常三霞
(中原油田分公司物資供應(yīng)處,河南 濮陽 457003)
國家“十二五規(guī)劃”把物流產(chǎn)業(yè)作為國民經(jīng)濟發(fā)展的新的增長點。作為國家大企業(yè)的油田應(yīng)結(jié)合自身特點,順應(yīng)形勢發(fā)展,對油田物質(zhì)配送實施科學有效的管理。為此,筆者以中原油田為例,對油田物資配送管理的有關(guān)問題進行了探討。
目前,國內(nèi)物流和配送服務(wù)已經(jīng)成為許多企業(yè)降低成本,提高競爭能力的重要手段。[1]油田實施物資配送能有效降低庫存儲備和減少物資供應(yīng)成本,是油田降本增效的重要途徑,也是挖掘“第三利潤源泉”的突破口。中原油田現(xiàn)已進入了高含水中后期開發(fā)階段,原油后備儲量不足,噸油成本居高不下,人多油少的矛盾日漸突出,因而,降本增效就成為中原油田可持續(xù)發(fā)展的迫切需要。在降本增效活動中,物資供應(yīng)成為人們關(guān)注的重點,也是潛力最大、成效最直接的著力點。
油田能否實現(xiàn)生產(chǎn)的科學有序,特別需要對物資配送進行科學、規(guī)范管理。中原油田經(jīng)過多年的開發(fā)后,保護油層就成為油田的一大課題。但是,由于油田開發(fā)大都采用水驅(qū)式采油工藝,保護油層的重任落在了采油助劑的供應(yīng)質(zhì)量上。經(jīng)統(tǒng)計,目前油田采油所需助劑近百種,其中絕大部分是由油田內(nèi)部廠家生產(chǎn)的。這些廠家生產(chǎn)工藝簡單,技術(shù)管理能力薄弱,產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性差。更為嚴重地是各廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品直接送往油井現(xiàn)場,送多少、質(zhì)量如何、價格確定等全由供需雙方說了算,物資部門僅負責補辦相應(yīng)的手續(xù),對采購供應(yīng)環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督。因此,油田物資供應(yīng)管理部門必須規(guī)范采油助劑的采購供應(yīng)行為,有效遏制油田內(nèi)部產(chǎn)品的“產(chǎn)需直接見面”,加強采油助劑產(chǎn)品的質(zhì)量控制,以保護油層。
為謀求降本增效,提升物資管理的效益,中原油田物資管理部門必須改變固步自封、墨守陳規(guī)的供應(yīng)服務(wù)方式,否則,油田物資市場就會萎縮,就會威脅企業(yè)的生存與發(fā)展。中石化集團公司推廣實施物資上網(wǎng)采購后,中原油田的物質(zhì)供應(yīng)急需尋找解決發(fā)展電子商務(wù)“瓶頸”的途徑。為此,中原油田便把物資配送管理引入油田的物資供應(yīng)管理中,并以此為“突破口”,進而實現(xiàn)油田物資供應(yīng)管理的創(chuàng)新。
油田實施物資配送管理必將給油田和各個用戶帶來全新的理念、方式和服務(wù),也必然會遇到各種新問題。因此,中原油田充分學習借鑒沃爾瑪、家樂福、海爾等國內(nèi)外知名企業(yè)的物資配送經(jīng)驗,結(jié)合自身實際,采取“邊設(shè)計、邊實踐、邊修正”的方式,研究確定了中原油田物資配送管理的總體機制。
管理機制是社會組織中各組成部分或各個管理環(huán)節(jié)相互作用合理制約,使系統(tǒng)整體健康發(fā)展的運行機制。為建立油田物資配送管理機制,中原油田以油田物資供應(yīng)處為主體,整合一級倉儲基礎(chǔ)設(shè)施和人力資源,面向全油田實施自營式物資配送,該機制的主要內(nèi)容如下。
1.物資配送計劃管理
