李春明 陳懷先 馬義敦( 甘肅祁連山水泥集團(tuán)股份有限公司信息中心,甘肅 蘭州730030 )

甘肅祁連山水泥集團(tuán)股份有限公司是中央企業(yè)-中國(guó)中材集團(tuán)有限公司所屬中國(guó)中材股份有限公司的控股子公司，在甘青兩省建立十四個(gè)水泥生產(chǎn)基地和八個(gè)水泥粉磨或商品混凝土生產(chǎn)基地，圍繞甘青藏三省市場(chǎng)，構(gòu)建了以水泥系列產(chǎn)品為主，延伸發(fā)展骨料和商品混凝土的產(chǎn)業(yè)鏈。公司從2002年的單一生產(chǎn)水泥基地信息化建設(shè)，到2007年集團(tuán)化信息化建設(shè)到現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)和生產(chǎn)、物流、采購(gòu)招標(biāo)等專(zhuān)業(yè)化信息系統(tǒng)融合深化應(yīng)用的十多年信息化建設(shè)歷程，無(wú)論是從建設(shè)應(yīng)用的控制節(jié)點(diǎn)的確定、切入點(diǎn)選擇、流程的梳理、管理機(jī)構(gòu)適應(yīng)性改組、管理復(fù)制實(shí)施、制度修訂執(zhí)行,還是生產(chǎn)過(guò)程管理、設(shè)備管理、配件管理、巡檢管理、成本等管理的實(shí)現(xiàn)和各類(lèi)不增值環(huán)節(jié)的消滅，無(wú)處不體現(xiàn)著“庫(kù)存管理一肩挑”的現(xiàn)象。甚至可以說(shuō)，水泥企業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理信息化搞好了，ERP也就上線了。

1 水泥企業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理信息化特點(diǎn)與地位

在崇尚良性循環(huán)、錦上添花的流程制造業(yè)-水泥企業(yè)，由于水泥產(chǎn)品成熟、市場(chǎng)半徑小、產(chǎn)品保質(zhì)期短，分批出入庫(kù)合并結(jié)算、原材料品種少物流大、輔材品種多物流小等特點(diǎn)，導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)管理非常繁雜，同時(shí)派生出水泥企業(yè)的特殊艱難的發(fā)運(yùn)管理流程，使其財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)流程交接節(jié)集中在結(jié)算統(tǒng)計(jì)確認(rèn)過(guò)程，由于大物流固粉體物料計(jì)量難，致使熟料產(chǎn)量靠倒推計(jì)算確定，因此，水泥企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作是以倉(cāng)庫(kù)管理為中心，圍繞著物料的進(jìn)、出庫(kù)進(jìn)行的各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的庫(kù)存精細(xì)化管理是各項(xiàng)管理的重心，也是公司ERP系統(tǒng)建設(shè)的核心內(nèi)容。

2 水泥企業(yè)倉(cāng)庫(kù)信息化主要前期工作內(nèi)容

2.1 對(duì)倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行多維度分類(lèi)，并對(duì)逐個(gè)物料進(jìn)行編碼、屬性定義和分類(lèi)維護(hù)。

