楊桂湘 楊體斌 鄒靈潔

（深圳市慢性病防治中心，廣東 深圳 518020）

醫(yī)院工作的發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，醫(yī)院在臨床醫(yī)療、藥品研發(fā)、教學(xué)科研、公共衛(wèi)生、人才培養(yǎng)等方面的科研活動(dòng)中必然產(chǎn)生大量科研文件材料，怎樣才能使醫(yī)院的檔案管理更好地適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)、提高檔案工作技術(shù)含量和水平、使檔案管理手段充滿生機(jī)和活力、滿足社會(huì)各界的不同需求？筆者結(jié)合醫(yī)院科研檔案工作實(shí)踐，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，就加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理工作談點(diǎn)自己的看法。

1 科研檔案的作用

科學(xué)研究無論是理論研究還是應(yīng)用研究，都是在生產(chǎn)發(fā)展到一定水平上所產(chǎn)生的一種社會(huì)活動(dòng)方式。探索未知、揭示規(guī)律，不斷提高人們認(rèn)識(shí)自然和改造自然的能力，是科學(xué)研究最根本的作用。其具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：科學(xué)理論上的需要，推動(dòng)科學(xué)研究的深入發(fā)展，科學(xué)研究的深入發(fā)展，又使科學(xué)理論得到不斷的提高。在科學(xué)史上，從假說到理論的建立、理論的不斷完善和新理論代替舊理論，都是在深入研究的過程中實(shí)現(xiàn)的。

1.1 借鑒作用

自然科學(xué)從知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為物質(zhì)生產(chǎn)力的周期日益縮短，科學(xué)技術(shù)的成果轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力的速度越來越快?？茖W(xué)技術(shù)應(yīng)用于生產(chǎn)過程，所創(chuàng)造的價(jià)值愈來愈高。物質(zhì)生產(chǎn)的發(fā)展和國民經(jīng)濟(jì)的增長是多種因素造成的，其中資本、勞動(dòng)力和科技之間的比重發(fā)生了重大變化。由此可見，當(dāng)今向生產(chǎn)的廣度和深度進(jìn)軍，主要依靠科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步?，F(xiàn)代科學(xué)日益成為生產(chǎn)的先導(dǎo)。19世紀(jì)以前，科學(xué)、技術(shù)和生產(chǎn)的關(guān)系，表現(xiàn)為“生產(chǎn)一技術(shù)一科學(xué)”的循環(huán)過程。

自然科學(xué)主要來自生產(chǎn)，人們通過生產(chǎn)實(shí)踐觀察自然界取得感性材料、或者將生產(chǎn)實(shí)踐積累的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)上升為科學(xué)。恩格斯曾經(jīng)指出：“科學(xué)的發(fā)生和發(fā)展一開始就是由生產(chǎn)決定的?！苯?，科學(xué)實(shí)驗(yàn)從生產(chǎn)中分離了出來，成為人類社會(huì)的一種基本實(shí)踐方式，隨著現(xiàn)代工業(yè)的發(fā)展，許多科學(xué)上的重大發(fā)現(xiàn)，先是從實(shí)驗(yàn)室中產(chǎn)生出來，然后應(yīng)用于生產(chǎn)過程。因此就出現(xiàn)了“科學(xué)一技術(shù)一生產(chǎn)”的新的循環(huán)過程。這一模式表明科學(xué)日益成為生產(chǎn)的先導(dǎo)。生產(chǎn)是基礎(chǔ)，科學(xué)是先導(dǎo)，生產(chǎn)既是出發(fā)點(diǎn)，又是歸宿。做好科研課員的檔案意識(shí),使他們真正認(rèn)識(shí)到:科研檔案是國家的課題申請書的歸檔工作。調(diào)動(dòng)科研人員的積極性,，組織科技人員做好研究項(xiàng)目的前期工作,為獲取重點(diǎn)支持做好必要準(zhǔn)備。

1.2 指導(dǎo)作用

對原有理論體系、思維方式或研究方法有所突破，這是科學(xué)研究最重要的特征。對此，可以從以下幾方面來認(rèn)識(shí)：內(nèi)容的創(chuàng)造性。一項(xiàng)研究課題，不是去重復(fù)別人早已解決了的問題，而是要在繼承前人成就的基礎(chǔ)上，解決前人沒有解決的問題。對于前人已經(jīng)解決的問題，必須重新賦予新的內(nèi)涵，從新的角度進(jìn)行研究才有意義。思維的創(chuàng)造性?？茖W(xué)研究是艱巨的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)。從某種意義上說，一項(xiàng)研究的創(chuàng)新程度，取決于研究人員的創(chuàng)造性思維水平。科學(xué)研究本身就是用科學(xué)方法去探索、發(fā)現(xiàn)新的規(guī)律，許多重大成果都是因?yàn)樾路椒ǖ氖褂枚玫降摹Ｒ虼?，科學(xué)研究方法的創(chuàng)新與突破就顯得格外重要。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國家檔案何一項(xiàng)科技成果要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,必須有完整的科研檔案為依據(jù)。作為科學(xué)技術(shù)交流的工具,科研檔案利用其自身的積累價(jià)值,避免了許多不必要的重復(fù)研究,一定程度上節(jié)省了人、財(cái)、物的消耗,充分顯示出科研檔案在科學(xué)技術(shù)研究中的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2 科研檔案管理存在的問題

