呂慶雙 張 焱 雷 丹

（中航黎明錦西化工機(jī)械（集團(tuán)）有限責(zé)任公司)

0 前言

目前，很多企業(yè)為了完善企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量管理，都通過了很多認(rèn)證，例如ISO 9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、特種設(shè)備制造許可認(rèn)證等。每取得一項(xiàng)認(rèn)證，都要形成一套體系文件，結(jié)果出現(xiàn)了 “文山會?！钡默F(xiàn)象。各體系文件有時相互重復(fù)、矛盾，一旦工作中發(fā)生問題，不知以哪個文件為準(zhǔn)，導(dǎo)致有關(guān)部門相互推脫責(zé)任，工作效率低。為了簡化企業(yè)的管理工作，使企業(yè)的管理更清晰、透明、高效，本文提出用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系文件編號方法對質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行分類管理。

1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系是由標(biāo)準(zhǔn)組成的系統(tǒng)。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系囊括了企業(yè)方方面面的要求，以技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為主體，包括管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)。

1.1 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域中需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的技術(shù)事項(xiàng)所制定的標(biāo)準(zhǔn)。它有多種存在形式，包括標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、守則、操作卡、作業(yè)指導(dǎo)書等。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的重要組成部分，是企業(yè)組織生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營、管理的技術(shù)依據(jù)。

1.2 管理標(biāo)準(zhǔn)

管理標(biāo)準(zhǔn)是對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域中需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項(xiàng)所制定的標(biāo)準(zhǔn)，也就是對企業(yè)管理活動中與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的重復(fù)性事物和概念所制定的標(biāo)準(zhǔn)。它涉及到經(jīng)營管理、設(shè)計(jì)開發(fā)與創(chuàng)新管理、質(zhì)量管理、設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施管理、人力資源管理、安全管理、職業(yè)健康管理、環(huán)境管理、信息管理等諸多方面。

1.3 工作標(biāo)準(zhǔn)

工作標(biāo)準(zhǔn)是對每個具體的工作 （或操作）崗位做出的規(guī)定，包括操作說明、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位說明書、崗位標(biāo)準(zhǔn)、崗位責(zé)任制、工作守則等。

2 質(zhì)量管理體系

質(zhì)量管理體系是在質(zhì)量方面指揮和控制組織的管理體系，對所有影響產(chǎn)品質(zhì)量的活動進(jìn)行策劃、評審、驗(yàn)證、確認(rèn)、持續(xù)改進(jìn)。質(zhì)量管理體系中使用的文件類型包括以下幾方面：

（1）向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系的一致信息的文件，這類文件稱為質(zhì)量手冊;

（2）表述質(zhì)量管理體系如何應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的文件，這類文件稱為質(zhì)量計(jì)劃;

（3）闡明要求的文件，這類文件通常稱為規(guī)范；

（4）闡明推薦的方法或建議的文件，這類文件稱為指南；

（5）提供如何一致地完成活動和過程的信息的文件，這類文件包括形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣；

（6）為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，這類文件稱為記錄。

以上類型文件可以分成三個層次結(jié)構(gòu)。

第一層文件：質(zhì)量手冊——根據(jù)所闡明的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)描述質(zhì)量管理體系。

第二層文件：質(zhì)量管理體系程序文件——描述實(shí)施質(zhì)量管理體系所需的相互管理的過程和活動。

第三層文件：作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量管理體系中的其它文件——由詳細(xì)的作業(yè)文件構(gòu)成。

3 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系與質(zhì)量管理體系的關(guān)系

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系是企業(yè)質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)充分滿足質(zhì)量管理體系的要求，促進(jìn)企業(yè)形成一套完整、協(xié)調(diào)配合、自我完善的管理體制和運(yùn)行機(jī)制。

兩個體系都要求 “實(shí)施、改進(jìn)、保持有效”，所以可以把企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系納入到質(zhì)量管理體系中，實(shí)施PDCA（質(zhì)量環(huán)）管理。這樣，在體系運(yùn)行中就可根據(jù)需要對程序、文件進(jìn)行調(diào)整、修改，完成“標(biāo)準(zhǔn)”的持續(xù)評審與改進(jìn)。

