陳志銀

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

高校檔案是記錄學(xué)校歷史建設(shè)沿革的載體，在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要作用。高校的檔案是高校信用管理的重要保證，是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。它的作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是憑證作用。俗話說(shuō)的好:“空口無(wú)憑,立字為證”。另一方面是參考作用，檔案對(duì)查考過(guò)去情況,掌握歷史材料,研究事物發(fā)展規(guī)律,起到廣泛的參考作用。

盡管高校的檔案工作具有這樣重要的作用，但在檔案管理中卻存在許多問(wèn)題。

首先，檔案管理工作滯后,跟不上管理發(fā)展需要?？赡茉谠S多人的眼里，檔案是一些屬于歷史的東西，在我們這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，我們只需要往前看就行了，沒(méi)必要一直抓著歷史不放，于是有的檔案管理人員便形成了一種懈怠心理，感覺(jué)這份工作不具有時(shí)效性，可以隨自己的心情而定，什么時(shí)候想整理或者記錄了，才去整理記錄。這便很容易造成檔案管理工作的滯后性。因?yàn)闄n案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實(shí)性和完整性的可靠保證，現(xiàn)代的檔案管理理念和控制手段都發(fā)生了很大的變化，可是目前有的高校無(wú)論是在硬件設(shè)施還是在人員素質(zhì)方面,都與現(xiàn)代化管理的要求有一定差距。如目前許多高校的檔案管理員都是身兼數(shù)職，忙的時(shí)候，通常會(huì)對(duì)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單裝訂，這便造成了檔案資料的不完整,直接影響了高校檔案的質(zhì)量,跟不上高校改革與發(fā)展的需求，隨著時(shí)間的推移，這種差距會(huì)越拉越大。

其次，管理意識(shí)淡薄,歸檔質(zhì)量不高。在實(shí)際的建檔工作中,由于檔案員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng),使檔案歸檔的時(shí)候出現(xiàn)許多的問(wèn)題。最首要的問(wèn)題是歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量低,材料不符合歸檔要求,比如一些本來(lái)具有憑證作用和法律效力的關(guān)鍵文件都保存了復(fù)印件,有時(shí)候許多簽字、蓋章都不全,這便使得檔案失去了原有的意義和作用。再就是文件的歸檔材料、紙張大小沒(méi)做到完全統(tǒng)一,個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書寫,字跡模糊，不易保存。另外,還有些檔案內(nèi)容失實(shí),不少材料分散在經(jīng)辦人或其他人員手中,需向知情人詢問(wèn)才能還原當(dāng)時(shí)的數(shù)據(jù)情況，致使原始記錄散失嚴(yán)重。

第三，缺乏有效的管理機(jī)制,造成管理偏差。高校的一些建設(shè)項(xiàng)目比如蓋一些辦公場(chǎng)所或者教學(xué)樓，一般都要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段,項(xiàng)目文件資料形成周期長(zhǎng),涉及單位廣,專業(yè)性強(qiáng),從而造成收集、整理難度增大。進(jìn)而資料從產(chǎn)生到歸檔也會(huì)經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間,并經(jīng)過(guò)許多環(huán)節(jié),其中每一環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都直接地影響到存檔資料的準(zhǔn)確性和完整性。雖然目前許多高校已經(jīng)意識(shí)到檔案管理工作的重要性，也出臺(tái)了一些相關(guān)的政策，但是由于管理要求及政策水平的差異,所制定的規(guī)范及制度只有輪廓沒(méi)有細(xì)則,造成管理人員在

如何加強(qiáng)高校檔案資料的科學(xué)化管理,使其在審計(jì)、監(jiān)督、管理以及學(xué)校未來(lái)建設(shè)等方面發(fā)揮更大的效用,筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)管理:

一是加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要組成部分,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否,也是搞好檔案工作的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作,在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持,切實(shí)將檔案工作納入學(xué)校的目標(biāo)管理,認(rèn)真研究和解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題.只有這樣，高校的檔案工作才能順利地進(jìn)行下去，并將它的作用發(fā)揮到極致。

二是提高檔案人員素質(zhì)。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。要配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。在具體工作中,還要注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理,不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力。

三是要完善高校檔案管理制度。完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,是做好高校檔案歸檔的關(guān)鍵。高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際,制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度,并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。

四是實(shí)現(xiàn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化管理。高校檔案信息化是高校管理現(xiàn)代化的必然要求，也是高校檔案管理的必然趨勢(shì)。隨著高校對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使用,利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理,將大大提高工作效率。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，并通過(guò)光盤、磁盤存儲(chǔ)，不再是紙質(zhì)載體儲(chǔ)存，這樣一個(gè)高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息，通過(guò)數(shù)字化的手段,存儲(chǔ)在電腦里，任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)都能很方便地進(jìn)行查閱。所以檔案管理工作應(yīng)充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化水平，使高校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)注意加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關(guān)單位和部門宣傳檔案信息化的知識(shí)，鼓勵(lì)各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報(bào)有關(guān)檔案資料，以加強(qiáng)電子檔案的管理和建設(shè)。

高校的檔案是高校的寶貴財(cái)富，是高校各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和歷史憑證,隨著時(shí)間推移，相信人們會(huì)越來(lái)越認(rèn)識(shí)到高校檔案的重要性和建立完備的電子檔案體系的必要性。因此，各高校應(yīng)從戰(zhàn)略的高度來(lái)重視和加強(qiáng)自己的檔案管理工作，以檔案管理的科學(xué)化促進(jìn)高校管理的高效化。

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