潘 波

QHSE管理體系與企業(yè)內(nèi)部控制體系有效融合的初探

潘 波

中國石油化工股份有限公司上海石油化工研究院

隨著全球經(jīng)濟的一體化，資源能源的競爭日益加劇，我國企業(yè)尤其是大型石油石化企業(yè)越來越多參與到國際市場競爭，為了使產(chǎn)品、技術(shù)或服務(wù)得到國際市場的認可，為了滿足上市公司基本法規(guī)的要求，為了提高企業(yè)自身管理水平，各企業(yè)都紛紛建立了QHSE一體化管理體系、內(nèi)部控制體系或是多個管理體系并存。而多個管理體系并存的運行給企業(yè)的管理帶來了新的挑戰(zhàn)，如何提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，如何從各種管理體系中找到共性并進行有效融合成為企業(yè)管理的重要問題，也是實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營、合規(guī)管控的必經(jīng)之路。本文旨在從QHSE管理體系與內(nèi)控體系的異同點的分析，找出其管理的共性，旨在對其如何進行有效融合進行初步探討。

兩個管理體系的基本概念

QHSE管理體系指在質(zhì)量（Q）、健康（H）、安全（S）和環(huán)境（E）方面指揮和控制組織的管理體系，是在ISO9001標(biāo)準、ISO14001標(biāo)準、GB/T28000族標(biāo)準和SY/T6276《石油天然氣工業(yè)健康、安全與環(huán)境管理體系》的基礎(chǔ)上，根據(jù)共性兼容、個性互補的原則整合而成的一體化管理體系。

QHSE一體化管理體系既引用了國際質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全的標(biāo)準，又充分考慮了石化行業(yè)高風(fēng)險高回報的行業(yè)特點 ，因此從某種角度說，QHSE對石油石化企業(yè)的意義體現(xiàn)在其參與國際競爭與合作過程中，既有國際公認的標(biāo)準體系，又有國際大石油石化企業(yè)通用的HSE體系，具有參與全球經(jīng)濟一體化的競爭性。

內(nèi)部控制體系是指一個企業(yè)的各級管理層，為了保護其經(jīng)濟資源的安全、完整，確保經(jīng)濟和會計信息的正確可靠，協(xié)調(diào)經(jīng)濟行為，控制經(jīng)濟活動，利用企業(yè)內(nèi)部分工而產(chǎn)生的相互制約，相互聯(lián)系的關(guān)系，形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序，并予以規(guī)范化、系統(tǒng)化，使之成為一個嚴密的、較為完整的體系。

內(nèi)部控制體系是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部治理、提高經(jīng)濟效益的重要保證，是現(xiàn)代企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展不可或缺的“穩(wěn)定器”，是一個系統(tǒng)化的框架，它建立在風(fēng)險管理的基礎(chǔ)上。按其控制的目的不同，內(nèi)部控制可分為會計控制和管理控制。會計控制是指與保護財產(chǎn)物資的安全性、會計信息的真實性和完整性以及財務(wù)活動合法性有關(guān)的控制；管理控制是指與保證經(jīng)營方針、決策的貫徹執(zhí)行，促進經(jīng)營活動經(jīng)濟性、效率性、效果性以及經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)有關(guān)的控制。

QHS E一體化管理體系與內(nèi)控體系的共性

■過程方法都采用PDCA循環(huán)

PDCA循環(huán)是能使任何一項活動有效進行的一種合乎邏輯的工作程序，在QHSE一體化管理體系中廣泛應(yīng)用。P（Plan）計劃 ,包括方針和目標(biāo)的確定以及方案的制定、環(huán)境因素與危險源識別、法律法規(guī)識別；D（Do)-執(zhí)行，就是具體運作，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容；如明確職責(zé)，資源保證、編制文件、信息交流和溝通；運行控制、應(yīng)急準備和響應(yīng)；C（Check)檢查，總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，明確效果，找出問題；包括日常工作的檢查、安全檢查、內(nèi)部審核、法律法規(guī)符合性的評價等；A（Act)行動，對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，以便于持續(xù)改進。包括不合格品的處置、事故的調(diào)查與處理、預(yù)防與糾正措施的實施。四個階段周而復(fù)始，循環(huán)往復(fù)，不斷解決問題又不斷出現(xiàn)新問題，把新問題放到下一個PDCA循環(huán)里，是螺旋式、呈階梯式上升的過程。

