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        論大中型企業(yè)員工溝通渠道的建設(shè)

        2012-08-15 00:49:14中國誠信投資集團(tuán)有限公司劉建軍
        中國商論 2012年35期
        關(guān)鍵詞:管理者部門信息

        中國誠信投資(集團(tuán))有限公司 劉建軍

        隨著社會的不斷進(jìn)步與發(fā)展,現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境日益復(fù)雜,企業(yè)規(guī)模的不斷壯大,導(dǎo)致的組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜化、工作人員之間的利益與地區(qū)之間的文化差異性引起的沖突、同行的日益增多、信息的一體化、經(jīng)濟(jì)蕭條等,使得企業(yè)對市場的把握與控制更加困難,從而企業(yè)自身很難得到發(fā)展,解決這些問題的關(guān)鍵就在于企業(yè)的員工中是否存在有效的溝通。

        1 溝通現(xiàn)狀

        1.1 溝通方式

        隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,大部分大中型企業(yè)擁有復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)層,而且有的企業(yè)跨越了多個地區(qū)。因此大部分公司信息的傳遞主要依靠開會作報告單線式的傳遞,上級向下級員工傳達(dá),基層員工所獲得的信息主要依靠其上級領(lǐng)導(dǎo)的指示,高層的管理者很少或是根本接觸不到員工,而員工往往也不能及時了解到公司的信息。由于員工碰觸不到信息源,對于上級傳達(dá)的信息一知半解,使得公司一旦有重大決定或是重大事故,員工之間小道消息四處亂飛,傳到公司外部,使得外部不了解情況的客戶會對企業(yè)產(chǎn)生不好的印象。

        1.2 溝通方向

        目前大部分的大中型企業(yè)的信息傳遞的方式主要由上向下傳遞,信息的發(fā)布者是該公司的高層管理者,經(jīng)由其助理傳達(dá)給各個部門經(jīng)理,再由部門經(jīng)理傳達(dá)給下級的負(fù)責(zé)人,最終由負(fù)責(zé)人傳遞給基層的員工,員工信息的獲得都是來自自己的上級,但是各部門之間的溝通很少,各部門之間都不配合,一旦各部門需要合作則會出現(xiàn)很大的困難。

        1.3 溝通渠道

        大部分大中型公司主要采取召開會議、傳達(dá)文件等正式的溝通渠道,基層員工不能直接與高層管理人員之間直接對話,只能通過自己的上級向上反映,而對于一些對自身上級不利的建議或是意見,都被上級領(lǐng)導(dǎo)壓制下來,導(dǎo)致員工的看法不能讓上層管理者知曉,而管理者的某些思想,基層員工也無法理解,最終的結(jié)果就是大部分公司內(nèi)部溝通不暢、不協(xié)調(diào)。

        1.4 溝通手段

        根據(jù)筆者對大部分公司的了解,80%公司基層員工絕大部分的信息來自于自己的上級,另一部分則是來自于通過小道消息或是傳達(dá)的文件,溝通的手段少之又少。

        2 大中型企業(yè)溝通存在的問題

        2.1 溝通意識淡薄

        據(jù)調(diào)查了解,大部分公司會出現(xiàn)供不應(yīng)求的情況,其有60%錯誤是由于公司內(nèi)部員工之間的信息不對稱造成的。尤其是對民營企業(yè)來說,他們的管理模式比較落后,管理者的管理素養(yǎng)不是很高,管理者往往容易以自我為中心,過分要求個人權(quán)威和特權(quán),實(shí)行個人獨(dú)斷專裁式的領(lǐng)導(dǎo)方式,而且他們有大量的社會應(yīng)酬,他們沒有更多的精力投入到員工之間的溝通,他們追求的是經(jīng)濟(jì)利潤,對于員工的待遇和權(quán)益保障考慮的很少。大部分企業(yè)的管理者,他們在思想上就不重視溝通。他們認(rèn)為對于企業(yè)最重要的是企業(yè)的外部因素,尤其是投資者、顧客、供應(yīng)商和政府等關(guān)鍵部門,是外部因素制約著企業(yè)的發(fā)展。在他們看來與外部的部門打好交道才是壯大企業(yè)的關(guān)鍵。此外,企業(yè)的溝通不暢也有員工的因素,部分員工不敢與領(lǐng)導(dǎo)溝通,而有的則不愿意和領(lǐng)導(dǎo)溝通,保持一種獨(dú)善其身,安于本分的態(tài)度,員工不了解溝通的意義和溝通的重要性,更沒有溝通的意識。

