（山西省澤州縣種子站，山西 晉城 048000）

經(jīng)過(guò)考核合格的種子質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)，具有出具有證明作用數(shù)據(jù)或結(jié)論的資質(zhì)。所出具的結(jié)果需要一整套記錄確認(rèn)質(zhì)量，證明其可靠、準(zhǔn)確。記錄包括人員能力信息、設(shè)備狀態(tài)信息、受檢樣品信息及檢測(cè)環(huán)境信息等。以確認(rèn)在樣品檢測(cè)過(guò)程中，參與檢測(cè)的人員具有相應(yīng)的能力，設(shè)備處于符合檢驗(yàn)要求的狀態(tài)，樣品狀態(tài)符合檢測(cè)技術(shù)要求，制度環(huán)境和技術(shù)環(huán)境沒(méi)有對(duì)檢驗(yàn)形成不良影響。記錄一旦缺失，質(zhì)量結(jié)果將受到質(zhì)疑，接受第三方審核時(shí)，可能失去資質(zhì)。

1 涉及檢驗(yàn)結(jié)果質(zhì)量的幾個(gè)記錄檔案

1.1 人員檔案

專業(yè)學(xué)歷證明，從業(yè)資格證，培訓(xùn)記錄。

1.2 檢測(cè)儀器設(shè)備檔案

儀器設(shè)備登記表，驗(yàn)收登記表，鑒定校準(zhǔn)驗(yàn)收記錄表，期間核查記錄表，維護(hù)記錄，維修記錄，使用記錄。

1.3 樣品信息

樣品來(lái)源記錄（扦樣單或送樣委托登記表），檢測(cè)數(shù)據(jù)原始記錄表，檢測(cè)環(huán)境記錄。

1.4 管理記錄

內(nèi)部審核記錄，管理評(píng)審記錄，客戶審核記錄，第三方審核記錄。

2 記錄檔案作用

2.1 人員專業(yè)學(xué)歷證明

證明經(jīng)過(guò)相關(guān)學(xué)習(xí)，人員有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，具備勝任檢驗(yàn)工作的基礎(chǔ)知識(shí)。

2.2 從業(yè)資格證

人員在具有基礎(chǔ)知識(shí)的前提下，通過(guò)法律、法規(guī)、專業(yè)設(shè)備操作技術(shù)培訓(xùn)，具備了從事種子檢驗(yàn)工作必備的操作技能和法規(guī)常識(shí)；經(jīng)過(guò)管理部門(mén)考核、行政許可，具備了從事政治檢驗(yàn)工作的資格。

2.3 培訓(xùn)證明

隨著社會(huì)進(jìn)步，種子檢驗(yàn)技術(shù)也在發(fā)展。通過(guò)繼續(xù)教育培訓(xùn)，補(bǔ)充了學(xué)歷教育的不足，了解掌握新的檢測(cè)技術(shù)和政策法規(guī)，人員可以勝任技術(shù)進(jìn)步后的工作。

2.4 儀器設(shè)備登記表

匯總?cè)繖z測(cè)設(shè)備信息，以期了解檢驗(yàn)使用的設(shè)備，符合檢測(cè)種子技術(shù)要求。

2.5 儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)

單個(gè)設(shè)備的全部資料信息。包含性能參數(shù)、規(guī)格參數(shù)、操作步驟說(shuō)明、出廠日期、出廠編號(hào)、售后服務(wù)信息等。佐證設(shè)備適于承擔(dān)檢測(cè)工作，遇到使用問(wèn)題，可以得到有效幫助。

2.6 安裝調(diào)試記錄表

記載設(shè)備初期啟用，外觀檢查、性能參數(shù)符合種子檢驗(yàn)技術(shù)要求。新設(shè)備在未檢定、校準(zhǔn)前未發(fā)現(xiàn)外觀和技術(shù)問(wèn)題，可以進(jìn)行檢定、校準(zhǔn)測(cè)試，擬投入使用。

2.7 檢定校準(zhǔn)記錄

定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行計(jì)量測(cè)試，確認(rèn)符合說(shuō)明書(shū)性能參數(shù)指標(biāo)。證明在檢查設(shè)備后，經(jīng)過(guò)測(cè)試和調(diào)整，性能符合或達(dá)到了產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)標(biāo)出的性能要求，并且在一個(gè)檢定周期內(nèi)可以持續(xù)保持；另外，設(shè)備經(jīng)過(guò)維修后，性能達(dá)到了產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)標(biāo)出的性能參數(shù)指標(biāo)。