內(nèi)控體系的建設(shè)與執(zhí)行，也包涵于PDCA循環(huán)框架中。P階段是企業(yè)所作的宏觀布置和總體規(guī)劃。計劃得當(dāng)與否，通過影響管理職能的具體發(fā)揮，直接影響管理工作的效率和效果。D階段是計劃的執(zhí)行階段，是內(nèi)控制度和標(biāo)準的具體執(zhí)行，即按照內(nèi)控規(guī)范的要求，在內(nèi)控基本原則的前提下，通過對五大要素的宏觀分析，將主要業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險識別與控制落實為具體的企業(yè)行為。C階段在內(nèi)控體系循環(huán)中即為考核檢查階段，可與企業(yè)的內(nèi)部控制自我評估工作結(jié)合起來。A行動階段也稱之為改進階段，是循環(huán)鏈中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是下一個PDCA循環(huán)的催化劑。一個制度只有不斷的持續(xù)改進才能更加有效，因而也是螺旋式、呈階梯式上升的過程。

■體系文件架構(gòu)基本相同，業(yè)務(wù)流程的管理基本一致

體系文件是描述企業(yè)體系結(jié)構(gòu)、工作職責(zé)、業(yè)務(wù)流程控制的一整套文件，它由不同層次的文件組成。QHSE一體化管理文件一般分為三個層次，包括管理手冊、程序文件、作業(yè)文件如規(guī)章制度或作業(yè)指導(dǎo)書等三個層次。管理手冊是企業(yè)體系管理的綱領(lǐng)性文件，位于體系文件的第一層次。描述體系的宗旨、目標(biāo)及標(biāo)準要求所作的原則性規(guī)定，是制定程序文件的依據(jù)。程序文件是管理手冊的支持性文件，位于第二層次，重點描述為實施體系所涉及的企業(yè)各職能部門的管理活動，是制定作業(yè)文件的依據(jù)。作業(yè)文件是程序文件的支持性文件，位于第三層次，描述具體崗位及工作現(xiàn)場完成某項工作的具體做法。

內(nèi)部控制體系的文件建立企業(yè)各有特點，一般包括總則、業(yè)務(wù)流程和權(quán)限指引三部分。總則是對內(nèi)控制度的概述，包括建立內(nèi)控制度的背景和必要性、應(yīng)遵循的基本原則和適用范圍、內(nèi)控制度的定義、企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀、內(nèi)控制度的管理機構(gòu)和工作機構(gòu)等，相當(dāng)于QHSE管理手冊。 業(yè)務(wù)流程是內(nèi)控制度的主要內(nèi)容，是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理工作的實際需要，針對物資采購、生產(chǎn)、銷售、投資、成本、資產(chǎn)、資金以及監(jiān)督、檢查等各個領(lǐng)域的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，制定的風(fēng)險控制措施和業(yè)務(wù)處理流程。業(yè)務(wù)流程采用統(tǒng)一的模式，由目標(biāo)、風(fēng)險、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點、流程圖表、相關(guān)制度目錄和主要控制點相關(guān)資料等方面內(nèi)容構(gòu)成。相當(dāng)于QHSE程序文件和各種記錄表單等三級文件。權(quán)限指引是將業(yè)務(wù)流程中重要控制點對應(yīng)的決策部門、決策人、決策權(quán)限等情況進行具體規(guī)定和列示。