        2.2 管理者缺乏溝通技能

        由于相當(dāng)部分大中型企業(yè)都屬于民營企業(yè),公司管理層總體的文化水平不是很高,管理素養(yǎng)不高,他們完全憑著個人的情緒、喜好、厭惡來決定是否參加會議,在各部門主管作報告或是提出意見或建議時缺乏耐性,經(jīng)常接電話或是中途離席,有的事情完全是他們自己說了算,帶有明顯的個人色彩,表達(dá)能力差,讓各主管感覺得不到尊重。對于員工上層的領(lǐng)導(dǎo)者給員工一種高高在上的感覺,員工不想也不敢與他們溝通。

        3 建立大中型企業(yè)的溝通渠道建設(shè)

        3.1 在思想上提高對溝通的認(rèn)識

        3.1.1 定期學(xué)習(xí)

        管理者和基層員工可以定期地以成功企業(yè)為例進(jìn)行學(xué)習(xí)。如管理者和基層員工可每月對海爾、海信、聯(lián)想等比較成功的企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部分析,看看他們在公司是如何進(jìn)行溝通的,以及溝通給這些成功的企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)利潤和經(jīng)濟(jì)效益,從而讓管理者和員工從思想上認(rèn)識到內(nèi)部溝通的重要性。

        3.1.2 提高公司整體的文化水平

        筆者認(rèn)為文化水平不高很容易導(dǎo)致公司溝通不暢,高層領(lǐng)導(dǎo)者沒有內(nèi)部溝通的意識,公司除了定期的學(xué)習(xí)成功企業(yè)的案例之外,可定期安排高層人員進(jìn)行“充電”,如參加MBA的學(xué)習(xí)班,加強(qiáng)高層管理者的管理素養(yǎng);高層管理者的薪資水平也可以根據(jù)他們的文化水平和平時與員工之間的互動來決定,讓他們從思想上和行動上都意識到時時有溝通,處處有溝通。

        3.2 建立健全溝通渠道,改善溝通方式

        3.2.1 加強(qiáng)員工的培訓(xùn)

        在溝通方面加強(qiáng)員工的培訓(xùn),不僅僅是對溝通的重視,更重的是可以提高員工工作的熱情和工作的積極性。通過調(diào)查顯示,如果企業(yè)中的員工經(jīng)過培訓(xùn),他們對待企業(yè)的態(tài)度將會比沒有接受培訓(xùn)的員工的態(tài)度要好得多。因此公司可以通過員工培訓(xùn)體系來增強(qiáng)企業(yè)溝通。一是派遣中層人員到內(nèi)部溝通較好的先進(jìn)企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí),回來以后將自己的心得體會以書面的形式上交給企業(yè)的溝通部門,溝通部門對于一些比較新穎的溝通方式在企業(yè)員工之間進(jìn)行學(xué)習(xí)傳播;二是對于新入職的員工,溝通部門可在入職之前對其進(jìn)行溝通意識測試,對于合格的人員直接參加工作,對于不合格的人員可進(jìn)行這方面的學(xué)習(xí),待合格之后才能讓其參加工作。

        3.2.2 建立及時反饋機(jī)制

        由于不及時的信息溝通會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的小道消息四處流傳,最好的解決方法就是建立員工之間及時額反饋機(jī)制。員工之間良好的溝通能夠加強(qiáng)員工與企業(yè)之間的聯(lián)系,這樣更能減少員工對企業(yè)不良的猜想。不及時的信息溝通,會讓員工產(chǎn)生不好的想法,尤其是對企業(yè)的形象不利,這種影響是消極的,不利于企業(yè)的整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此對于大中型企業(yè)來說,可以通過以下幾個方面加強(qiáng)員工之間信息的反饋機(jī)制:

