孟正樂(lè)

（浙江省蠶種質(zhì)量檢驗(yàn)檢疫站，浙江 杭州 310021）

蠶種質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核探析

孟正樂(lè)

（浙江省蠶種質(zhì)量檢驗(yàn)檢疫站，浙江 杭州 310021）

蠶種質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)自我完善、確保質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的重要手段，其目的是驗(yàn)證質(zhì)量管理體系的符合性和有效性，它對(duì)于體系的建設(shè)，起著極為重要的作用。浙江省蠶種質(zhì)量檢驗(yàn)檢疫站從2000年開(kāi)始，按照《實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則》的要求和單位建設(shè)情況建立了蠶種質(zhì)量管理體系（2007年起按《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求轉(zhuǎn)版），2001年取得了浙江省技術(shù)監(jiān)督局計(jì)量認(rèn)證。經(jīng)過(guò)10多年的運(yùn)行和不斷改進(jìn)，服務(wù)于蠶種質(zhì)量檢驗(yàn)檢疫工作的質(zhì)量管理體系日趨完善。在這期間，順利通過(guò)了各次復(fù)評(píng)審、監(jiān)督評(píng)審和飛行檢查，2011年在省技監(jiān)局開(kāi)展的“規(guī)范檢測(cè)管理、提升檢測(cè)質(zhì)量”活動(dòng)中我站被評(píng)定為A類(lèi)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)。質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核作為質(zhì)檢機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系一個(gè)重要性和關(guān)鍵性的活動(dòng)，省蠶種質(zhì)檢站歷來(lái)十分重視。本站的蠶種質(zhì)量管理體系建立至今，內(nèi)部審核工作已經(jīng)從當(dāng)初的為認(rèn)證轉(zhuǎn)變成建立質(zhì)量管理體系、提高檢驗(yàn)檢疫水平、持續(xù)滿(mǎn)足客戶(hù)要求為目標(biāo)，通過(guò)內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析原因，進(jìn)而解決問(wèn)題，防止類(lèi)似問(wèn)題的再次發(fā)生，從而促進(jìn)體系的有效運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)的重要手段。為更進(jìn)一步提高質(zhì)檢質(zhì)量，就如何做好內(nèi)部審核作一些粗淺探析。

1 管理層應(yīng)對(duì)內(nèi)部質(zhì)量管理體系高度關(guān)注和重視

質(zhì)量管理體系能否持續(xù)有效運(yùn)行，領(lǐng)導(dǎo)的作用極為關(guān)鍵。質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核，涉及到體系的全部要素和所有活動(dòng)，只有單位的管理層從思想上重視，從人、財(cái)、物等方面予以大力的支持，充分調(diào)動(dòng)參與內(nèi)審工作人員的參與熱情和積極性，內(nèi)審工作才能順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)體系持續(xù)有效的改進(jìn)。因此，管理層要把內(nèi)部質(zhì)量管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期戰(zhàn)略來(lái)抓，將貫徹《準(zhǔn)則》要求和單位的實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。我站在內(nèi)審中曾出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，相同或類(lèi)似的不符合項(xiàng)會(huì)在不同部門(mén)或同一部門(mén)重復(fù)出現(xiàn)。筆者認(rèn)為，出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象有兩方面原因：一是對(duì)不符合項(xiàng)就事論事，那個(gè)部門(mén)發(fā)生，就在那個(gè)部門(mén)解決，沒(méi)有舉一反三，因此，這個(gè)部門(mén)解決了，另一個(gè)部門(mén)又發(fā)生了；二是管理層不重視，沒(méi)有改錯(cuò)的決心或有決心卻沒(méi)有激勵(lì)機(jī)制，造成同一個(gè)部門(mén)重復(fù)發(fā)生同樣的問(wèn)題。要改變頑癥，領(lǐng)導(dǎo)要有決心，有激勵(lì)機(jī)制。對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的內(nèi)審員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)屢教不改的員工應(yīng)予處理。

2 重視質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核隊(duì)伍的培養(yǎng)和建設(shè)

審核隊(duì)伍素質(zhì)的高低將直接左右著審核的效果，因此必須培訓(xùn)并建立一支素質(zhì)較高的內(nèi)審員隊(duì)伍，精心地抓審核隊(duì)伍的建設(shè)，從組織上為內(nèi)審工作有效進(jìn)行提供基礎(chǔ)性保障。首先，任用合適的審核人員。應(yīng)從各職能部門(mén)中選擇具有一定專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)和具有強(qiáng)烈責(zé)任感及職業(yè)道德的人員作為審核員。其次，對(duì)審核人員進(jìn)行必要的審核技能和審核技巧的培訓(xùn)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、審核人員之間的輪換以及適時(shí)的交流和研討等手段，使審核人員不僅能熟練掌握《準(zhǔn)則》及質(zhì)量管理體系精神，而且能夠熟練地運(yùn)用《準(zhǔn)則》，才能夠有效地實(shí)施審核工作。我站根據(jù)體系審核工作的需求，不斷加強(qiáng)內(nèi)審員的培養(yǎng)，先后有9人參加省技監(jiān)局舉辦的內(nèi)審員培訓(xùn)，現(xiàn)有持證內(nèi)審員6人。

3 質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核工作要嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)、富有成效

內(nèi)審是通過(guò)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題來(lái)推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系的持續(xù)改進(jìn)的有效手段，因此，審核工作必須嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，必須富有成效。蠶種質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核，可從以下方面進(jìn)行：

