劉璐璐

(中州大學(xué)國有資產(chǎn)管理處，鄭州450044)

中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)正在穩(wěn)步進(jìn)行，為了推動(dòng)全省檔案事業(yè)的又好又快發(fā)展和實(shí)現(xiàn)我省經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)蓬勃向上發(fā)展的目標(biāo)，從而更好地為中原經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更加廣闊的空間和科學(xué)高效的服務(wù)，根據(jù)上級(jí)對(duì)信息化發(fā)展的具體指示，我們要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，把檔案信息化建設(shè)真正放入中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)和發(fā)展的計(jì)劃當(dāng)中。檔案信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展邁向現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，也是中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)實(shí)施綱要要求的必然結(jié)果。針對(duì)現(xiàn)行我省檔案工作存在和面臨的問題，我們要選擇合理的解決方法和有效的實(shí)施方案，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，為中原經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

一、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)概念界定

檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以檔案資源為對(duì)象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)為最新理論做指導(dǎo)，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，按照信息社會(huì)和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和面臨的問題

1.發(fā)展?fàn)顟B(tài)

(1)檔案信息化程度參差不齊。對(duì)檔案的管理僅滿足于現(xiàn)有的純手工管理模式，檔案管理人員沒有通過現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，而是使用單機(jī)版或局域網(wǎng)管理模式，大大降低了檔案信息的管理成效。(2)對(duì)開展信息化檔案工作的思路不完全相同。檔案信息化不局限于檔案管理部門內(nèi)部來開展工作，而是納入單位信息化規(guī)劃過程中去建設(shè)，檔案業(yè)務(wù)部門需要先行一步，首先從單位的業(yè)務(wù)發(fā)展逐漸開展和擴(kuò)大起來，然后等待時(shí)機(jī)成熟后再考慮與主管單位相關(guān)部門之間的信息實(shí)現(xiàn)集成。(3)開展檔案信息化工作的方式不同。從當(dāng)今檔案管理部門來講，有自主開發(fā)、購買商品化、合同外包制。(4)對(duì)檔案信息的安全管理存在疑惑。對(duì)技術(shù)人員的安全不負(fù)責(zé)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員持懷疑態(tài)度，網(wǎng)絡(luò)不安全，不能將檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)，對(duì)已購買的防火墻、防毒軟件不升級(jí)，不進(jìn)行有效備份措施。(5)檔案管理人員對(duì)檔案信息化工作內(nèi)容和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的理解不一致，相互之間存在一定差異。

2.面臨的問題

(1)思想意識(shí)問題。少數(shù)部門、部分同志對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為這是可有可無的事，即使?fàn)巹?chuàng)檔案升級(jí)，也是辦公室檔案人員的事，與己無關(guān)。思想認(rèn)識(shí)上出現(xiàn)了偏差，從而怠于配合、協(xié)助相關(guān)檔案的工作。(2)檔案專業(yè)人員配備缺位?；鶎訖n案部門活多人少的矛盾日益突出，再抽調(diào)相關(guān)人員從事檔案升級(jí)工作相當(dāng)困難。而專職檔案人員僅有1至2名，每天需要應(yīng)付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。力量配備不到位，造成創(chuàng)建行動(dòng)遲緩。(3)資金缺乏。檔案升級(jí)在加強(qiáng)規(guī)范管理、加大硬件投入等方面需要一筆較大支出，而各單位經(jīng)費(fèi)主要依靠財(cái)政撥款，經(jīng)費(fèi)來源中用于檔案建設(shè)方面的專項(xiàng)資金匱乏。如調(diào)劑使用有限的辦公經(jīng)費(fèi)，只能是杯水車薪，不能滿足創(chuàng)建工作需要。(4)技術(shù)指導(dǎo)失位。檔案信息化建設(shè)涉及很多新情況、新問題，有的內(nèi)容專業(yè)性較強(qiáng)，究竟如何入手、怎樣操作，缺少相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而致使相關(guān)檔案業(yè)務(wù)流程不銜接，業(yè)務(wù)工作很原始。(5)許多單位只購買軟件，不購買實(shí)施和維護(hù)，致使許多網(wǎng)絡(luò)軟件不升級(jí)不更新，陷于癱瘓狀態(tài)，使現(xiàn)有的檔案工作不能繼續(xù)進(jìn)行，影響檔案信息化建設(shè)速度。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的方案和措施

1.人才的基本專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

提高檔案從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)，這就要在平時(shí)不斷多加強(qiáng)其理論水平和實(shí)踐操作能力，培養(yǎng)多方面隨機(jī)應(yīng)變的專業(yè)技術(shù)能力。比如：基層部門的檔案管理機(jī)構(gòu)要定期組織對(duì)本部門的檔案人員進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)以及實(shí)地考察等相關(guān)學(xué)習(xí)和研究工作，徹底改變檔案從業(yè)人員及其兼職檔案員的知識(shí)老化等現(xiàn)象，真正將檔案信息化建設(shè)以實(shí)際行動(dòng)放到重中之重的位置上來。

2.提高檔案硬件設(shè)施和環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)

