【摘要】一份詳細(xì)的預(yù)算關(guān)系到參展效果的好壞。預(yù)算工作為整體展覽工作服務(wù)，合理、科學(xué)地使用各種費(fèi)用，將提高展覽工作的效率和效益。本文從制定、調(diào)整兩個(gè)方面詳細(xì)介紹了參展預(yù)算的內(nèi)容及注意事項(xiàng)和細(xì)則，為企業(yè)參展提供了有力的指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：展會(huì) 預(yù)算 計(jì)劃

隨著企業(yè)規(guī)模的發(fā)展，許多企業(yè)都會(huì)每年選擇參加一到兩次的展覽活動(dòng)，或在國(guó)內(nèi)或去國(guó)外，選擇合適的展覽會(huì)、做好參展預(yù)算、做好參展計(jì)劃工作都是決策者需要考慮的一系列的問(wèn)題。

做好參展工作，首先是制定一整套工作計(jì)劃，包括：一份人員名單，列明工作和責(zé)任范圍及聯(lián)系地址；一份詳細(xì)的工作方案，列明各項(xiàng)工作的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、期限、負(fù)責(zé)人等細(xì)節(jié)；一份總工作日程（英文稱master plan）和一份詳細(xì)的工作日程（英文稱detailed plan）；一份詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算。每個(gè)有關(guān)人員包括領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員和有關(guān)部門都應(yīng)當(dāng)有一套工作計(jì)劃。

我們?cè)谶@里主要談?wù)勅绾巫龊脜⒄诡A(yù)算。預(yù)算工作涉及到方方面面，無(wú)論是參加展覽活動(dòng)還是組織展覽會(huì)，企業(yè)的各項(xiàng)工作都需要費(fèi)用支出，即我們通常所說(shuō)的預(yù)算。從管理的角度，預(yù)算總額應(yīng)在做出決定時(shí)就確定，附上詳細(xì)預(yù)算和工作計(jì)劃，并在執(zhí)行過(guò)程中根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行必要的調(diào)整，并對(duì)開支做必要的控制。沒(méi)有預(yù)算，沒(méi)有控制，就可能超支，甚至超支嚴(yán)重。預(yù)算工作為整體展覽工作服務(wù)，合理、科學(xué)地使用各種費(fèi)用，將提高展覽工作的效率和效益。

做展覽會(huì)的預(yù)算工作，不僅要站在財(cái)務(wù)角度，也要站在經(jīng)營(yíng)角度，用投資的觀念有效地利用使用各項(xiàng)費(fèi)用，把開支當(dāng)作投資時(shí)，工作才具挑戰(zhàn)性，才能導(dǎo)致好效果和高效益。

財(cái)務(wù)管理上，有許多涉及預(yù)算、開支、記帳、審核、決算等等許多技術(shù)要求和規(guī)定。展覽費(fèi)用應(yīng)納入展出者的整體財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及符合政府統(tǒng)計(jì)、稅務(wù)部門的標(biāo)準(zhǔn)，而各單位、各地方的差別很大，且不相容，因此，本文將不探討具體的技術(shù)要求和規(guī)定，比如記帳格式等。只簡(jiǎn)單講述展覽預(yù)算、控制等管理方面的一些原理、方法、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)，為參展企業(yè)做預(yù)算工作提供幫助。

1、制定預(yù)算

展覽費(fèi)用一般分為直接費(fèi)用和間接費(fèi)用。直接費(fèi)用是指為籌辦展覽直接開支的費(fèi)用，各個(gè)展覽項(xiàng)目之間會(huì)有比較大的差異。展覽直接費(fèi)用由展覽項(xiàng)目有關(guān)人員的負(fù)責(zé)、管理、屬于展覽項(xiàng)目工作的一部分。展覽界一般將展覽費(fèi)用分為五大類：

