摘要：鑒于房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的特殊性，一般的企業(yè)檔案管理模式不適合房地產(chǎn)企業(yè)的特點(diǎn)，本文分析房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的范圍和基本構(gòu)成，總結(jié)了目前房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理方面存在的普遍問題，重點(diǎn)從分類歸檔制度建設(shè)和規(guī)范化建設(shè)兩個(gè)方面探討了檔案管理的要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化管理

房地產(chǎn)檔案形成于房地產(chǎn)管理活動(dòng)，是房地產(chǎn)管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)[1]。檔案管理作為房地產(chǎn)企業(yè)一向重要的管理工作，具有獨(dú)特的憑證價(jià)值、參考利用價(jià)值與法律作用。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作歷來比較薄弱，而且關(guān)于檔案的分類以及如何分卷也少有成套參考資料可以借鑒。檔案真實(shí)的記錄著房地產(chǎn)企業(yè)的管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和企業(yè)的發(fā)展史，而檔案的管理有僅有效保護(hù)好企業(yè)的發(fā)展歷史，而且可以服務(wù)于企業(yè)的未來指導(dǎo)[2]。然而，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案范圍涉及較廣，項(xiàng)目檔案不成套，而且資料更改頻繁（主要是設(shè)計(jì)圖），造成檔案材料收集歸檔難[3]。因此，面對(duì)量的資料時(shí)時(shí)，如何管理好項(xiàng)目的檔案材料，事關(guān)群眾的基本生活，是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的大事。

1 房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成及其特點(diǎn)

房地產(chǎn)企業(yè)檔案屬于專業(yè)檔案之一，是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始材料。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的必備基礎(chǔ)資料，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，也是企業(yè)管理水平的重要體現(xiàn)。

1.1 房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的范圍

一般意義講，房地產(chǎn)檔案是泛指以“房地產(chǎn)”作為基本特征的，與房地產(chǎn)有關(guān)的所有檔案。房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案是指，企業(yè)在生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)，管理過程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，不包括、房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)圖紙和竣工文件。

1、企業(yè)行政管理檔案包括：企業(yè)在組建、發(fā)展過程中形成的行政資料，如工作計(jì)劃、總結(jié)，公司的機(jī)構(gòu)建立(含內(nèi)設(shè)結(jié)構(gòu))變更，人事變動(dòng)，合同管理以及編輯的出版物、編印的簡(jiǎn)報(bào)或期刊等。

2、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理類文件，主要指資產(chǎn)審計(jì)、法務(wù)、運(yùn)營(yíng)等部門形成歸檔資料。包括：企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃(包括中、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃)、方針目標(biāo)管理以及相關(guān)制度和規(guī)范；公司資產(chǎn)管理，投資項(xiàng)目可行性報(bào)告；公司審計(jì)工作的文件材料以及商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補(bǔ)充材料，有關(guān)的資信調(diào)查等文件材料。

3、項(xiàng)目管理類文件，主要指與從事項(xiàng)目開發(fā)有關(guān)的文件，如研發(fā)策劃、前期配套、工程管理、營(yíng)銷策劃、售后服務(wù)等相關(guān)房地產(chǎn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)生成的。

4，其他的，包括會(huì)計(jì)類檔案和黨群工作類檔案文件等。

1.2 房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的特點(diǎn)

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案有其一般檔案的共性，也有其特殊性。首先，從上述檔案范圍的概括不難發(fā)現(xiàn)，歸檔資料來源廣、涉及的內(nèi)容繁雜，不僅包括企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生的文件，而且還包括工程項(xiàng)目與外界聯(lián)系的相關(guān)政策性文件。其次，房地產(chǎn)企業(yè)檔案專業(yè)性較強(qiáng)，它記載著房產(chǎn)信息歸屬和沿革，需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、?guī)范的、技術(shù)性的專業(yè)要求，使房地產(chǎn)檔案成為進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的重要基礎(chǔ)。再次，房地產(chǎn)檔案涉及房屋開發(fā)管理使用的人和單位，還有與之相關(guān)的國(guó)家職能部門，作為所有權(quán)歸屬的憑證具有法律效力。這就要求，房地產(chǎn)檔案按照嚴(yán)格的操作，各程序間的相互監(jiān)督、制約，以保證其不容質(zhì)疑的真實(shí)性地位。最后，房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與外界產(chǎn)生的關(guān)系是通過各類合同建立起來的，因此，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案以合同為主體構(gòu)成。

2 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)管理類檔案管理存在的問題

我國(guó)民營(yíng)房地產(chǎn)企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。相對(duì)于其他企業(yè)而言，房地產(chǎn)企業(yè)有自身的個(gè)性，一般的企業(yè)檔案管理模式不適合房地產(chǎn)企業(yè)。有研究表明，規(guī)模大的企業(yè)檔案管理優(yōu)于規(guī)模小的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)，創(chuàng)立時(shí)間長(zhǎng)的企業(yè)優(yōu)于短的企業(yè)[4]。