配送計劃是配送工作的前提,針對油田生產(chǎn)用料突發(fā)性強,零星計劃、急用計劃多的實際,必須加強物資配送用料計劃的嚴肅性、前瞻性和準確性管理[2],嚴格按照用戶提報的物資需求明細實施物資配送。為提高物資配送需求計劃的及時率、準確率、執(zhí)行率,中原油田構(gòu)建了物資配送計劃的指標體系、考評體系和責任追溯體系,加大了考核的力度和兌現(xiàn)的剛性,促進了物資配送計劃管理水平的提高。
2.配送物資倉儲管理
倉儲作業(yè)是配送工作的基礎(chǔ)。加強物資儲備管理要做到儲備充足,這樣才能做到“有物可配”。中原油田探索了一條“零庫存”保供應(yīng)的“寄售”模式,即供應(yīng)商將產(chǎn)品送到油田并簽訂協(xié)議,委托油田物資部門為其“代儲、代管、代銷”,物資的所有權(quán)屬供應(yīng)商,使用權(quán)歸油田,所有物資先用料后付款,用多少結(jié)算多少,協(xié)議到期后用不完的物資可以退還給供應(yīng)商,也可以根據(jù)油田實際需求與供應(yīng)商續(xù)簽協(xié)議。加強配送物資倉儲管理要建立標準,統(tǒng)一產(chǎn)品標識,統(tǒng)一包裝,合理規(guī)劃和擺放物資,有效利用倉庫空間,配備先進的機械裝備,推行標準化作業(yè),以便于物資準確出庫實施配送。
3.配送物資質(zhì)量管理
物資質(zhì)量是配送工作的保證,開展物資配送的一個主要動因就是提高供應(yīng)物資的產(chǎn)品質(zhì)量。[3]油田應(yīng)采取優(yōu)選供應(yīng)商、合同約束、入庫把關(guān)、實行物資檢驗與群眾監(jiān)督并舉的方式,切實把物資質(zhì)量工作抓實、抓出成效,以更好地把物資配送業(yè)務(wù)推向深入。
4.物資配送模式管理
運輸作業(yè)是配送工作的中樞。應(yīng)充分發(fā)揮配送調(diào)度的組織、協(xié)調(diào)、平衡、管理等作用,加強物資系統(tǒng)內(nèi)部相關(guān)部門的銜接和協(xié)調(diào),壓縮內(nèi)部業(yè)務(wù)運行的時間;還應(yīng)嘗試進行供應(yīng)商直達配送;嘗試個別物資配送業(yè)務(wù)外包,如散裝水泥、放射性物資、液體化工產(chǎn)品等,因油田物資部門不具備上述物資的配送條件,因此,可以委托第三方物流企業(yè)或生產(chǎn)廠家配送,這樣可以降低油田的物流成本。
中原油田制定的《物資配送管理辦法》,分別從職責與分工、配送范圍、配送方式、配送程序、配送保障以及指標與考核等方面,對物資配送機制進行了構(gòu)建。如明確了物資供應(yīng)處內(nèi)部的物資供應(yīng)管理科、信息科、績效考核辦公室、調(diào)度室等管理科室以及各業(yè)務(wù)采辦部門在物資配送工作中的職責。又如,對選定的物資品種進行配送。再如,物資供應(yīng)處還將熱線電話前移到物資配送部門,代表物資供應(yīng)處監(jiān)督、協(xié)調(diào)物資配送工作,定期征求用戶意見,及時反饋相關(guān)信息,從而建立了一套以物資配送工作為中心的工作機制。
圖1 中原油田物資配送管理組織架構(gòu)
中原油田貫徹中石化集團公司提出的“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”物資供應(yīng)管理體制要求,逐步建立起了物資配送管理的組織架構(gòu),見圖1。這種組織架構(gòu)體現(xiàn)了“不相容業(yè)務(wù)分段管理”的思想,實現(xiàn)了物資配撥、配載、配送與倉儲管理分離和物資配送服務(wù)的專業(yè)化管理。同時,在對油田內(nèi)部現(xiàn)有物資配送資源進行全面優(yōu)化整合的基礎(chǔ)上,按照“分片設(shè)庫、分區(qū)配送、區(qū)域化服務(wù)”的管理模式,科學劃分了物資配送節(jié)點及相應(yīng)服務(wù)區(qū)域,由中心庫實施常用、大宗、重要物資統(tǒng)一儲備和調(diào)撥,各分庫負責實施專項物資的區(qū)域化服務(wù)和施工現(xiàn)場服務(wù)。在油田外部,以西部市場和四川普光為主攻方向,成立了西部市場開發(fā)部和普光氣田物資采購供應(yīng)部,開展油田外部市場物資保障服務(wù),實現(xiàn)了物資配送鏈的向外延伸。