2.8 設(shè)備期間核查記錄

儀器設(shè)備在兩次檢定校準(zhǔn)期間，為了確認(rèn)在此期間設(shè)備性能狀態(tài)保持在校準(zhǔn)時(shí)的精度而進(jìn)行的核對(duì)檢查，通常利用參考物質(zhì)進(jìn)行。參考物質(zhì)可以是經(jīng)過(guò)檢定的類標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，像砝碼、溫度計(jì)等，也可以是自制的恒重物。在儀器檢定校準(zhǔn)后測(cè)量參考物質(zhì)，記錄測(cè)量值，在期間核查時(shí)重新測(cè)量參考物，比對(duì)參考物質(zhì)的測(cè)量值的變化，反推設(shè)備性能有沒(méi)有變化。佐證在樣品檢驗(yàn)時(shí)設(shè)備性能處于合格狀態(tài)。

2.9 儀器設(shè)備使用記載表

每一臺(tái)設(shè)備的使用流水記錄，與樣品檢驗(yàn)原始記錄的使用設(shè)備名稱記錄共同映證，在檢測(cè)樣品時(shí)設(shè)備處于合格狀態(tài)，說(shuō)明從該設(shè)備采集的原始數(shù)據(jù)是有效的。

2.10 儀器設(shè)備維修記錄

檢測(cè)設(shè)備在使用過(guò)程中，由于零部件老化、使用不當(dāng)或外部原因，難免出現(xiàn)故障，在設(shè)備上留下痕跡。記錄設(shè)備故障內(nèi)容、維修內(nèi)容，與檢定校準(zhǔn)記錄映證樣品檢測(cè)時(shí)設(shè)備處于合格狀態(tài)。

2.11 儀器設(shè)備維護(hù)記錄

通過(guò)擦拭、清掃、潤(rùn)滑、調(diào)整等一般方法對(duì)設(shè)備進(jìn)行護(hù)理，以維持和保護(hù)設(shè)備的性能和技術(shù)狀況，稱為設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)。對(duì)可能影響設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)部位除塵、除垢、加注潤(rùn)滑劑，達(dá)到整齊、清潔、堅(jiān)固、潤(rùn)滑、防腐、安全等要求。日常維護(hù)一般不作記錄，定期維護(hù)、設(shè)備潤(rùn)滑、冷卻系統(tǒng)、密封系統(tǒng)清潔和空氣循環(huán)系統(tǒng)清潔維護(hù)是需要記錄的。設(shè)備的維護(hù)，可以保證檢測(cè)不受影響。

2.12 管理體系內(nèi)部審核記錄

通過(guò)不定時(shí)的不同崗位的人員，交叉核查工作，排除可能存在的思維慣性導(dǎo)致的檢驗(yàn)結(jié)果失誤。

2.13 管理體系管理評(píng)審記錄

階段性工作總結(jié)通過(guò)全面回顧過(guò)去工作，評(píng)估檢驗(yàn)工作是否有必要對(duì)管理進(jìn)行改進(jìn)，保證檢驗(yàn)結(jié)果處于高質(zhì)量狀態(tài)。

2.14 管理體系外部審核記錄

根據(jù)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)考核管理辦法，定時(shí)由管理機(jī)構(gòu)組織專家，對(duì)機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系進(jìn)行全面核查，確認(rèn)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)有檢驗(yàn)?zāi)芰Φ幕顒?dòng)記錄，從另一側(cè)面確認(rèn)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢測(cè)能力。

2.15 供應(yīng)商評(píng)審記錄

檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平和能力評(píng)價(jià)記錄，證明檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的配套服務(wù)是高質(zhì)量的，不會(huì)因?yàn)榕涮追?wù)影響檢驗(yàn)結(jié)果質(zhì)量。

通過(guò)正確理解檔案記錄的作用，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)人員應(yīng)該注意收集工作記錄，為改進(jìn)工作質(zhì)量提供依據(jù)，為取得第三方審核認(rèn)可提供依據(jù)，為客戶認(rèn)可提供依據(jù)。檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的地位是通過(guò)認(rèn)真工作、優(yōu)質(zhì)服務(wù)爭(zhēng)取的，能說(shuō)能練才是“真把式”，不注意收集檔案記錄，會(huì)使機(jī)構(gòu)成為一個(gè)“傻把式”，不被社會(huì)認(rèn)可。