制定分專業(yè)、詳細(xì)的、易于操作的歸檔范圍,出臺(tái)科研檔案收集的獎(jiǎng)懲制度,特別注意制度執(zhí)行的有效性。同時(shí)加大宣傳力度,讓科研人員充分了解科研檔案歸檔的范圍,在科研活動(dòng)中予以高度重視,密切配合,把科研資料歸檔作為科學(xué)研究的必需工作做好,切實(shí)提高科研檔案管理工作質(zhì)量。

2.1 編研成果缺乏時(shí)效性

醫(yī)院綜合檔案室根據(jù)達(dá)標(biāo)定級標(biāo)準(zhǔn)，完成的5～8種專題匯編資料都是以大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等資料為主，這些專題匯編資料的內(nèi)容涉及了一些相關(guān)的范圍和種類，數(shù)量也不算少，但屬于綜合加工分析后形成的能對信息利用者有指導(dǎo)作用、且有一定份量的研究成果很少，能反映醫(yī)學(xué)技術(shù)科研方面有創(chuàng)造性的、真正有學(xué)術(shù)研究價(jià)值的“精品”成果就更難見了?，F(xiàn)有專題匯編資料基本上來源于醫(yī)院內(nèi)部的信息，多為一些原始資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和基本事實(shí)的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢發(fā)展要求，且由于平時(shí)缺乏主動(dòng)積累、主動(dòng)服務(wù)和超前范圍意識(shí)，編研缺乏時(shí)效性，往往到需要用時(shí)才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下?？蒲袡n案管理人員應(yīng)通過多形式、多途徑的培訓(xùn),提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì),加強(qiáng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),掌握科研檔案資料分類、管理等相關(guān)理論知識(shí)。

2.2 對科研歸檔范圍不熟悉

在科研資料歸檔時(shí)存強(qiáng)工作責(zé)任感,不斷提高服務(wù)水平,不僅做到快速、準(zhǔn)在缺少內(nèi)容的現(xiàn)象,如缺少開題報(bào)告、醫(yī)院科研部門的批準(zhǔn)或推薦材料、試驗(yàn)原始記錄或者應(yīng)用調(diào)研報(bào)告以及同行的認(rèn)可、引用材料等。醫(yī)院檔案的管理還沒有真正形成一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。這都是不熟悉文件材料的歸檔范圍造成的。全科軍醫(yī)為部隊(duì)基層官兵提供第一線的連續(xù)性、綜合性、整體性的醫(yī)療服務(wù)。

2.3 檔案管理投入不足

檔案工作是一項(xiàng)需要長期投入的工作，隨著信息化的快速發(fā)展，對檔案管理工作提出了較高的要求，檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化是建立現(xiàn)代化醫(yī)院檔案工作的必要手段和標(biāo)志。醫(yī)院目前經(jīng)濟(jì)實(shí)力還不十分雄厚，加上政府投入相對不足，加大對檔案管理的投入有一定的困難，這些因素都制約了醫(yī)院檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和正規(guī)化建設(shè)。

3 重視科研檔案管理

3.1 開發(fā)檔案管理信息化

在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化，將有關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)，利用人事檔案信息對職工隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，使檔案檢索和查詢更加迅速和快捷。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個(gè)職工的個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、崗位、工作牌號等作為查詢標(biāo)簽，隨時(shí)通過計(jì)算機(jī)增加個(gè)人獎(jiǎng)懲、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職稱晉升、科研成果等數(shù)據(jù)資料，在豐富個(gè)人信息的同時(shí)，突出個(gè)人特色，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充。

3.2 醫(yī)院科研檔案的收集

醫(yī)院科研檔案的收集工作是醫(yī)院綜合檔案室取得和積累檔案的一種手段，是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中重要環(huán)節(jié)之一；醫(yī)院科研檔案的收集要求檔案工作者要跟蹤參與整個(gè)科研活動(dòng)的全過程，包括科研活動(dòng)的開始如及時(shí)檢查此次科研活動(dòng)的開題報(bào)告、科學(xué)基金申請及批件、任務(wù)書、委托書、協(xié)議書等；由于醫(yī)學(xué)科研檔案的特殊性，通常都是圍繞某種疾病病因的探討、治療和預(yù)防，除了項(xiàng)目初始的技術(shù)路線制定完成后,所研究課題就步入了該科研活動(dòng)的主要階段，因此它專題性強(qiáng)，時(shí)間跨度大，周期長；鑒于此要求檔案人員就要對過程文件材料進(jìn)行檢查，包括：計(jì)劃執(zhí)行情況表、計(jì)劃調(diào)整或撤消報(bào)告、測試、考察等各種原始記錄及綜合分析材料、數(shù)據(jù)處理材料，包括計(jì)算機(jī)處理材料、階段工作小結(jié)、標(biāo)本等的實(shí)物目錄以及照片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片等；最后是通過比較、分析、總結(jié)，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統(tǒng)技術(shù)的一種改進(jìn)方案，此時(shí)要求檔案人員檢查此項(xiàng)科研活動(dòng)最后的總結(jié)、鑒定、驗(yàn)收文件材料：它包括課題工作總結(jié)、鑒定證書、鑒定會(huì)材料、使用意見等；所有辦理完畢的文件材料，應(yīng)該在第二年內(nèi)向醫(yī)院綜合檔案室移交歸檔。

3.3 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

結(jié)束語

開展多種形式的關(guān)于《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明。

[1]薛念新；淺談醫(yī)院人事檔案管理工作[J].福建中醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2005年S1期[2]魏國韓;科研管理中情報(bào)信息的作用與獲取[J].情報(bào)探索，2006年02期.