兩個體系都把本企業(yè)的制度作為三級文件進行受控管理。各項制度的制定與執(zhí)行都是對控制程序文件執(zhí)行的基本保證。

■采用“風(fēng)險管理”的思想，對風(fēng)險進行評估并制定相應(yīng)的風(fēng)險控制措施

風(fēng)險是未來的不確定對企業(yè)實現(xiàn)其目標(biāo)的影響，風(fēng)險評估是對風(fēng)險進行預(yù)見和識別的過程。QHSE體系與內(nèi)控體系均采用風(fēng)險管理的思想，識別、評價流程中的風(fēng)險因素并進行風(fēng)險評估，制定相應(yīng)的控制措施。

QHSE一體化管理體系中，風(fēng)險識別與風(fēng)險評價是整個體系中最重要的內(nèi)容之一，它要求企業(yè)識別生產(chǎn)經(jīng)營過程中的質(zhì)量、環(huán)境、健康安全風(fēng)險，制定合理可靠的控制措施，從而防止事故的發(fā)生或降低其影響。鼓勵動員各級員工參與危害因素和環(huán)境因素的識別，建立判別準則，對已識別危害因素的風(fēng)險和環(huán)境因素的影響進行定性或定量評價。

內(nèi)控體系要求企業(yè)針對戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營目標(biāo)、報告目標(biāo)、合規(guī)目標(biāo)，分別開展戰(zhàn)略、經(jīng)營、報告和合規(guī)風(fēng)險評估。通過對風(fēng)險進行評估后，針對這些風(fēng)險所設(shè)計和執(zhí)行的各種制度、政策和方法就是控制措施。

■都要求進行監(jiān)督與審核，強調(diào)體系的內(nèi)部監(jiān)督與外部審核

QHSE體系的審核和評審要求對管理體系的符合性、有效性和適宜性進行監(jiān)督與測量；監(jiān)測的過程是對活動的開始到結(jié)束的整個過程記錄。是否按照規(guī)劃階段建立的程序、作業(yè)指南、控制措施實施，對事故時間是否進行調(diào)查和處理，調(diào)查的重點在于找出原因和管理缺陷。QHSE體系審核有內(nèi)部審核和外部或第三方對企業(yè)的外部審核與監(jiān)督審核。做好企業(yè)的內(nèi)部審核是對QHSE一體化管理體系有效運行的重要保證。

內(nèi)控體系的監(jiān)督是對內(nèi)控系統(tǒng)有效性進行評估的過程，是企業(yè)內(nèi)控框架的特殊構(gòu)成要素。它相對獨立于各項具體的生產(chǎn)經(jīng)營活動之外，是為了保證內(nèi)部控制的合理性、完整性及有效性所建立和執(zhí)行的監(jiān)控制度。它分為內(nèi)部監(jiān)督和外部有關(guān)部門或團體對企業(yè)的外部監(jiān)控。通過持續(xù)性的監(jiān)督活動、獨立的評估或兩者并用來實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的有效性。持續(xù)性監(jiān)督活動發(fā)生在經(jīng)營正常的過程中。

■都強調(diào)信息溝通，溝通渠道通暢是體系良好運行的根本保證

QHSE體系要求建立信息溝通相關(guān)的程序文件。文件要求將質(zhì)量、環(huán)境、健康、安全等方面的信息傳達給顧客、外界、員工及相關(guān)方，建立并保持與員工、承包商、公眾組織的信息交流。

內(nèi)控體系的信息與溝通要求企業(yè)有一套能夠支持信息確認、獲取和交流的系統(tǒng)，從而在各個層面進行信息的有效溝通并傳達到相關(guān)方。信息系統(tǒng)利用企業(yè)內(nèi)部生成的數(shù)據(jù)及外部的信息，為管理層提供與企業(yè)目標(biāo)有關(guān)的、有事實依據(jù)的信息。

