金從凱 陳梁華 劉宇平

廣州醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院，廣東廣州 510000

我們處于信息瞬息萬(wàn)變的時(shí)代，如何有效規(guī)劃我們的信息，尤其是管理好臨床在研項(xiàng)目信息，成為現(xiàn)代醫(yī)院比拼科技實(shí)力的關(guān)鍵。我們計(jì)劃通過(guò)系統(tǒng)管理平臺(tái)建設(shè)，著眼于解決“項(xiàng)目多，項(xiàng)目水平低，成果少、高水平成果少”的問(wèn)題，加強(qiáng)項(xiàng)目的精細(xì)化管理，利用現(xiàn)代化管理手段促進(jìn)成果產(chǎn)出。在信息平臺(tái)的搭建過(guò)程中，我們根據(jù)不同類(lèi)型、不同時(shí)期的項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)并提取出若干要素，并發(fā)現(xiàn)若加強(qiáng)這些要素的監(jiān)控與管理，將帶來(lái)良好的研究成果及觸發(fā)一定程度的后續(xù)經(jīng)濟(jì)效益，如何實(shí)施且完善該平臺(tái)的建設(shè)成為本文討論的重要議題。

1 傳統(tǒng)管理模式的不足

1.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

絕大多數(shù)單位缺乏臨床在研項(xiàng)目管理平臺(tái)，目前停留在用手工或EXCEL表格的管理模式，先進(jìn)的有信息管理平臺(tái)，但僅限于提供給科研人員申報(bào)項(xiàng)目、專(zhuān)家評(píng)審等功能，缺乏對(duì)項(xiàng)目可持續(xù)性管理、資金的使用監(jiān)控等功能，國(guó)家在這方面也沒(méi)有制訂一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，審計(jì)部門(mén)與科研管理部門(mén)在監(jiān)控項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)方面存在一定難度。

1.2 技術(shù)人員

科研單位信息管理部門(mén)缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)；信息技術(shù)人員沒(méi)有足夠的技能，缺乏根據(jù)指標(biāo)與功能需求建模能力。

1.3 資金投入

政府在臨床在研項(xiàng)目信息管理方面投入不足，缺乏資金保障和激勵(lì)機(jī)制；投入不足造成平臺(tái)建設(shè)落后，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)管理規(guī)劃。

2 平臺(tái)優(yōu)勢(shì)

管理要素指標(biāo)按時(shí)間設(shè)計(jì)指標(biāo)劃分為研究初始期指標(biāo)、研究中后期指標(biāo)，按構(gòu)成部分劃分為研究資源與運(yùn)作指標(biāo)、研究突破指標(biāo)、研究結(jié)果產(chǎn)生影響、推廣及第三方證明指標(biāo)，而每個(gè)指標(biāo)下又進(jìn)行細(xì)分，通過(guò)指標(biāo)建立起一套科學(xué)的考核體系；數(shù)據(jù)通過(guò)科研管理的各個(gè)階段采集而成，如經(jīng)費(fèi)按年度使用情況、項(xiàng)目成功申報(bào)情況等，無(wú)需人工手工錄入，達(dá)到電子化信息自動(dòng)管理的目的。見(jiàn)表1。

3 研發(fā)內(nèi)容

系統(tǒng)監(jiān)控管理部分采用C/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，而項(xiàng)目匯報(bào)部分采用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人使用WEB瀏覽器界面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行申報(bào)與過(guò)程實(shí)現(xiàn)，結(jié)合項(xiàng)目管理的新業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上匯報(bào)、網(wǎng)上科研辦公等功能[1-4]。見(jiàn)圖1、2。

下面簡(jiǎn)述一下科研人員申報(bào)及后續(xù)合同、驗(yàn)收等功能結(jié)構(gòu)：

3.1 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人操作模塊及功能

3.1.1 工作助理

發(fā)布重要通知、在途申報(bào)項(xiàng)目、申報(bào)項(xiàng)目是否通過(guò)等信息，對(duì)用戶(hù)當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)度作一個(gè)大概、總體上的清晰提示，如已使用金額、剩余金額、已完成成果、計(jì)劃成果數(shù)，并對(duì)當(dāng)年未按計(jì)劃年份使用完金額的則提示。

3.1.2 業(yè)務(wù)申報(bào)

細(xì)分為市教育局項(xiàng)目、國(guó)家自然基金、橫向項(xiàng)目等，用戶(hù)按模板填寫(xiě)申報(bào)書(shū)并自動(dòng)生成WORD、PDF版本，方便離線(xiàn)編輯瀏覽；其中通過(guò)瀏覽全部業(yè)務(wù)可查看所有申報(bào)項(xiàng)目，科研科獲取批文后審核該項(xiàng)目，申報(bào)人就可以在此簽訂合同，已有的內(nèi)容不用再重復(fù)填寫(xiě)。

