王艷輝

中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究所，北京 100005

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人事檔案的價(jià)值得到了社會(huì)各界的認(rèn)可，尤其是實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略重大決策和社會(huì)保障制度覆蓋面越來(lái)越廣的今天，人事檔案工作也越來(lái)越受到人們的重視。人事檔案從“可有可無(wú)”的尷尬境地轉(zhuǎn)變成重要角色。另一方面，由于長(zhǎng)期以來(lái)檔案工作少被重視，檔案政策缺乏連貫性，暴露了當(dāng)前人事檔案工作中的諸多問(wèn)題[1]。加強(qiáng)人事檔案的科學(xué)管理，為選人、用人提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)，為促進(jìn)社會(huì)的安全和諧刻不容緩。

1 現(xiàn)狀

人事檔案管理工作通常分為六個(gè)組成部分，即收集、鑒定、整理、保管、利用和轉(zhuǎn)遞。每一個(gè)環(huán)節(jié)都有各自的特點(diǎn)和工作流程[2]，現(xiàn)結(jié)合筆者近幾年人事檔案工作實(shí)踐，對(duì)其中一些問(wèn)題進(jìn)行討論。

1.1 收集

規(guī)范收集是人事檔案工作的基礎(chǔ)。筆者所在的單位屬于有50多年歷史的醫(yī)學(xué)教育和研究單位，既是基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究所，又是醫(yī)學(xué)院的基礎(chǔ)學(xué)院，我們習(xí)慣稱之為所（院），人員組成比較繁雜，有各級(jí)教師和教輔人員，有科研學(xué)者和技術(shù)人員，有黨政干部和后勤保障人員，還有近幾年應(yīng)聘回來(lái)的“海歸”。集中了許多高層次知識(shí)分子，院士、首席專家、主任醫(yī)師，還有人大代表、政協(xié)委員、民主黨派成員和歸國(guó)華僑等。

因此，所（院）人事檔案除一般材料外，增加了歸國(guó)人才派遣證明，國(guó)外學(xué)歷學(xué)位證明，教師、醫(yī)師資格認(rèn)定材料，推薦、評(píng)選突出貢獻(xiàn)專家材料、優(yōu)秀教師材料，各類獎(jiǎng)項(xiàng)的評(píng)選材料，教學(xué)、科研、科技開(kāi)發(fā)等方面成果材料，資深院士、專家各年度體檢報(bào)告等。許多材料又都是不同單位轉(zhuǎn)遞來(lái)的，形式多樣、規(guī)格不同，材料的形成時(shí)間不統(tǒng)一。增加了人事檔案材料收集的難度。

1.2 鑒定

鑒定是為了維護(hù)人事檔案材料的真實(shí)性。檔案材料必須做到客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。如上所述，筆者工作的所（院）人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，為了規(guī)范管理，核實(shí)、鑒定檔案材料非常重要。我們常遇到有些人在干部履歷表中，所填出生日期與身份證出生日期不一致。由于檔案材料里，絕大多數(shù)檔案都是本人于不同的時(shí)期書寫的，如履歷、自傳、年度考核表、畢業(yè)生登記表、職稱評(píng)審表等，大部分內(nèi)容都是出自本人，填寫時(shí)往往全憑記憶，沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母拍?，缺少檔案意識(shí)，常常不留底，前后矛盾。因此，為了確保材料的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性、規(guī)范化，我們?cè)谑占刹繖n案材料中，鑒定就占據(jù)了很多時(shí)間，常常要與形成檔案材料的部門溝通，以便為所（院）選拔人才，任用干部準(zhǔn)確地提供檔案依據(jù)。

