王清艷，史鴻清，史喜真

(1.山西省心血管病醫(yī)院，山西太原 030024;2.山西農(nóng)業(yè)大學，山西太谷 030600;3.山西職工醫(yī)學院，山西太原 030012)

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院檔案工作中的重要組成部分，是醫(yī)院基建工作的記錄，對醫(yī)院的建設(shè)與管理有著重要作用。基建檔案室是指在基建管理和基建工程項目活動中形成的有保存價值的文字、圖表及聲像載體資料，既是建設(shè)過程的真實記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)［1］。新醫(yī)改下，隨著醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，基建檔案管理工作的重要性也越來越清晰地體現(xiàn)出來。

1 新醫(yī)改下基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用

隨著醫(yī)院建設(shè)步伐的加快，醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院保衛(wèi)、消防、維修方面發(fā)揮著越來越重要的作用。

1.1 醫(yī)院基建檔案對醫(yī)院的建設(shè)和維修具有參考價值

時間越久，完整、系統(tǒng)的基建檔案在醫(yī)院后期建設(shè)中的參考價值越明顯?；n案記載了大量醫(yī)院基本建設(shè)信息，包括各類建筑、地上地下各種管線的規(guī)劃、設(shè)計、招標、維護等詳細資料［2］。隨著時間的推移，當初的基建人員或調(diào)離或退休，大樓內(nèi)水、電、暖等設(shè)施的消防檢修、新設(shè)備安裝、空間改造等后續(xù)工程，完全依賴基建檔案。

1.2 醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基建工作不可或缺的部分

醫(yī)院基建檔案室是醫(yī)院項目建設(shè)的重要組成部分。在項目施工準備階段，基建檔案工作就開始介入，與基建科室一同參與到準備階段的各個環(huán)節(jié)，勘探資料、可行性報告、土地建設(shè)許可證、施工許可證、大樓整體設(shè)計圖、施工合同等都應(yīng)系統(tǒng)歸檔。施工后期，大樓建設(shè)驗收報告、消防驗收、水電驗收等憑證文書也都必須歸檔，方便日后維修和檢驗?；n案的收集歸檔是醫(yī)院基建工程不可或缺的一部分。詳細完整的資料反映出基建工程建設(shè)過程的嚴密流程和嚴謹態(tài)度。

1.3 基建檔案真實反映醫(yī)院項目的建設(shè)質(zhì)量

隨著病人的增加，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的任務(wù)逐漸加重。醫(yī)院項目建設(shè)有別于其他行業(yè)的項目建設(shè)。住院樓建設(shè)越來越注重環(huán)保、節(jié)能，力求為病人提供一個人性化、舒適的就醫(yī)環(huán)境?；n案可以展示工程的真實面貌，從一個側(cè)面反映出醫(yī)院基建的人性化、節(jié)能、低碳和環(huán)保等建設(shè)理念、流程、管理和質(zhì)量。詳實的醫(yī)院基建項目檔案是后期評測的可靠依據(jù)。

2 新醫(yī)改下醫(yī)院基建檔案管理工作存在的問題

醫(yī)院基建檔案從無到有，從小到大，從雜亂到系統(tǒng)，在發(fā)展過程中存在一些問題，亟待改進完善。

2.1 醫(yī)院基建檔案歸檔不及時，不完整

醫(yī)院基建項目從勘探、立項、審批到施工、驗收，存在很長的周期，期間很多手續(xù)資料經(jīng)常使用?；仆こ探Y(jié)束驗收后才統(tǒng)一歸檔，可能造成基建資料丟失，導致基建檔案不完整。項目工程建設(shè)完畢后，建筑公司、監(jiān)理公司轉(zhuǎn)赴下一個項目，許多重要基建資料無法重補，為以后基建項目的維修、測評帶來不便。

2.2 醫(yī)院基建檔案歸檔不系統(tǒng)，缺少原件

系統(tǒng)化是基建檔案工作的基本要求，然而基建檔案材料的時間跨度大、數(shù)量多，因此收集難度大［3］。基建檔案強調(diào)原始性，復印件檔案效果不如原件，且法律效力也差于原件。在基建檔案收集過程中，基建部門往往上交復印件而把原件保留在本部門，增加了基建檔案收集歸檔工作的難度，不符合檔案管理制度。

2.3 對基建檔案工作不夠重視，缺乏專業(yè)技術(shù)人員

醫(yī)院工作圍繞提高醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療服務(wù)水平展開，重視病歷檔案工作，往往在后期維修和續(xù)建時才意識到基建檔案的重要性。醫(yī)院基建檔案管理工作多由檔案室管理人員承擔，缺乏基建專業(yè)背景，基建檔案管理知識不系統(tǒng)，邊學邊干，工作以手工操作為主?；n案中的圖紙等資料與其他檔案資料不同，整理、疊放、保存要求更高，對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)要求高?；n案電子化建設(shè)更無從談起。

3 新醫(yī)改下加強醫(yī)院基建檔案管理工作的措施

為確?；n案質(zhì)量，應(yīng)重點做好以下幾個方面的工作。

3.1 加強相關(guān)法制宣傳，強化基建檔案意識

根據(jù)《檔案法》、國家檔案局《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，制定適合本院特點的基建工程檔案工作規(guī)章制度;成立以分管院領(lǐng)導為負責人的醫(yī)院基建檔案管理相關(guān)組織，強化檔案工作意識，充分認識基建工程檔案在醫(yī)院建設(shè)中的重要性，督促和指導基建檔案管理工作;及時歸檔，及時改正不符合要求的檔案材料，維護檔案法規(guī)的嚴肅性。

3.2 加強科學立檔歸卷，維護基建檔案系統(tǒng)準確

嚴格按照基建檔案立卷歸檔范圍，將具有保存使用價值的材料收集完整，根據(jù)材料的形成先后和相互聯(lián)系，科學立檔歸卷。健全完善歸檔制度，明確歸檔期限、范圍和具體要求。與施工方約定基建檔案材料收集的要求及違約責任。對基建檔案資料人員進行業(yè)務(wù)培訓，提高基建資料的歸檔質(zhì)量。根據(jù)基建項目特點，提前擬定時間表，分階段分步驟進行歸檔。在基建工程竣工時，對基建資料逐項檢查核對，按照項目單逐項收集，對缺失材料及時催辦。退回不符合基建檔案要求的資料，限期按規(guī)定標準完成。

在建檔時可以將保存價值較高的文字資料通過掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案，也可要求設(shè)計單位在交付施工檔案時提供電子檔案。對收回的基建檔案按照內(nèi)容、價值、數(shù)量、載體形式進行系統(tǒng)整理。檔案電子信息化也是基建檔案的一個趨勢。

3.3 重視檔案開發(fā)利用

檔案的開發(fā)利用是檔案保存的價值體現(xiàn)。為了后期更好地發(fā)揮基建檔案的獨特價值，基建檔案在收集歸檔整理階段就應(yīng)有前瞻性，為日后開發(fā)利用打下堅實基礎(chǔ)。樹立服務(wù)的理念，方便參考使用。保持高度的責任心，不斷學習新技術(shù)與新知識，外出參加相關(guān)培訓，參觀學習先進檔案單位的好做法，提高基建檔案的保存質(zhì)量和利用率，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

［1］何 屹.檔案管理實務(wù)［M］.北京:北京大學出版社，2010.

［2］王云慶.現(xiàn)代檔案管理學［M］.北京:青島出版社，2004.

［3］陳兆祦.檔案管理學基礎(chǔ)［M］.北京:中國人民大學出版社，2005.