        (1)對于日常信息的反饋。企業(yè)各部門應(yīng)該按照職能情況做好相關(guān)信息的收集、統(tǒng)計(jì)、傳遞、處理、反饋,建立相關(guān)信息的記錄簿和信息反饋統(tǒng)計(jì)表,保證信息能及時反饋給有關(guān)部門保證決策的制定和運(yùn)用。(2)對于緊急情況的反饋。如果企業(yè)經(jīng)營管理發(fā)生了安全、質(zhì)量等事故,那么需要及時向上級匯報,或者是在處理的同時進(jìn)行匯報請示,以免延誤生產(chǎn),從而造成更大的損失,同時,這樣有助于避免處理問題時候的考慮不完善,與上級組織規(guī)定不符合,導(dǎo)致重復(fù)返工的損失。

        3.2.3 引導(dǎo)健康積極的非正式溝通

        通過調(diào)查顯示非正式的溝通渠道更能夠加強(qiáng)企業(yè)員工的溝通。非正式的溝通方式主要有聯(lián)誼、聚會和郊游等,非正式的溝通方式能夠通過面對面的溝通,可以很大程度上減少小道消息的流傳,減少信心被扭曲的可能性。所有的員工不可能每天都呆在自己的工作崗位上,到開放式的辦公室經(jīng)常走動,適當(dāng)時間的交談等這些簡單的方式都可以達(dá)到意想不到的效果。對于子公司可通過視頻會議,向子公司的員工解釋企業(yè)采取的某些戰(zhàn)略、決策,增進(jìn)子公司員工與領(lǐng)導(dǎo)者之間的溝通。

        3.2.4 引進(jìn)現(xiàn)代溝通技術(shù)

        對于正式的溝通,企業(yè)一般采用的都是會議、匯報和指示等這些方式進(jìn)行溝通,但是在此基礎(chǔ)上,企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的溝通技術(shù)促進(jìn)員工之間的溝通。比如定期地舉行員工和領(lǐng)導(dǎo)之間的座談會,鼓勵員工積極地和領(lǐng)導(dǎo)溝通,反映實(shí)際工作中的問題。另外企業(yè)可以公開幾個郵箱,便于員工通過發(fā)郵件的方式向領(lǐng)導(dǎo)反映問題,進(jìn)行溝通。同時領(lǐng)導(dǎo)要對員工的信件及時的回復(fù),不然會打擊員工溝通的熱情。充分利用互聯(lián)網(wǎng),可以搭建一個輕松的、無拘無束的溝通平臺,或以建立QQ群的方式將管理者和員工們連接起來,鼓勵大家在下班之后像朋友一樣談心,更可以就公司的某個問題或是某個策略進(jìn)行討論,公司可以對提出好的建議或是意見的員工給予物質(zhì)上的獎勵。

        3.2.5 減少溝通環(huán)節(jié)

        企業(yè)的發(fā)展必然會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)龐大而復(fù)雜,但是成功的企業(yè)卻能適當(dāng)?shù)木喥髽I(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置。通過將組織中的管理人員的擴(kuò)大,減少管理的層次和溝通的層次。減少項(xiàng)目小組來控制信息的溝通,保證傳遞的信息是正確的,信息的傳遞要盡量避免中間渠道,減少信息的丟失和失真。

