檔案的收集

《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理》及一些類似的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對項(xiàng)目文件歸檔范圍做了較為詳盡的規(guī)定，但是不是只要我們按照此規(guī)范對項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，就能夠保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)呢？其實(shí)不管是不是重大建設(shè)項(xiàng)目，每個項(xiàng)目要完成的工作內(nèi)容，達(dá)到的目標(biāo)是不同的，產(chǎn)生的文件類型也不相同，我們必須根據(jù)上級批復(fù)的可研、初步設(shè)計、任務(wù)書或簽訂的合同內(nèi)容來確定項(xiàng)目開展過程中會產(chǎn)生的文件類型與數(shù)量，并跟進(jìn)項(xiàng)目開展的實(shí)際狀況，才能夠真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在曾經(jīng)完成的幾個項(xiàng)目中遇到過一些情況：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中設(shè)計方移交的文件只有可研、初設(shè)及施工圖，相關(guān)的設(shè)計輸入文件、工藝要求、計算書卻沒有歸檔，那么從項(xiàng)目檔案的完整性來講，設(shè)計文件的完整性是有欠缺的；施工單位移交的施工文件中材料報審表中涉及到的材料見證件與報審表不符；設(shè)備采購過程中對合同、技術(shù)協(xié)議的內(nèi)容執(zhí)行不到位，設(shè)備的質(zhì)量文件不完善，技術(shù)文件不全等情況時有發(fā)生……雖然，對檔案人員而言，專業(yè)技術(shù)問題不該我們負(fù)責(zé)，我們負(fù)責(zé)的只是文件資料的形式、數(shù)量，但是一個合格的項(xiàng)目檔案人員，在檔案收集這個環(huán)節(jié)，不能像以前坐在辦公室里等著項(xiàng)目管理部門向我們移交項(xiàng)目文件，移交多少，我們就接收多少，移交怎樣的狀態(tài)，我們就保管怎樣的狀態(tài)，要保證項(xiàng)目檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確，必須主動地參與到項(xiàng)目實(shí)施的全過程中，了解項(xiàng)目要做什么、怎樣做、最后做得怎樣，并對相應(yīng)階段的文件進(jìn)行核實(shí)清理，才能保證收集工作的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

檔案的整理

檔案的整理結(jié)果反映了項(xiàng)目開展全過程的實(shí)際情況，體現(xiàn)出項(xiàng)目實(shí)施過程的全貌。檔案人員的任務(wù)就是力求通過對檔案材料的整理反映出項(xiàng)目開展過程中對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目質(zhì)量、計劃進(jìn)度的全方位的有效控制。國家有關(guān)檔案法規(guī)對項(xiàng)目文件的整理與歸檔的責(zé)任單位有明確規(guī)定：誰形成、誰收集、誰立卷，但是當(dāng)我們作為業(yè)主單位，作為任務(wù)的承擔(dān)單位，我們對項(xiàng)目開展過程中各分包單位提交的項(xiàng)目檔案如果只是單純的接收，而不關(guān)注移交文件的整理質(zhì)量，那么最后整個項(xiàng)目檔案是否能真實(shí)反映項(xiàng)目的系統(tǒng)、有效情況就要打一個大大的問號！例如：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中常常遇到的一個典型問題就是竣工圖的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本沒做；有些更奇怪，更改做得與更改單、技術(shù)核定單不相符，讓人不免對竣工圖的有效性產(chǎn)生懷疑?？梢姡瑱n案的整理過程，不僅僅是對檔案材料的排序、數(shù)量進(jìn)行核對，更實(shí)際更重要的作用在于對項(xiàng)目的質(zhì)量控制進(jìn)行最后的把關(guān)。高質(zhì)量的整理結(jié)果，呈現(xiàn)的一定是一個脈絡(luò)清晰，質(zhì)量可靠的項(xiàng)目實(shí)施概況。也就是說，檔案的整理過程是對項(xiàng)目質(zhì)量的一個控制過程，要保證項(xiàng)目檔案的整理質(zhì)量，檔案人員必須充分了解項(xiàng)目進(jìn)行的全過程，遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，才能保證文件的真實(shí)有效，而真實(shí)有效的項(xiàng)目檔案才是對我們的工作有指導(dǎo)、幫助作用的可利用的檔案。

