摘 要：隨著企業(yè)的發(fā)展，投資項目越來越多，加強對投資項目的檔案管理就顯得尤為重要。本文從項目檔案管理的角度，淺談做好項目檔案管理與項目管理同步實施的重要性。一是充分認(rèn)識建設(shè)項目檔案的重要性，二是建設(shè)項目管理與項目檔案管理不可分割，三是項目管理人員重視項目檔案的必要性，四是項目檔案管理工作必須前移，五是項目檔案管理與項目管理同步實施的主要措施。

關(guān)鍵詞：項目檔案；項目管理；同步實施；重要性；保證措施

中圖分類號：U673.2 文獻標(biāo)識碼：A

1 前言

隨著企業(yè)的發(fā)展，投資項目越來越多，加強對投資項目的檔案管理就顯得尤為重要。一般地，建設(shè)單位對建設(shè)項目管理比較重視，從項目立項到項目建設(shè)的實施，都會制訂計劃，檢查計劃的實施情況。但對于建設(shè)項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到相應(yīng)的重視，最終將影響建設(shè)項目的總體驗收和建設(shè)成果在生產(chǎn)經(jīng)營等方面的運用。近年來，隨著國家、地方等各級部門對項目檔案管理相關(guān)規(guī)定的出臺而有了很大的轉(zhuǎn)變。本文從項目檔案管理的角度，談一下做好項目檔案管理與項目管理同步實施的重要性。

2 充分認(rèn)識建設(shè)項目檔案的重要性

國家對建設(shè)項目檔案越來越重視，要求也越來越嚴(yán)格。根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設(shè)項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案的保管期限一般長于項目實體的存在期限，項目檔案比項目實體的生命周期更長、信息價值更大。如果項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大的效益。

3 建設(shè)項目管理與項目檔案管理不可分割

工程建設(shè)是百年大計，工程建設(shè)項目檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。做好建設(shè)項目管理是項目建設(shè)得以完成的重要環(huán)節(jié)，一個項目從立項、施工到建成投產(chǎn)，管理貫穿全過程，并相應(yīng)產(chǎn)生大量的文件、材料。這些文件、材料記載著項目實施的全過程和成果，對將來的利用起著重要的作用，這就意味著項目管理與項目檔案是一體的。因此，項目檔案管理是建設(shè)項目不可缺少的重要部分，是與建設(shè)項目管理不可分割的。所以，在項目管理過程中必須堅持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

4 項目管理人員重視項目檔案的必要性

因為建設(shè)項目檔案記載了建設(shè)項目活動的全過程和成果，是固定資產(chǎn)投資的重要技術(shù)檔案，并且檔案的主要作用就是利用價值。因此，項目的檔案工作不同于項目的其他工作，它是一項特殊的全員參與的工作。它要求的是建設(shè)過程的真實反映，需要參與項目建設(shè)的每個人在各環(huán)節(jié)上把好關(guān)，確保歸檔資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。所以，建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，最關(guān)鍵是具體負(fù)責(zé)項目工作的人員對工作過程所產(chǎn)生文件材料的審查、收集和歸檔。因為管理項目的人員清楚項目實施過程所產(chǎn)生的文件材料情況，檔案人員只是知道按規(guī)范應(yīng)該會產(chǎn)生什么文件材料。例如1：負(fù)責(zé)招投標(biāo)工作的人員，整個招投標(biāo)過程所產(chǎn)生的文件材料，只有經(jīng)辦的人員收集完整、準(zhǔn)確并歸檔，這部分的文件材料才能完整和準(zhǔn)確。例如2：施工單位提交的竣工圖，如果是在一張作廢的施工圖上作竣工圖，并且沒有提供設(shè)計修改依據(jù)，圖紙目錄也是修改前的目錄。這樣，由于檔案人員沒有管工程，因此是不知道圖紙是作廢的。一般來說，檔案人員只是對照圖紙目錄和設(shè)計修改依據(jù)檢查竣工圖是否有漏項，而管理工程的人員，應(yīng)該知道在這項工程中圖紙修改的情況，作竣工圖就應(yīng)該使用有效的圖紙，否則竣工圖是無效的，將來利用這張圖紙的時候就跟實際不一致。例如3：某個分項工程，按照招投標(biāo)文件及合同內(nèi)容，都說明包括在某項工程里面了。而在實際施工的時候，由于施工單位資質(zhì)達(dá)不到要求，放棄了這部分的工程量，檔案人員沒有參與工程管理，就會不清楚，這項工程檔案里面就會缺了這部分資料。只有工程管理人員清楚，這就需要工程管理人員與檔案人員溝通，檔案人員在收集、編制檔案時才能將這項工程的施工文件完整。因此，項目管理人員充分認(rèn)識項目檔案的重要性，是有效保證檔案的完整和準(zhǔn)確的一個重要途徑。