第一是對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行分類(lèi)，確定物料組，根據(jù)庫(kù)存中收貨和發(fā)貨交易記錄生成的自動(dòng)分錄，定義過(guò)賬對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目,過(guò)賬到總賬憑證；第二是定義計(jì)算庫(kù)存成本庫(kù)存模型組，確定如何控制和處理物料收貨和發(fā)貨的設(shè)置，定義物料的計(jì)價(jià)方法，進(jìn)貨是否需要檢驗(yàn)，是否接收登記，發(fā)出提貨要求，庫(kù)存交易是否實(shí)時(shí)過(guò)賬生成財(cái)務(wù)憑證等；第三是確定物料采用成本的核算方法，如標(biāo)準(zhǔn)成本、加權(quán)平均和先進(jìn)先出等。同步反映物料的成本與市場(chǎng)成本。將物料組與庫(kù)存模型組分為：原材料、服務(wù)性物料（有金額沒(méi)數(shù)量，如價(jià)差、電耗等）、輔助材料、礦產(chǎn)品、熟料、生料、水泥產(chǎn)品等待；原材料采用標(biāo)準(zhǔn)成本，當(dāng)期進(jìn)行量差、價(jià)差分?jǐn)?，輔材及其它采用先進(jìn)先出法核算。第四是制定或修訂，物料屬性、編碼的持續(xù)維護(hù)、管理，包括增加、修改、停用等功能的制度與作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；五是根據(jù)各物料實(shí)際應(yīng)用情況，定義集團(tuán)化條件下物料的合理庫(kù)存數(shù)量和調(diào)撥使用流程與制度，并嚴(yán)格定義零庫(kù)存物料的采購(gòu)及出入庫(kù)流程；六是定義物料的設(shè)備、配件關(guān)聯(lián)屬性，以滿(mǎn)足設(shè)備管理、配件管理、巡檢管理基礎(chǔ)信息與管理接口。

2.2 水泥企業(yè)ERP系統(tǒng)倉(cāng)庫(kù)初始化工作延展性工作

已領(lǐng)或下賬的庫(kù)存物資處理。在清倉(cāng)查庫(kù)階段，對(duì)車(chē)間領(lǐng)存的庫(kù)存物資，技術(shù)改造工程中和新建設(shè)企業(yè)已記賬的剩余物資，按等值資產(chǎn)置換形式入庫(kù)后進(jìn)行領(lǐng)用，以保證ERP管理?xiàng)l件下制造成本的真實(shí)。對(duì)倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)整理，要協(xié)同固定資產(chǎn)信息內(nèi)容梳理，便于ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行后的設(shè)備管理、資產(chǎn)管理、配件管理等系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和集成。

倉(cāng)庫(kù)類(lèi)別的劃分與定義、各類(lèi)編碼定義、合理庫(kù)存的預(yù)設(shè)等工作，要便于水泥制造成本歸集、還原和班組考核，如對(duì)水泥袋裝庫(kù)以包裝車(chē)間成本按計(jì)入銷(xiāo)售成本計(jì)算。對(duì)辦公、消防等與生產(chǎn)環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)度小以及即購(gòu)即領(lǐng)的物料，按零庫(kù)存方式進(jìn)行一進(jìn)一出庫(kù)存作業(yè)。

樹(shù)立大倉(cāng)庫(kù)理念：對(duì)占用資金較大或必須有一定庫(kù)存的物料，由集團(tuán)公司組織專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)物料進(jìn)行集團(tuán)化合理庫(kù)存的確定，并分解存放公司或由集團(tuán)成立專(zhuān)庫(kù)存放，制定公司內(nèi)部廢舊物資與資產(chǎn)調(diào)撥計(jì)價(jià)核算制度，及時(shí)處理不用物資與資產(chǎn)，最大限度降低庫(kù)存資金占用，同時(shí)按采購(gòu)和銷(xiāo)售處理往來(lái)賬務(wù)。

新增子公司信息管理復(fù)制：由于公司發(fā)展，有購(gòu)并和新建設(shè)公司并入信息系統(tǒng)時(shí)，要建設(shè)信息化建設(shè)管理復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)流程，關(guān)注的焦點(diǎn)集中在：一是建立初始化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一物料組、庫(kù)存模型組、終結(jié)點(diǎn)等；二是建立統(tǒng)一的產(chǎn)成品、原材料編碼和二級(jí)類(lèi)目的其它物料編碼體系；三是對(duì)建立購(gòu)并公司物料盤(pán)點(diǎn)與入賬規(guī)范，及時(shí)核銷(xiāo)不良庫(kù)存與對(duì)應(yīng)賬務(wù)； 四是建立建全公司庫(kù)存?zhèn)淞弦?guī)范，嚴(yán)格控制庫(kù)存；五是建立適應(yīng)公司專(zhuān)業(yè)化管理的編碼維護(hù)體系，全面適應(yīng)公司出入庫(kù)管理現(xiàn)場(chǎng)；六是建立庫(kù)存對(duì)帳動(dòng)態(tài)化措施，即帳務(wù)理清后，通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行出入庫(kù)處理，以保障信息系統(tǒng)與實(shí)際庫(kù)存的帳實(shí)相符。七是對(duì)配件類(lèi)三級(jí)編碼要充分考慮設(shè)備管理、配件管理與巡檢管理的關(guān)聯(lián)接口。