檔案編目

在完成對歸檔材料的收集、整理后，我們要做的是檔案編目工作。對歸檔的文件材料的頁號、案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等進(jìn)行編寫。按照著錄規(guī)則，通常應(yīng)該著錄的內(nèi)容包括：序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號等，其中文件材料題名是我們在提供檔案利用時使用得最多的信息，在此項(xiàng)數(shù)據(jù)中，我們通常填寫的是文件材料的封面全稱，這種方式對文書檔案非常適合，但在科研檔案中，有時就不能完全反映檔案材料的內(nèi)容，例如我單位的技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目，簽署的合同封面一律為技術(shù)服務(wù)合同，有些在合同次頁有具體工作名稱，有些就只有甲方對乙方工作內(nèi)容的規(guī)定，少則幾條，多則幾十條、幾十頁，如果我們在進(jìn)行編目時不能夠?qū)贤瑑?nèi)容進(jìn)行概括提煉著錄進(jìn)文件材料題名，那么要找到指定內(nèi)容的技術(shù)服務(wù)合同，就不亞于大海撈針了。因此，在檔案編目這個工作環(huán)節(jié)中，我們在錄入文件材料題名時，一定要對文件內(nèi)容作仔細(xì)地研讀，力求將文件主題內(nèi)容反映出來，以利利用。

檢索

檢索是在我們完成對檔案材料的整理、編目后，為滿足利用者需求而做的準(zhǔn)備工作，我們將文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期等錄入數(shù)據(jù)庫中。利用者根據(jù)自己的需求，在相應(yīng)查詢窗口輸入檢索信息以取得所需檔案內(nèi)容。在這個工作環(huán)節(jié)中，如果我們僅僅按著錄規(guī)則錄入文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號等數(shù)據(jù)，要滿足所有利用者的需求是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。科技檔案的管理一般是根據(jù)科研生產(chǎn)項(xiàng)目、課題或?qū)I(yè)立卷歸檔，但科研單位人員可能因?yàn)樗幍慕巧c位置不同，關(guān)注的對象會有所不同。為滿足各類人員的各種需求，應(yīng)根據(jù)本單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門職能分工及科研生產(chǎn)實(shí)際情況對檔案材料進(jìn)行仔細(xì)研究，對利用頻率較高的信息進(jìn)行匯總，增加項(xiàng)目階段、技術(shù)狀態(tài)、立項(xiàng)說明、關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)、項(xiàng)目成果、專利情況等檢索項(xiàng)，提高了檢索效率。

檔案的查詢、借閱

身處基層的檔案工作者都深有體會，利用者都是帶著需要解決的問題來到檔案部門。但檔案館內(nèi)的檔案數(shù)量浩瀚，種類繁多，利用者很難對其有一個全面、深入、充分的了解。不管他們的利用目的和對檔案工作的熟悉程度如何，在獲取檔案資料上都需要檔案部門的協(xié)助。那么檔案人員就應(yīng)不斷充實(shí)多方面的學(xué)科知識，熟悉庫藏，提高自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，為利用者提供盡可能全面的服務(wù)，根據(jù)利用者的實(shí)際情況采取靈活的服務(wù)方法：如對一些初次進(jìn)館或不熟悉檔案情況的利用者，可向他們介紹館藏內(nèi)容、檢索工具體系及使用方法，使他們對檔案館的情況有一個總體了解，以選擇查詢方法和檢索途徑；對一些表達(dá)不清自己需求的利用者，可主動詢問其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指導(dǎo)或幫助其查詢；對于某些利用者面對幾份各不相同或相互矛盾的檔案材料而無所適從時，可適時的參與其利用活動，根據(jù)自己對館藏檔案的了解，為他們在對檔案信息進(jìn)行篩選時提供幫助。也就是說，在我們檔案人員與利用者之間要建立一種相互信任、相互理解的和諧關(guān)系，以多種形式迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價值，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。

總之，作為基層檔案管理人員的我們，在傳統(tǒng)的工作內(nèi)容及職責(zé)中，必須體現(xiàn)出與時俱進(jìn)的工作特點(diǎn)與管理特征。那就是，我們不能只局限于檔案的收集、歸檔，滿足利用者的提名調(diào)卷。在我們的檔案收集、整理、組卷工作中，我們履行的是對項(xiàng)目質(zhì)量的質(zhì)保監(jiān)督職責(zé)，我們的工作是項(xiàng)目質(zhì)量控制過程中不可或缺的部分；在我們提供檔案的檢索、利用工作中，我們履行的是對檔案內(nèi)容—即單位歷年各項(xiàng)科研、生產(chǎn)活動內(nèi)容的總結(jié)、提煉、匯總、統(tǒng)計管理職責(zé)。因此檔案人員不僅要熟悉專業(yè)，精通檔案業(yè)務(wù)，還必須隨時掌握本單位的科研、生產(chǎn)動態(tài)，做好提供利用的準(zhǔn)備和信息的輸出工作，高質(zhì)量地履行檔案人員的工作職責(zé)。實(shí)現(xiàn)由檔案實(shí)體保管員向檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者的轉(zhuǎn)變。

（作者單位：中國核動力研究設(shè)計院

第四研究所）