        3.2.6 成立專門的企業(yè)管理溝通部門

        建立專門的企業(yè)溝通部門是解決企業(yè)中溝通不善的最有效的手段。成立專門的溝通部門并安排合適的人員負(fù)責(zé)信息的溝通安排信息的傳遞。這個部門應(yīng)該是企業(yè)的一個職能部門,主要負(fù)責(zé)從事企業(yè)的對內(nèi)和對外一些事關(guān)全局性的溝通活動;參與企業(yè)溝通戰(zhàn)略、溝通政策和制度的制定并向基層員工進(jìn)行詳盡的解釋和說明使得企業(yè)的戰(zhàn)略、政策或是制度得以執(zhí)行;對企業(yè)的長期的戰(zhàn)略短期的決策活動進(jìn)行計(jì)劃、組織、實(shí)施和控制;為其制定者提供相關(guān)的決策資料并且對信息溝通的效果進(jìn)行評估和反饋,進(jìn)而提出改進(jìn)溝通效果的對策建議等。企業(yè)可以根據(jù)自身的需要對該部門的成員進(jìn)行必要的培訓(xùn),以符合企業(yè)的要求。

        3.2.7 建立雙向信任

        從組織學(xué)角度看,聯(lián)系員工和管理人員的是權(quán)利和責(zé)任,而從溝通的角度看,維系員工和管理人員的是信任。信任的建立需要雙向努力,企業(yè)的管理者和員工都應(yīng)該做出努力,在工作中建立彼此的信任。如果員工在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé),勇于承擔(dān)責(zé)任,遵循公司的規(guī)章制度而且能夠不斷的創(chuàng)新,用于迎接挑戰(zhàn),那么上級的領(lǐng)導(dǎo)就會對員工充滿信任,領(lǐng)導(dǎo)也因此愿意和他們溝通。此外,下屬員工也會對上級在管理過程中,對一些事務(wù)的處理方法做出評價,當(dāng)下級對上級的方法評價認(rèn)可時,沒有出現(xiàn)以權(quán)謀私時,下級對上級的信任自然就建立了。此外,信任作為長期工作中的一系列評價的結(jié)果,并非由某一件事來決定的。

        3.3 保障信息的暢通

        保障信息的暢通也是內(nèi)部溝通的一個重要方面,一個企業(yè)想要保證生產(chǎn)能夠穩(wěn)定持續(xù)的進(jìn)行就需要保證企業(yè)內(nèi)部各部門之間,員工之間,上下級之間信息的暢通,筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面進(jìn)行改善。

        3.3.1 語言簡單明了

        由于大部分企業(yè)的基層員工大部分文化水平比較低,上級再向下級傳遞信息時盡量使用通俗易懂的語言,不要使用專業(yè)性的語言。

        3.3.2 實(shí)行部門定期輪崗制度

        輪崗制度可以是不同部門的員工了解彼此之間的難處,在以后的溝通之中自然會更多地理解各自的難處,那么也就不存在企業(yè)溝通的信息的不暢通了。

        3.3.3 鼓勵面對面溝通

        溝通是盡量減少電話和電子郵件的方式,能與對方面對面進(jìn)行溝通是盡量的與對方進(jìn)行面對面的溝通,面對面的溝通方式是信息缺失最少的一種溝通方式。

        4 結(jié)語

        隨著社會的進(jìn)步,經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,各個大中型企業(yè)都秉持著一種誠實(shí)守信、充滿活力和樂觀進(jìn)取的價值觀。工作中為員工提供一個快樂和不斷成長的平臺,給員工不斷地提供機(jī)會使得自身得到更多的發(fā)展,能讓員工順利地開展工作和自我提升。但是在員工之間的溝通仍然存在著重大的問題,高層員工不重視溝通,缺乏溝通技巧,溝通的渠道不系統(tǒng),溝通方式過于陳舊,本文通過對大中型企業(yè)目前的溝通現(xiàn)狀進(jìn)行分析,并針對大中型企業(yè)存在的問題提出加強(qiáng)員工溝通渠道的建議,并希望能夠帶動大中型企業(yè)更好更快的發(fā)展。

        [1]寶貢敏,徐碧祥.組織內(nèi)部信任理論研究評述[J].外國經(jīng)濟(jì)與管理,2012(7).

        [2]吳霞,段興民.組織承諾研究評述[J].科學(xué)學(xué)與科學(xué)技術(shù)管理,2010(7).

        [3]張曉廣.企業(yè)內(nèi)部的溝通渠道[J].中國人力資源開發(fā),2005(5).

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