摘要：工商行政管理部門收集保管了大量各類企業(yè)開業(yè)、變更、年檢、注銷、吊銷的原始檔案，其獨(dú)有的檔案資源在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中有著不可替代的參考和憑證作用。本文立足于國內(nèi)工商部門企業(yè)登記檔案管理的相關(guān)研究成果和應(yīng)用實(shí)踐，深入分析目前工商部門企業(yè)登記檔案管理中存在的問題，并針對(duì)這些問題提出了解決策略。

關(guān)鍵詞：工商部門 企業(yè)登記檔案開發(fā)利用

企業(yè)登記檔案是工商行政管理機(jī)關(guān)依法進(jìn)行企業(yè)登記管理過程中形成的具有保存和查考價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，是工商行政管理部門登記管理工作的歷史記錄，他們?cè)诘怯涀?cè)行政許可工作中以及各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起著重要依據(jù)、憑證作用。對(duì)企業(yè)登記檔案信息資源進(jìn)行有效管理，對(duì)提高工商部門工作效率，滿足社會(huì)各界檔案信息需求具有重要意義。

目前，伴隨我國工商行政管理事業(yè)信息化的飛速發(fā)展，工商部門企業(yè)登記檔案開發(fā)利用已全面展開并逐步深入，取得了顯著的成效，提高了企業(yè)登記檔案的利用率，促進(jìn)了政務(wù)公開，與此同時(shí)也還存在一些問題亟待解決。

一、企業(yè)登記檔案管理問題分析

（一）企業(yè)登記檔案信息資源不能最大限度實(shí)現(xiàn)共享

一方面，工商企業(yè)登記檔案信息資源不能跨區(qū)域共享。目前，各地工商部門都紛紛建立了企業(yè)登記檔案查詢系統(tǒng)，但是由于分頭建設(shè)、多頭管理，導(dǎo)致了軟件、硬件建設(shè)都重復(fù)投資，阻礙了企業(yè)登記檔案的信息資源共享。雖然各地工商機(jī)關(guān)都建立了“企業(yè)登記檔案信息管理系統(tǒng)”，甚至許多地方工商部門用的是一家公司的軟件，進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接、數(shù)據(jù)共享完全沒有問題，但受行政區(qū)劃不同的制約，只能各自為政，獨(dú)立治檔。工商部門企業(yè)登記檔案雖然已面向社會(huì)開放，但要跨區(qū)域查詢，查詢?nèi)司捅仨毟冻鰰r(shí)間、金錢的代價(jià)，趕到外地才能得償所愿。

另一方面，工商企業(yè)登記檔案信息資源不能在政府各職能部門實(shí)現(xiàn)資源共享。目前，工商、公安、稅務(wù)、財(cái)政、審計(jì)、質(zhì)監(jiān)、海關(guān)、社保等部門都早已組建了各自獨(dú)立的信息資源系統(tǒng)，存儲(chǔ)了大量各自領(lǐng)域的獨(dú)有信息資源。但是，近些年電子政務(wù)發(fā)展中，過度強(qiáng)調(diào)政務(wù)資源的無償交換共享，致使信息資源的產(chǎn)權(quán)利益關(guān)系不明確，尤其是信息提供部門在無償提供政務(wù)信息的同時(shí)，還可能由于信息存在錯(cuò)誤而承擔(dān)法律責(zé)任。這也使得工商部門對(duì)向政府各職能部門敞開其開發(fā)利用企業(yè)登記檔案信息資源的成果主動(dòng)性、積極性不高。

（二）企業(yè)登記檔案法律效用問題

所謂檔案的法律效力，是指其能否作為法律證據(jù)使用。紙質(zhì)檔案作為書證在我國三大訴訟法及相關(guān)證據(jù)法律法規(guī)和司法解釋中都有規(guī)定，是法院、仲裁機(jī)構(gòu)裁判案件、解決糾紛的重要證據(jù)。但是電子檔案能否成為具有法律效力的證據(jù)，則存在較多障礙。