5 項目檔案管理工作必須提前介入

每個建設(shè)項目，特別是投資大、周期長的項目，建設(shè)程序復(fù)雜、環(huán)節(jié)多，參建單位多，形成的文件材料多而雜。由于分工的原因，項目檔案的形成和運轉(zhuǎn)分散在各業(yè)務(wù)部門和參建單位，而項目管理部門對檔案管理不是很清楚，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，提到項目檔案驗收了，才知道項目檔案還有整理、驗收要求，安全保管有庫房“八防”等驗收內(nèi)容，這時往往積壓了很多工作需要處理，搞得很被動，對檔案的收集也往往容易漏項。檔案人員要逐個部門、逐個參建單位地收集文件、檢查歸檔質(zhì)量。檔案工作的復(fù)雜程度高、難度大。并且在建設(shè)工期很長的情況下，難免會有相關(guān)人員變動、工作交接不暢等現(xiàn)象，給項目檔案的收集增加難度。所以，需要建設(shè)單位檔案部門提前介入項目檔案的收集、整理工作，制定相關(guān)的工作制度和流程，及時跟蹤項目建設(shè)進度，從項目開始實施，檔案管理就要同步開展工作，對項目管理人員、參建單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做到“事前關(guān)注、事中介入、事后跟蹤”，以保證項目檔案的齊全完整、應(yīng)收必收。為做好項目檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

6 項目檔案管理與項目管理同步實施的主要措施

（1）各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視項目檔案工作，建立健全項目檔案管理的規(guī)章制度。建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成文件材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或項目管理部門少數(shù)幾個人的力量是辦不到的。因此，做好項目檔案工作，必須使項目檔案管理的全過程有法可依、有章可循。同時明確項目檔案工作歸口管理部門，建立項目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確工作職責(zé)。

（2）落實項目檔案工作“三納入”、“四同步”措施，堅持“從源頭抓起、全過程參與、與工程建設(shè)同步”的指導(dǎo)思想，項目檔案工作與工程建設(shè)進程同步。建設(shè)項目申請立項時，即開始項目文件的收集、整理、審查工作；建設(shè)項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設(shè)源頭控制項目檔案管理質(zhì)量。同時，將檔案工作列入項目建設(shè)實施計劃，定期召開項目檔案工作會議、項目建設(shè)單位對建設(shè)項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。

（3）建立工程合同制、監(jiān)理制等約束機制。在簽訂項目施工、監(jiān)理、設(shè)備采購等合同或協(xié)議時，明確提出移交的項目檔案的數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項、經(jīng)常檢查項目檔案各階段、各環(huán)節(jié)的收集、整理情況。工程和設(shè)備款項支付時要有檔案管理部門簽字，不提交齊全完整的工程檔案不予驗收不予付款，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范項目檔案的質(zhì)量。

（4）項目檔案工作重點是抓住施工、監(jiān)理兩個主要環(huán)節(jié)，統(tǒng)一思想，保證項目歸檔工作正常開展。單項工程施工階段形成的工程竣工檔案是整個項目檔案的主體，抓住施工這一主要環(huán)節(jié)也就抓住了項目檔案的關(guān)鍵。由于項目建設(shè)參建單位眾多，涉及專業(yè)廣泛，首先要將各參建單位的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員的思想認(rèn)識和行為規(guī)則，統(tǒng)一規(guī)范到建設(shè)單位制定的管理思路和執(zhí)行要求上來。在單項工程開工時，組織召開施工、監(jiān)理單位檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員會議，進行檔案技術(shù)交底，組織學(xué)習(xí)國家、地方及行業(yè)、企業(yè)有關(guān)建設(shè)工程檔案管理規(guī)定，明確各參建單位檔案工作的責(zé)任和分工，明確工作任務(wù)和工作程序，重點要求：①制訂單項工程分部分項工程資料歸檔范圍，使施工單位檔案人員清楚收集資料的范圍和內(nèi)容，以便及時收集施工過程中產(chǎn)生的文件材料，確保工程資料歸檔內(nèi)容不漏項；②明確圖紙變更依據(jù)性文件必須編制匯總表，以確?？⒐D紙與施工實體一致；③明確單項工程檔案驗收的程序，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保工程檔案的歸檔質(zhì)量。

（5）開展單項工程預(yù)驗收工作，嚴(yán)格程序，切實把好單項工程檔案驗收審核關(guān)。單項工程完成交工驗收后，由施工、監(jiān)理單位填寫《檔案預(yù)驗收申請表》，建設(shè)單位檔案管理部門組織檢查，發(fā)現(xiàn)問題提出詳細(xì)的整改意見，限期整改。檔案交接時，嚴(yán)格按整改單內(nèi)容一一對照復(fù)查整改情況，以確保工程檔案的質(zhì)量。審核合格后出具《檔案預(yù)驗收移交書》，以保證項目檔案的整理、立卷符合規(guī)范要求，項目檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

（6）項目檔案人員需要熟悉建設(shè)項目內(nèi)容，開展學(xué)習(xí)交流活動，提高業(yè)務(wù)水平。項目檔案的核心是由項目內(nèi)容構(gòu)成的，建設(shè)項目有什么內(nèi)容，項目就必須形成什么檔案，并且是項目的全過程檔案。如果檔案人員熟悉了項目內(nèi)容，對開展項目檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)就有了根本的保證。由于項目檔案是各種檔案中最復(fù)雜、最具系統(tǒng)性的檔案，是一項龐大的工程，因此需要項目檔案人員具備項目檔案工作能力、聯(lián)系協(xié)調(diào)能力、檔案信息化能力、檔案宣傳能力、終身學(xué)習(xí)能力等要求。同時，建設(shè)單位需要組織項目檔案人員學(xué)習(xí)檔案整理規(guī)范等規(guī)章制度，可采取請專家講課、施工單位之間互相學(xué)習(xí)的方法，針對水工工程、陸域工程的不同特點開展交流活動，以提高各參建單位項目檔案人員的業(yè)務(wù)水平，為保證項目檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)奠定良好的基礎(chǔ)。