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        西部高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路

        2012-12-08 17:41:33胡瑞華
        關(guān)鍵詞:檔案管理數(shù)字化信息化

        胡瑞華

        (延安大學(xué) 人事處,陜西 延安 716000)

        西部高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路

        胡瑞華

        (延安大學(xué) 人事處,陜西 延安 716000)

        目前西部高校檔案信息化建設(shè)中面臨學(xué)校重視力度不夠;檔案信息化軟、硬件設(shè)備不能滿足實(shí)際要求;檔案信息化建設(shè)資金投入少;信息資源建設(shè)滯后;數(shù)據(jù)安全保密意識(shí)較差;高校檔案工作人員配備不合理等諸多困境。要走出困境需要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè);建立檔案信息網(wǎng)站,加強(qiáng)信息資源建設(shè);提高數(shù)據(jù)安全保密意識(shí),采用先進(jìn)技術(shù)手段,確保數(shù)字檔案安全;培訓(xùn)、充實(shí)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。

        西部高校;檔案管理信息化;現(xiàn)狀與困境;解決對(duì)策

        高校檔案管理信息化就是利用各種信息技術(shù)獲取、處理、保存、應(yīng)用檔案資源,提高檔案使用管理效益,逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化。[1]是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分,意義重大。為了加快高校檔案管理信息化工作力度,國(guó)家先后于2002年、2004年發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用的若干意見》等重要文件,明確了高校檔案信息化建設(shè)的規(guī)范、任務(wù)、目標(biāo)和要求。但由于各種原因,造成高校檔案信息化建設(shè)水平明顯落后于同期社會(huì)檔案事業(yè)部門,且已成為高校進(jìn)一步深入推進(jìn)信息化建設(shè)的障礙和瓶頸。特別是地處西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的高校,其檔案信息化建設(shè)水平更是急需大力加強(qiáng)。

        在此以延安大學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀為例,查找問(wèn)題、探詢?cè)虿⑻岢鼋鉀Q對(duì)策。希望能對(duì)西部高校檔案管理信息化建設(shè)工作提供一定的借鑒作用。

        1 西部高校檔案管理信息化現(xiàn)狀及困境

        應(yīng)該說(shuō),經(jīng)過(guò)多年的不懈努力,西部高校檔案信息化建設(shè)取得了較大發(fā)展。但整體建設(shè)水平偏低,存在不少困難。就延安大學(xué)來(lái)說(shuō),主要存在以下問(wèn)題:

        1.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)工作重視力度不夠

        由于學(xué)校對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)的不夠,對(duì)檔案工作的指導(dǎo)、關(guān)注和資金投入、人員配置等方面嚴(yán)重缺位。從而導(dǎo)致檔案事業(yè)的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于學(xué)校其他事業(yè)的發(fā)展。

        1.2 檔案信息化軟硬件設(shè)備不能滿足實(shí)際要求

        數(shù)量足夠、種類多樣、技術(shù)達(dá)標(biāo)的硬件設(shè)備是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。一般而言,各高校檔案館都擁有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備,但多數(shù)停留在維持日常業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)單管理上。要全面實(shí)施檔案管理信息化建設(shè),這就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。具體來(lái)說(shuō),普通掃描儀都是平板的,掃描速度慢,掃描幅面小(最大A4),檔案信息化建設(shè)任務(wù)重、時(shí)間緊,而且大部分高校的學(xué)籍卡是A3幅面的,普通掃描儀只能望洋興嘆。另外,開展檔案信息化建設(shè),需要檔案服務(wù)器,目前大部分高校沒(méi)有配備,沒(méi)有檔案服務(wù)器,檔案信息化只能是局部的,不能覆蓋全校園,其利用率就會(huì)大打折扣。

        檔案管理系統(tǒng)是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,而推廣的檔案管理數(shù)字化、信息化的管理軟件[2]。

        1.3 檔案信息化建設(shè)資金投入少

        因?yàn)槲鞑扛咝X?cái)政本身的困窘,教學(xué)以外的檔案工作只能是“花最少的錢,辦最多的事?!币獙?shí)施檔案信息化建設(shè),必要的資金投入是必不可少的。巧婦難為無(wú)米之炊,試想,沒(méi)有高性能計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)以及檔案服務(wù)器,檔案信息化建設(shè)只能是一句空話。目前,市場(chǎng)上的高性能掃描儀最低也在3萬(wàn)元左右,服務(wù)器最低也要在4萬(wàn)元左右,各高校檔案館每年可支配經(jīng)費(fèi)應(yīng)付日常開銷尚且捉襟見肘,要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)顯然是力不從心。

