商桂君

（赤峰學(xué)院 教務(wù)處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高等學(xué)校是培養(yǎng)知識(shí)人才的重要基地，同樣是教育教學(xué)的起源地.高校在進(jìn)行綜合管理的時(shí)候，主要通過(guò)對(duì)各種檔案的管理，來(lái)從事各種科研活動(dòng)以及教育教學(xué)活動(dòng)，以使所有的活動(dòng)都能夠通過(guò)文字圖標(biāo)的形式記錄在案.因此也就形成了高校的檔案管，這是一個(gè)沉淀了高校的發(fā)展歷程以及豐富信息資源的場(chǎng)所.無(wú)論任何一所高校，它的檔案都蘊(yùn)藏了大量的知識(shí)性、信息性.是高校的寶貴資源與財(cái)富.這是其他管理信息所沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)，是高校在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下全面發(fā)展的重要依托，也為高校的進(jìn)一步前進(jìn)提供了大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn).本文主要從檔案管理的內(nèi)容著手，介紹高校檔案管理的性質(zhì)、基本特征以及基本要求.同時(shí)找出了在知識(shí)與經(jīng)濟(jì)的雙重背景下，我國(guó)高校檔案管理工作現(xiàn)在面臨的最大挑戰(zhàn)性的問(wèn)題，深入探究我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀，提出具體有效的應(yīng)對(duì)策略，進(jìn)一步深化我國(guó)高校檔案管理的實(shí)際內(nèi)容，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化，對(duì)于加強(qiáng)高校的檔案管理以及高校的綜合發(fā)展具有重要的借鑒作用.

1 檔案管理

檔案管理在我國(guó)具有十分悠久的歷史，它伴隨著國(guó)家歷史的發(fā)展而不斷的進(jìn)步與完善.但是我國(guó)的檔案管理工作雖然現(xiàn)在已經(jīng)有了豐富的理論性，但是經(jīng)驗(yàn)管理仍舊是個(gè)檔案檔案管理的主流.現(xiàn)在，隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，一些更加先進(jìn)的載體式的檔案管理形式逐步出現(xiàn)，也就使得高校檔案管理逐步的走向系統(tǒng)化、綜合化.

1.1 檔案管理的內(nèi)容

檔案，主要有三種主體構(gòu)成，這三大主體包含國(guó)家管理機(jī)構(gòu)、社會(huì)群體組織以及活動(dòng)個(gè)人.檔案，不外乎是這三者之間的交互問(wèn)題的發(fā)生，并且對(duì)于相互之間的一些活動(dòng)進(jìn)行記錄.這種記錄的方式包含很多種，有文字記錄、圖像記錄、語(yǔ)音記錄等等.檔案根據(jù)其不同性質(zhì)分主要有，文字檔案、科技檔案以及司法和人事檔案，這也是最主要的集中檔案形式.在檔案管理過(guò)程中，檔案的內(nèi)容主要有兩個(gè)方面：

1.1.1 對(duì)于相關(guān)檔案的原始資源進(jìn)行管理，這是一種物質(zhì)上的管理，也就是所謂的實(shí)體管理，它可以幫助管理者更加清楚檔案的信息，方便管理者在管理檔案信息時(shí)更加明了，更加容易分門(mén)別類(lèi).

1.1.2 對(duì)于檔案中所有相關(guān)信息的管理，這主要是對(duì)信息的整合，也就是所謂的信息再組織的過(guò)程.在這個(gè)過(guò)程中需要管理者根據(jù)原始管理資源對(duì)現(xiàn)有的信息加以整合以及分析，使其成為信息的二次表述，但是這種表述必須客觀有效，這也是保證信息的真實(shí)性以及原始性的重要環(huán)節(jié)，確保信息的真實(shí)以便使用者的利用.

1.2 檔案管理的性質(zhì)

檔案管理必須保持管理上的科學(xué)性，這樣才能夠更好的為社會(huì)中需要此信息的個(gè)人、團(tuán)體提供相關(guān)的服務(wù)，起到其應(yīng)有的價(jià)值.檔案管理工作是一項(xiàng)費(fèi)城系統(tǒng)性與專(zhuān)業(yè)性的管理工作，也是一個(gè)獨(dú)立于其他相關(guān)部門(mén)的管理單位，構(gòu)成了中國(guó)文化管理的重要成分.檔案是一種參考文獻(xiàn)，是一種對(duì)信息的全面記錄，具有重要的信息來(lái)源，也是信息管理系統(tǒng)中的組成因子.在經(jīng)濟(jì)與知識(shí)全面發(fā)展的雙重大背景下，檔案管理也從原來(lái)的信息儲(chǔ)存轉(zhuǎn)變了原有的性質(zhì)內(nèi)容，而成為現(xiàn)代的利用各種高科技手段以及新的方法對(duì)各種信息加以整合，更加方便社會(huì)的需要.