物料編碼定義與動(dòng)態(tài)管理：按簡(jiǎn)單性、分類(lèi)展開(kāi)性、完整性、唯一性、一貫性、可伸縮性、組織性、充足性、易記性原則，對(duì)水泥生產(chǎn)原材料、產(chǎn)成品和服務(wù)性物料進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù)，并在統(tǒng)一控制二級(jí)物料編碼節(jié)點(diǎn)的同時(shí)下放三級(jí)與明細(xì)編碼權(quán)，授權(quán)子公司專(zhuān)業(yè)部門(mén)分類(lèi)維護(hù)。 控制表見(jiàn)表1。

3 倉(cāng)庫(kù)管理信息化流程與實(shí)現(xiàn)方案

以生產(chǎn)、維修、管理等領(lǐng)料為觸發(fā)，啟動(dòng)倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)的出入庫(kù)流程，按誰(shuí)采購(gòu)誰(shuí)領(lǐng)用、科學(xué)備原料、嚴(yán)格備配件的原則對(duì)出入庫(kù)過(guò)程進(jìn)行綜合管理，生產(chǎn)領(lǐng)料按ERP系統(tǒng)的物料需求計(jì)劃進(jìn)行計(jì)算，在當(dāng)期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)計(jì)算，進(jìn)行生產(chǎn)出入庫(kù)處理的同時(shí)安排下期計(jì)劃，見(jiàn)圖1。

圖1 物料出入庫(kù)控制流程

表1 物料編碼分類(lèi)規(guī)范表

該流程要附加審批工作流程進(jìn)行綜合管理控制。審批要點(diǎn)為：一對(duì)維修計(jì)劃的審批，依據(jù)保障水泥生產(chǎn)線主機(jī)設(shè)備的預(yù)知性、零故障、無(wú)病態(tài)健康運(yùn)行，材料到廠后遵循隨到隨用或科學(xué)備件的原則，審核結(jié)點(diǎn)有車(chē)間主任、技術(shù)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)；二是對(duì)原材料計(jì)劃的審批，依據(jù)是保障生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃正常進(jìn)行，審核結(jié)點(diǎn)有生產(chǎn)管理部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)；三是對(duì)貨物到廠后的驗(yàn)收確認(rèn)審批，除正常的驗(yàn)收外，對(duì)需使用后檢驗(yàn)質(zhì)量和化學(xué)成份檢驗(yàn)質(zhì)量的部分，要在合同和訂單中約束，已指導(dǎo)結(jié)算準(zhǔn)確和配件的追溯管理。

4 方案實(shí)施

1）建立由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，財(cái)務(wù)部門(mén)、信息部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)共同組成的倉(cāng)庫(kù)信息化建設(shè)工作組，工作組分為庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)、信息規(guī)范、項(xiàng)目計(jì)劃及工作指導(dǎo)監(jiān)督三個(gè)工作小組進(jìn)行相關(guān)專(zhuān)業(yè)工作。