1.3 整理

所謂整理，就是按照人事檔案所反映的內(nèi)容和特征，將零散的材料分門別類地歸納整理到檔案里，目前的常規(guī)是把人事檔案分為10 類?，F(xiàn)在的人事案內(nèi)容已不能滿足用人單位希望了解和掌握一個(gè)人全部信息的要求，特別是缺少反映當(dāng)事人綜合能力、素質(zhì)的材料。人事檔案材料陳舊，不能反映個(gè)人的最新情況、綜合才能和個(gè)性特點(diǎn)。有些類別的材料內(nèi)容單一雷同，如第2 類自傳，老職工在不同任職階段都有自傳材料，然其內(nèi)容大同小異，新職工有的又缺少自傳材料。另有一些類別內(nèi)容繁瑣，如學(xué)歷、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)與評(píng)定崗位技能的第4 類材料和關(guān)于錄用、任免、出國(guó) (出境)、工資、待遇及各種會(huì)議代表的第9 類材料，篇幅往往很多，但重復(fù)登錄；而現(xiàn)今人事部門最為關(guān)注的信用材料、專業(yè)資格材料、聘用合同材料等，卻沒(méi)有確切的歸檔類目。

1.4 保管

保管方式陳舊，很不適應(yīng)人才流通的需要。當(dāng)前我國(guó)多數(shù)單位人事檔案的保管還主要采取檔案室保管的方式。無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今人才流動(dòng)的快速性和職業(yè)角色頻繁轉(zhuǎn)換的復(fù)雜性。隨著國(guó)家人力資源政策的改革，人才的引進(jìn)和輸出放開(kāi)、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘分開(kāi)、多樣化用人渠道的推行等，各層次人員流動(dòng)頻繁，一方面大力引進(jìn)所外急需人才,迅速擴(kuò)充人才隊(duì)伍；另一方面重點(diǎn)培養(yǎng)有發(fā)展?jié)摿Φ乃ㄔ海﹥?nèi)人才，鼓勵(lì)其走出去，再返回來(lái)為所（院）服務(wù)；實(shí)行雙向選擇，合理分流、疏導(dǎo)聘余人員。凡此種種，迫切要求加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，建立人才數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)就是檔案信息化管理的延伸。

1.5 利用

隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案使用率也大大的提高了。比如：①工齡連續(xù)計(jì)算。人事檔案是保留存檔人員原有身份的依據(jù)，并計(jì)算連續(xù)工齡。對(duì)一個(gè)新畢業(yè)的大學(xué)生來(lái)說(shuō)，如果人事檔案連續(xù)幾年都沒(méi)有存放到相應(yīng)的人事檔案管理部門，沒(méi)有考核，沒(méi)有定職，也沒(méi)有社保，那工齡是不能被計(jì)算的。②職稱評(píng)定。凡從事專業(yè)技術(shù)工作者，必然要參加晉升專業(yè)技術(shù)職稱。職稱的年限是根據(jù)個(gè)人的工齡來(lái)計(jì)算的，沒(méi)有人事檔案，便沒(méi)有連續(xù)工齡，也便難以晉升專業(yè)技術(shù)職稱。③檔案工資調(diào)升。根據(jù)人事檔案，符合晉升條件的人員可以調(diào)整檔案工資。但沒(méi)有人事檔案，沒(méi)有晉升，何談檔案工資的調(diào)整，個(gè)人的利益必將受到損害。④社會(huì)保險(xiǎn)。人事檔案中的工資、工齡、職務(wù)和受保時(shí)間，是辦理社會(huì)保險(xiǎn)的主要依據(jù)，沒(méi)有人事檔案，辦理社會(huì)保險(xiǎn)也變得很麻煩。

人事檔案承載著大量個(gè)人信息，我們所（院）人事檔案工作不僅為內(nèi)部各部門服務(wù)，也為師生出國(guó)、移民、家屬親友關(guān)系調(diào)查、就業(yè)、信息核查、工齡、年齡計(jì)算等出具證明，以解決廣大師生切身需求。

社保的發(fā)展也給人事檔案工作提出了新的要求。歸國(guó)人員要進(jìn)社保就需要有檔案材料，回頭來(lái)找自己檔案的不在少數(shù)，于是，之前的無(wú)頭檔案和“棄檔”減少了。