中原油田根據(jù)機構(gòu)設(shè)置和各部門的職能,設(shè)計制定了石油專用管材和普通物資的配送業(yè)務(wù)流程。
1.石油專用管材的配送業(yè)務(wù)流程
石油專用管材是油田生產(chǎn)的重點物資,中原油田每年消耗量在10萬噸左右,石油專用管材具有消耗量大、價值高、易損壞等特點。由于油田鉆井都在野外作業(yè),存在著位置偏僻、運輸困難以及工農(nóng)關(guān)系復雜等問題,為此,中原油田物資供應(yīng)處設(shè)立專門配送機構(gòu),負責石油專用管材的送井與回收工作,確保了鉆井作業(yè)的正常進行。
2.物資配送部的配送業(yè)務(wù)流程
物資配送部的配送業(yè)務(wù)流程分為“入庫配送和直達配送”兩種。入庫配送是對在庫物資,由用料單位將配送需求信息以傳真的方式,提報到物資配送部的配撥室,配撥室開具發(fā)料單和配送通知單。發(fā)料單通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)街行膸斓南鄳?yīng)庫房,配送通知單通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)轿镔Y配送部的配調(diào)室,配調(diào)室據(jù)此編制配送方案,同時向物資供應(yīng)處調(diào)度室申請配送車輛。配送方案確定后,向配送隊下達配送指令。配送隊安排人員執(zhí)行指令。直達配送是由用料單位將配送需求信息以傳真的方式,提報到物資供應(yīng)處相應(yīng)的業(yè)務(wù)采辦部門,由業(yè)務(wù)采辦部門開具發(fā)料單和配送通知單,通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)轿镔Y配送部的配調(diào)室,配調(diào)室向配送隊下達直達配送指令,配送隊安排人員執(zhí)行指令。
在實施物資配送的過程中,必定會遇到各種問題和困難,因此,必須通過對各環(huán)節(jié)實施有效地協(xié)調(diào)與控制,才能保證物資配送工作的順利實施,進而提高物資配送管理的效率和效益。為此,中原油田物質(zhì)供應(yīng)處采取了以下措施。
1.貨源組織環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)與控制
物資供應(yīng)處大力推行以年度計劃、季度計劃為主,月度補充計劃為輔的計劃管理模式。計劃人員每月深入生產(chǎn)現(xiàn)場、中心庫房,及時編制物資采購計劃。采購人員加強物資市場和期貨資源研究,推行“陽光交易”,堅持實施規(guī)模集中采購。依托中石化集團公司的物資采購電子商務(wù)網(wǎng)站開展網(wǎng)上采購;對不能上網(wǎng)采購的物資,優(yōu)選采購渠道和方式,分別采取“專家談判、物資招標、預(yù)付貨款、帶款提貨、現(xiàn)金折讓”等方式,實施科學理性采購,努力挖掘物資規(guī)模采購的效益。
2.儲存環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)與控制
采購物資到達油田后,首先要送到油田一級倉庫,由庫房保管員負責接貨卸車,進行外觀和數(shù)量驗收。然后再通知質(zhì)檢部門進行質(zhì)量檢驗。質(zhì)檢結(jié)果符合合同要求的產(chǎn)品即可辦理入庫手續(xù)。倉庫保管員按照“四號定位”和“五五擺放”的標準進行入庫保管。
3.需求計劃環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)與控制
