屈建春，劉曉明,臧志美

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟(jì)南 250100）

進(jìn)一步治淮工程檔案管理應(yīng)注意的問題

屈建春，劉曉明,臧志美

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟(jì)南 250100）

根據(jù)山東省進(jìn)一步治淮工程的實(shí)際情況，就如何做好治淮工程檔案工作進(jìn)行了探討。

治淮工程；檔案工作；信息化；規(guī)范化；雙軌制

目前，進(jìn)一步治淮工程建設(shè)已全面啟動(dòng)。在山東省新一輪治淮建設(shè)中，省淮河局作為項(xiàng)目法人，負(fù)責(zé)洙趙新河徐河口以下段治理工程、沂河沭河上游堤防加固工程、北膠萊河治理工程、淮河流域重點(diǎn)平原洼地南四湖片治理工程、南四湖湖東滯洪區(qū)工程的建設(shè)管理工作。治淮工程檔案管理工作是治淮工程建設(shè)管理工作的重要組成部分，因此，應(yīng)注意以下幾個(gè)問題。

1 檔案資料的收集整理與工程建設(shè)同步

水利工程檔案作為工程建設(shè)的歷史記錄，包括水利工程前期工作檔案、建設(shè)管理檔案、竣工檔案、試運(yùn)行（使用）檔案4類。每一類檔案，都應(yīng)隨著各項(xiàng)工作的進(jìn)展及時(shí)收集、整理、歸檔，如果檔案工作與工程建設(shè)管理不同步，以后將很難將項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘探設(shè)計(jì)、建設(shè)準(zhǔn)備等工程前期工作形成的檔案材料以及工程施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等建設(shè)階段形成的重要文字、聲像等檔案材料收集齊全。

2 檔案資料收集整理應(yīng)達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)

沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有規(guī)范化。產(chǎn)生于治淮工程建設(shè)全過程的治淮水利工程檔案，能夠真實(shí)地反映和記錄治淮重點(diǎn)工程的全貌和建設(shè)過程，這些有價(jià)值的文件、資料，對(duì)工程竣工驗(yàn)收、建成后的運(yùn)行管理、維護(hù)以及將來的改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)有著重要的作用,對(duì)其他相關(guān)工程也起著借鑒與參考作用。因此，應(yīng)認(rèn)真做好工程檔案資料的收集整理工作，使山東省治淮工程檔案規(guī)范到位，符合水利部《治淮工程建設(shè)管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，達(dá)到工程檔案工作的規(guī)范化要求，為其在今后的治淮工程建設(shè)管理中充分發(fā)揮作用、更好地促進(jìn)山東省治淮事業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

3 治淮工程檔案應(yīng)達(dá)到信息化要求

目前，在工程檔案的收集、整理、鑒別、檢索、利用及其他管理方面計(jì)算機(jī)信息技術(shù)得到了充分應(yīng)用。按照治淮工程檔案工作的新要求，在山東省進(jìn)一步治淮工程檔案工作中，要切實(shí)增強(qiáng)數(shù)字化意識(shí)，使工程檔案工作達(dá)到信息化要求。同時(shí)，要不斷加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)工作，提高工程建設(shè)各參建單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作能力和工作水平。根據(jù)工程進(jìn)展情況，制定切實(shí)可行的工程檔案工作計(jì)劃，有步驟、分批次地逐漸實(shí)行檔案的數(shù)字化，通過計(jì)算機(jī)輸入、掃描等方式，將文件、圖紙以及聲像（照片、錄像、錄音、光盤、磁盤）等檔案資料變成數(shù)字信息，既推進(jìn)了檔案的數(shù)字化進(jìn)程，又確保了檔案資料信息的原始性和真實(shí)性，同時(shí)為日后的編研、開發(fā)、利用提供便利。

4 治淮工程檔案實(shí)行雙軌制歸檔

為保證治淮工程檔案的原始性，治淮工程檔案歸檔時(shí)，必須是紙質(zhì)檔案和電子檔案并行并存、同時(shí)歸檔。由于紙質(zhì)檔案與電子檔案在載體壽命、環(huán)境條件影響、技術(shù)壽命、信息保護(hù)等方面存在著保護(hù)技術(shù)上的重大差別，為保證檔案的安全，在具體的檔案工作中，應(yīng)以安全為目的，采取“雙軌制”管理與歸檔，即將電子檔案以原始狀態(tài)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，或?qū)⒓堎|(zhì)檔案以原始狀態(tài)轉(zhuǎn)換成電子檔案，紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種檔案一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

（責(zé)任編輯趙其芬）

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1009-6159（2013）-12-0067-01

屈建春(1964—)，女，副研究館員