從以上的情況可以看出，如今人事檔案材料的利用已大大加強(qiáng)，社會(huì)對(duì)檔案的重視度也越來(lái)越高。

1.6 轉(zhuǎn)遞

轉(zhuǎn)遞是人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)，轉(zhuǎn)遞工作要求及時(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。在傳遞過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問(wèn)題，接收部門因?yàn)檫@樣或者那樣的原因，拒絕接收檔案。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下人員流動(dòng)的頻繁與復(fù)雜，可能由國(guó)家機(jī)關(guān)流動(dòng)到事業(yè)單位，由事業(yè)單位流動(dòng)到國(guó)企，由國(guó)企到私企，也可能又由外企到私企、國(guó)家機(jī)關(guān)等。人事檔案隨人走的同時(shí)出現(xiàn)了許多不規(guī)范的現(xiàn)象，諸多職業(yè)介紹服務(wù)機(jī)構(gòu)管理著大量的人事檔案，甚至有些人事檔案流存私人手中。而不同的機(jī)構(gòu)人事檔案管理辦法不盡相同，管理規(guī)則不一，導(dǎo)致人事檔案轉(zhuǎn)交困難。例如一個(gè)大、中專畢業(yè)生畢業(yè)后參加工作見(jiàn)習(xí)期滿，表現(xiàn)良好，無(wú)重大違紀(jì)事件，根據(jù)國(guó)家政策，納入正規(guī)干部管理。但是如果私企或者民營(yíng)企業(yè)，沒(méi)有上社會(huì)保險(xiǎn)也沒(méi)有人事檔案，沒(méi)有辦法辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)。轉(zhuǎn)正定級(jí)的材料是要存入人事檔案，作為一種證明的。等到退休年齡時(shí)，如果沒(méi)有轉(zhuǎn)正定級(jí)材料、沒(méi)有保險(xiǎn)是不能辦理退休的。

2 完善人事檔案管理工作的建議

檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄，人事檔案既是工作的需要，也是社會(huì)的需要，直接關(guān)系到個(gè)人權(quán)益和社會(huì)和諧發(fā)展，但現(xiàn)狀是不盡如人意。針對(duì)上列人事檔案管理工作中的問(wèn)題，謹(jǐn)提出完善人事檔案管理的一些建議，敬請(qǐng)指教。

2.1 健全制度，建立標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)的檔案管理和檔案學(xué)研究都比較晚，中組部1996年印發(fā)《干部檔案工作條例》和2009年修訂的《干部人事檔案管理工作細(xì)則》是人事檔案工作中唯一具體的文件依據(jù)。問(wèn)題是，一缺乏培訓(xùn)，二缺少標(biāo)準(zhǔn)，因而，各單位之間檔案的建立、鑒定、保管、開(kāi)發(fā)利用差別較大。需要由政府部門或者行業(yè)協(xié)會(huì)制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的制度，逐步改革傳統(tǒng)管理方式，爭(zhēng)取與國(guó)際接軌，運(yùn)用近代信息技術(shù)，建立規(guī)范的人事檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的信息化、自動(dòng)化。在此基礎(chǔ)上，分期分批培訓(xùn)檔案管理工作人員。

2.2 做好材料收集與審核工作

及時(shí)收集和準(zhǔn)確審核是人事檔案材料價(jià)值所在的前提和基礎(chǔ)。對(duì)既有的檔案材料進(jìn)行一次自我檢查，重點(diǎn)是拾遺補(bǔ)缺，甄別真?zhèn)?，“?yōu)化”和“凈化”人事檔案內(nèi)容[3]。按照中央組織部、人事部和國(guó)家檔案局的有關(guān)文件和規(guī)定，確保人事檔案材料完整、精煉、真實(shí)。同時(shí)，盡快頒發(fā)部委文件規(guī)定，加強(qiáng)各單位組織人事部門在檔案材料形成、收集上的交流與合作。