油田物資配送需求計劃分為批量計劃和零星計劃兩種,批量配送需求計劃是指各物理庫存地點每月初向物資配送部提報的月度庫存補貨計劃。零星配送需求計劃是指油田各用戶單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要,隨時直接向物資配送部提報的配送需求計劃。物資供應(yīng)處開通了配送需求信息收集渠道,各種信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)脚湔{(diào)崗,由配調(diào)人員負責登錄當日的配送需求信息臺賬,擬定物資配送方案。
4.配撥環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)與控制
為搞好配撥環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)與控制,中原油田物資供應(yīng)處針對配撥崗位人員多、遠離庫房、手工制單、信息不共享、工作效率低的弊端,將配撥崗從各業(yè)務(wù)采辦部門中分離出來,前移到物資配送部,并按業(yè)務(wù)采辦部門優(yōu)化設(shè)置配撥崗位。工作人員實行集中辦公,庫存物資信息全部納入計算機網(wǎng)絡(luò)化管理。各用戶的配送需求計劃及時傳遞到配撥崗,配撥人員依據(jù)庫存情況開列物資發(fā)料清單,作為物資出庫和財務(wù)結(jié)算的原始憑證。
5.配調(diào)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)與控制
配調(diào)是物資配送的關(guān)鍵環(huán)節(jié),主要承擔物資配送信息的接收和傳遞,合理配載物資,科學優(yōu)化路線,確定配送車輛等職責。物資配載的規(guī)定是物資搭近不搭遠、軟不搭硬、散不搭整;物資裝載先遠后近、先大后小、先整后零、前整后散、下硬上軟等;物資裝車堆放要大不壓小、硬不壓軟、方不壓圓、多不壓少等。這些規(guī)定有效解決了貨物規(guī)范裝載、“大馬拉小車”、運輸途中貨損等問題。中原油田物資配送部門還抽調(diào)專人,從大宗重要物資開始,用數(shù)碼相機拍攝照片的方式,逐項建立起包括物資名稱、型號規(guī)格、體積重量等基礎(chǔ)資料的圖片庫,有效解決了配調(diào)人員因不熟悉物資料型而發(fā)錯貨的問題。
6.配送環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)與控制
物資配送是整個油田物資配送管理工作的核心環(huán)節(jié)。依據(jù)工作流程,可將物資配送分為接受指令、入庫提料、途中押運、物資交接和結(jié)束返回等環(huán)節(jié)。對以上環(huán)節(jié)進行有效協(xié)調(diào)與控制,才能使整個配送過程中的物資配送人員、保管員、裝卸人員等密切配合,達到順利完成物資配送任務(wù)的目的。
中原油田實施物資配送管理后,有效規(guī)范了物資供應(yīng)管理,進一步理順了油田物資供應(yīng)的工作機制,實現(xiàn)了對物資流轉(zhuǎn)全過程的監(jiān)管,在用戶與供應(yīng)商之間筑起了一道堅固的“防火墻”,有效遏制了各種違規(guī)行為的發(fā)生。
中原油田物資管理部門以物資配送為核心,優(yōu)化整合組織機構(gòu),實施物資采購供應(yīng)專業(yè)化重組,完成了物資計劃管理職能從業(yè)務(wù)部門的剝離,質(zhì)量管理職能與物資檢驗功能的分離,審計監(jiān)督職能與財務(wù)管理的分離等,建立了一套較為科學的物資配送業(yè)務(wù)流程。物資配送的集約化管理,有效集中了用戶的物資需求,使物資采購形成了批量、規(guī)模采購,降低了采購成本,發(fā)揮了物資配送的規(guī)模優(yōu)勢。