（1）場(chǎng)館租金或場(chǎng)地租用費(fèi)用

參加各類展覽活動(dòng)，首先都需支付展覽組織者或場(chǎng)館擁有者一定的活動(dòng)場(chǎng)地的使用費(fèi)，通常指場(chǎng)館租金或場(chǎng)地租金。展覽項(xiàng)目不同，地區(qū)不同，這類費(fèi)用差別較大，通常的報(bào)價(jià)都是按每平方米面積的價(jià)格一場(chǎng)活動(dòng)來(lái)計(jì)算。

（2）設(shè)計(jì)施工類費(fèi)用，也有人稱作展臺(tái)費(fèi)用。包括設(shè)計(jì)、施工、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、電源連接及用電、電器設(shè)備租用及安裝、供排水設(shè)備租用及安裝、電話電腦租用及安裝、餐飲設(shè)備租用及安裝、地毯租用、展品布置、文圖設(shè)計(jì)制作安裝、防火器材租用、展臺(tái)清掃等。這部分費(fèi)用可能占總預(yù)算的35%，一般需要約15%的備用。

（3）展品運(yùn)輸類費(fèi)用包括展品制作或購(gòu)買（如果是現(xiàn)有產(chǎn)品，也有資金占用問(wèn)題）、包裝、運(yùn)輸、裝卸、倉(cāng)儲(chǔ)、保險(xiǎn)等。這部分開支因距離遠(yuǎn)近、國(guó)內(nèi)參展還是國(guó)外參展、展品多少、單程或往返運(yùn)輸而差異可能很大，可能占總預(yù)算的10%～20%。需要留有10%的備用額。

（4）宣傳公關(guān)類費(fèi)用。這是一個(gè)范圍很廣的開支類別，包括宣傳、廣告、公共關(guān)系、交際、聯(lián)絡(luò)、編印資料、攝影、攝像等等，還包括觀眾邀請(qǐng)，貴賓邀請(qǐng)接待等。這部分開支可能占總預(yù)算的10%～30%，由于其收縮性很大，因此備用額度可以多留些，為15%。有些展出者在宣傳、廣告、公關(guān)、編印資料等方面有專門的預(yù)算，展覽宣傳等工作是整體宣傳等工作的一部分，在這種情況下這類開支項(xiàng)目有也可以列為間接開支項(xiàng)目。

（5）行政后勤類費(fèi)用，也有人稱作人員費(fèi)用。行政或人員開支是一個(gè)比較復(fù)雜的類別。展覽間接開支大部分發(fā)生在這里。比如正式籌備人員和展臺(tái)人員的工資是展出者的經(jīng)常性開支，不從展覽預(yù)算中開支。但是，從管理角度看，為了計(jì)算展覽工作效率和效益，必須計(jì)算人員開支。有一種計(jì)算方式稱為“人員一時(shí)間核算”?！叭藛T一時(shí)間核算”不僅是一種時(shí)間管理方式，也可以提高工作效率；但是，是否與預(yù)算和開支掛鉤，要根據(jù)展出者具體情況決定。行政后勤的直接開支費(fèi)用主要有人員的交通、膳食、住宿、長(zhǎng)期職工補(bǔ)貼、人員培訓(xùn)、臨時(shí)雇員的工資等。這部分費(fèi)用可能占總預(yù)算的10%～20%，需要約5%的備用額。

根據(jù)我們組織國(guó)內(nèi)企業(yè)參加德國(guó)展覽會(huì)作過(guò)一項(xiàng)費(fèi)用調(diào)查，統(tǒng)計(jì)出國(guó)內(nèi)展覽各方面開支占預(yù)算總額的比例，與上述數(shù)據(jù)有所不同：