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系中的文件 （標(biāo)準(zhǔn)）范圍要大于質(zhì)量管理體系的文件范圍。有些企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)雖然不是質(zhì)量管理體系文件，但是屬于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)范圍。例如，環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但不是質(zhì)量管理體系文件。

4 對質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行分類管理

4.1 文件層次和類別劃分

通常，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系可分為三類標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量管理體系文件可分為三個層次，這三類標(biāo)準(zhǔn)和三個層次文件具有一定的內(nèi)在關(guān)系。因此，我們可以將質(zhì)量管理體系三層次文件 （第一層文件、第二層文件和第三層文件）歸類到企業(yè)管理的三類標(biāo)準(zhǔn) （管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)）中，如圖1所示。

圖1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系與質(zhì)量管理體系三層次結(jié)構(gòu)關(guān)系

4.2 雙編號原則

明確了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系和質(zhì)量管理體系的關(guān)系，我們就可以用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系文件編號方法對質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行分類管理。為順利對質(zhì)量管理體系的文件進(jìn)行分類管理，建議借用我國采用國際標(biāo)準(zhǔn)時的方法，即 “等同采用”或 “修改采用”各類管理文件。對已經(jīng)存在的體系文件，原則上不要動，在排版上可以保留原來的格式。在企業(yè)制定標(biāo)準(zhǔn)體系表時應(yīng)該將這些程序文件拆開，以單獨(dú)標(biāo)準(zhǔn)的形式分別列入各大標(biāo)準(zhǔn)類別中。為保證企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的系統(tǒng)性，在保留質(zhì)量管理體系文件原標(biāo)號和內(nèi)容不變的基礎(chǔ)上，將之分別納入企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)體系的各類別中，同時給予新的標(biāo)準(zhǔn)編號，即采用雙編號的形式。例如：企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《科技檔案管理規(guī)定》在質(zhì)量管理體系中的文件編號為 QMS/×××.××.××，而在企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系中的編號為 Q/×××.××.××。可以將兩種編號都在文件封面上體現(xiàn)，以方便文件檢索和分類管理。

4.3 文件分類管理

將不同體系、不同類別的文件分門別類，當(dāng)企業(yè)需要對某個專業(yè)體系進(jìn)行評審、認(rèn)證、復(fù)審時，可以從標(biāo)準(zhǔn)體系文件中抽調(diào)出相應(yīng)的文件歸隊(duì)，以滿足不同場合的需要。這樣，既保持了體系文件的獨(dú)立性和特殊性，又滿足了企業(yè)文件管理的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性，這正是我們將各類體系文件整合的最終目的和最好的結(jié)果。

5 分類管理的作用和意義

通過用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系文件編號方法對質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行分類管理，可以使企業(yè)內(nèi)所有標(biāo)準(zhǔn)按其內(nèi)在聯(lián)系形成一個科學(xué)的有機(jī)整體，對企業(yè)所有的規(guī)范性文件進(jìn)行 “簡化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、優(yōu)化”，克服企業(yè) “文山會海”的頑疾，促進(jìn)企業(yè)形成一套完整、協(xié)調(diào)配合、自我完善的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。

6 結(jié)論

企業(yè)已經(jīng)形成的大量企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件是企業(yè)文化的寶貴財富，只要對這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的修改、完善或補(bǔ)充，就仍然是企業(yè)管理的支柱。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況，認(rèn)真研究適合企業(yè)特色的管理模式。用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系文件編號方法對質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行分類管理，可將原本相互游離、雜亂無序的管理，變成真正系統(tǒng)的、全面的管理，從而更好地為顧客服務(wù)、為企業(yè)創(chuàng)效。

[1] GB/T 19001—2008.質(zhì)量管理體系：基礎(chǔ)和術(shù)語[S].

[2] GB/T 15496—2003.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系：要求[S].

[3] GB/T 15497—2003.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系[S].

[4] GB/T 15498—2003.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系：管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)體系 [S].

[5] GB/T 19273—2003.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系：評價與改進(jìn) [S].