□文/黃 輝

（南陽市中心醫(yī)院 河南·南陽）

醫(yī)院檔案不只是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，也是醫(yī)院整個發(fā)展歷史的真實寫照和原始記錄，還是醫(yī)學科學研究的基礎，更是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院檔案服務于醫(yī)院，服務于病人，服務于社會。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的進行和醫(yī)院服務模式的轉(zhuǎn)變，以及人民群眾法制化觀念的逐步提高，加大醫(yī)院檔案管理力度，對貫徹落實醫(yī)療衛(wèi)生政策、法律法規(guī)，促進醫(yī)院健康有序發(fā)展，保證醫(yī)院可持續(xù)建設具有十分重要的意義。筆者根據(jù)自己多年的工作體會，現(xiàn)對加強醫(yī)院檔案管理工作的新途徑進行分析與探討。

一、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）全員檔案意識不強，歸檔材料的質(zhì)量不高。長期以來，不少醫(yī)院的領導及職工檔案意識不強，對醫(yī)院檔案管理工作的重要性缺乏正確的認識與了解，歸檔材料的質(zhì)量不高，如基建檔案：基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，但不少醫(yī)院合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題；存檔圖紙不全，有的缺少工程改動聯(lián)系單，有的工程項目缺少監(jiān)理審核單和質(zhì)量竣工評定表，有的竣工圖不能正確反映工程實體的實際情況等現(xiàn)象屢見不鮮。一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程等也存在沒有及時記錄和編制準確的資料、數(shù)據(jù)等工程竣工檔案。

（二）醫(yī)院檔案管理工作者素質(zhì)不高，直接影響醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。由于醫(yī)院人事體制以及其他原因，醫(yī)院專業(yè)人才的引進還受諸多因素的影響和制約。不少醫(yī)院缺乏專職檔案員，有的醫(yī)院雖然配備了專職檔案員，但他們所學專業(yè)與所從事的工作不一致，未接受過正規(guī)培訓或僅有幾天的短期培訓，對檔案的知識了解得不夠，專業(yè)素質(zhì)不高，有些檔案人員對檔案的來龍去脈認識不清，對收集到的資料不能及時進行整理；有些兼職檔案員同時承擔著其他繁重的任務，對收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作力不從心，這些因素都直接影響了醫(yī)院檔案工作的質(zhì)量。

（三）醫(yī)院檔案管理信息化建設存在不少薄弱環(huán)節(jié)，直接影響檔案信息資源的共享。檔案信息資源的共享，整合醫(yī)院全部檔案資料為醫(yī)院各部門的科學管理、編研、開發(fā)、利用提供先進實用的計算機網(wǎng)絡環(huán)境，實現(xiàn)檔案信息資源共享服務，是適應醫(yī)院發(fā)展和社會信息化建設的必然勢趨。醫(yī)院檔案管理信息化，將為醫(yī)院整體素質(zhì)的飛躍注入活力。但目前不少醫(yī)院沒有足夠意識到檔案信息資料的重要性，對檔案資料如醫(yī)療、護理、科研、人事、文秘、基建、財務、榮譽、聲像等，沒有進行科學的整理和分類，直接影響檔案信息資源的共享。

二、加強醫(yī)院檔案管理工作的新途徑

（一）進一步加強醫(yī)院檔案管理制度建設。我們要根據(jù)《檔案法》及《河南省檔案管理條例》的相關要求，搞好制度化建設，進一步加強醫(yī)院《醫(yī)院檔案歸檔制度》、《醫(yī)院檔案借閱制度》、《人事檔案管理制度》、《文秘檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案室安全防范制度》、《檔案管理辦法》、《公文處理實施細則》、《檔案分類大綱》、《各類檔案保管期限表》等，使檔案工作有章可循，走向規(guī)范化管理的軌道。

（二）進一步提高醫(yī)院檔案管理工作者素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作者的素質(zhì)，直接影響醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要采用多種形式，利用多種渠道，進一步提高醫(yī)院檔案管理工作者的素質(zhì)。首先，醫(yī)院人事部門要把好“入口”關，把醫(yī)院檔案專業(yè)技術人員引進過來；其次，要加強業(yè)務培訓，提高檔案人員的管理水平。檔案管理人員只有具備了檔案專業(yè)的知識技能，才能有效地把握檔案形成過程中的關鍵環(huán)節(jié)，確保檔案質(zhì)量。因此，要經(jīng)常地組織檔案人員反復學習《檔案法》、《醫(yī)院檔案歸檔制度》、《醫(yī)院檔案借閱制度》、《人事檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案室安全防范制度》、《檔案管理辦法》、《公文處理實施細則》、《檔案分類大綱》、《各類檔案保管期限表》等，通過業(yè)務培訓班等形式開展業(yè)務交流，逐步規(guī)范檔案資料編制流程、歸案范圍、整理分類方法等，從而提高檔案管理質(zhì)量。