油田實施物資配送管理拉近了供應(yīng)部門與用戶之間的距離。物資配送徹底改變了油田傳統(tǒng)的用戶領(lǐng)料供應(yīng)模式,由原來的“多家跑一家”變?yōu)椤耙患遗芏嗉摇?,進一步理順了油田內(nèi)部的物資供應(yīng)鏈。據(jù)統(tǒng)計,目前中原油田物資供應(yīng)服務(wù)滿意率達到99%。物資配送有效解決了物資供應(yīng)部門長期存在的提料環(huán)節(jié)多、手續(xù)繁雜、效率低等問題,贏得了用戶的贊揚與信賴。
物資配送管理有效降低了物資庫存總量,推進了油田庫存物資的集中儲備。油田傳統(tǒng)的物資儲備模式是:油田設(shè)總庫,各二級單位設(shè)分庫。為保證物資供應(yīng),需要層層被動地增加庫存。因此,油田庫存居高不下。實施物資配送后,庫房就像是建在了“車輪”上,用戶不再為用料而擔心,只需一心一意抓生產(chǎn)。因此,用戶紛紛降低庫存甚至不設(shè)庫房,使油田物資儲備逐步由分散走向集中。2005年底,中原油田所屬單位庫存物資全部收歸物資供應(yīng)處統(tǒng)一管理,實現(xiàn)了真正意義上的統(tǒng)一儲備。
油田是一個涉及地質(zhì)勘探、油氣開發(fā)、地面建設(shè)、石油工程技術(shù)服務(wù)以及供水、供電、通信、服務(wù)等業(yè)務(wù)的國有特大型能源企業(yè),物質(zhì)采購供應(yīng)的數(shù)量很大。如中原油田每年物資采購供應(yīng)總量在30億元以上,涉及52個大類、10多萬個物資品種,料性復雜、專用性強,物資配送對象分散、管理難度大,加上生產(chǎn)用料突發(fā)性強,極易出現(xiàn)運力浪費、工作效率和經(jīng)濟效益不高等問題。近年來,雖然實施物資配送管理取得了較大成績,但仍存在以下不足之處。
1.物資配送的各種資源尚未有效整合
目前,油田大部分物資的配送只是以送為主,考慮分貨、配貨、配載、配裝的則很少,造成了保管、裝卸、加工等環(huán)節(jié)與物資配送銜接不夠;有的雖然做到了分貨、配貨,但又因缺乏必要的運輸車輛而無法做到送貨上門;物資配送的集約化程度低,目前物資配送僅限于油田用戶;物資配送出去后,大都空車返回,運力浪費嚴重。
2.物資配送的信息化、自動化程度不高
目前油田物資配送基本上是以手工作業(yè)為主。中原油田2005年3月ERP上線后,物資部門雖然開發(fā)了ERP線上的物資配送管理信息系統(tǒng),但諸如配調(diào)方案設(shè)計、配送線路優(yōu)化、配送成本分析等智能型計算機應(yīng)用技術(shù),以及貨物進出庫的自動分揀、自動掃描、電子計量等技術(shù)在油田物資配送工作中還是空白,造成了物資配送客戶需求響應(yīng)速度慢,基礎(chǔ)工作薄弱。
3.物資配送人員的整體素質(zhì)較低
提高油田物資配送管理工作需要高素質(zhì)的工作人員,但中原油田現(xiàn)有物資配送人員年齡偏大、學歷偏低、技術(shù)能力較弱,亟須提升工作能力與技巧。
搞好油田物資配送管理工作的目的是切實保障油田勘探開發(fā)和生產(chǎn)經(jīng)營的物資需求。因此,必須利用配送集約化、規(guī)范化、快捷化的組織運作和管理模式,最大限度地降低供應(yīng)環(huán)節(jié)的物流成本,提高產(chǎn)品質(zhì)量。為此,可采取如下對策:
1.全面整合油田現(xiàn)有物資配送資源
要按照信息化、集約化、網(wǎng)絡(luò)化的體系目標,采用“分片設(shè)庫、分區(qū)配送、區(qū)域化服務(wù)”的管理模式,根據(jù)生產(chǎn)物資需求的地域,應(yīng)用計算機信息技術(shù),從配送調(diào)度、庫存調(diào)劑等方面科學劃分物資配送節(jié)點及相應(yīng)服務(wù)區(qū)域,構(gòu)建“蓋住片、連成線、全天候”的物資配送網(wǎng)絡(luò),提高物資配送的效率。