——場(chǎng)地租金，占展覽總預(yù)算的25%；

——展臺(tái)施工，包括設(shè)計(jì)，搭建、拆除、文圖制作、道具制作等，占41%；

——展品運(yùn)輸和消耗等雜項(xiàng)，包括電、水、氣、清掃、倉(cāng)儲(chǔ)等，占9%；

——展臺(tái)人員包括吃、住、交通等，占17%；

——宣傳（參展，不是單獨(dú)展），占7%；

統(tǒng)計(jì)結(jié)果還表明，開支標(biāo)準(zhǔn)的35%是由展覽組織者所決定，65%由展出者決定。

展覽費(fèi)用預(yù)算可以根據(jù)財(cái)務(wù)特點(diǎn)，參照展覽工作方案事項(xiàng)分類逐項(xiàng)地安排。預(yù)算要列明開支項(xiàng)目，預(yù)算額，實(shí)際開支額。有些展出者還列出預(yù)算額和實(shí)際開支額的差額比例以及占總額比例。這兩種比例數(shù)據(jù)對(duì)以后作預(yù)算有很大地參考價(jià)值。此外，為管理好開支，可以加個(gè)備注欄。

2 調(diào)整控制

展覽收支有了預(yù)算還不夠，還必須對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，對(duì)開支進(jìn)行控制，要對(duì)展覽費(fèi)用進(jìn)行管理。管理展覽費(fèi)用有幾條原則：

（1）制定一人負(fù)責(zé)全部直接開支，明確費(fèi)用批準(zhǔn)和使用的權(quán)限和范圍，明確展出目標(biāo)和預(yù)算額，并向全體籌備人員說(shuō)明；

（2）不輕易改變授權(quán)，不輕易干涉被授權(quán)人的決定；

（3）不要保密，而要將預(yù)算限額告知有關(guān)的每一人員，包括外部的承包商。

當(dāng)然在實(shí)際工作中預(yù)算改變是經(jīng)常發(fā)生的事，如果有充足的理由，即使會(huì)造成額外開支，甚至損失，應(yīng)該改變的還是應(yīng)該改變。最好的辦法是仔細(xì)地調(diào)研、認(rèn)真地決定、周密地安排。任何改變都應(yīng)有充分地經(jīng)營(yíng)理由。應(yīng)指出的是離展覽會(huì)開幕日期越近的改變，可能產(chǎn)生的額外費(fèi)用就越高。

由于預(yù)算是根據(jù)估計(jì)制定的，因此不夠準(zhǔn)確，需要不斷地調(diào)整，以使預(yù)算符合實(shí)際情況需要。計(jì)劃方案里的工作項(xiàng)目，不要因?yàn)榻?jīng)費(fèi)短缺而取消。雖然這會(huì)節(jié)省一些費(fèi)用，但是卻可能影像其它工作的開展，導(dǎo)致整體效果下降。

以下一些情況對(duì)制定預(yù)算、控制開支、計(jì)算成本有參考價(jià)值：

（1）實(shí)地考察，事先聯(lián)絡(luò)，早做決定。最好實(shí)地考察展覽會(huì)，熟悉展覽、場(chǎng)地、設(shè)施、活動(dòng)，預(yù)先安排，有助于做好設(shè)計(jì)、宣傳、運(yùn)輸、接待等工作，節(jié)省預(yù)算。

（2）展架及展具。如果經(jīng)常展出，可以考慮購(gòu)買重復(fù)多次使用的展架和展具，既環(huán)保又經(jīng)濟(jì)，而且現(xiàn)代系列展架可以組合成很多種形式和形狀。

（3）展品運(yùn)輸。小型展品和數(shù)量少時(shí)展出者自己運(yùn)輸展品。但是若無(wú)條件，或展品多最好通過(guò)運(yùn)輸公司安排。展品運(yùn)輸時(shí)間要計(jì)算好，太早太遲都將導(dǎo)致額外開支。若無(wú)把握，寧可安排早些，多花錢總比到開幕展品還未到要好。若反復(fù)使用展具、展品、要告知展臺(tái)人員小心使用、包裝、搬運(yùn)。

（4）展臺(tái)工作人員食、宿、行、補(bǔ)貼等安排。盡早與組織者聯(lián)系，了解有無(wú)可能通過(guò)展覽會(huì)安排折扣的旅館。展覽會(huì)期間，展出者和參觀者很多，住房會(huì)緊張，房費(fèi)、餐費(fèi)都會(huì)上漲。早定好的旅館，還需多次確認(rèn)，以防旅館轉(zhuǎn)讓給出價(jià)高者。如果展出者在本地，以上問(wèn)題便不存在。

