摘要：隨著高等院校的迅速發(fā)展，檔案管理工作愈加重要。提高檔案管理的水平，更好地發(fā)揮檔案管理的服務功能是做好檔案管理工作的重要措施。本文結(jié)合本學院及自身工作實際，探討招標檔案管理規(guī)重要性。

關(guān)鍵詞：應用型本科院校；檔案管理；招標檔案管理

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案是高校辦學發(fā)展歷程的真實記錄；是學校發(fā)展過程的歷史見證；是規(guī)范各項管理工作的基礎(chǔ)。

一、認識招標檔案管理的重要性

招標檔案管理是我的工作內(nèi)容之一，從對檔案管理的陌生到熟悉，是對檔案知識學習的過程，也是自身工作能力提高的過程。我的工作主要是學院招投標采購，為能夠保證招標檔案完整保存，真實記錄每一次招標采購工作內(nèi)容，必須了解如何管理檔案。經(jīng)過專門的檔案知識學習和實踐，我知道了招標檔案是學院的重要財富，與學院發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，是學院歷史事件的見證，可使我們“前見古人，后見來者”。

二、招標檔案管理主要內(nèi)容

在招標采購工作過程中，每個項目的材料都是招標工作實施過程的真實記錄。招標檔案管理工作就全面、系統(tǒng)的收集、整理在招標采購工作中形成的各種資料。

由于招標采購工作模塊化、程序化操作，形成固定的招標檔案材料，主要包括申請部門的請購單、標底、合同樣稿，招標采購辦公室制定的招標文件（包括招標文件修改通知）、招標公告、招標文件出售記錄、潛在投標單位聯(lián)系方式、招標項目技術(shù)和商務要求變更通知，招標會現(xiàn)場使用的投標人簽到表、評委會使用的投標文件與資質(zhì)審核記錄、投標單位報價單，定標后評委會成員簽署的評標結(jié)果會簽單、中標單位簽署的中標承諾書、使用部門復核合同、簽署的正式合同、投標單位的投標文件及其他相關(guān)材料。

按照過程化管理方式，對招標項目收集的材料按招標檔案材料和投標檔案材料進行分類管理，主要目的在于保證檔案材料的完整性、便捷性，既有利于查閱，又保證招標檔案內(nèi)容完整有效。

三、學習招標檔案管理

檔案是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材，是一項管理性、服務性、政治性的工作，檔案管理人員肩負著重要管理職責。

我第一次接觸、整理招標檔案時，面對眾多招標材料，腦子一片空白，什么也不懂，怎么辦？偉大領(lǐng)袖毛主席曾說過：“從戰(zhàn)爭中學習戰(zhàn)爭”。我在檔案管理工作過程中學習檔案管理，是有效做好招標檔案管理工作重要措施。首先是學習和熟悉《中華人民共和國檔案法》基本內(nèi)容，了解自身從事工作的主要內(nèi)容；其次通過學習《中華人民共和國招標投標法》相關(guān)要求，探索符合本院實際要求的檔案管理方法。

信息化時代發(fā)展要求檔案管理工作要緊跟時代步伐，進行檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化管理。招標檔案信息化建設(shè)過程中，根據(jù)國家電子檔案管理辦法規(guī)定，對招標采購的電子文件，包括掃描件進行信息存儲，形成與紙質(zhì)招標檔案材料相對應的電子檔案。首先，結(jié)合我在招標檔案管理工作中實際情況，將以往招標檔案逐一建立電子檔案，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的有效對接；其次，把實體性招標檔案資料目錄輸入計算機，在形成電子檔案目錄，這樣有利于招標檔案的查閱和利用，并有利于目錄信息和全文信息的有效管理；第三，認真核實電子檔案目錄與實體目錄，確保不出現(xiàn)任何紕漏。

在學院檔案室專業(yè)老師的指導下，逐步熟悉歸檔范圍、分類、檔案整理、裝訂等程序。經(jīng)過實踐工作與理論學習的結(jié)合，增強了自身檔案管理意識，提高了自身檔案管理能力。

四、提升檔案管理工作的認識

檔案管理工作是歷來處于高校管理工作邊緣化的地位，很多人也認為檔案管理工作無非就是把材料收集全、裝訂好、不丟失，需要查閱時能找到就可以，檔案管理工作很輕松，沒有實質(zhì)性的技術(shù)要求，任何人從事檔案管理工作都可以勝任。但是在實際檔案管理工作過程中，我發(fā)現(xiàn)檔案管理并是簡單、輕松的體力勞動，進行檔案管理過程中，需要有耐心、有恒心、有信心，耐得住寂寞、耐得住枯燥、耐得住別人不重視，對待每一份檔案材料必須要有高度的責任感和使命感，要本著對歷史負責、對學校負責、對自己負責的工作態(tài)度對待每一天的檔案管理工作。工作之初對管理檔案工作有過抵觸、反感的情緒，但經(jīng)過自身的不斷調(diào)整，很快地擺正了自己的位置，腳踏實地、努力工作，虛心學習檔案管理法律、法規(guī)，豐富自身檔案管理知識，在實踐中不斷探索適合本職工作的管理方法，業(yè)務能力提高的同時，也具備了檔案管理工作技能、技巧，工作水平不斷提高。《高職院校招標檔案管理規(guī)范化淺談》論文就是就是我在實際工作中總結(jié)而成的一篇文章。

五、結(jié)語

學院作為一所新的應用型本科院校，在各項管理工作過程中還在不斷發(fā)展，招標檔案管理工作作為學院管理工作中的一部分，還需要在實踐中不斷探索、嘗試。（作者單位：齊齊哈爾工程學院）

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