（三）利用信息技術，進一步提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。檔案信息資源的共享，整合醫(yī)院全部檔案資料為醫(yī)院各部門的科學管理、編研、開發(fā)、利用，實現(xiàn)檔案信息資源共享服務，是適應醫(yī)院發(fā)展和社會信息化建設的必然勢趨。檔案管理信息化就是所有庫存資料和以后發(fā)生的檔案資料通過現(xiàn)代化計算機、網(wǎng)絡、相應的軟件程序科學地進行分類錄入，達到檔案資源共享的動態(tài)變化過程，信息化的時間和空間有無限的擴充性和多樣性。過去我們沒有足夠意識到檔案信息資料的重要性，對隨時產(chǎn)生各種門類和載體的檔案資料，比如醫(yī)療、護理、科研、人事、文秘、基建、財務、榮譽、聲像等，認為存放在檔案室就完成歷史使命，沒有通過現(xiàn)代化計算機、網(wǎng)絡、相應的軟件程序科學地進行分類錄入，達到檔案資源共享。我們應利用現(xiàn)代化設備收集整理各種檔案信息，建立局域網(wǎng)絡服務平臺，在采取有效保密措施的基礎上，達到一方收集、多方享用的目標，打破傳統(tǒng)的管理理念和模式。

（四）進一步加強醫(yī)院檔案文化建設。醫(yī)院檔案是醫(yī)療、教學、科研和管理活動中形成的具有保存價值的各種歷史記錄，具有一定的文化屬性和重要的保存價值。醫(yī)院檔案文化建設是醫(yī)院文化建設的重要組成部分，加強醫(yī)院檔案文化建設，可以使檔案這一文化載體能夠更好地記錄歷史、傳承文化，傳播文明，最大限度地提升檔案歷史文化內(nèi)涵和價值。首先，要充分利用各種檔案資源，營造有利于實現(xiàn)檔案文化價值的環(huán)境和濃郁氛圍；其次，醫(yī)院綜合檔案室將歷史沿革的室藏照片精心制作裝裱，懸掛在走廊、接待室、會議室等地，使干部、職工接受檔案文化的熏陶，激發(fā)干部、職工熱愛醫(yī)院的熱情；第三，利用網(wǎng)站、宣傳櫥窗以及舉辦檔案知識競賽等宣傳陣地和宣傳形式，多渠道、多方位宣傳醫(yī)院檔案文化，使廣大干部、職工真正體會到醫(yī)院檔案工作是各項工作的重要組成部分。

（五）加強醫(yī)院檔案各環(huán)節(jié)工作，進一步提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。一是抓好檔案信息的收集工作：收集工作是搞好檔案管理的首要環(huán)節(jié)，要搞好這項工作，必須廣泛收集，制定規(guī)范、規(guī)章制度，強化責任意識，既要從當前工作需要出發(fā)，又要擔負起積累知識和信息財富的職責；二是樹立檔案開發(fā)觀念：應重視開發(fā)利用檔案資源，使之及時轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會效益與經(jīng)濟效益，通過檔案管理的科學化管理來促進醫(yī)院的發(fā)展；三是定期開展檔案鑒定工作：檔案人員的另一職責是把沒太大價值的不值得保存的檔案排除在收集范圍之外，以免造成浪費，并影響到有價值的檔案正常發(fā)揮其作用。

總之，醫(yī)院檔案是醫(yī)院進行整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，對醫(yī)院建設和管理起著重要的作用。為了適應現(xiàn)代化醫(yī)院建設的需要，必須加強檔案的管理，落實行之有效的措施，從而保證檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，為醫(yī)院以后的發(fā)展提供完整可靠的檔案資料。

[1]劉濤.談談檔案工作的“有為”與“有位”[J].科技咨詢導報，2006.14.

[2]宋北星.讓檔案工作插上翅膀[J].航天工業(yè)管理，2006.12.

[3]楊靜.怎樣加強檔案工作者的綜合素質(zhì) [J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學院學報，2005.3.