1.3 檔案管理的特點(diǎn)

1.3.1 檔案原始資源的收集十分緩慢，是一個(gè)非常艱難的過(guò)程.檔案的原始信息就是一種歷史信息的記錄.它是隨著人們生活活動(dòng)的進(jìn)行而逐步發(fā)展下來(lái)的，這是一種真實(shí)的生活歷史，不可能有抄襲，有復(fù)制.所以這也是檔案資源非常珍貴的原因之一，所以在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于檔案的原始資源的保護(hù)就顯得格外重視，也正是因?yàn)橹匾暢潭燃訌?qiáng)，才造成了對(duì)于檔案的使用率在逐步的下降，這也是現(xiàn)在二者之間難以調(diào)和的矛盾，有待于工作者的進(jìn)一步研究與探討.

1.3.2 在檔案管理過(guò)程中，呈現(xiàn)出階段性的特征.在檔案收集與整理過(guò)程中，檔案被分成了兩個(gè)管理部分.一個(gè)是檔案室的檔案管理，另一個(gè)就是檔案管的管理.在兩種不同的管理階段，檔案所起到的實(shí)際作用也就有所不同.當(dāng)檔案信息處于檔案室管理狀態(tài)的條件下時(shí)，檔案可以起到作為憑證的作用.是管理單位的日常考核的一種選用標(biāo)準(zhǔn)或者是記錄.是檔案信息向檔案館管理的過(guò)渡時(shí)期.當(dāng)檔案信息進(jìn)入檔案室管理階段的時(shí)候，它的初始作用也就降低了，但是其科學(xué)文化的實(shí)際價(jià)值卻有了顯著的提升.

1.3.3 檔案管理對(duì)于形成者具有一定的依賴(lài)性.檔案是反映形成者的活動(dòng)以及相應(yīng)觀點(diǎn)的信息，其僅僅是通過(guò)管理者進(jìn)行整理，將形成者的經(jīng)驗(yàn)以及成果做最后的整合工作.這是與檔案形成者密切相關(guān)的信息.這就要求管理者必須根據(jù)檔案形成者的實(shí)際數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行整理，所有信息內(nèi)容必須真實(shí)可靠，而這一切的行為都必須以檔案形成這為依托，需要檔案形成者的管理以及相應(yīng)的信息控制.所以我們也可以發(fā)現(xiàn)在檔案信息的的記錄中，都有形成者的詳細(xì)信息，以供使用者能夠及時(shí)對(duì)所有信息進(jìn)行核實(shí).然而，也正是由于檔案管理對(duì)于檔案形成者的依賴(lài)性，使得大多數(shù)的檔案信息不能夠向其他的文獻(xiàn)或者是刊物一樣在市場(chǎng)中流傳，這在一定程度上也就限制了檔案信息的使用范圍，使其社會(huì)服務(wù)功能明顯的降低.

1.3.4 檔案信息具有一定的封閉性.正如上面所講，由于檔案信息對(duì)于檔案形成者具有一定的依賴(lài)性，使得檔案信息不能夠在社會(huì)上流傳，降低了檔案信息的社會(huì)功能.這只是檔案信息具有封閉性的一個(gè)方面.同時(shí)有一些檔案信息設(shè)計(jì)到國(guó)家政治以及經(jīng)濟(jì)、技術(shù)機(jī)密等多個(gè)方面，為了維護(hù)國(guó)家利益，就必須對(duì)檔案進(jìn)行封存，只有在關(guān)系到國(guó)家利益的時(shí)候才能夠由國(guó)家相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行使用.此外，一些檔案信息，在形成的初始階段具有一定的封閉性，但是過(guò)一定的時(shí)期后，檔案管理部門(mén)會(huì)對(duì)這些信息進(jìn)行部分的公開(kāi).這種封閉性，也就形成了檔案管理工作與檔案利用之間的矛盾.