表1 財(cái)務(wù)指標(biāo)考核分類(lèi)表

3.1.3 合同管理

所有合同下均附中期檢查、驗(yàn)收申請(qǐng)、經(jīng)費(fèi)報(bào)賬等操作。用戶(hù)在此查看先前填寫(xiě)的合同并可在先前未完善合同的情況下修改，同時(shí)該欄目也作為后續(xù)的中期檢查報(bào)告、驗(yàn)收申請(qǐng)等操作的入口，整個(gè)項(xiàng)目周期圍繞此開(kāi)展；中期檢查報(bào)告含主要進(jìn)展和階段性成果、年度計(jì)劃要點(diǎn)和調(diào)整情況、當(dāng)期經(jīng)費(fèi)使用情況、存在的問(wèn)題、建議及其他需要說(shuō)明的情況等內(nèi)容，申報(bào)者在此填寫(xiě)后科研科即可實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展情況，對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)使用不當(dāng)者予以提醒，有效防止科研經(jīng)費(fèi)濫用、不及時(shí)使用等情況的發(fā)生。

驗(yàn)收申請(qǐng)含工作總結(jié)、完成成果等內(nèi)容，申報(bào)者申請(qǐng)驗(yàn)收后科研科即按相應(yīng)工作流程開(kāi)展工作，如組織專(zhuān)家驗(yàn)收、查看相關(guān)成果文件等。經(jīng)費(fèi)報(bào)賬涵蓋暫付款申請(qǐng)及各類(lèi)費(fèi)用的操作，不同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)預(yù)算金額及類(lèi)型提出報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。

3.1.4 中期檢查管理

用戶(hù)在此修改查看所有匯報(bào)測(cè)評(píng)表，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度有個(gè)清晰完整的流程安排及結(jié)果查看，每次使用了經(jīng)費(fèi)可及時(shí)在此錄入，并可查看詳細(xì)的剩余經(jīng)費(fèi)，如業(yè)務(wù)費(fèi)計(jì)劃是5 萬(wàn)，現(xiàn)在還剩3 萬(wàn)等。改善了舊時(shí)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中缺乏進(jìn)度的電子文檔記錄及經(jīng)費(fèi)統(tǒng)籌安排。

3.1.5 個(gè)人設(shè)置

包含個(gè)人信息修改、密碼修改。與普通信息維護(hù)不同，這里注重于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的交互協(xié)作。只要填寫(xiě)了手機(jī)號(hào)碼，系統(tǒng)在關(guān)鍵時(shí)候便會(huì)發(fā)送溫馨提示。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只要在此完善了個(gè)人信息，下次申報(bào)時(shí)或進(jìn)行其他操作時(shí)項(xiàng)目組成員中的信息就不用填寫(xiě)，會(huì)自動(dòng)帶出。

3.1.6 管理文件

包括科研項(xiàng)目申報(bào)流程、發(fā)表科研論文流程、科研工作量計(jì)算辦法、科研成果申報(bào)流程、科研經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定等說(shuō)明文件，申報(bào)者在此欄目可以了解相關(guān)的科研政策文件，最新的制度，省去舊時(shí)為了了解而跑去科研科手工拷貝相關(guān)工作的辦事流程，提高了工作效率及增加了政策透明度。

3.2 管理部門(mén)操作模塊及功能

科研科管理模塊由以下部分組成，供管理部門(mén)使用，通過(guò)匯集終端用戶(hù)的關(guān)鍵信息，實(shí)現(xiàn)高度集成于一個(gè)管理平臺(tái)，避免系統(tǒng)間的頻繁切換，提高工作效率。

3.2.1 申報(bào)及合同庫(kù)管理

3.2.1.1 項(xiàng)目詳細(xì)信息 由項(xiàng)目信息、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、工作單位、人員信息、經(jīng)費(fèi)信息、附件清單、Word文件、批文、合同信息組成。其中經(jīng)費(fèi)信息欄目涵蓋申報(bào)者填寫(xiě)的中期檢查報(bào)告的使用經(jīng)費(fèi)以及詳細(xì)預(yù)算經(jīng)費(fèi)；批文由科研科將掃描文件在此上傳。

3.2.1.2 審核項(xiàng)目 由科研管理部門(mén)審查意見(jiàn)、學(xué)術(shù)委員會(huì)審查意見(jiàn)、單位審查意見(jiàn)組成?？蓪呙鑸D片上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)或錄入文字。

3.2.1.3 發(fā)布通知 對(duì)經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程中存在的問(wèn)題發(fā)回給申報(bào)者，提醒申報(bào)者注意等，申報(bào)者登錄系統(tǒng)時(shí)將以紅色文字醒目提示。

