黃元發(fā)，王孝清，賈建華

(1.邵陽縣水利局，湖南 邵陽 422100;2.邵陽縣檔案局，湖南 邵陽 422100;3.邵陽縣農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)辦公室，湖南 邵陽 422100)

水保工程具有投資大、建設(shè)工期和使用年限長(zhǎng)、技術(shù)復(fù)雜、涉及單位多、涉及公共安全與公眾利益等許多特點(diǎn)。水保項(xiàng)目各建設(shè)階段形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，不僅是考證水保工程建設(shè)全過程的重要依據(jù)，是工程技術(shù)和工程驗(yàn)收的最可靠憑據(jù)，而且在質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、階段與竣工驗(yàn)收、工程質(zhì)量責(zé)任制落實(shí)等各個(gè)階段發(fā)揮著重要作用。尤其是在遭遇重大旱澇災(zāi)害時(shí)，水保工程檔案是幫助各級(jí)黨委政府進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。因此，水保部門和農(nóng)業(yè)開發(fā)部門要切實(shí)抓好水保工程檔案管理工作。

1 檔案管理的“六不”問題

1.1 檔案室管理不規(guī)范

檔案室雖備有密集架、滅火裝置、計(jì)算機(jī)、掃描儀、除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)施，但因管理和執(zhí)行不力，不能保證檔案管理達(dá)到防盜、防塵、防潮、防蟲等“九防”要求，導(dǎo)致一些檔案破損嚴(yán)重，甚至出現(xiàn)潮濕、霉變等。近年來，檔案管理方面最為突出的問題是沒有及時(shí)更新檔案管理軟件或系統(tǒng)，不利于水保工程檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

1.2 檔案借閱制度落實(shí)不到位

部分單位干部職工甚至領(lǐng)導(dǎo)查閱有關(guān)檔案時(shí)沒有履行借閱手續(xù)，調(diào)出的檔案往往不登記、隨查隨看，也不及時(shí)歸檔，導(dǎo)致一些檔案去向不明或丟失。

1.3 檔案資料收集不及時(shí)、不齊全、不準(zhǔn)確

一些管理部門平時(shí)在項(xiàng)目建設(shè)過程中不注意及時(shí)收集、審核、整理資料，工程結(jié)束后為應(yīng)付檢查驗(yàn)收才臨時(shí)抱佛腳，組織大量的人力、物力進(jìn)行突擊。由于資料收集不及時(shí)，造成原始資料遺漏、缺損，甚至散失，影響了水保工程檔案資料的質(zhì)量。

1.4 檔案意識(shí)不強(qiáng)

有的領(lǐng)導(dǎo)不重視水保工程檔案管理工作，認(rèn)為檔案可有可無，檔案材料由自己保管以后使用方便;有的認(rèn)為檔案只要在需要用時(shí)能找到就行;還有的領(lǐng)導(dǎo)更關(guān)注工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，忽視了工程建設(shè)過程中檔案資料的收集管理，往往是工程施工快結(jié)束了才突擊收集資料，導(dǎo)致資料不齊，而且真實(shí)性大打折扣。尤其值得指出的是，邵陽縣屬湖南省13個(gè)國(guó)家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項(xiàng)目實(shí)施縣，一些水保部門干部認(rèn)為水保工程檔案是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門管理的事，而農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門則認(rèn)為檔案管理是水保部門的事，相互推責(zé)，誰也不注重檔案監(jiān)管。

1.5 檔案管理人員不穩(wěn)定

檔案管理人員變換過于頻繁或由其他人員兼職。兼職檔案管理人員疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有精力和時(shí)間投入檔案工作，更談不上加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)了。

1.6 不注重保護(hù)紙質(zhì)檔案的原始性

紙質(zhì)檔案與電子檔案的原始屬性各不相同。傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的形成，從擬稿、核稿、簽發(fā)、簽署或蓋章到擬辦、承辦、歸檔等一系列程序，每一份紙質(zhì)公文在定稿上都有擬稿、核稿、簽發(fā)人的親筆簽名，在正本上也有簽署或公章，人們可以借助簽名的字跡和印章來確定水保工程紙質(zhì)公文的原始性。電子文檔的形成，則是由擬稿者輸入電腦形成的電子文檔，它可以不斷地復(fù)制、粘貼、拷貝，并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)等不同載體上，網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)還有可能被黑客非法截獲或更改，而且不再有擬稿、核稿、簽發(fā)人簽名的字樣。在已歸檔的電子紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)了有的水保工程紙質(zhì)紅頭文件連印章都沒有蓋的情況，嚴(yán)重影響了檔案的原始性。

2 檔案管理“六強(qiáng)化”措施

針對(duì)水保工程檔案管理中存在的“六不”問題，2008年以來邵陽縣水保局和農(nóng)業(yè)開發(fā)辦采取了檔案管理“六強(qiáng)化”措施，收到了良好的效果。

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

一是工程主管領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。要將檔案工作納入本單位工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)干部崗位責(zé)任制，并把水保工程建設(shè)的建檔工作列為先進(jìn)單位和領(lǐng)導(dǎo)政績(jī)的考核條件。同時(shí)，要明確水保單位“一把手”為水保工程檔案管理主要負(fù)責(zé)人，對(duì)水保工程建設(shè)中的檔案管理實(shí)行專人專職，做到一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)。

二是施工技術(shù)人員要高度負(fù)責(zé)。在水保工程建設(shè)中，一線施工技術(shù)人員會(huì)依據(jù)實(shí)際情況，因地制宜地進(jìn)行施工，從而形成一些新工藝、新技術(shù)。施工技術(shù)人員要有強(qiáng)烈的檔案資料保護(hù)意識(shí)，及時(shí)將這些創(chuàng)新工藝的施工過程記載下來，并報(bào)送檔案管理員。