2）實(shí)物盤(pán)庫(kù)與易出現(xiàn)問(wèn)題處理

按上述編碼要求，組織專(zhuān)業(yè)人員，按庫(kù)存動(dòng)態(tài)變化特征，建立動(dòng)態(tài)建帳，及時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)；理清未下帳領(lǐng)料單，上線時(shí)及時(shí)下帳，對(duì)實(shí)物進(jìn)行詳細(xì)的清點(diǎn)整理，分類(lèi)分批、分件、分階段進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。同步對(duì)物料名稱(chēng)和制定編碼和規(guī)范定置管理，在物料存放貨架上懸貼與信息系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的標(biāo)牌，保證每一階段的盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤和大件出庫(kù)的線路。不用的資產(chǎn)處置，要會(huì)議形成處置紀(jì)要，及時(shí)下帳。ERP運(yùn)行后，在實(shí)物入庫(kù)前，必須在ERP中根據(jù)采購(gòu)合同建立相應(yīng)的采購(gòu)訂單及采購(gòu)相關(guān)信息。

每月結(jié)帳日對(duì)帳與例行盤(pán)庫(kù)，要注意入庫(kù)和領(lǐng)退料的動(dòng)態(tài)性。休息、檢修期間的緊急領(lǐng)料不能按時(shí)下帳的，必須在第二個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)回領(lǐng)料單及時(shí)下帳。

注意在倉(cāng)庫(kù)盤(pán)庫(kù)中存在的以下現(xiàn)象：因串貨等原因?qū)е碌膸?shí)不符，實(shí)物入庫(kù)與帳目入庫(kù)不同步，實(shí)物領(lǐng)料與帳目領(lǐng)料不同步，各車(chē)間部門(mén)存在小庫(kù)房導(dǎo)致維修失真的庫(kù)存占用，成本數(shù)據(jù)不實(shí)等等。

各部門(mén)需配備兼職領(lǐng)料員，對(duì)庫(kù)管員職責(zé)進(jìn)行合理化劃分，并對(duì)領(lǐng)料員和庫(kù)管員進(jìn)行ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用培訓(xùn)。

3）建立信息化條件下出入庫(kù)流程及相關(guān)制度

根據(jù)ERP程序設(shè)計(jì)和公司的實(shí)際情況由信息規(guī)范組草擬出入庫(kù)流程，并由項(xiàng)目計(jì)劃及監(jiān)督組討論完善后執(zhí)行，由庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)組和庫(kù)房管理部門(mén)草擬庫(kù)存相關(guān)制度，并由項(xiàng)目計(jì)劃及監(jiān)督組討論完善后執(zhí)行。如出入庫(kù)流程 、倉(cāng)儲(chǔ)管理辦法、庫(kù)房安全管理制度

4）人員培訓(xùn)

根據(jù)庫(kù)存管理信息系統(tǒng)所制訂的流程和制度為基礎(chǔ)，對(duì)庫(kù)管員、采購(gòu)員、領(lǐng)料員 等相關(guān)崗位人員進(jìn)行庫(kù)存管理信息系統(tǒng)及相關(guān)要求、物料分類(lèi)介紹及應(yīng)用、物料檔案建立及維護(hù)，領(lǐng)料單的建立及過(guò)賬，出入庫(kù)流程介紹及相關(guān)要求、相關(guān)制度介紹及相關(guān)要求等培訓(xùn)，要熟練掌握庫(kù)存管理信息系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)，通過(guò)培訓(xùn)能夠熟練的將相關(guān)知識(shí)應(yīng)用到日常的工作中，能夠按照庫(kù)存管理信息系統(tǒng)的要求規(guī)范的進(jìn)行工作。

5）制度制訂與執(zhí)行

根據(jù)庫(kù)存管理信息系統(tǒng)的要求，由公司出臺(tái)一系列與庫(kù)存管理相關(guān)的文件，傳達(dá)庫(kù)存管理信息系統(tǒng)的管理目標(biāo)及要求，規(guī)范與庫(kù)存管理相關(guān)人員的行為，并監(jiān)督執(zhí)行。每月根據(jù)實(shí)際盤(pán)庫(kù)出臺(tái)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表，由財(cái)務(wù)部監(jiān)督審核，達(dá)到庫(kù)存的帳實(shí)相符。

