閆麗俠

（長(zhǎng)春師范學(xué)院檔案館，吉林長(zhǎng)春 130032）

隨著檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的迅猛發(fā)展，檔案管理在高校發(fā)展中的地位也逐漸凸顯出來。一所學(xué)校的檔案是這所學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的歷史見證，是學(xué)校的寶貴財(cái)富，它匯集了學(xué)校教育事業(yè)及各方面的變革與進(jìn)展的歷程，也能利用其內(nèi)容豐富、知識(shí)性強(qiáng)、信息價(jià)值大的特點(diǎn)服務(wù)于廣大師生員工，對(duì)推動(dòng)學(xué)校在新形勢(shì)下優(yōu)化教育結(jié)構(gòu)、促進(jìn)教育改革和實(shí)現(xiàn)更快、更好地發(fā)展起到重要的作用。

2008年9月1日教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)）中明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平”。這標(biāo)志著檔案工作已走上了“以法治檔”的軌道，使其更加制度化、規(guī)范化。高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體的發(fā)展規(guī)劃，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

在高校，檔案工作分布在各處室與各分院，這些部門做檔案工作的人員我們稱之為兼職檔案員。兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案工作的收集、整理、歸檔等工作，他們工作質(zhì)量的好與否，直接影響到進(jìn)館檔案的質(zhì)量。所以要對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能很快勝任此項(xiàng)工作。各處室、分院的檔案工作是學(xué)校檔案工作的重要組成部分，在學(xué)校檔案工作中起到基礎(chǔ)的作用，必不可少。在高校檔案事業(yè)迅速發(fā)展的今天，高校檔案工作涉及面越來越廣，檔案數(shù)量也隨之俱增。所以，我們要加大培養(yǎng)兼職檔案員的力度，使檔案工作能做得更好。那么，如何充分發(fā)揮好這支隊(duì)伍的作用，更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要，這就是我們亟待解決的難題。

1 目前檔案管理工作存在的問題

高校檔案管理隊(duì)伍需要的是愛崗敬業(yè)、忠于職守、業(yè)務(wù)水平高、自身素質(zhì)好的專職人員，同時(shí)也需要各部門掌握第一手材料的兼職檔案員的密切配合。就目前情況來看，高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)方面還存在著一些問題。

1.1 “非專職化”人員隊(duì)伍

高校的兼職檔案員隊(duì)伍雖然已建立，但是大部分的檔案員基本都是由本部門的辦公室人員、教學(xué)秘書等來兼任，他們除了做好本職工作以外，還要兼管檔案。這些人原本已經(jīng)有很多的本職工作，根本無法再顧及檔案管理，以至于每年的歸檔文件不符合進(jìn)館要求，檔案移交的時(shí)間一拖再拖，保證不了歸檔時(shí)間，嚴(yán)重影響了檔案館工作的進(jìn)展。

1.2 人員變動(dòng)性大，不固定

首先，受傳統(tǒng)思想的影響，一直以來高校的檔案工作不被各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所重視，致使各部門兼職檔案員的責(zé)任心不強(qiáng)，加上他們的工作崗位經(jīng)常會(huì)發(fā)生變化，各部門的兼職檔案員剛剛經(jīng)過檔案館專職工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和實(shí)際指導(dǎo)，基本掌握了檔案工作的要領(lǐng)，業(yè)務(wù)水平也有所提高，卻因諸多原因被調(diào)走或從事認(rèn)為比檔案更重要的工作去了。在這樣的情形下，原來的兼職檔案員怎能安下心來去做此項(xiàng)工作。其次，兼職檔案員缺少檔案專業(yè)方面的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平不高。交上來的歸檔材料質(zhì)量不高、殘缺不全。頻繁換人后，新接替的兼職檔案員沒有經(jīng)過培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平無從談起，專職檔案部門對(duì)其需要再進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)，幫助他們完成遺留下來的工作，難以保證每年的歸檔時(shí)間和進(jìn)館檔案的質(zhì)量。

1.3 工作壓力大，不受重視

各部門的行政材料、教學(xué)材料和學(xué)生材料等各種檔案材料收集、歸檔都要由兼職檔案員一個(gè)人來完成，由于兼職檔案員超負(fù)荷的工作，卻沒有得到相應(yīng)的回報(bào)，這容易造成他們的心理負(fù)擔(dān)加重打消他們工作的熱情和積極性，也就很難讓他們安心做好此項(xiàng)工作。并且，兼職檔案員從事的檔案工作不計(jì)入工作量，他們工作中的勞動(dòng)付出沒有得到相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)回報(bào)，這也是兼職檔案員不積極、不愿意做這項(xiàng)工作的原因。另外，隨著各高校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展，對(duì)檔案管理要求的標(biāo)準(zhǔn)越來越高，對(duì)歸檔文件的整理也越來越規(guī)范，這就給兼職檔案員們提出了更高的要求，除了要做好紙質(zhì)材料立卷、歸檔工作外，同時(shí)還要做好電子檔案的管理工作，使他們感到工作壓力越來越大，力不從心，又苦于沒時(shí)間、沒精力去學(xué)習(xí)，致使其工作態(tài)度不認(rèn)真，沒有信心去做好檔案工作。

2 發(fā)揮兼職檔案員在檔案工作中的作用

兼職檔案員除了要做好本職工作外，還要承擔(dān)兼職檔案工作。他們默默無聞、不計(jì)任何報(bào)酬，為高校檔案管理工作起到一定的媒介作用。我們可以利用兼職檔案員平時(shí)就工作在教學(xué)一線，又對(duì)檔案館收藏情況熟悉的有利條件，在日常工作中通過他們來加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，有針對(duì)性地開展一些活動(dòng)。另外，也可以通過兼職檔案員自身對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度及良好的行業(yè)素質(zhì)，帶動(dòng)全校廣大師生認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，喚起他們的檔案意識(shí)，讓每個(gè)人都來關(guān)心檔案、關(guān)注檔案。同時(shí)，也可以通過與兼職檔案員的溝通，了解到教職工所需的檔案類型，為他們提供更好的服務(wù)。