        1.4 信息資源建設(shè)滯后

        目前西部高校檔案部門保管的檔案主體依然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,檔案數(shù)字化、信息化程度不高,多數(shù)高校檔案的數(shù)字化程度僅僅停留在案卷級(jí)、文件級(jí)目錄上,仍有部分高校還停留在案卷級(jí);甚至個(gè)別高校還未購(gòu)買數(shù)字檔案管理系統(tǒng),檔案數(shù)字化建設(shè)還未起步。由于缺乏檔案管理服務(wù)器,剛剛建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)容量小,信息和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)少,且大都是自建自用;多數(shù)高校檔案管理信息化主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的數(shù)字化,花費(fèi)大量的人、財(cái)、物掃描紙質(zhì)檔案,而發(fā)揮的作用有限。要真正達(dá)到檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化還任重道遠(yuǎn)。

        1.5 數(shù)據(jù)安全保密意識(shí)較差

        數(shù)字檔案的保管不同于紙質(zhì)檔案的保管,具有差之毫厘謬以千里的特點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案的保管只要做到“八防”,即防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光即可。但數(shù)字檔案的保管,可謂是“防不勝防”。計(jì)算機(jī)故障、中毒、黑客攻擊等都可能造成數(shù)據(jù)的完全丟失,或者被篡改、部分丟失等后果。目前,許多高校辦公用計(jì)算機(jī)同時(shí)作為檔案服務(wù)器的并用現(xiàn)象,就埋下了重大的安全隱患,且只重建設(shè)(錄入)忽略管理(備份、加密)的現(xiàn)象明顯,這些都可能給數(shù)字檔案的保管埋下隱患。

        1.6 人員配備不適應(yīng)檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展

        由于歷史原因,目前西部高校檔案管理工作中普遍存在管理人員年齡偏大、學(xué)歷層次低、數(shù)量少等問(wèn)題。造成一個(gè)人干多個(gè)人的工作,辦公室、業(yè)務(wù)室、保管利用室、信息技術(shù)室的全部業(yè)務(wù)一肩挑;年齡普遍偏大,缺乏中、青年檔案工作者,不利于檔案事業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展,容易出現(xiàn)人才脫節(jié);缺乏既懂計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息通信技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型專業(yè)人員。

        2 加快推進(jìn)西部高校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策建議

        2.1 加快檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        西部高校檔案管理信息化建設(shè)的前提是信息化網(wǎng)絡(luò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的完善。檔案管理信息化所需要的軟硬件設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等及其相關(guān)的數(shù)字化檔案管理軟件。檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和維護(hù)需要大量資金支持,因此高校應(yīng)逐步加大資金投入力度,才能確保西部高校檔案管理信息化建設(shè)工作逐步深化、不斷完善。

        學(xué)校應(yīng)當(dāng)把檔案事業(yè)的發(fā)展納入到學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的整體規(guī)劃中去,實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、管理、幫助,為學(xué)校的檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航、排憂解難。其他部門要理解、支持學(xué)校檔案信息化建設(shè),做好自己應(yīng)做的工作。檔案館(室)領(lǐng)導(dǎo)要積極向?qū)W校反映檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性、緊迫性;據(jù)理力爭(zhēng)向?qū)W校有關(guān)部門爭(zhēng)取檔案信息化建設(shè)方面所必須的人財(cái)物等資源。既要鞏固檔案管理信息化建設(shè)方面取得的已有成果,同時(shí)要不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。學(xué)校要高度重視檔案管理信息化推進(jìn)工作,要把建設(shè)信息化、數(shù)字化檔案館納入學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)總體規(guī)劃和預(yù)算之中,要把學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作作為一件大事來(lái)抓。

        2.2 建立、完善西部高校檔案管理信息化網(wǎng)站及檔案信息資源建設(shè)

        高校檔案信息的收集、存儲(chǔ)的最終目的是為了快速高效地獲取有用信息。[3]這也是高校檔案管理信息化建設(shè)的主要目的。其中高校檔案館門戶網(wǎng)站建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化并上網(wǎng)運(yùn)行為檔案信息的充分利用提供了及其便利的條件。建立西部高校檔案館門戶網(wǎng)站既可以宣傳檔案管理的有關(guān)文件、制度、政策,使學(xué)校和有關(guān)人員機(jī)構(gòu)了解檔案管理工作,擴(kuò)大檔案館知名度、影響力之目的,又可以實(shí)現(xiàn)檔案信息上網(wǎng)發(fā)布、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、編研利用、文件下載,開展檔案信息網(wǎng)絡(luò)咨詢等服務(wù)項(xiàng)目。同時(shí)還可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的加工、儲(chǔ)存、展示,可提供更多的檔案信息產(chǎn)品;還可以不斷拓展檔案信息網(wǎng)站的信息服務(wù)功能,利用數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng),需要查閱檔案信息的有關(guān)單位、機(jī)構(gòu)或個(gè)人登陸該平臺(tái)后可自主錄入、上傳、管理和查詢有關(guān)檔案信息,從而可不斷提高檔案信息的利用率,同時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案也能起到更好的保護(hù)作用。此外還可以通過(guò)Internet、校園網(wǎng)、學(xué)校OA(辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)或檔案館網(wǎng)頁(yè)等途徑,實(shí)現(xiàn)檔案信息管理自動(dòng)化的及時(shí)更新和信息共享,提供優(yōu)質(zhì)檔案信息檢索和查詢,提高服務(wù)效率。

