瞿金海

通過會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯的可能性很小，但人為造成出錯，甚至舞弊的現(xiàn)象難以避免，而且一旦出錯、甚至發(fā)生舞弊，則損失巨大，因此，非常有必要采取相應的對策與措施。

一、明確職責分工，加強組織控制

職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離，用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工，并以相應的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

二、加強會計核算控制

會計核算結果是會計預測、決策和分析的基礎，會計核算控制是防范和化解會計核算風險的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。從核算環(huán)節(jié)把關，必須保證業(yè)務處理合法、有效，賬務處理的正確性、規(guī)范性，做到數(shù)據(jù)真實、完整和安全。會計核算控制內容包括：原始憑證經(jīng)過審查，在錄入處理前一切經(jīng)濟業(yè)務處理必須經(jīng)過相應的權級審批，簡明、準確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務更正與刪除，待解決憑證單據(jù)的處理等都必須嚴格按規(guī)定進行，嚴格執(zhí)行復核制度，充分保證計算機賬務處理不錯不亂。會計數(shù)據(jù)輸出必須進行嚴格審核并簽章，無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細核對輸出的賬務憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務是否一致。

三、加強操作程序的控制

會計電算化除了對軟件操作方面需作一定的內部控制設計以外，還要制訂并嚴格執(zhí)行操作管理制度，培訓提高從業(yè)人員的計算操作水平及營造提高職業(yè)道德修養(yǎng)的氛圍也是重要的問題，有效的保證會計電算化系統(tǒng)的安全運行，保證財務數(shù)據(jù)的安全性、完整性。

操作管理制度一般包括：（1）操作人員的工作職責和權限。（2）預防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。（3）預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登入系統(tǒng)賬簿的措施。（4）建立必要的上機操作記錄制度。此外，在會計軟件中還應設置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

四、加強系統(tǒng)安全控制

加強系統(tǒng)安全控制是為了保證計算機系統(tǒng)的安全運行，避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。主要控制措施包括：明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作內容和權限，杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件，防止會計人員越權使用軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開計算機時，應執(zhí)行相應的命令退出會計軟件。財務軟件應開發(fā)出相應自鎖定功能，在一定的時間內若不做任何財務操作指令，則系統(tǒng)應當會自鎖定，設置接觸與操作的日志控制，各單位應根據(jù)本單位的實際情況，設專人保存上機操作記錄進行“日志管理”；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預防性檢查；工作環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。

五、加強會計檔案控制

實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質上的會計數(shù)據(jù)和紙質形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料，會計檔案管理工作就顯得更為復雜些，應建立相配套的制度作保障。

會計檔案管理制度應包括：（1）實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的紙質形式保存，保存的有關規(guī)定按《會議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質的措施。（4）科學規(guī)定會計檔案的有關權限。如規(guī)定查詢以前年度的會計檔案應經(jīng)有關人員批準等。（5）保證會計檔案安全與完整的措施。

六、加強內部審計控制

內部審計既是企業(yè)內部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾方面：（1）對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《中華人民共和國會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規(guī)范完整；（2）審查機內數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。