兩個體系不同之處

■兩個體系的關(guān)注點不同

在QHSE一體化管理中，質(zhì)量管理體系關(guān)注的對象是產(chǎn)品及產(chǎn)品實現(xiàn)過程和相關(guān)過程，目標(biāo)是保證產(chǎn)品質(zhì)量，增強顧客滿意度；環(huán)境管理體系關(guān)注的對象是環(huán)境因素和環(huán)境行為，即關(guān)注產(chǎn)品、產(chǎn)品實現(xiàn)過程對環(huán)境造成的影響，目標(biāo)是通過對環(huán)境因素的識別、評價和控制，使相關(guān)方滿意、社會受益；職業(yè)健康安全管理體系關(guān)注的對象是圍繞生產(chǎn)活動，產(chǎn)品、服務(wù)對人員安全、健康和環(huán)境造成的影響，目標(biāo)是通過對危險和環(huán)境因素的辨識、評價和控制，確保組織工作場所內(nèi)人員安全、健康。滿足內(nèi)部相關(guān)方的要求，使社會受益等等。

QHSE管理體系其最根本的目標(biāo)就是滿足顧客的需求、保證員工的安全、保護周邊的環(huán)境，做到無事故、無傷害、無損失。

內(nèi)控制度是企業(yè)制定的家法家規(guī)，其目的就是要對可預(yù)見的風(fēng)險進行“預(yù)警”，并針對個別風(fēng)險制定有效的控制措施，從而形成完整的內(nèi)控制度體系、責(zé)任體系和運行及監(jiān)督機制。內(nèi)部控制體系的基本目標(biāo)是確保單位經(jīng)營活動的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)營信息和財務(wù)報告的可靠性。因此是以保證財務(wù)報告為出發(fā)點，超越傳統(tǒng)的財務(wù)工作范疇，強調(diào)全方位和全過程管理，體現(xiàn)企業(yè)管理理念的變革，使各項規(guī)章制度成為一個有機整體，以此進一步保障管理制度的落實，進而實現(xiàn)總體經(jīng)營目標(biāo)。

對兩大管理體系進行有效的融合的幾點考慮

由于兩個體系的關(guān)注點不同，它們管理的側(cè)重點也不同，作為現(xiàn)代化大型石化企業(yè)既要根據(jù)國際標(biāo)準做好QHSE一體化管理，又要根據(jù)上市公司有關(guān)規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)做好內(nèi)部控制體系，才能在國際市場競爭中立于不敗之地。

一個企業(yè)其最根本的目的是要盈利，其財務(wù)報表中的資產(chǎn)負債表與損益表是一個企業(yè)經(jīng)營狀況的重要表征，因此以內(nèi)控為抓手，并強化QHSE一體化管理才是現(xiàn)代企業(yè)能夠持續(xù)經(jīng)營發(fā)展的根本保證。如何提高管理效率，如何推行兩大管理體系并進行有效融合，主要可從以下幾個方面考慮。

■樹立內(nèi)部管理的意識，加強制度建設(shè)，實現(xiàn)控制活動

控制活動是內(nèi)控體系與QHSE一體化管理體系優(yōu)化的重要內(nèi)容，一套清晰順暢的工作流程、完整的管理制度和符合實際的崗位規(guī)范，能夠約束企業(yè)的行為，使每個員工都能做到各司其職、各負其責(zé)。同時，依靠制度的科學(xué)性、嚴密性、連續(xù)性和可操作性，使企業(yè)的管理思想、管理方式不因人的變化而隨意變化，最大限度地減少人為因素對企業(yè)管理水平的影響。

QHSE與內(nèi)控體系管理都是典型的制度管理，因此必須建立相應(yīng)的責(zé)任制度，并不斷完善，使所有活動過程都有制度指導(dǎo)、約束，不留制度“管理真空”。做到制度的系統(tǒng)性和完整性，保證凡事有人負責(zé)、凡事有章可循、凡事有據(jù)可查，凡事有人監(jiān)督。

企業(yè)內(nèi)部管理制度執(zhí)行的好與壞，對企業(yè)管理經(jīng)營有著重要作用，因此要在企業(yè)員工樹立內(nèi)部管理意識，加強對內(nèi)部管理制度執(zhí)行力，通過自身的崗位與職責(zé)的履行，切實維護企業(yè)安全生產(chǎn)、規(guī)范經(jīng)營等各項管理工作的順利進行。

■加強內(nèi)部培訓(xùn)，提高員工素質(zhì)

