建立數(shù)字化檔案室,才能完成登記備份工作。

        在進行數(shù)字化加工之前,要制訂相應的技術標準、管理標準。學校檔案部門要了解學??梢孕纬呻娮游募牟块T和分別使用的操作系統(tǒng),通過教務系統(tǒng)管理軟件、學生管理軟件、人事管理軟件、電子公文等軟件進行電子數(shù)據(jù)的采集,為高職院校檔案數(shù)字化收集并整理好原始數(shù)據(jù)。學校檔案部門也要了解市級檔案館登記備份中心的專業(yè)標準、使用的管理軟件,這樣才能使本校的電子數(shù)據(jù)順利地進行備份。

        (三)開展工作業(yè)務培訓,提高檔案專業(yè)人員的業(yè)務素質(zhì)

        (1)要提高專職檔案人員的業(yè)務素質(zhì),把檔案登記備份工作與檔案業(yè)務培訓結合起來。[4]浙江省檔案培訓機構已經(jīng)開始這項工作。(2)加強檔案管理人才隊伍建設,將熟悉檔案專業(yè)和計算機專業(yè)的人才充實到檔案人才隊伍中。這樣,才能使數(shù)字化檔案室和電子文件登記備份工作順利進行。高職院校的檔案機構,可以利用這個契機優(yōu)化人員結構,以保證數(shù)字化檔案室工作的正常運作。(3)應該把檔案登記備份工作與兼職檔案員業(yè)務培訓結合起來。高職院校應該穩(wěn)定兼職檔案員隊伍,并加大培訓力度,做好檔案收集、整理的基礎工作。

        總之,高職院校的檔案數(shù)字化與電子文件登記備份工作是一項長期且復雜的任務,是一個長期的工程。電子文件登記備份工作需要檔案的數(shù)字化才能完成。各高職院校檔案室不僅要做好紙質(zhì)檔案的收集工作,更要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化,為電子文件登記備份工作打下堅實的基礎。

        參考文獻:

        [1] 浙江省檔案局.浙江省檔案局關于印發(fā)《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》的通知[EB/OL].www.zjda.gov.cn,2013-07-12.

        [2] 浙江省檔案局.檔案與電子文件登記備份工作規(guī)范(試行)[EB/OL].www.zjda.gov.cn,2013-04-27.

        [3] 單曉維.高校做好檔案登記備份工作的“四個到位”[J].蘭臺世界,2011,(6).

        [4] 聶益武,趙軍紅.檔案登記備份工作任重而道遠[J].浙江檔案,2011,(10).

        猜你喜歡
        檔案室備份浙江省
        “備份”25年:鄧清明圓夢
        《初心》
        勘測設計單位數(shù)字檔案室建設探討
        檔案天地(2022年3期)2022-04-15 21:55:59
        浙江省第一測繪院
        2018年浙江省高中數(shù)學競賽
        2017年浙江省高中數(shù)學競賽
        論政府信息公開下的機關檔案室開放利用服務
        高校檔案室建設與管理的現(xiàn)狀及對策分析
        淺析數(shù)據(jù)的備份策略
        科技視界(2015年6期)2015-08-15 00:54:11
        以省三星級檔案室創(chuàng)建為契機全面提升醫(yī)院檔案管理水平
        天天躁日日躁狠狠躁欧美老妇小说| 青青手机在线视频观看| 日韩人妻大奶子生活片| 久久777国产线看观看精品| 天天天天躁天天爱天天碰2018| 国产成人v爽在线免播放观看| 中文字幕人妻少妇美臀| 成人免费av色资源日日| 蜜臀av在线一区二区尤物| 国产精品精品国产色婷婷| 亚洲 欧美 综合 在线 精品| av无码av天天av天天爽| 精品人体无码一区二区三区 | 免费看美女被靠的网站| 青青视频一区| 色婷婷久久99综合精品jk白丝 | 99久久99久久久精品蜜桃| 亚洲精品电影院| 免费观看黄网站| 国产无遮挡a片又黄又爽| 国产哟交泬泬视频在线播放| 久久精品一区二区三区夜夜| 亚洲精品无码不卡| 成人片黄网站色大片免费观看cn| 99久久国产综合精品女乱人伦| 国产综合一区二区三区av| 最新中文字幕日韩精品| 又大又紧又粉嫩18p少妇| 热99精品| 日本一区二区高清视频在线| 国产三级黄色大片在线免费看| 人人妻人人狠人人爽天天综合网 | 国99精品无码一区二区三区| 少妇装睡让我滑了进去| 国产高潮流白浆免费观看不卡| 蜜桃av噜噜一区二区三区免费| 亚洲在线精品一区二区三区| 特黄做受又粗又长又大又硬| 国产亚洲精品自在久久蜜tv| 久久久久国产精品四虎| 亚洲av毛片在线播放|