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        高校照片檔案管理探究——以衡陽師范學(xué)院為例

        2012-08-15 00:51:46劉國武劉筱筠
        衡陽師范學(xué)院學(xué)報 2012年5期
        關(guān)鍵詞:利用

        陳 芳,劉國武,楊 文,劉筱筠

        (衡陽師范學(xué)院 檔案館,湖南 衡陽 421008)

        高校照片檔案是高校在教學(xué)、科研、管理活動過程中直接形成的,具有保存價值和利用價值的歷史形象記錄[1]。照片可以分為紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片。傳統(tǒng)的照片 (上世紀(jì)九十年代之前)一般都是紙質(zhì)照片,該類照片需妥善保管,稍不小心,就會變色、霉變甚至剝落。數(shù)碼照片是利用數(shù)碼相機直接拍攝出來或是將紙質(zhì)照片進行掃描而得到,它需要依靠介質(zhì)來存儲,可供人們無數(shù)次的重復(fù)利用。如果要進行查詢,只要輸入相關(guān)的查詢條件,就可以方便快捷地查找到所需要的資料。除此之外,這類檔案還可以進行遠程傳輸和多方共享等等。

        一、紙質(zhì)照片檔案的管理

        傳統(tǒng)紙質(zhì)照片是通過相機用感光膠片把景物逐張拍攝記錄下來,經(jīng)過曝光、顯影、定影、沖洗、烘干工序形成照片。這類照片分黑白照片和彩色照片,以前的老照片一般是黑白照片。

        我院辦學(xué)歷史悠久,具有光榮的革命傳統(tǒng)。在中國共產(chǎn)黨創(chuàng)立前,師生們參加了五四運動。毛澤東曾兩次來校宣傳革命思想,并親自在這里建立了湘南地區(qū)第一個黨組織。在第一、二次國內(nèi)革命戰(zhàn)爭時期,學(xué)校進步師生積極投身中國革命的洪流,涌現(xiàn)了一個革命家群體,惲代英、張秋人、蔣先云、黃靜源、蔣嘯青、陳為人、李啟漢、謝維俊等120多名校友先后為國捐軀。共和國成立后,如黃克誠、張際春、張平化、唐天際等曾擔(dān)任黨和國家重要領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)。他們?yōu)橹袊旅裰髦髁x革命的勝利和社會主義革命與建設(shè)建立了不朽的功勛[2]。該部分檔案豐富了我院的館藏,為我院的發(fā)展歷史添上了濃重的一筆。

        那些老照片都是歷史事件的瞬間真實記錄,是不可再生的寶貴資源。隨著時間的不斷推移和歷史的不斷沉淀,這部分照片將越發(fā)顯得珍貴和難得。但是,由于以前館藏的條件有限,再加上時間久遠,使得這部分照片檔案有的已經(jīng)泛黃、剝落,在一定程度上有損毀。紙質(zhì)老照片歸檔方法是:第一,把照片分卷宗、按年代、分類保管,并且每張照片都要標(biāo)注時間、地點、事件或主題、人物,放入專用的照片檔案盒內(nèi)。若使用相冊,避免使用透明塑料頁面、裝有磁鐵的相冊,因里面的黏膠時間長了會泛黃,會在照片上留下痕跡。用柔軟、平滑的抗酸紙插在兩張相片之間,可預(yù)防不必要的移動,在盒外加上適當(dāng)?shù)臉?biāo)簽。第二,老照片裝框時,不要讓玻璃接觸到照片。否則,照片可能會粘在玻璃上,特別是在潮濕的天氣,很可能造成無法彌補的損害。控制好庫房溫濕度,做好 “九防”(即防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染)工作。第三,拿老照片時只能觸碰相片的邊緣,否則手上的油污與灰塵會對老照片造成損害。用軟毛排筆或吸塵器來去除灰塵,千萬不能用嘴吹,即使一滴水氣都可能對老照片造成威脅。第四,若必須在老照片背面寫字,可用軟鉛筆輕輕地寫,忌用圓珠筆 (時間長了會滲印到正面)。