2.加強物資配送硬技術(shù)和軟技術(shù)建設(shè)
加強物資配送硬技術(shù)建設(shè)是發(fā)展油田物質(zhì)配送管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。物資配送硬技術(shù)包括包裝、裝卸、運輸、儲存、流通加工、配送等物流活動所涉及的各種機械設(shè)備、運輸工具、道路建設(shè)、倉庫建筑、場站設(shè)施及服務(wù)于物流的電子計算機、通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。[4]此外,還要加強物資配送軟技術(shù)建設(shè),要依托局域網(wǎng)和ERP系統(tǒng),實施業(yè)務(wù)流程再造,改造物資價格信息庫、物資編碼庫及各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,完善網(wǎng)絡(luò)安全管理制度,構(gòu)建油田物資配送管理信息平臺,建立信息化管理標準,使配送信息管理實現(xiàn)程序化,實時、準確地為油田生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。
3.加強物資配送統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析與應(yīng)用
對物資配送系統(tǒng)進行實時監(jiān)控,就像醫(yī)生診斷病人一樣。油田要在整個物資配送體系的不同斷面,設(shè)定相應(yīng)的業(yè)務(wù)衡量指標,諸如配送需求計劃的準確率、執(zhí)行率,配送途中貨損率,配送物資差錯率以及物資供應(yīng)服務(wù)滿意率等。通過日常數(shù)據(jù)采集,計算一些指標的完成情況,監(jiān)督各環(huán)節(jié)的運轉(zhuǎn)效率,以便及時糾正物資配送工作中的偏差,不斷提高物資配送管理工作水平。
4.鞏固、擴展與重要供應(yīng)商的合作關(guān)系
油田物資管理部門要積極引入供應(yīng)鏈管理思想,切實開發(fā)和利用好供應(yīng)商這一重要資源。要與主力供應(yīng)商構(gòu)建新型的互助合作機制,逐步實現(xiàn)從交易型過渡為伙伴型的戰(zhàn)略合作伙伴。大型企業(yè)要獲得市場上的統(tǒng)治地位,不是通過與本行業(yè)中單個對手競爭,而是靠加強與其在同一條供應(yīng)鏈上的批發(fā)商、制造商以及供應(yīng)商的聯(lián)盟來實現(xiàn)。從本質(zhì)上說,獲得有競爭力的統(tǒng)治地位要靠整個供應(yīng)鏈,靠供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈的競爭。[5]應(yīng)把外部企業(yè)資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)變?yōu)橛吞锏奈锪鲀?yōu)勢,實現(xiàn)“雙贏”發(fā)展。
6.提高物資配送管理人員的綜合素質(zhì)
油田物質(zhì)供應(yīng)部門必須加強從業(yè)人員的能力培養(yǎng)和綜合素質(zhì)的提升。要針對油田物資供應(yīng)系統(tǒng)員工觀念陳舊、現(xiàn)代物流知識匱乏、綜合素質(zhì)較低的現(xiàn)狀,開展大規(guī)模的有針對性的各種培訓活動。使從業(yè)人員掌握國內(nèi)外物流業(yè)發(fā)展的趨勢以及現(xiàn)代物流管理的基本知識與技能;掌握工商管理專業(yè)的理論知識;掌握組織物資配送、倉儲保管、生產(chǎn)調(diào)度等物資供應(yīng)方面的知識與技能。如此,才能為進一步推進油田物資配送管理工作奠定基礎(chǔ)。
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