【摘要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，高校也從傳統(tǒng)的辦公過程產(chǎn)生的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件取代。在這種新形勢下，我們學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)清了電子文檔管理在學(xué)院各個部門現(xiàn)狀與存在的主要問題，既而采取科學(xué)可行的措施加強(qiáng)電子文件的管理，提高電子文檔資源利用率，充分的為學(xué)生服務(wù)，意義十分重大。

【關(guān)鍵詞】電子文件管理；歸檔管理；學(xué)籍檔案

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，高校也從傳統(tǒng)的辦公過程產(chǎn)生的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件取代。在這種新形勢下，我們學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)清了電子文檔管理在學(xué)院各個部門現(xiàn)狀與存在的主要問題，既而采取科學(xué)可行的措施加強(qiáng)電子文件的管理，提高電子文檔資源利用率，充分的為學(xué)生服務(wù)，意義十分重大。

1.電子檔案原始收集工作

要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。學(xué)院所屬機(jī)構(gòu)在主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，凡有查考利用價值的均應(yīng)定期制作文件備份，并要及時拷貝到U盤或刻錄到光盤上脫機(jī)保存。各系部、各管理處室指定專人負(fù)責(zé)電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管利納入系部、管理處室的程序內(nèi)并賦予相關(guān)人員位責(zé)任。對電子文件日常管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和分類保管、開發(fā)利用等工作，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管。學(xué)院的檔案部門也積極的參與和指導(dǎo)電子文件的形成、辦理、收集和歸檔工作的各個工作環(huán)節(jié)。利用實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。

2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作及服務(wù)

高校主要檔案為學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)、實驗和實踐等項活動中形成的， 對學(xué)校、社會和學(xué)生個人具有保存、證明、使用價值的直接的、歷史的、真實記錄。高職院校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的新生錄取名冊、在校生名冊、學(xué)籍冊、學(xué)籍變動、畢業(yè)生登記表等原始記錄。學(xué)籍檔案管理是繁雜的，但是學(xué)籍檔案管理是高職院校檔案管理工作的一個重要組成部分。隨著科技進(jìn)步學(xué)籍檔案管理也從繁雜的紙質(zhì)檔案逐漸實現(xiàn)信息化。以往以管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革掉不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個學(xué)籍管理平臺，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3.電子文件鑒定歸檔工作

電子文件鑒定工作應(yīng)在檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員會同電子文件形成各系部、處室的工作人員協(xié)同開展。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、可讀性的技術(shù)鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、可讀性的技術(shù)鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。電子文件的歸檔可分為兩步進(jìn)行，對實時進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。按照國家現(xiàn)行法規(guī)，所有歸檔電子文件歸檔時必須歸一套對應(yīng)的紙質(zhì)文件。

4.歸檔電子文件的利用

歸檔電子文件移交到檔案館后，檔案館要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。封存的電子文件不得利用和外借，利用時要使用電子文件的復(fù)制件。電子檔案查閱利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網(wǎng)上提供利用，確有必要以聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家和學(xué)校的有關(guān)保密規(guī)定，并采取穩(wěn)妥的安全保密措施。

5.電子檔案的保存工作

在制作保管載體時應(yīng)將電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)一起保存。應(yīng)定期對保存的歸檔電子文件進(jìn)行抽樣檢驗，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽檢，抽檢率不低于40%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充或系統(tǒng)設(shè)備更新，應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)及時對歸檔電子文件進(jìn)行遷移。檔案館應(yīng)及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計。

6.加強(qiáng)對電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

全校檔案人員要學(xué)習(xí)掌握計算機(jī)和電子文檔管理系統(tǒng)的操作技能，只要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業(yè)知識指導(dǎo)和失去電子文件歸檔工作才能有效利用歸檔的電子文件，積極開展檔案編研、信息開發(fā)和服務(wù)利用工作。

總而言之 要充分利用現(xiàn)代科技手段對檔案管理工作的方式進(jìn)行升級，優(yōu)化整合檔案信息資源，提高檔案資源的利用率 更好的為學(xué)生服務(wù)和為 學(xué)院發(fā)展服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]南京郵電大學(xué).電子文件歸檔與管理辦法.

[2]劉淑杰.對加強(qiáng)高校干部人事檔案管理工作的思考.決策探索.