三是檔案管理人員要高度細(xì)致。水保工程檔案資料數(shù)據(jù)多、形式雜、涉及面廣，檔案中一個(gè)小小的數(shù)字、一句簡(jiǎn)單的文字，都可能影響決策者的抉擇和部署。因此，水保部門檔案管理人員要有高度的敬業(yè)精神，對(duì)水保工程建設(shè)各個(gè)階段資料的收集和整理，切實(shí)做到認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，確保不出現(xiàn)絲毫紕漏，并加強(qiáng)與工程管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)人員的配合，深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

2.2 強(qiáng)化檔案管理制度建設(shè)

施工階段，水保工程參建隊(duì)伍來自四面八方，多單位分工協(xié)作，工期少則半年，有的要2～3年，如果沒有統(tǒng)一管理和切實(shí)可行的規(guī)章制度，檔案工作會(huì)陷于被動(dòng)和混亂，甚至發(fā)生檔案丟失對(duì)工程建設(shè)造成不利影響，這些都是必須避免的。水保檔案管理工作必須遵循《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等。要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和符合實(shí)際需要的文檔制度、流程和歸檔細(xì)則，既有相應(yīng)部門或?qū)Ｂ毴藛T負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、組卷、傳遞、借閱等事宜，又有相應(yīng)的機(jī)制約束各參建方共同遵守執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)要求和規(guī)定，以滿足水保工程施工需要和建檔、歸檔要求。同時(shí)，實(shí)施“誰形成、誰歸檔”也是避免檔案管理無序的有效手段。

水保工程檔案管理人員要在不違背《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等規(guī)章制度的前提下，認(rèn)真做好水保工程檔案資料的借閱工作。同時(shí)，將在工程建設(shè)過程中采用的新技術(shù)、新工藝以及合理有效的管理模式等相關(guān)文字、圖片、錄像材料與他人分享，有效利用存檔資料，發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值。

2.3 強(qiáng)化資料的收集、歸檔、分類

要確保水保工程檔案資料的系統(tǒng)性和完整性，必須做好立項(xiàng)過程中檔案資料、建設(shè)過程產(chǎn)生的文件和資料、質(zhì)量監(jiān)理過程形成的系列資料以及整個(gè)工程建設(shè)過程中的重要事件記錄等的整理和歸檔工作。特別是在電子檔案發(fā)展迅速、信息技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，水保檔案管理要遵循“三同步”原則，即檔案工作與項(xiàng)目立項(xiàng)同步、與施工進(jìn)度同步、與竣工驗(yàn)收同步。在組建工程建設(shè)單位時(shí)，要同步設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，配備專職資料收集人員，將工程各個(gè)階段形成的報(bào)告、批復(fù)、文件、合同、圖紙、往來函件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)等資料悉數(shù)收集。因此，從工程建設(shè)開始，水保工程檔案管理單位就應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案法和《水利部科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》，以及《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的要求，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，制定出詳盡的檔案整理、分類編號(hào)、竣工圖編制等制度，并及時(shí)將收集的資料進(jìn)行歸檔，保障工程完工、竣工驗(yàn)收前檔案驗(yàn)收合格。

2.4 強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

水保工程檔案管理人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，既要有檔案管理專業(yè)能力，善于計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理，又要有強(qiáng)烈的責(zé)任心。為此，水保部門要采取內(nèi)培和送培相結(jié)合的方法，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。水保工程檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，尤其是隨著計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，以及設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，管理方法也要不斷改革，因此建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)人員隊(duì)伍至關(guān)重要。

2.5 強(qiáng)化工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收

根據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，水保工程的檔案驗(yàn)收由項(xiàng)目竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)，項(xiàng)目法人、監(jiān)理和施工單位均是被驗(yàn)收對(duì)象。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。水保工程檔案驗(yàn)收主要驗(yàn)收建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和管理制度是否健全，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，如《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定:抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。

2.6 強(qiáng)化紙質(zhì)檔案原始性

目前紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是對(duì)水保工程檔案管理工作提出的新要求。電子檔案的前身是電子文件或數(shù)碼圖像，通常以磁盤和光盤為載體，但由于容易消磁或記錄材料不穩(wěn)定、易氧化等原因，電子檔案載體材料的壽命與紙質(zhì)檔案載體相比要短得多，一般僅為5～15年。加之，由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，因此在現(xiàn)在的技術(shù)條件下，一些具有憑證作用和法律效力的文件，如合同文件、工程量簽證、各類憑據(jù)和質(zhì)量檢驗(yàn)鑒定資料等還必須以紙質(zhì)形式保存?？紤]到電子檔案信息技術(shù)的易修改性，除了將重要的電子文件制成硬拷貝存檔外，還要復(fù)制成紙質(zhì)檔案，以確保數(shù)據(jù)安全。由此形成了電子文件、紙質(zhì)文件并存的“雙軌制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。為此，應(yīng)通過“三要”措施確保形成兩套檔案:一要實(shí)施雙套歸檔保存，克服重電子文檔輕紙質(zhì)公文的傾向，采用多種技術(shù)取長(zhǎng)補(bǔ)短，建立雙套制歸檔保存制度。二要完善現(xiàn)行紙質(zhì)公文處理制度，如公文擬稿、核稿、簽發(fā)人親筆簽名制度，正本公文與定稿放在一起的歸檔制度，特殊情況下(同一份公文印制份數(shù)較多)正式公文必須蓋單位公章。三要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)人在電子文檔上親筆簽名。在進(jìn)行電子文檔歸檔時(shí)，必須將應(yīng)歸檔的電子文檔轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)公文，要求單位領(lǐng)導(dǎo)在每份電子文檔上親筆簽名。