□王志鳴/成都市農機監(jiān)理所

1 成都市拖拉機檔案抽查情況

成都市農機監(jiān)理所近期對全市15個區(qū)（市縣）2007～2011年的拖拉機檔案進行了抽查，分別按照拖拉機、聯合收割機及駕駛員檔案每年各抽5份，全市抽取總計為300份的檔案對照農業(yè)部42號和43號令及相關的法律法規(guī)要求，進行認真的檢查，在檢查過程發(fā)現檔案管理存在諸多問題。拖拉機檔案中，無出廠合證的14份，占全部檢查數的4.67%，無第三者責任險的43份，占檢查數的14.33%，無發(fā)動機和車架拓膜的86份，占檢查數的28.67%，無照片的63份，占檢查數的21%；拖拉機駕駛人員檔案中，無準考證無照片21份，占檢查數的7%，業(yè)務流程無領導簽字的104份，占檢查數的34.67%，駕駛培訓記錄無簽字的40份，占檢查數的13.33%。

2 成都市拖拉機檔案管理工作現狀

（1）全市現有20個區(qū)（市）縣，中心城區(qū)的5個區(qū)由于城市建設的原因，基本沒有農機設備了。現在全市檔案在冊拖拉機50 776臺，正常狀態(tài)的拖拉機30 235臺；聯合收割機在冊499臺，正常狀態(tài)的聯合收割機452臺；在冊拖拉機駕駛員16 596人，正常狀態(tài)在冊拖拉機駕駛員16 340人；在冊聯合收割機駕駛員600人，正常狀態(tài)在冊聯合收割機452臺。

（2）全市現有檔案管理人員21人，只有3人參加過省、市級的培訓，在過去的時間里省、市曾組織多次培訓，但由于人員的頻頻更換，人員的培訓一直都是不到位。只有少數檔案管理人員經過培訓，專職從事檔案管理人員僅為10人，其余為兼職人員，業(yè)務不熟導致管理漏洞、問題較多。

（3）在檔案管理中主要存在的問題：一是在原有的拖拉機及駕駛員紙質檔案管理過程中，未及時清理停駛、報廢以及多年不從事農機駕駛的駕駛人檔案，造成在冊數虛高情況不真實。二是檔案管理制度不完善，口徑不相同，目前是紙質檔案與電子檔案并存，但是由于紙質檔案的存在，大量的信息需要人工來填寫，收集、整理、歸檔操作，不能及時清理歸檔，導致紙質檔案與系統(tǒng)檔案的內容有差異，統(tǒng)計上總是有差異和不準確。檔案管理人員在具體工作中往往按照自己的實際情況和經驗來辦理，管理體制混亂，要求口徑不盡相同，很難管理。三是檔案管理人員變動頻繁，專業(yè)技能偏低。隨著監(jiān)理業(yè)務與機構的變化，現有檔案管理人員，沒有經過正規(guī)培訓，工作中的理解能力不強。在填寫駕駛員和農業(yè)機械檔案資料時，不按規(guī)范要求填寫，圖省事，少填、漏填現象嚴重。有的填寫項目不齊全、內容不完整，有的沒有案卷目錄，臺帳和檔案不相符，有的有證無檔，有的無證有檔，檔案內容不齊全的情況嚴重，有的表格無業(yè)務章和經辦人簽名，給檔案管理工作帶來負面影響。檔案的原始記錄不全面和不完整，不能給農機管理提供準確的信息和依據。四是成都市農機監(jiān)理辦證系統(tǒng)還不夠完善，2008年進行了一次升級，但是由于市級的系統(tǒng)受政務中心的評價系統(tǒng)的限制，不能與省農機監(jiān)理總站的農機監(jiān)理辦證系統(tǒng)實現對接，給查詢和檔案的利用帶來不便，直接影響到農機監(jiān)理工作的效率和信息的運用。五是硬件設備不到位。六是紙質檔案管理條件簡陋，不能很好地做到防潮、防塵、防水、防蟲、防腐，條件差，地方窄小容量很有限，隨著農機的大幅增加，檔案室的條件不能相適應。七是農機監(jiān)理（所）站人員不穩(wěn)定，部門之間交叉管理，相互指責推諉，多個分管領導等多種因素，致使工作不到位。

3 思路與出路

（1）建立農機監(jiān)理業(yè)務檔案時，要求嚴格按照《拖拉機駕駛證業(yè)務工作規(guī)范》和《拖拉機登記工作規(guī)范》，按程序設崗，指定有資質的工作人員做好農機檢驗工作，實現“誰主管、誰經辦、誰簽字、誰負責”的崗位責任制。

（2）建立健全農機監(jiān)理檔案的保管、查閱、利用等制度，促進農機監(jiān)理業(yè)務的規(guī)范化建設。

（3）加強農機監(jiān)理檔案收集工作，明確專人負責，將各類業(yè)務檔案資料收集、整理齊全，并歸檔。

（4）強化歸檔期限，嚴格規(guī)范受理、檢驗、考試、審核、發(fā)牌證等各個業(yè)務環(huán)節(jié)行為，在業(yè)務辦結三個工作日內進行歸檔。

（5）將行駛證、駕駛員等檔案資料按照一機一檔、一人一檔的要求進行整理，以高度的責任心和使命感，認真做好數據收集和檔案管理工作，確保檔案管理更加真實、規(guī)范，強化審核。

（6）農機檔案實行電腦化管理。所有農機檔案輸入微機，實行程序化、電腦化管理，實現快速查找、年審年檢、信息核對、違章紀錄檢索功能等，大大提高服務水平和工作效率。

（7）加強檔案管理人員工作業(yè)務培訓。結合工作實際，組織開展農機監(jiān)理業(yè)務人員規(guī)范執(zhí)法學習活動，積極參加上級檔案管理工作業(yè)務培訓，自覺接受檔案管理部門監(jiān)督和指導，促進農機檔案管理工作上新臺階。