(1)根據(jù)所屬檔案種類的不同，不斷改變、添置新的硬件設(shè)施。例如：設(shè)立專門的檔案庫房，購買檔案密集架，以便于各類檔案的分類和存放。根據(jù)檔案的保存時(shí)間不同，有些檔案保存時(shí)間久，就對(duì)檔案庫房里有特殊的溫度和濕度要求，就要在這時(shí)不斷對(duì)檔案庫房進(jìn)行防潮、防光、防高溫、防火、防塵、防蟲、防鼠等處理，以此更加優(yōu)化檔案庫房的儲(chǔ)藏環(huán)境。另外，對(duì)特別專業(yè)的或者專業(yè)性要求較高的檔案管理部門來講，只有這些硬件設(shè)施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，其檔案室的建設(shè)更加趨于標(biāo)準(zhǔn)化，具體包括了檔案的庫房區(qū)、辦公區(qū)、展廳區(qū)、演示區(qū)等。

3.增強(qiáng)意識(shí)和制定規(guī)章制度

不斷增強(qiáng)黨員及群眾的服務(wù)意識(shí)，提高自身素質(zhì)，從我做起。檔案的意識(shí)具體來說就是從事檔案人員對(duì)檔案工作所持有的熱情度、認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度和對(duì)工作的一種文明奉獻(xiàn)精神，檔案的意識(shí)形態(tài)提高了，其檔案的信息化建設(shè)與發(fā)展也就不成問題。同時(shí)，也要制定一些規(guī)章制度和細(xì)則，比如關(guān)于檔案的保護(hù)和保密制度，規(guī)范和指導(dǎo)后續(xù)的檔案工作，使檔案的信息化管理更加規(guī)范和科學(xué)。

4.專業(yè)檔案網(wǎng)站建立

檔案網(wǎng)站對(duì)檔案文化的宣傳、普及和開發(fā)利用以及現(xiàn)代信息化建設(shè)等工作都發(fā)揮著重要作用。檔案網(wǎng)站是專業(yè)性業(yè)務(wù)網(wǎng)站，應(yīng)該指定專門的管理人員負(fù)責(zé)本單位的檔案網(wǎng)站管理、建設(shè)和維護(hù)工作，并且定期對(duì)其進(jìn)行內(nèi)容增減和系統(tǒng)安全維護(hù)，以保證正常有序的網(wǎng)站運(yùn)行工作。根據(jù)檔案的所屬分類不同，針對(duì)不同時(shí)期和不同階段，我們應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行網(wǎng)站內(nèi)容變動(dòng)、更新，不斷豐富專業(yè)知識(shí)和信息，并且根據(jù)網(wǎng)站的整體風(fēng)格，在主頁和子頁上設(shè)計(jì)出風(fēng)格獨(dú)特的界面。各板塊欄目分類上也要布置得條理清楚，使人一目了然。內(nèi)容上要結(jié)合所屬欄目分類，解釋與編排合情合理。

5.建立數(shù)字檔案館，形成有規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)庫，真正實(shí)現(xiàn)檔案軟件這個(gè)交流與應(yīng)用的平臺(tái)

簡單來說，數(shù)字檔案館是基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的檔案接收、整理、保管、鑒定、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。按照其內(nèi)部結(jié)構(gòu)框架大致分為以下幾個(gè)功能：

(1)數(shù)字檔案網(wǎng)站的基本功能。對(duì)數(shù)字檔案館網(wǎng)站的設(shè)計(jì)，第一是數(shù)字檔案館得具有信息發(fā)布、宣傳教育和中介平臺(tái)的功能;第二是數(shù)字檔案館得有結(jié)構(gòu)框架。為網(wǎng)站建立獨(dú)立域名，采用多服務(wù)平臺(tái)架構(gòu)，設(shè)立在線更新機(jī)制，提供交互溝通渠道。

(2)軟件系統(tǒng)功能。要有一個(gè)應(yīng)用管理的平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)電子文檔的整理編目、檢索利用、資料征集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)等功能。

(3)數(shù)據(jù)庫功能。數(shù)據(jù)質(zhì)量要求數(shù)據(jù)具有規(guī)范性、有效性、穩(wěn)定性和新穎性。目錄數(shù)據(jù)庫要求把案卷目錄、卷內(nèi)目錄輸入到數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)案卷目錄的計(jì)算機(jī)管理，從而提高檢索速度與查準(zhǔn)率。全文數(shù)據(jù)庫，要求檔案文件的全部信息輸入到計(jì)算機(jī)中，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理與查閱。

四、結(jié)束語

中原經(jīng)濟(jì)區(qū)正在有秩序地如火如荼的發(fā)展中，信息化是發(fā)展中的一大關(guān)鍵因素，是推動(dòng)整個(gè)中原經(jīng)濟(jì)區(qū)發(fā)展的重要力量。作為力量之一的檔案信息化建設(shè)是促使中原經(jīng)濟(jì)區(qū)發(fā)展和崛起的一大因素，檔案信息化建設(shè)發(fā)展的主要目的就是提高現(xiàn)代化檔案管理模式的科學(xué)性和檔案管理工作成效的有效性，檔案管理部門要提高重視程度，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案資源的規(guī)范化管理，以促使檔案資源的開發(fā)和利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值，從而真正帶動(dòng)中原經(jīng)濟(jì)區(qū)的建設(shè)和發(fā)展。

［1］崔麗君.檔案信息化建設(shè)芻議［J］.當(dāng)代經(jīng)理人，2006(6).

［2］馮秀娟.淺析現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新手段［J］.黑龍江科技信息，2010(18).