2.1 文書檔案收集不完整

檔案材料不完整是房地產(chǎn)企業(yè)檔案存在的普遍問題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）、行政管理類文件歸檔不完整，如重要的議會(huì)記錄不完整，歸案不及時(shí)造成遺漏，還有一些重要活動(dòng)無相關(guān)記錄視頻或相片；（二）、房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目檔案材料收集難，涉及部門和單位多，項(xiàng)目檔案不成套。如立項(xiàng)審批文件往往由計(jì)劃部門提出，環(huán)境評(píng)價(jià)報(bào)告以及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告由環(huán)保部門提出等。（三）、有的文件有正本而無底稿或有底稿而無正本，有些文件只有批復(fù)而無請(qǐng)示或有請(qǐng)示而無批復(fù)。

2.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，大型的房地產(chǎn)企業(yè)一般都會(huì)成立了專門的檔案室或部門，各類檔案管理較好，收集得相對(duì)比較完整。然而，大多數(shù)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)沒有建立健全檔案工作制度，檔案管理無章可循。值得一提的是，檔案人員沒有認(rèn)真落實(shí)“三參加”制度（即參加公司重要會(huì)議、活動(dòng)，參加工程竣工驗(yàn)收，參加設(shè)備開箱）。對(duì)于一些小型或剛成立時(shí)間不長(zhǎng)的企業(yè)，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，其檔案管理由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。這類小型企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，有的是半路出家臨時(shí)安排，形成“兼而不管”或“管而不會(huì)”的惡性循環(huán)。另外，部門領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人員對(duì)檔案材料“過于重視”，或?yàn)榱恕氨Ｃ堋倍辉敢平?，這直接影響了文件材料收集歸檔工作的有效開展，而且歸檔意識(shí)不強(qiáng)，如部門人員調(diào)動(dòng)時(shí)，對(duì)積存文件不辦移交，以至造成材料的散失。

3 解決房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案管理問題的對(duì)策

3.1 建立分類歸檔制度，保障檔案完整性

分類歸檔是檔案管理人員或領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)事物的屬性及其認(rèn)識(shí)，對(duì)事物進(jìn)行特定的區(qū)分、集中和歸類。對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)檔案整理工作來說，可以按照檔案文件的來源作為基本原則的，作為一個(gè)基本的檔案分類結(jié)構(gòu)。對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，內(nèi)部沒有檔案管理人員，多是行政人員兼管檔案的管理，這類人員的流動(dòng)性大，這需要檔案分類具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。這是保證企業(yè)檔案管理人員變遷時(shí)，檔案工作能夠很快、順利地傳承下去。

企業(yè)在建立歸檔制度時(shí)，歸檔分類方法不宜隨便更改，因?yàn)榉诸惙椒Q定著歸檔文件整理、流水方式、編排和排架等基本保管狀態(tài)，這也方便文件檢索。如果分類方法改變了，牽一發(fā)動(dòng)全身，擾亂了整個(gè)檔案保存和查詢，尤其對(duì)于大型的房地產(chǎn)企業(yè)，分類的不穩(wěn)定會(huì)造成極其嚴(yán)重的后果。值得借鑒的是，對(duì)主要職能部門產(chǎn)生的檔案歸檔可以作為一級(jí)分類進(jìn)行收集，如人力行政部門產(chǎn)生的人事檔案、行政管理檔案，法務(wù)部門產(chǎn)生的法律文件，財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生的財(cái)務(wù)檔案。

3.2 加強(qiáng)檔案的規(guī)范化建設(shè)

加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量企業(yè)整體管理水平的重要指標(biāo)。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《城市房地產(chǎn)管理法》等法律規(guī)范，結(jié)合本房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理制度，明確檔案管理方式和工作原則，明確分類方法與歸檔職責(zé)，規(guī)定檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求等基本要求。另外，建立和完善包括立卷歸檔制度、保管制度、統(tǒng)計(jì)制度、保密制度、提供利用制度等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊(cè)加以落實(shí)執(zhí)行?？梢悦鞔_表明，加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

4 結(jié)束語

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案不僅在檔案本身屬性，憑證和參考方面具有重要作用，而且為企業(yè)入市決策、企業(yè)定位決策、企業(yè)定價(jià)決策提供基礎(chǔ)依據(jù)和參考。鑒于房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的廣泛性、復(fù)雜性，本文從房地產(chǎn)企業(yè)的特點(diǎn)入手分析了管理類檔案管理的范圍和基本構(gòu)成，為檔案的完整收集提供一個(gè)重要的參考。房地產(chǎn)企業(yè)有自身的個(gè)性，一般的企業(yè)檔案管理模式不適合房地產(chǎn)企業(yè)，因此房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作不是一朝一夕的事情，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和全面落實(shí)。不僅需要企業(yè)職工的認(rèn)真履職和支持，也離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和資金、技術(shù)的投入。

參考文獻(xiàn)

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