2.3 適時(shí)調(diào)整歸檔內(nèi)容

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的人事檔案，要適應(yīng)人才流動(dòng)性強(qiáng)和人才與用人單位間雙向選擇的特點(diǎn)，適時(shí)調(diào)整歸檔材料的內(nèi)容。以反映本人個(gè)性特點(diǎn)的材料為重點(diǎn)，其他材料為補(bǔ)充信息。隨著事業(yè)單位人事編制的限制和人才聘用制的實(shí)行，當(dāng)事雙方處于平等協(xié)商的聘用關(guān)系，聘用合同書或協(xié)議不僅是聘用關(guān)系的憑據(jù)，也是雙方履行責(zé)任與義務(wù)的法律依據(jù)。因此，這類文書理應(yīng)歸檔，成為員工人事檔案材料的重要組成部分。與之相關(guān)的聘任期間考核、薪金、任免、辭職、解聘、榮譽(yù)和獎(jiǎng)懲等材料，也必須及時(shí)地歸入人事檔案。而自傳材料、政治審查材料等，應(yīng)該保留，但可以逐漸精煉。

2.4 實(shí)行人事檔案的信息化管理，建立紙質(zhì)與電子兩套檔案

在現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上，應(yīng)研究建立一套完善的、全國(guó)統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)，涵蓋人事檔案中的各類信息項(xiàng)，根據(jù)需要再建立若干子數(shù)據(jù)系統(tǒng)，分別對(duì)應(yīng)人事工作所涉及的方方面面，隨時(shí)可以迅速地調(diào)出擬查閱的信息來(lái)[4]。還要跟蹤動(dòng)態(tài)信息，及時(shí)收錄學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、教育培訓(xùn)、職稱晉升、工資變動(dòng)等信息變化，保證人事檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。這樣做也保護(hù)了原始檔案材料。管理人員對(duì)日常工作管理的實(shí)行計(jì)算機(jī)操作，節(jié)省了重復(fù)而又機(jī)械的手工勞動(dòng)，提高了工作效率。

2.5 人事檔案半公開(kāi)化管理，提高檔案的利用率

用人單位建立的員工電子檔案，不僅為本單位人才的管理和使用服務(wù)，也要面向員工本人。個(gè)人可以憑身份證號(hào)，密碼等，登錄人事檔案管理系統(tǒng)，查閱自己的相關(guān)信息，如個(gè)人履歷，學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷，工作經(jīng)歷，工資、獎(jiǎng)懲、業(yè)績(jī)等基本內(nèi)容，使每個(gè)人對(duì)自己的基本情況有準(zhǔn)確的把握。還要與有資質(zhì)的單位實(shí)現(xiàn)資源共享，在政策許可范圍內(nèi)，鼓勵(lì)人才的流動(dòng)，提高人事檔案的利用率，提高查閱檔案的效率，使人事檔案發(fā)揮最大的效能，并減少檔案管理人員理當(dāng)擺脫的工作量。

3 討論

科研院所人事檔案工作關(guān)系到人才培養(yǎng)、使用、引進(jìn)和分流，實(shí)際上關(guān)系到醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。檔案工作者責(zé)任重大，要求有良好的素質(zhì)，堅(jiān)持嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)密的工作態(tài)度和作風(fēng)。在實(shí)踐中體會(huì)到，為提高工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量，迫切需要完善體制，加強(qiáng)協(xié)調(diào)。目前我國(guó)戶籍制度與人事制度正在改革，與之密切相關(guān)的人事檔案卻依然維持著舊有的方法、方式，人事部門隸屬于本單位黨政領(lǐng)導(dǎo)管理，各單位又接受垂直的系統(tǒng)管理，上下左右之間缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào)[5]，加強(qiáng)檔案收集、鑒定、轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的協(xié)作，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用，以滿足人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的需要。

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