        2.3 提高數(shù)據(jù)安全保密意識(shí),采用先進(jìn)技術(shù)手段,確保數(shù)字檔案安全

        數(shù)據(jù)安全保密意識(shí)的好壞、技術(shù)手段的先進(jìn)與否直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。與傳統(tǒng)檔案不同的是,數(shù)字檔案保管、利用主要環(huán)境是計(jì)算機(jī)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),因此保障計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的安全是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)。檔案工作人員要高度重視數(shù)據(jù)的安全、保密,認(rèn)識(shí)到其中的重要性,努力做到萬(wàn)無(wú)一失。當(dāng)前主要采用兩種措施保證檔案的安全:一是強(qiáng)化防災(zāi)措施。二是完善保密制度,[4]前者是一種預(yù)防數(shù)字化電子檔案被破壞后的補(bǔ)救手段,由于信息化資源容易毀壞、遺失,因此在技術(shù)上主要側(cè)重于建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案異質(zhì)異地、隨時(shí)保存?zhèn)浞荩軌蛱岣邤?shù)字化檔案信息保管的安全性。后者是阻止網(wǎng)上黑客攻擊、預(yù)防各類計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒入侵的主要手段,主要途徑包括數(shù)字簽名、身份驗(yàn)證、建立防火墻、信息加密等技術(shù)手段。

        2.4 培養(yǎng)、引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍

        人才是事業(yè)成敗的關(guān)鍵。實(shí)施高校檔案管理信息化建設(shè),吸收、培養(yǎng)既懂計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)又精通檔案理論知識(shí)的高素質(zhì)人才是關(guān)鍵。沒(méi)有高素質(zhì)的檔案人才,即使有最先進(jìn)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施也毫無(wú)意義。西部高校應(yīng)積極吸納檔案管理專業(yè)人才,并千方百計(jì)為在崗職工創(chuàng)造繼續(xù)學(xué)習(xí)、進(jìn)修、深造的機(jī)會(huì),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息素養(yǎng),提高檔案管理人員利用各種信息技術(shù)編輯整理、選擇開發(fā)、歸類處理、調(diào)閱儲(chǔ)存等信息化檔案管理能力。不僅要能招到人才,還能留住人才,更能提供施展才華的廣闊舞臺(tái)。各高校只有建立一支專業(yè)水平高、計(jì)算機(jī)技術(shù)精湛,年齡結(jié)構(gòu)合理,學(xué)歷層次較高,既能吃苦耐勞又能開拓創(chuàng)新的檔案人才隊(duì)伍,才能確保檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

        [1][3]王慧樂(lè).高校檔案信息化建設(shè)探微[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2011,(06):119.120.

        [2]昌晶,何鄭濤,鄧?yán)^均.關(guān)于高校檔案信息化管理的探討[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011,(14):117.

        [4]王俊艷.加強(qiáng)檔案安全工作的實(shí)踐探討[J].黑龍江檔案,2011,(02):86.

        Western Universities Archive Management Informationization Present Situation,Predicament and Outlet

        HU Rui-h(huán)ua
        (Human Resources Department,Yan an University,Yan an 716000,China)

        At present western Universities in the construction of archives informatization facing school insufficient attention;archives information of soft,hardware equipment can not meet the practical requirements;archives informatization construction funds;information resource construction lags behind;data security awareness is poor;file work of colleges and universities personnel is unreasonable wait for a lot of trouble.Want to walk out of predicament to strengthen information infrastructure construction;the establishment of archives information website,strengthen the construction of the information resources;to improve data security awareness,the use of advanced technological means,to ensure that the digital archives safety;full of high - quality archives personnel.

        western Universities;archives management;current situation and difficulties;solution countermeasure

        G271

        A

        1004-602X(2012)02-0110-03

        2012-04-12

        延安大學(xué)人文社科項(xiàng)目(YDS2011-41)

        胡瑞華(1974—),女,陜西橫山人,延安大學(xué)人事處館員。

        10.3969/J.ISSN.1004-602X.2012.02.110由于其本身的技術(shù)缺陷導(dǎo)致不能滿足檔案管理信息化的實(shí)際需求,無(wú)法與學(xué)校的自動(dòng)化整體管理系統(tǒng)兼容,從而導(dǎo)致形成的文件數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換。比如,我校購(gòu)買的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)不能與我校的教務(wù)管理系統(tǒng)相對(duì)接,造成學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作只能獨(dú)立進(jìn)行,浪費(fèi)了大量的財(cái)力、人力和物力。加之檔案管理系統(tǒng)發(fā)展變化迅速,運(yùn)營(yíng)時(shí)間長(zhǎng)的雖性能可靠,但功能有限;運(yùn)營(yíng)時(shí)間短的雖功能多界面友好,但性能不夠穩(wěn)定,需要不斷升級(jí)、修改,給檔案信息化工作帶來(lái)了不少麻煩。

        [責(zé)任編輯 朱聯(lián)營(yíng)]

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