3.1 審核的策劃

制定內(nèi)審方案（審核的頻次、目的、準(zhǔn)則、范圍）、審核組的分工、編制內(nèi)審計(jì)劃、內(nèi)審檢查表、文件的準(zhǔn)備、發(fā)布內(nèi)審?fù)ㄖ?。按部門(mén)要素來(lái)對(duì)編制內(nèi)審計(jì)劃及檢查表，不遺漏要素或部門(mén)，檢查表中選擇足夠的樣本量。內(nèi)審策劃和方案制定要考慮到蠶種質(zhì)量檢驗(yàn)檢疫項(xiàng)目較少的特點(diǎn)，現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)檢查應(yīng)盡可能覆蓋全部檢驗(yàn)檢疫項(xiàng)目；對(duì)上年度內(nèi)審的不符合項(xiàng)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注。《準(zhǔn)則》要求內(nèi)審人員不少于2名。從我站內(nèi)審實(shí)踐看，集中內(nèi)審時(shí)，內(nèi)審組人員應(yīng)不少于3人，不然在有限的時(shí)間內(nèi)，內(nèi)審質(zhì)量無(wú)法保證。

3.2 審核的實(shí)施

召開(kāi)首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、末次會(huì)議、開(kāi)具不符合項(xiàng)報(bào)告。

3.3 寫(xiě)好審核報(bào)告

審核報(bào)告是整個(gè)審核工作的外在體現(xiàn)，是在對(duì)客觀(guān)證據(jù)及審核記錄進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)、分析、歸納和評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上形成的審核總結(jié)。審核報(bào)告既要簡(jiǎn)明扼要，又要提供足夠的信息，使看報(bào)告人能對(duì)審核有一個(gè)全面的了解。因此，撰寫(xiě)審核報(bào)告要掌握足夠的客觀(guān)證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)，要用典型的事實(shí)、數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)。不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施，既要體現(xiàn)可操作、可控制、可評(píng)價(jià)，不能就事論事，又要體現(xiàn)預(yù)防、系統(tǒng)、發(fā)展，貫徹持續(xù)改進(jìn)的思想。

4 做好內(nèi)審樣本有效的策劃

（1）樣本必須有代表性。審核本身只可能是一個(gè)抽樣的過(guò)程。如果抽樣失去代表性，審核結(jié)果就可能不真實(shí)。要從《準(zhǔn)則》和體系文件要求入手，明確要查什么和如何查，選定有代表性的樣本。

（2）抽樣必須是隨機(jī)的。

（3）樣本必須是客觀(guān)的。樣本不應(yīng)帶有傾向性。審核員應(yīng)親自抽樣，獲取樣本的方式應(yīng)當(dāng)是正當(dāng)?shù)摹?/p>

（4）樣本大小應(yīng)與預(yù)定計(jì)劃相適應(yīng)。樣本過(guò)小，審核結(jié)果的風(fēng)險(xiǎn)大；樣本過(guò)大、影響審核的進(jìn)度。樣本要適量，與預(yù)定審核計(jì)劃相適應(yīng)。

5 加強(qiáng)內(nèi)審后改進(jìn)的落實(shí)

內(nèi)部審核的目的就是為了找出體系運(yùn)行中的不符合項(xiàng)并加以糾正，以提升體系運(yùn)行的質(zhì)量水平。因此在內(nèi)審后，內(nèi)審組應(yīng)組織、督促不符合項(xiàng)的整改。

（1）分析不符合項(xiàng)產(chǎn)生原因。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題難，分析問(wèn)題發(fā)生的原因更難，為確保審核的實(shí)效，應(yīng)將所有不符合項(xiàng)分清責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，引導(dǎo)、督促其分析深層次原因，制定切實(shí)可行的糾正和糾正措施實(shí)施計(jì)劃。

（2）對(duì)不符合項(xiàng)采取糾正措施。糾正措施是針對(duì)已經(jīng)發(fā)生并且被發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)采取的處理措施，應(yīng)由受審核方在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。

（3）對(duì)采取的糾正措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。跟蹤驗(yàn)證是審核的繼續(xù)，是為確保糾正措施的有效完成，對(duì)糾正措施結(jié)果的有效性的確認(rèn)。糾正措施如有必要可納入相關(guān)體系文件中，予以固化，以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效管理。我站在2010年度的內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的管理存在問(wèn)題，經(jīng)分析主要是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的理解不透徹。因此采取的糾正措施是選派設(shè)備管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)，并將培訓(xùn)內(nèi)容宣貫到相關(guān)人員；同時(shí)修訂《標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理程序》，把標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的管理以文件的形式固定，有效的避免了問(wèn)題的再次發(fā)生。

（4）根據(jù)需要采取預(yù)防措施。有些情況雖然沒(méi)有構(gòu)成不符合，但有可能是問(wèn)題發(fā)生的潛在因素，因此有必要納入觀(guān)察項(xiàng)，采取必要的預(yù)防措施。

6 結(jié)束語(yǔ)

要增強(qiáng)蠶種質(zhì)量管理的能力，離不開(kāi)管理的改進(jìn)與提升，作為提升質(zhì)量管理水平重要手段的體系內(nèi)審，通過(guò)控制好內(nèi)審的策劃、實(shí)施過(guò)程和內(nèi)審后改進(jìn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以驗(yàn)證蠶種質(zhì)量管理體系的符合性、有效性和適合性。通過(guò)自我診斷的方式來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，并防止同類(lèi)問(wèn)題再次發(fā)生，增強(qiáng)體系自身的免疫力和適應(yīng)性，使質(zhì)量體系不斷得到改進(jìn)和完善，保持持續(xù)的有效性。