吳 昊 李 穎

(河北省唐山工人醫(yī)院人力資源部 河北唐山 063000;①河北聯(lián)合大學)

檔案管理信息電子化的探討

吳 昊 李 穎①

(河北省唐山工人醫(yī)院人力資源部 河北唐山 063000;①河北聯(lián)合大學)

檔案管理 電子化 探討

隨著電子信息化的不斷發(fā)展，現有的檔案管理模式已不能適應當今社會的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢日益凸顯，成為了社會發(fā)展的必然趨勢。

1 檔案管理電子化是社會進步、科技發(fā)展的必然趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在。①檔案電子化，可以改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的服務。②形勢發(fā)展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數量龐大的檔案文件，是豐富的有實用價值的信息資源庫，這樣珍貴的檔案信息資源不能更好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，也就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現，給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用，而解決這個問題的途徑只有一個，即檔案信息的電子化建設。③社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確;各職能部門工作查考要求快速及時，迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的利用措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

2 檔案管理電子化的益處

從長遠看，檔案信息的電子化建設設計的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體說，檔案電子化的益處主要有以下方面:可充分利用和發(fā)揮現有危機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用;縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，實現檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻;檔案信息電子化還可以實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。

3 檔案管理適應新時期工作的需求

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，從而不能利用電腦完成管理工作和快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進程。現有的機讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。

4 積極應對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算及文字處理系統(tǒng)中最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限，它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本事屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策。①做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。②解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存的問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。在我國至今還沒有建立一個達到數據交換目的的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形勢各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。③標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類歸檔的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案管理電子化。④檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案管理電子化，首先要有現代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于掌握一般的計算機操作。目前，許多檔案部門缺乏現代化人才，其中檔案、信息處理復合型人才更加奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，但仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案管理電子化了。

［1］ 孟世恩，王 穎，何 芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考［J］.檔案學通訊，2004，(5):29

G 270.7

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2095－2694(2012)01－120－02

(2011－08－27 收稿)(王一伊 編輯)