（5）保險(xiǎn)。展出者都必須辦理保險(xiǎn)。在有些地方，公司只需要辦理一下手續(xù)，將正常經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)的保險(xiǎn)擴(kuò)大、延伸到展覽上，包括展覽人員、展品等方面，而不需要另外支付保險(xiǎn)費(fèi)。若保險(xiǎn)公司要求另付，可以從展覽會(huì)組織者推薦的幾家公司中擇優(yōu)選用。

（6）招待。習(xí)慣上展臺(tái)尤其是國(guó)外參展時(shí)，大展臺(tái)要給客戶尤其是坐下洽談的客戶提供飲料，包括軟飲料、茶、咖啡、甚至酒和正餐。因此，要視條件為展臺(tái)配備冰箱、茶具、咖啡具等設(shè)備。離公司近，可以使用公司現(xiàn)有設(shè)備，如果離公司遠(yuǎn)，可以租用。展臺(tái)清掃，一般包括在場(chǎng)地租金內(nèi)。如果未包括，清掃費(fèi)用也不會(huì)太高。但是可以自己動(dòng)手，最好晚上閉幕后做。若使用清潔工，一定要明確是否清潔展品。

（7）廣告宣傳品等的準(zhǔn)備。展覽資料是不可缺的，尤其是貿(mào)易展覽會(huì)。資料包括公司介紹、產(chǎn)品介紹、報(bào)價(jià)單等。如果展出規(guī)模比較大，有特別的產(chǎn)品或特別的報(bào)價(jià)，公司可以專門印制展覽資料。

（8）通訊費(fèi)用。在國(guó)外參展時(shí)通訊費(fèi)用較高，可事先購(gòu)買當(dāng)?shù)仉娫捒?，減少成本。在當(dāng)?shù)卣钩鲭娫捄苡杏?，特別是可以作為交際手段讓潛在客戶使用。而且，有電話展出者自己聯(lián)絡(luò)也方便得多，可以提高工作效率，最終有助展覽效益。

（9）特別服務(wù)。有些設(shè)備操作可能需要用水，需要電動(dòng)力，需要壓縮空氣，需要煤氣，需要處理垃圾等。要事先了解清楚有無(wú)供應(yīng)，并了解價(jià)格。一般比較貴。

（10）計(jì)劃、管理所花的時(shí)間。與日常工作混做，成本、開支難以計(jì)算。

（11）經(jīng)營(yíng)損失。一些小公司為參加展覽往往不得不停業(yè)，通常會(huì)造成生意損失。這筆損失應(yīng)算入展覽費(fèi)用。

與展覽相關(guān)的費(fèi)用還有一些間接費(fèi)用，是指為籌辦展出花費(fèi)的人力、時(shí)間以及從其它預(yù)算中開支的費(fèi)用，比如公關(guān)人員的工資、開會(huì)、差旅、交通、通信、文書（電話、傳真、復(fù)印等）、展品制作、展品包裝、展品所占用的資金等等。間接開支不屬于展覽預(yù)算，從展覽費(fèi)用管理角度看可以省略不過(guò)問(wèn)。但是從整體經(jīng)營(yíng)角度看，不論怎么開支都是成本，都涉及到效益。展覽有關(guān)人員，特別是項(xiàng)目經(jīng)理以及上級(jí)主管必須心中有數(shù)，掌握間接開支情況是為了控制總支出、提高工作效率和效益，展覽結(jié)束后要從觀眾參觀人數(shù)，意向成交額和有效洽談等指標(biāo)綜合衡量展覽會(huì)的效果。

好的預(yù)算可以提高工作質(zhì)量和效益，可以作為參展效果評(píng)估的重要標(biāo)準(zhǔn)，并可以作為以后衡量企業(yè)營(yíng)銷工作的重要參考。