目前，工商部門企業(yè)登記檔案管理主要采取檔案原文掃描，建立高速、大容量的檔案影像管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。雖然縮微檔案的法律效力已經(jīng)被法律所認(rèn)可，但是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化形式和以數(shù)字形式存在的檔案它們的法律效力還沒有從立法上和技術(shù)上予以保證。檔案的基本價(jià)值有兩方面，原始憑證價(jià)值和參考價(jià)值，電子化的企業(yè)登記檔案對(duì)人們的參考價(jià)值已經(jīng)毫無疑義，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值卻是其無法回避的難題，這嚴(yán)重影響了企業(yè)登記檔案準(zhǔn)確地發(fā)揮它的憑證作用。

（三）檔案信息數(shù)據(jù)的長期存取問題

電子化檔案的長期存取問題是企業(yè)登記檔案管理過程中需要面對(duì)的一個(gè)具體又十分棘手的難題。由于數(shù)字化檔案信息在技術(shù)基礎(chǔ)、利用方式和管理機(jī)制等方面的特殊性，它的長期存取面臨著種種問題。首先，由于企業(yè)登記檔案管理依賴于現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備，經(jīng)對(duì)原始檔案掃描加工而建成的數(shù)據(jù)庫必須要通過計(jì)算機(jī)設(shè)備來存儲(chǔ)、讀取，這就對(duì)企業(yè)登記檔案數(shù)據(jù)長期存儲(chǔ)帶來很對(duì)問題。其次，企業(yè)登記檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)還面臨存儲(chǔ)介質(zhì)材料的選擇問題。

（四）信息安全問題

檔案信息的安全問題是檔案電子化帶來的最為突出的問題，從企業(yè)登記檔案電子化管理之初，信息安全問題就刻不容緩地?cái)[在了檔案工作者面前。企業(yè)登記檔案電子化管理的安全問題主要來自于三個(gè)方面：其一，計(jì)算機(jī)病毒。每個(gè)月都會(huì)有新的計(jì)算機(jī)病毒產(chǎn)生，嚴(yán)重威脅著檔案數(shù)據(jù)安全。其二，硬件設(shè)備設(shè)施。這包括計(jì)算機(jī)設(shè)備本身的問題、位置安全、限制訪問、環(huán)境安全等等各個(gè)方面。其三，人為因素。目前，許多工商部門都對(duì)企業(yè)登記檔案的掃描加工采取了外包服務(wù)的形式，外包工作人員素質(zhì)參差不齊，如果被利益驅(qū)使盜取企業(yè)登記檔案數(shù)據(jù)也未嘗不可。

二、解決問題的對(duì)策

（一）集中領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)企業(yè)登記檔案信息資源共享

首先，要建立統(tǒng)一的工商系統(tǒng)檔案信息資源共享的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理。工商部門應(yīng)從戰(zhàn)略高度出發(fā)，明確企業(yè)登記檔案管理的組織人和組織單位，可以由國家工商總局來牽頭領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)登記檔案信息資源的開發(fā)。并根據(jù)我國的國情和現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施，制定企業(yè)登記檔案管理的總體規(guī)劃和實(shí)施細(xì)則。第二，應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將各工商部門現(xiàn)有的企業(yè)登記檔案數(shù)據(jù)庫資源進(jìn)行整合，采取技術(shù)手段解決數(shù)據(jù)格式的一致性和兼容性問題，實(shí)現(xiàn)在全市甚至是全國范圍的各級(jí)工商行政管理機(jī)關(guān)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享。第三，建立、提供其他部門共享企業(yè)登記檔案信息資源的平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)上，檔案信息的共享是建立在一個(gè)互通、互惠、互利的基礎(chǔ)上的，不僅其他政府部門、社會(huì)組織、企事業(yè)單位能獲得工商部門企業(yè)登記檔案資源，工商部門也能獲得其他部門的信息資源，這樣才能使多方均大大受益，維持其實(shí)現(xiàn)共享開放資源的內(nèi)在積極性。