        二、數(shù)碼照片檔案的管理

        數(shù)碼照片是采用數(shù)碼技術(shù)與照相攝影技術(shù)的完美結(jié)合體,即數(shù)字化的攝影作品,通常指采用數(shù)碼相機拍攝的照片或利用掃描儀掃描后得到的電子照片。

        對于珍貴的老照片,本身已經(jīng)老化,若經(jīng)常查閱、利用,勢必會造成更嚴(yán)重的后果。以前人們認(rèn)為紙質(zhì)照片一旦損毀,將是災(zāi)難性的,不可彌補的,是無法再次利用的。我們同樣可以將老照片掃描或翻拍成數(shù)碼照片,為此,必須將老照片全面清理出來,逐一掃描,設(shè)置分辨率為1000dpi,存儲格式為JPG,將有損毀的照片利用photoshop軟件進行修復(fù),一般包括去污、調(diào)整亮度、對比度、修復(fù)剝落的地方等。這種處理,是保護性的修復(fù),是在照片不失真的情況對其復(fù)原、備份,存入防磁柜。平常若要用到該類照片,一般只用電子照片。

        現(xiàn)在,各部門移交的照片一般都是數(shù)碼照片,是用數(shù)碼相機直接拍攝的作品。在這種情況下,要精挑細選,選擇圖片效果好,有保存價值的,刪掉重復(fù)的、價值不大的相片。還要鑒別電子照片的真實性。原則上只對 “原生態(tài)”的照片進行歸檔,拒絕 “整容”的照片。

        數(shù)碼照片的管理方法,應(yīng)該是將電子照片,按年度、按機構(gòu)問題分類或按主題保管,并做好注釋:包括時間、地點、人物、主題。刻錄光盤2份,復(fù)制到移動硬盤1份。光盤需選擇質(zhì)量好的品牌DVD盤,一次性寫入,設(shè)置禁止可擦除功能,最后在光盤盒上標(biāo)明年度,放入防磁柜,確保萬無一失。另外每間隔4年,重新轉(zhuǎn)存刻錄[3]。另外,我們可選擇本年度有代表性的、分量重的、典型性照片打印出來,可以在不需要計算機媒介的情況下直接查看。

        三、照片檔案的利用

        高校照片檔案的價值是為學(xué)校的各項教學(xué)、科研、管理等活動提供服務(wù)的,這就決定檔案工作者的最終目的是開發(fā)、利用檔案資源。高校照片檔案的收集、保管的目的在于充分利用照片檔案的形象性、直觀性等憑證性特點,多方位、多層次開展服務(wù)工作。將實物檔案、照片檔案、文書檔案相結(jié)合,充分展示其價值。展現(xiàn)照片檔案在高校各項重大工作中的地位,如:學(xué)位申報、科研成果評定、教學(xué)評估等各項重大活動,除有文字說明外,還必須配上照片起補充作用,增強可信度,增加說服力量。

        傳統(tǒng)照片手工檢索的速度比較慢,且易造成照片的損毀,為此,我們要建立數(shù)碼照片信息庫,實行網(wǎng)絡(luò)化資源共享,利用者輸入相關(guān)照片的名稱、拍攝時間、拍攝者等信息,并填寫相關(guān)的申請后,需經(jīng)照片形成部門同意,方能顯示所需要的照片并可下載到自己的計算機。這有利于資源遠程共享,提高檢索速度,保護好照片檔案。

        照片檔案具有直觀性,實體信息強,從照片中可以直接獲得歷史即時場景,這是文書檔案所不能比擬的。文書檔案可配合照片檔案做進一步的解釋、說明,使得照片檔案的內(nèi)容更加生動、具體、深入。利用照片輔助檔案的編研工作,使編研成果增加其可信度。

        [1]車?yán)?.試論強化高校照片檔案管理工作的途徑[J].科技信息,2010 (16):350.

        [2]劉沛林 .衡陽師范學(xué)院校史 (1904—2006),2006:1-2.

        [3]王京燕 .照片檔案管理探究[J].北京檔案,2010(2):30-31.

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