兼職檔案員還可以利用自己熟悉本部門的業(yè)務(wù)情況，以及最先接觸第一手資料的優(yōu)勢(shì)，依據(jù)掌握的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)于有一定保存價(jià)值的文件按照類別系統(tǒng)地進(jìn)行整理分類，將不同時(shí)期形成的有關(guān)教學(xué)、科研等方面的檔案信息資料及時(shí)、有效地收集起來，這樣可以有效地防止文件的丟失、散落，真正做到部門立卷，部門歸檔。通過對(duì)材料逐一鑒別，保證了材料的齊全、完整，合理科學(xué)的分類，對(duì)劃分材料的保管期限也能做到更為準(zhǔn)確。要想把這項(xiàng)工作真正做到位，就要求兼職檔案員在日常的工作中樹立起這種檔案意識(shí)，養(yǎng)成良好的歸檔習(xí)慣，將立卷工作由每年的突擊完成變?yōu)槿粘９ぷ鱽碜觥?/p>

3 新形勢(shì)下兼職檔案員應(yīng)具備的素質(zhì)

檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展，對(duì)兼職檔案人員提出了更高的要求。第一，要具備良好的政治素質(zhì)。認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，這是兼職檔案人員最重要的素質(zhì)。只有具備了這種素質(zhì)，才能在工作中自覺堅(jiān)持高校檔案工作的政治方向，貫徹落實(shí)好黨和國家的方針、政策，才能認(rèn)清自己所擔(dān)負(fù)的重要責(zé)任。無論何時(shí)、何種情況下，都要據(jù)實(shí)立檔、用檔，不允許隨意篡改檔案內(nèi)容；第二，要熱愛檔案事業(yè)，積極進(jìn)取，有高度的責(zé)任感和較強(qiáng)的事業(yè)心。兼職檔案人員要不斷更新觀念，更新知識(shí)，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論和技能，盡快掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，更好、更快地推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程；第三，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，有較強(qiáng)的法制觀念。每一個(gè)兼職檔案員都要認(rèn)真學(xué)習(xí)“檔案法”等法律法規(guī)，做到知法、懂法，依法治檔，從嚴(yán)治檔，按章做事，這樣才能把檔案工作做得更好，確保檔案材料的安全。與此同時(shí)，還要讓他們加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)能力。

4 采取措施，不斷提高兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平

4.1 對(duì)兼職檔案人員定期舉辦培訓(xùn)班

由于兼職檔案員日常工作比較繁忙，沒時(shí)間、沒精力顧及檔案工作，因?yàn)樗麄兌际羌媛毜模m然認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，但是心有余卻力不足；再者兼職檔案人員流動(dòng)性大，檔案業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低，要對(duì)他們進(jìn)行有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)于新上崗的兼職檔案員要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們盡快熟悉、了解檔案工作的內(nèi)容，做好部門的歸檔工作。對(duì)于每年的歸檔工作，檔案館的專業(yè)人員要不怕麻煩，在歸檔立卷前對(duì)兼職檔案人員組織專門的培訓(xùn)。采取實(shí)例教學(xué)、模擬實(shí)踐相結(jié)合的方法，讓他們既學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，又全面掌握立卷的方法和技能，有計(jì)劃、有步驟地使兼職檔案員的整體素質(zhì)得到全面的提高，這也正符合檔案工作發(fā)展的新趨勢(shì)。

4.2 現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，逐一過篩

檔案館的專業(yè)人員要不定期地到各部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，加大檢查力度，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決，使兼職檔案員能盡快地對(duì)本部門要?dú)w檔的材料進(jìn)行收集、整理、分類等，從而保證歸檔文件的質(zhì)量和歸檔時(shí)間。

4.3 建立考評(píng)體系管理，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作

為了充分調(diào)動(dòng)兼職檔案員工作的積極性，提高他們的業(yè)務(wù)水平，要對(duì)兼職檔案員實(shí)行績(jī)效考核管理。對(duì)于每年都能按照檔案館的歸檔文件要求做好此項(xiàng)工作的兼職檔案員，學(xué)校要對(duì)其提出表揚(yáng)并給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于不能如期做好此項(xiàng)工作的人員，要對(duì)其進(jìn)行批評(píng)、告誡，并責(zé)令限期加以改進(jìn)。要做到對(duì)兼職檔案員公正、公開、客觀的考核，構(gòu)建科學(xué)、合理的兼職檔案員考評(píng)體系，真正達(dá)到了考評(píng)的目的。

在高校檔案管理工作中，兼職檔案員起著非常重要的作用，他們是高校檔案管理工作中不可缺少的一支隊(duì)伍。因此，學(xué)校要對(duì)其高度重視，科學(xué)、合理地加強(qiáng)對(duì)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，努力造就一支積極進(jìn)取、業(yè)務(wù)精湛的兼職檔案員隊(duì)伍，以促進(jìn)高校檔案管理工作更好地發(fā)展。

[1]韓曉穎.淺析兼職檔案人員在高校檔案工作中的作用[J].云南檔案,2009(1):43-44.

[2]李燕.淺談高校兼職檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)[J].北京檔案,2009(11):39-40.

[3]楊文.必須堅(jiān)持兼職檔案員立卷歸檔工作[J].四川檔案,2007(4):25.