3.2.1.4 查詢(xún)統(tǒng)計(jì) 支持自定義雙條件進(jìn)行查詢(xún)，如首條件可選“項(xiàng)目類(lèi)別”或“工作進(jìn)度”，次條件可選“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在單位”或“項(xiàng)目名稱(chēng)”，時(shí)間類(lèi)型支持申報(bào)日期、項(xiàng)目開(kāi)始日期、項(xiàng)目結(jié)束日期等進(jìn)行查詢(xún)。為方便經(jīng)費(fèi)管理，查詢(xún)結(jié)果前三行分別顯示總經(jīng)費(fèi)完成百分比、已使用經(jīng)費(fèi)和總經(jīng)費(fèi)。并對(duì)即將到期而經(jīng)費(fèi)未完成九成以下的項(xiàng)目予以紅色顏色預(yù)警顯示。

3.2.1.5 用戶(hù)管理 提供用戶(hù)注冊(cè)認(rèn)證、用戶(hù)應(yīng)用模塊、數(shù)據(jù)使用權(quán)限分配等方面進(jìn)行管理，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)能安全運(yùn)行。

3.2.2 經(jīng)費(fèi)效益管理

根據(jù)項(xiàng)目產(chǎn)出與資金投入的關(guān)系，系統(tǒng)具備一定的統(tǒng)計(jì)篩查功能，按不同分析指標(biāo)分為：經(jīng)費(fèi)進(jìn)度使用得分、論文產(chǎn)出得分、項(xiàng)目綜合得分，這樣可以對(duì)不同級(jí)別、不同結(jié)題年度的項(xiàng)目給予直觀分析結(jié)果，對(duì)結(jié)果的表現(xiàn)形式也有多種多樣，這里考慮到用戶(hù)的易用性，提供了柱形分析圖與餅形分析圖，柱形圖對(duì)所有同等條件的項(xiàng)目進(jìn)行排名，餅形圖對(duì)單一項(xiàng)目的不同分?jǐn)?shù)構(gòu)成分析，可以指出這個(gè)項(xiàng)目的某方面欠缺的地方，幫助項(xiàng)目管理者改善項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度。

3.2.3 論文庫(kù)管理

此功能有助于每年度管理科室的論文統(tǒng)計(jì)。論文發(fā)表不僅可以依托基金，也可以以個(gè)人名義發(fā)表，論文不僅僅反映科研工作者的項(xiàng)目成果，更與整個(gè)單位的綜合專(zhuān)業(yè)水平有關(guān)，該模塊按不同級(jí)別、年度及是否依托基金發(fā)表等選項(xiàng)篩選并顯示詳細(xì)信息。

4 討論

本文闡述的系統(tǒng)旨在通過(guò)系統(tǒng)提供的信息使管理層更容易、清晰地規(guī)范研工作者的行為，避免經(jīng)費(fèi)濫用的現(xiàn)象[6]，對(duì)于存在違規(guī)行為、完成經(jīng)度及缺乏科研成果的將影響項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的以后項(xiàng)目申報(bào)，同時(shí)對(duì)于在研期的項(xiàng)目進(jìn)行多方面指標(biāo)的考核，從而為管理者提供優(yōu)秀項(xiàng)目的遴選建議。采用電子認(rèn)證，可以簡(jiǎn)化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的報(bào)銷(xiāo)流程，大大縮短手工簽字消耗的時(shí)間。對(duì)不同金額費(fèi)用我們予以不同管理方法：① 1 萬(wàn)元以下：一次發(fā)生的1 萬(wàn)元（含1 萬(wàn)元，下同）以下的支出由課題負(fù)責(zé)人按預(yù)算簽字，經(jīng)過(guò)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)審核，交財(cái)務(wù)報(bào)賬、支出；②1 萬(wàn)～5 萬(wàn)元：一次發(fā)生的1 萬(wàn)～5 萬(wàn)元支出，需要由科研科負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)過(guò)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)審核，交財(cái)務(wù)報(bào)賬、支出；③5 萬(wàn)元以上：一次發(fā)生的5 萬(wàn)以上支出，需要由科研科負(fù)責(zé)人、醫(yī)院主管院長(zhǎng)簽字，經(jīng)過(guò)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)審核，交財(cái)務(wù)報(bào)賬、支出。對(duì)預(yù)算支出范圍內(nèi)的勞務(wù)費(fèi)、接待費(fèi)、餐費(fèi)、交通費(fèi)、辦公用品等經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)，不論支出金額大小，均需三級(jí)審核。從而加強(qiáng)了經(jīng)費(fèi)的監(jiān)控管理，避免差旅費(fèi)、餐飲費(fèi)等非相關(guān)活動(dòng)過(guò)多從中套取支出，促進(jìn)實(shí)際項(xiàng)目活動(dòng)的正常開(kāi)展[7]。

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