內(nèi)部管理制度是現(xiàn)代企業(yè)提升管理水平，提高市場競爭力的重要手段，而具有高素質(zhì)的員工隊伍，無疑是企業(yè)管理水平與競爭力的保障。要不斷提高企業(yè)員工素質(zhì)，一方面，不斷提高企業(yè)高層管理者與中層管理者的素質(zhì)，以更科學(xué)更合理，更貼近企業(yè)經(jīng)營實際的內(nèi)部管理制度加強企業(yè)管理；另一方面，更要加強內(nèi)控體系中執(zhí)行人員與QHSE體系中內(nèi)審員的培訓(xùn)，通過一系列內(nèi)部管理知識的教育培訓(xùn)提高他們的素質(zhì)，使員工充分理解內(nèi)部管理制度重要性，從而使企業(yè)各項管理制度能夠在監(jiān)督、檢查過程中得到有效執(zhí)行，并持續(xù)改進；再一方面，不斷提高普通員工的素質(zhì)，企業(yè)內(nèi)部管理制度覆蓋了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，普通員工素質(zhì)的提高，決定了內(nèi)部管理各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行水平。

■統(tǒng)一體系的管理部門，提高管理效率

最好是同一個部門對內(nèi)控體系與QHSE管理體系進行統(tǒng)一管理。從年度計劃的制定、執(zhí)行、監(jiān)督檢查過程，節(jié)奏安排與進度都可統(tǒng)一起來考慮，既能夠站在一個全局的角度對體系進行維護與執(zhí)行，又能做到步調(diào)一致，這樣才能有效提高管理的效率。如在年初制定計劃之中，同時考慮兩個體系在年度工作計劃中的安排，也可以免去許多職能部門的重復(fù)勞動。

■梳理兩大體系相關(guān)文件，格式上盡可能統(tǒng)一

認真梳理兩大體系的相關(guān)文件，格式統(tǒng)一主要體現(xiàn)在三個方面，一是程序文件，兩個體系文件的程序內(nèi)容要求基本上是一致的。一般包括適用范圍、部門職責(zé)、工作程序或程序內(nèi)容、相關(guān)制度及文件、記錄表單等等。不同之處在于內(nèi)控文件中需增加重要風(fēng)險，QHSE程序文件中要增加目的的內(nèi)容，這兩項內(nèi)容在職能部門的程序文件中都可統(tǒng)一起來。二是記錄表單，通用的記錄表單如合同的評審記錄、人力資源的培訓(xùn)記錄等等都可以用同一張表單；三是規(guī)章制度，各相關(guān)職能部門可同時結(jié)合QHSE管理體系的標(biāo)準與內(nèi)控體系要求編制本部門適用的規(guī)章制度。

■加強檢查與監(jiān)督力度，提高企業(yè)執(zhí)行力

建立統(tǒng)一的考核機制。一項制度的執(zhí)行效果如何，除了人是重要因素，制度執(zhí)行的考核與評估，同樣是重要因素。QHSE管理體系是否有效執(zhí)行需要通過考核制度得以保證與提高，內(nèi)控制度本身也要求執(zhí)行嚴密的考核。這樣一方面可以提高員工的積極性，另一方面，通過考核發(fā)現(xiàn)執(zhí)行中存在的問題進行整改，不斷完善，持續(xù)改進企業(yè)內(nèi)部管理制度的執(zhí)行力。

總而言之，一個企業(yè)建立任何體系都不是最終目的，企業(yè)管理功能和效率發(fā)揮的好壞也不能只靠某一個或某幾個體系的有效性，而是靠企業(yè)管理體系的整體有效性的發(fā)揮。體系之間只有相互協(xié)調(diào)、相互補充、相互銜接，才能發(fā)揮整體功能。同時建立QHSE體系，建立內(nèi)控制度體系，也都不是拋棄企業(yè)現(xiàn)存的一套可行和有效的管理方式和制度，而是要將其有效融合，使之成為一套與國際接軌的管理體系，才是企業(yè)運行之根本。只有體系良好運行使企業(yè)走向國際一流的管理創(chuàng)國際一流的品牌才是最終目的。