（二）運(yùn)用數(shù)字水印解決電子檔案法律效用問題

確保電子化檔案的原始性、真實(shí)性，是數(shù)字化企業(yè)登記檔案原始性、真實(shí)性保障體系的基礎(chǔ)。筆者認(rèn)為可通過采用CA認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)字水印、電子簽章等方法從技術(shù)上保證檔案的安全：并通過制定具有法律責(zé)任的連鎖責(zé)任制，保證檔案的準(zhǔn)確，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的法律效力，充分發(fā)揮檔案的作用。如果在一份轉(zhuǎn)化為電子檔案的檔案頁面上加入可見標(biāo)記，勢(shì)必會(huì)傷害原文件的完整性，但如果利用數(shù)字水印技術(shù)將某一種標(biāo)識(shí)作為一種不可見數(shù)據(jù)隱藏于原始電子文件中，則完全可以達(dá)到保護(hù)其完整性的目的。例如可以將企業(yè)登記檔案的版權(quán)信息、注冊(cè)登記單位等相關(guān)內(nèi)容制作成數(shù)字水印嵌入至檔案數(shù)據(jù)中，嵌入的數(shù)字水印并不影響正常信息的處理，又由于水印不能被刪除（如果刪除或破壞數(shù)字水印將會(huì)使得檔案原始文件受到損壞），所以有了數(shù)字水印的電子檔案因其具備了準(zhǔn)確的形成者所有權(quán)證明，就可以成為法院可采信的重要依據(jù)。

（三）運(yùn)用海量存儲(chǔ)、光盤備份技術(shù)解決檔案信息數(shù)據(jù)長期存取問題

檔案信息的長期可讀取是實(shí)現(xiàn)企業(yè)登記檔案管理可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。海量存儲(chǔ)的含義在于，其在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中的容量增長是沒有止境的。采取海量存儲(chǔ)的分級(jí)存儲(chǔ)，并運(yùn)用重復(fù)數(shù)據(jù)刪除和自動(dòng)精簡配置技術(shù)可有效解決不斷增長的企業(yè)登記檔案掃描數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)問題。

將企業(yè)登記檔案管理數(shù)據(jù)長期地保存于服務(wù)器中，承擔(dān)著很大風(fēng)險(xiǎn)。而建立一套長期、有效和自動(dòng)化的數(shù)據(jù)保護(hù)和遷移歸檔系統(tǒng)可以避免出現(xiàn)以上有可能發(fā)生的問題，避免承擔(dān)沉重的代價(jià)。可以依靠MO光盤庫實(shí)現(xiàn)歸檔存儲(chǔ)管理，利用MO、CD-R光盤存儲(chǔ)介質(zhì)的一次性刻錄和長期穩(wěn)定存儲(chǔ)的特性，歸檔存儲(chǔ)各種數(shù)據(jù)。

（四）開發(fā)企業(yè)登記檔案數(shù)據(jù)庫的技術(shù)保護(hù)

保護(hù)企業(yè)登記檔案數(shù)據(jù)庫，必須綜合運(yùn)用法律和必要的行政手段，為提高企業(yè)登記檔案管理的安全性，可以采用一些技術(shù)措施加以保護(hù)。

1.訪問控制技術(shù)

該技術(shù)確定企業(yè)登記檔案數(shù)據(jù)庫合法用戶及對(duì)其數(shù)字化企業(yè)登記檔案信息資源所享有的權(quán)限，合法用戶可以通過設(shè)置口令進(jìn)行訪問，也可以通過指紋驗(yàn)證來進(jìn)行身份驗(yàn)證?？梢酝ㄟ^IP地址設(shè)置，限定特定IP網(wǎng)段用戶訪問。

2.密匙管理與加密算法技術(shù)

在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，為了避免企業(yè)登記檔案數(shù)據(jù)傳輸被竊取和破壞，可以使用加密技術(shù)，數(shù)字化企業(yè)登記檔案提供給被授權(quán)的合法用戶利用，而防止非法用戶盜取數(shù)據(jù)。

3.防火墻技術(shù)

防火墻是一種訪問控制技術(shù)，是在被保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)和其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)立一道障礙，以檢查進(jìn)出被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息是否被允許通過，或者用戶的請(qǐng)示是否被允許，阻止非授權(quán)用戶的進(jìn)入和對(duì)信息資源的非法防衛(wèi)，從而達(dá)到使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)企業(yè)登記檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

三、結(jié)束語

綜上，解決企業(yè)登記檔案管理中的種種問題，深化現(xiàn)代化信息手段在企業(yè)登記檔案利用中的應(yīng)用，工商部門檔案工作者任重道遠(yuǎn)。筆者相信隨著社會(huì)體制健全、法律完善、技術(shù)發(fā)展，工商部門企業(yè)登記檔案信息資源管理也將取得長足進(jìn)步，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)財(cái)富的最終目的。

作者單位：北京市工商局