5 應(yīng)用效果

通過(guò)以上解決方案，理順了公司采購(gòu)計(jì)劃、維修計(jì)劃、計(jì)劃執(zhí)行、采購(gòu)入庫(kù)、領(lǐng)料出庫(kù)、生產(chǎn)出入庫(kù)等作業(yè)流程，使倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)據(jù)基本信息實(shí)時(shí)、全面、準(zhǔn)確，并為生產(chǎn)管理、配件管理、成本核算等管理的及時(shí)上線奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在2007年祁連山水泥集團(tuán)公司ERP全面建設(shè)，經(jīng)過(guò)半年準(zhǔn)備工作后，于2008年1月一次性上線包括集團(tuán)公司本部、水泥生產(chǎn)基地6個(gè)、商混凝土站3個(gè)、粉磨站2 個(gè)、銷(xiāo)售公司5個(gè)在內(nèi)的所有進(jìn)出存產(chǎn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，通過(guò)一年的運(yùn)行優(yōu)化完善后，2009年1月將財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集成運(yùn)行，達(dá)到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)信息化集成全覆蓋和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化目標(biāo)。并形成了以倉(cāng)庫(kù)梳理、整理和物料編碼統(tǒng)一為中心的新增公司ERP管理復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)。使新建企業(yè)達(dá)到“三同時(shí)、一提前”，即同時(shí)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施和提前運(yùn)行，新購(gòu)并公司ERP與管理復(fù)制，在3個(gè)月以?xún)?nèi)成功上線。至2012年未，完成新建設(shè)的成縣、青海湟中、文縣、漳縣、隴南等8個(gè)新建生產(chǎn)基地，夏河、古浪峽、張掖巨龍等購(gòu)并公司，永登、甘谷公司產(chǎn)能擴(kuò)張的管理復(fù)制工作。在產(chǎn)能擴(kuò)張企業(yè)中，甘谷祁連山水泥有限公司在新舊帳處理、物資調(diào)配的定置管理、大規(guī)模編碼植入和倉(cāng)庫(kù)擴(kuò)容中起到了很大的指導(dǎo)作用，并在應(yīng)用中完善該方案。在夏河安多祁連山水泥公司購(gòu)并后建設(shè)中，對(duì)克服藏區(qū)信息化應(yīng)用水平偏低的情況下，對(duì)編碼過(guò)渡與輔導(dǎo)應(yīng)用，帳務(wù)處理、定置管理過(guò)程中起到了很大推動(dòng)作用，并在應(yīng)用中完善了單據(jù)流控制，同時(shí)，在夏河公司多年來(lái)信息化上線十分困難的局面得到了根本變化，購(gòu)并后二個(gè)月上線，三個(gè)月與公司總部看齊，為半年后張掖巨龍購(gòu)并后的信息化建設(shè)提供了方案?？傊?，在公司信息化建設(shè)中，庫(kù)存管理信息化方案帶動(dòng)了公司各項(xiàng)管理提升，促進(jìn)了信息化建設(shè)步伐。在實(shí)施過(guò)程中，該方案以庫(kù)房對(duì)物資的分類(lèi)整理為切入點(diǎn)，不同問(wèn)題分別對(duì)待，各項(xiàng)工作的開(kāi)展需要付出極大的耐心和不斷的細(xì)化，同時(shí)倉(cāng)庫(kù)管理也是一個(gè)反復(fù)找問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程。為此，要有一個(gè)詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)作業(yè)流程，確保實(shí)物入庫(kù)與ERP系統(tǒng)入庫(kù)同時(shí)進(jìn)行、庫(kù)管員憑領(lǐng)料單對(duì)各部門(mén)進(jìn)行發(fā)貨，庫(kù)存管理和信息化系統(tǒng)就會(huì)達(dá)到完美的融合，使之成為庫(kù)存管理的利器。

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