2 在知識(shí)與經(jīng)濟(jì)的雙重背景下，我國(guó)高校檔案管理的問(wèn)題

2.1 高校的檔案管理載體繁雜，使得傳統(tǒng)的檔案管理體系受到嚴(yán)重的挑戰(zhàn)

現(xiàn)在我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了知識(shí)與經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展的時(shí)期，這也就使得檔案管理的種類(lèi)日益增多，這也就給管理者的工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn).所以也就促使管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理體系，采用更多的載體形式，與傳統(tǒng)的記錄形式形成互補(bǔ)的狀態(tài).如現(xiàn)在更多的采用多媒體、計(jì)算機(jī)、影像形式對(duì)檔案信息加以整理，這些都對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、管理中的經(jīng)驗(yàn)理論和整理方式帶來(lái)了比較大的沖擊.在這種新形式的挑戰(zhàn)下，我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理形式與方式還不足以滿足這些載體的需求，所以這就要求必須建立新的管理模式與管理手段，并且將二者進(jìn)行有效的融合.這也是知識(shí)繁榮時(shí)代我國(guó)檔案管理者所面臨的挑戰(zhàn)之一.

2.2 高校數(shù)字化圖書(shū)檢索是急需解決的問(wèn)題

隨著信息與經(jīng)濟(jì)、經(jīng)濟(jì)與知識(shí)的全面革新，以及信息的不斷發(fā)展，我國(guó)高校的檔案信息管理技術(shù)有了比較明顯的起色.但是由于我國(guó)的檔案管理的傳統(tǒng)根深蒂固，并不能使得檔案管理全面發(fā)展.這也就造成了高校數(shù)字化圖書(shū)檢索遇到了較大的問(wèn)題，而解決這些難題也就勢(shì)在必行.在檢索過(guò)程中，必須以檔案的信息特征為依據(jù)，而傳統(tǒng)的特征標(biāo)準(zhǔn)不能夠很好的揭示信息的特征，也就使得現(xiàn)代圖書(shū)檢索的效率比較低下，而數(shù)字化的檢索就可以很好的將這些問(wèn)題化解.而如何使用數(shù)字化的信息，在圖書(shū)檢索中使得信息的特征更加明朗化，讓數(shù)字化與檢索的信息特征相互融合，也就成為了信息管理者需要解決的問(wèn)題.

所以檔案管理者也就必須加強(qiáng)自身的創(chuàng)造性思維以及豐富的檔案管理學(xué)理論信息，適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理進(jìn)程，能夠在實(shí)踐中國(guó)找出更加便利的解決策略，不斷的對(duì)檔案信息管理加以創(chuàng)新.

3 改善高校檔案管理的策略探究

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理者的傳統(tǒng)觀念，建立適合現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理意識(shí)

建立全新的檔案管理發(fā)展的意識(shí).我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理體制，是在我國(guó)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制中建立起來(lái)的，這種模式也就使得管理人員安于現(xiàn)狀，沒(méi)有足夠的意識(shí)發(fā)展檔案管理工作，這種意識(shí)的不足嚴(yán)重阻礙了我國(guó)檔案工作的全面進(jìn)步.所以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，建立全新的檔案管理發(fā)展意識(shí)是非常重要的.在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人們對(duì)于知識(shí)信息的尋求不斷增加，這也就給我們高校的檔案信息管理提供了良好的契機(jī).我們也應(yīng)該更加全面的運(yùn)用高校檔案信息資料科技含量高的優(yōu)勢(shì)，最大化的發(fā)揮高校檔案管理部門(mén)的職能，搜集更多有利于高校發(fā)展以及檔案管理進(jìn)步的信息.

3.2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)高校的檔案管理模式

高校檔案管理，是推動(dòng)高校知識(shí)發(fā)展以及學(xué)校全面進(jìn)步的重要職能部門(mén)，它同樣是高校中受到社會(huì)知識(shí)以及經(jīng)濟(jì)影響最快的一個(gè)職能領(lǐng)域.在知識(shí)以及經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的雙重背景下，檔案管理者必將接受很多檔案管理理念以及接觸新的檔案管理模式，促進(jìn)對(duì)傳統(tǒng)模式的轉(zhuǎn)變.傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代高校綜合發(fā)展的需求，因此必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式.在高校中的轉(zhuǎn)換模式主要有：

（1）將原有的高校檔案實(shí)體管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽咳肆Y本管理的信息集成管理模式.

（2）從原有的硬性管理模式向知識(shí)、信息、科技、人文的軟性管理轉(zhuǎn)變.

（3）由單一職能部門(mén)的檔案管理模式向更加全面的、綜合的管理模式轉(zhuǎn)變.

〔1〕[加拿大]T·庫(kù)克.1898年荷蘭手冊(cè)出版以來(lái)檔案理論與實(shí)踐的相互影響.第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)文件報(bào)告集，中國(guó)檔案出版社，1997.149,163,153.

〔2〕石秀春,于龍杰.試論當(dāng)前高校檔案工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2007（8）：89-90.

〔3〕黃麗華,紀(jì)秀英.做好新形勢(shì)下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作[J].中國(guó)檔案，2005（6）：18-19.